單位卡領(lǐng)用管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理，規(guī)范單位卡的使用與管理，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)因工作需要申請(qǐng)領(lǐng)用單位卡的情況。3.定義單位卡是指公司統(tǒng)一辦理的，供公司員工在執(zhí)行公務(wù)時(shí)使用的銀行卡，主要用于支付與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的費(fèi)用。二、申領(lǐng)與審批1.申領(lǐng)條件因工作需要經(jīng)常發(fā)生差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、辦公用品采購(gòu)等公務(wù)支出的部門(mén)或崗位。申請(qǐng)人需具備良好的信用記錄和職業(yè)道德，無(wú)違規(guī)違紀(jì)行為。2.申領(lǐng)流程申請(qǐng)人填寫(xiě)《單位卡申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明申請(qǐng)單位卡的用途、預(yù)計(jì)使用頻率及金額等信息。將申請(qǐng)表提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況進(jìn)行審批，并簽署意見(jiàn)。申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)申請(qǐng)人的信用狀況、財(cái)務(wù)狀況等進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由財(cái)務(wù)部門(mén)統(tǒng)一辦理單位卡申領(lǐng)手續(xù)。3.審批權(quán)限部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核本部門(mén)員工的單位卡申請(qǐng)，重點(diǎn)審核申請(qǐng)用途的合理性和必要性。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)申請(qǐng)人的信用及財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行審核，確保符合公司規(guī)定和銀行要求。公司分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)最終審批，對(duì)單位卡申請(qǐng)的整體情況進(jìn)行把控。三、卡片管理1.卡片發(fā)放單位卡申領(lǐng)成功后，由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)領(lǐng)取并發(fā)放給申請(qǐng)人。發(fā)放時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)與申請(qǐng)人辦理卡片交接手續(xù)，填寫(xiě)《單位卡交接清單》，明確卡片數(shù)量、卡號(hào)、有效期等信息。2.密碼管理單位卡密碼由申請(qǐng)人自行設(shè)置，并嚴(yán)格保密。如因特殊情況需重置密碼，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)核實(shí)身份后，由銀行協(xié)助辦理密碼重置手續(xù)。3.卡片保管申請(qǐng)人應(yīng)妥善保管單位卡，不得隨意轉(zhuǎn)借他人使用。如卡片遺失或被盜，申請(qǐng)人應(yīng)立即向財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)告，并配合財(cái)務(wù)部門(mén)辦理掛失手續(xù)。掛失產(chǎn)生的相關(guān)費(fèi)用由申請(qǐng)人承擔(dān)。因保管不善導(dǎo)致單位卡遺失、被盜或密碼泄露而造成的經(jīng)濟(jì)損失，由申請(qǐng)人承擔(dān)全部責(zé)任。四、使用規(guī)范1.使用范圍單位卡僅限用于與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的支出，包括但不限于差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、辦公用品采購(gòu)、會(huì)議費(fèi)等。嚴(yán)禁將單位卡用于個(gè)人消費(fèi)或與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的支出。2.使用流程持卡人在進(jìn)行公務(wù)消費(fèi)時(shí)，應(yīng)使用單位卡進(jìn)行刷卡支付，并保留相關(guān)消費(fèi)憑證，如發(fā)票、小票等。消費(fèi)憑證應(yīng)注明消費(fèi)日期、消費(fèi)內(nèi)容、消費(fèi)金額等詳細(xì)信息，并由持卡人簽字確認(rèn)。持卡人應(yīng)在消費(fèi)后及時(shí)將消費(fèi)憑證提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定對(duì)消費(fèi)的合理性和合規(guī)性進(jìn)行審核。經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)的消費(fèi)憑證，由持卡人提交至財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后予以報(bào)銷(xiāo)。3.額度控制財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和申請(qǐng)人的實(shí)際情況，為單位卡設(shè)定合理的信用額度。持卡人應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)定的信用額度使用單位卡，不得超額使用。如因業(yè)務(wù)需要確需臨時(shí)提高額度，持卡人應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由銀行進(jìn)行額度調(diào)整。4.結(jié)算周期單位卡的結(jié)算周期為[具體結(jié)算周期]，持卡人應(yīng)在結(jié)算周期內(nèi)及時(shí)將消費(fèi)款項(xiàng)償還至單位卡賬戶。如因特殊情況無(wú)法按時(shí)償還消費(fèi)款項(xiàng)，持卡人應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門(mén)說(shuō)明原因，并申請(qǐng)延期還款。經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)批準(zhǔn)后，方可延期還款，但延期還款期限不得超過(guò)[具體延期期限]。