某公司用印管理制度總則1.目的為加強公司印章管理，規范用印行為，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構。公司所有印章的刻制、保管、使用、廢止等相關事宜均按本制度執行。3.基本原則嚴格審批原則：用印必須經過規定的審批流程，未經審批不得用印。安全保密原則：確保印章安全存放，防止印章被盜用、冒用，對涉及公司機密的用印事項嚴格保密。規范使用原則：印章使用應符合法律法規及公司相關規定，確保用印文件內容真實、合法、有效。印章的種類及管理職責1.印章種類公司公章：代表公司對外行使權力的重要標志，用于各類重要文件、合同、協議等的簽署。法定代表人章：用于特定的財務、稅務等業務，如支票蓋章等。合同專用章：專門用于簽訂各類合同。財務專用章：用于公司財務相關文件、票據等的蓋章。部門章：各部門根據工作需要刻制的印章，用于本部門內部文件、報表等。2.管理職責行政部負責公司公章、法定代表人章、合同專用章的統一刻制、備案、保管和使用監督。制定印章管理制度并組織實施，定期檢查印章使用情況。負責與印章刻制單位、公安機關等相關部門的溝通協調。財務部負責財務專用章的保管和使用，嚴格按照財務制度規定用印。對涉及財務印章使用的文件、票據等進行審核，確保財務用印的準確性和合規性。各部門負責本部門章的保管和使用，指定專人負責印章管理。嚴格按照本制度及部門規定的審批流程用印，確保用印文件與本部門業務相關且符合規定。印章的刻制與備案1.印章刻制因工作需要刻制印章時，由申請部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制數量等信息，并經部門負責人簽字確認后，報行政部審核。行政部審核通過后，統一安排印章刻制。刻制印章必須選擇具有合法資質的印章刻制單位，確保印章質量和安全性。新印章刻制完成后，行政部應及時進行驗收，檢查印章的規格、樣式、文字等是否符合要求。驗收合格的印章方可啟用。2.印章備案公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章刻制后，行政部應及時到公安機關進行備案登記，留存印章印模等相關資料。各部門章刻制后，應將印章印模報行政部備案。行政部應建立印章備案檔案，對印章的刻制、變更、廢止等情況進行詳細記錄。印章的保管1.保管要求公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章必須由專人保管，保管人員應具備高度的責任心和保密意識。印章保管人員不得將印章轉借他人使用，不得在未經審批的文件上用印。印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并確保存放環境安全，防止印章被盜、丟失或損壞。節假日期間，如需使用印章，應提前辦理相關手續，并由印章保管人員親自到場用印。2.保管人員職責負責印章的日常保管，確保印章安全。嚴格按照用印審批流程用印，對用印文件進行認真審核，確保用印內容真實、合法、有效。在用印過程中，如發現問題應及時向相關領導匯報，并妥善處理。定期對印章進行檢查，如發現印章有損壞、變形等情況，應及時報告并申請更換。印章的使用1.用印審批流程用印申請人填寫《用印申請表》，詳細說明用印事項、文件名稱、文號、用印份數等信息，并簽字確認。將《用印申請表》提交給部門負責人審批，部門負責人應根據本部門業務情況和相關規定，對用印事項進行審核，簽署審批意見。涉及重要文件、合同等用印的，需經分管領導審批；涉及重大事項用印的，需經總經理審批。用印申請人將經各級領導審批后的《用印申請表》提交給印章保管人員，印章保管人員對用印申請表及相關文件進行再次審核，確認無誤后，方可在用印文件上加蓋印章。2.用印文件審核印章保管人員在用印前，應對用印文件的內容進行認真審核，確保文件內容符合法律法規及公司相關規定。審核要點包括文件格式是否規范、文字表述是否準確、簽字蓋章是否齊全、涉及金額等關鍵信息是否清晰等。對于不符合要求的用印文件，印章保管人員有權拒絕用印，并要求用印申請人重新修改或補充相關材料。3.用印方式原則上應在紙質文件上加蓋印章，用印位置應清晰、端正，不得模糊、重疊。對于電子文件需要用印的，應通過合法的電子印章系統進行操作，并確保電子印章的真實性、完整性和可追溯性。用印份數應根據實際需要確定，不得多蓋或重復用印。4.特殊情況用印如遇緊急情況無法按照正常審批流程用印時，用印申請人應通過電話等方式向相關領導匯報，經領導同意后，可先進行用印，但事后必須及時補辦審批手續。對于異地用印的情況，如因業務需要在外地簽訂合同等，可采用傳真、掃描等方式將用印文件傳回公司，經審批后，由印章保管人員在傳真件或掃描件上加蓋印章，并將原件與傳真件或掃描件一并存檔。印章的廢止1.廢止情形公司名稱變更、機構調整等原因導致印章不再使用。印章損壞、遺失等無法正常使用。因法律法規、公司規定等原因，印章無需繼續使用。2.廢止流程印章使用部門或保管人員發現印章需要廢止時，應填寫《印章廢止申請表》，詳細說明印章廢止原因，并報行政部審核。行政部審核通過后，將印章廢止申請表提交給相關領導審批。經領導批準后，行政部負責收回廢止印章，并進行妥善保管。對于需要銷毀的印章，應按照規定程序進行銷毀，確保印章徹底作廢，防止印章被非法使用。印章廢止后，行政部應及時更新印章備案檔案，注明印章廢止日期、原因等信息。監督與檢查1.定期檢查行政部定期對公司印章的保管、使用情況進行檢查，檢查內容包括印章保管是否安全、用印審批流程是否規范、用印文件是否符合要求等。檢查頻率為每季度至少一次，并形成檢查報告，對發現的問題及時提出整改意見，督促相關部門和人員進行整改。2.不定期抽查公司領導或行政部可根據工作需要，對印章使用情況進行不定期抽查，重點檢查重要文件、合同等用印的合規性。對于抽查中發現的違規用印行為，應及時進行調查處理，并追究相關人員的責任。3.責任追究對于違反本制度規定用印的行為，視情節輕重給予相關責任人批評教育、警告、罰款等處罰；造成公司經濟損失或其他嚴重后果的，依法追究其法律責任。印章保管人員因保