五、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)1.報(bào)銷(xiāo)憑證要求持卡人應(yīng)提供真實(shí)、合法、有效的消費(fèi)憑證進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)，消費(fèi)憑證應(yīng)與刷卡記錄一致。發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專(zhuān)用章，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)注明商品或服務(wù)名稱(chēng)、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息。對(duì)于不符合報(bào)銷(xiāo)要求的消費(fèi)憑證，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕報(bào)銷(xiāo)。2.報(bào)銷(xiāo)流程持卡人在消費(fèi)后，應(yīng)按照公司規(guī)定的時(shí)間和流程及時(shí)提交報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)。報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)應(yīng)包括《單位卡費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表》、消費(fèi)憑證、刷卡記錄等相關(guān)資料。所在部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核消費(fèi)的合理性和合規(guī)性。審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)并提交至財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括消費(fèi)憑證的真實(shí)性、合法性、完整性，刷卡記錄與消費(fèi)憑證的一致性等。審核無(wú)誤后，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)處理。3.報(bào)銷(xiāo)時(shí)間限制持卡人應(yīng)在消費(fèi)后[具體報(bào)銷(xiāo)時(shí)間期限]內(nèi)提交報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)，逾期未提交的，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)不予受理。因特殊情況無(wú)法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)的，持卡人應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門(mén)說(shuō)明原因，并申請(qǐng)延期報(bào)銷(xiāo)。經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)批準(zhǔn)后，方可延期報(bào)銷(xiāo)，但延期報(bào)銷(xiāo)期限不得超過(guò)[具體延期期限]。六、還款管理1.還款責(zé)任單位卡的還款責(zé)任由公司承擔(dān)，公司應(yīng)按照與銀行簽訂的協(xié)議，按時(shí)足額償還單位卡的欠款。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立單位卡還款臺(tái)賬，及時(shí)記錄每筆還款金額、還款時(shí)間等信息，確保還款準(zhǔn)確無(wú)誤。2.還款方式公司可選擇通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式按時(shí)償還單位卡欠款。如采用銀行轉(zhuǎn)賬方式還款，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在還款日前將款項(xiàng)足額轉(zhuǎn)入單位卡賬戶，并確保轉(zhuǎn)賬信息準(zhǔn)確無(wú)誤。如采用支票方式還款，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)提前開(kāi)具支票，并在支票上注明單位卡卡號(hào)、還款金額等信息。支票應(yīng)及時(shí)交付銀行辦理還款手續(xù)，確保在還款日前到賬。3.逾期還款處理如因特殊原因?qū)е鹿疚茨馨磿r(shí)償還單位卡欠款，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與銀行溝通，申請(qǐng)延期還款或協(xié)商制定還款計(jì)劃。對(duì)于逾期還款產(chǎn)生的利息、滯納金等費(fèi)用，由公司承擔(dān)。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)分析逾期還款原因，采取相應(yīng)措施避免類(lèi)似情況再次發(fā)生。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)單位卡的使用情況進(jìn)行檢查，包括消費(fèi)記錄、報(bào)銷(xiāo)憑證、還款情況等，確保單位卡的使用符合公司規(guī)定和財(cái)務(wù)制度。審計(jì)部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)單位卡的管理和使用情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查單位卡的申領(lǐng)、審批、使用、報(bào)銷(xiāo)、還款等環(huán)節(jié)是否存在違規(guī)行為。2.銀行監(jiān)督公司應(yīng)與銀行保持密切溝通，及時(shí)了解單位卡的使用情況和銀行相關(guān)政策變化。銀行有權(quán)對(duì)單位卡的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，如發(fā)現(xiàn)異常交易或違規(guī)行為，銀行有權(quán)采取相應(yīng)措施，如凍結(jié)賬戶、限制交易等。公司應(yīng)積極配合銀行的監(jiān)督檢查工作，并按照銀行要求進(jìn)行整改。3.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定使用單位卡的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、取消單位卡使用資格等。如因違規(guī)使用單位卡給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司將追