美麗物資產管理制度一、總則（一）目的為加強公司美麗物資的管理，規范物資采購、使用、保管等行為，確保物資的安全、完整和有效利用，降低公司運營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有與美麗物資相關的部門和人員，包括但不限于采購部門、倉庫管理部門、使用部門、財務部門等。（三）定義1.美麗物資：指公司用于提升形象、美化環境、滿足員工工作生活需求等方面的各類物品，如辦公用品、裝飾擺件、綠植花卉、清潔用品等。2.采購：指公司為獲取美麗物資而進行的購買活動，包括詢價、比價、議價、簽訂合同等環節。3.庫存管理：指對美麗物資的入庫、存儲、盤點、出庫等過程進行管理，確保物資數量準確、質量完好、存儲安全。4.使用部門：指公司內實際使用美麗物資的部門，負責提出物資需求、合理使用物資并反饋使用情況。二、采購管理（一）采購計劃1.使用部門應根據實際工作需求，提前制定美麗物資采購計劃。采購計劃應明確物資名稱、規格型號、數量、預計采購時間等信息。2.采購計劃需經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。采購部門應匯總各部門采購計劃，結合庫存情況，制定公司整體采購計劃。（二）采購流程1.詢價：采購人員根據采購計劃，通過多種渠道（如網絡搜索、供應商推薦、市場調研等）收集供應商信息，向至少三家供應商發出詢價單，詢價單應包含物資詳細規格、數量、價格、交貨期等要求。2.比價：采購人員對各供應商的報價進行比較分析，綜合考慮價格、質量、售后服務等因素，選擇性價比最優的供應商。3.議價：采購人員與選定的供應商進行議價，爭取更優惠的采購價格和條款。議價過程中應記錄溝通內容，形成議價紀要。4.簽訂合同：經議價確定最終供應商后，采購人員應起草采購合同，合同內容應包括物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。采購合同需經法務部門審核、公司領導審批后，方可簽訂。5.采購執行：采購人員按照采購合同約定，跟蹤供應商交貨情況，確保物資按時、按質、按量供應。物資到貨前，采購人員應通知倉庫管理部門做好收貨準備。（三）采購審批1.采購金額在[X]元以下的，由采購部門負責人審批。2.采購金額在[X]元至[X]元之間的，由分管采購的公司領導審批。3.采購金額在[X]元以上的，由公司總經理審批。（四）供應商管理1.采購部門應建立供應商檔案，記錄供應商基本信息、聯系方式、合作歷史、產品質量、交貨期、售后服務等情況。2.定期對供應商進行評估，評估指標包括產品質量、價格、交貨期、售后服務等。根據評估結果，對表現優秀的供應商給予獎勵，對表現不佳的供應商進行警告或淘汰。3.與供應商保持良好的溝通與合作，及時解決合作過程中出現的問題，維護公司與供應商的良好關系。三、庫存管理（一）入庫管理1.物資到貨后，倉庫管理人員應依據采購合同、送貨單等對物資進行驗收。驗收內容包括物資數量、規格型號、質量等。2.對于驗收合格的物資，倉庫管理人員應及時辦理入庫手續，填寫入庫單。入庫單應包含物資名稱、規格型號、數量、供應商名稱、入庫日期等信息。3.入庫物資應按照類別、規格型號等進行分類存放，擺放整齊，并做好標識。（二）存儲管理1.倉庫應保持適宜的溫度、濕度、通風等環境條件，確保物資存儲安全。2.對易受潮、易變質、易燃易爆等特殊物資，應采取相應的存儲措施，如防潮、防火、防爆等。3.定期對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為[具體周期]，盤點結束后應編制盤點報告，對盤盈、盤虧情況進行說明，并提出處理建議。（三）出庫管理1.使用部門應填寫物資領用申請表，注明物資名稱、規格型號、數量、用途等信息，經部門負責人審批后，提交至倉庫管理部門。2.倉庫管理人員根據審批后的物資領用申請表，辦理出庫手續，填寫出庫單。出庫單應包含物資名稱、規格型號、數量、領用部門、領用日期等信息。3.物資出庫時，倉庫管理人員應按照先進先出的原則進行發貨，確保物資質量。（四）庫存盤點1.倉庫管理人員應定期對庫存物資進行盤點，盤點方式可采用實地盤點或永續盤點。2.盤點結束后，倉庫管理人員應編制盤點報告，詳細記錄盤點結果，包括賬實差異情況、差異原因分析等。3.對于盤盈、盤虧的物資，倉庫管理人員應及時查明原因，并按照規定的審批流程進行處理。盤盈物資應及時入賬，盤虧物資應查明責任，屬于責任人原因造成的，由責任人負責賠償；屬于不可抗力等原因造成的，經審批后可做相應處理。四、使用管理（一）使用部門職責1.合理使用美麗物資，避免浪費和濫用。2.定期對本部門使用的物資進行檢查和維護，確保物資正常使用。3.及時向采購部門反饋物資需求變化情況，以便調整采購計劃。（二）使用規范1.員工應按照操作規程使用美麗物資，不得擅自更改物資用途或使用方式。2.對于貴重或易損壞的物資，應指定專人負責使用和保管。3.如發現物資存在質量問題或損壞情況，應及時報告倉庫管理部門或采購部門，以便及時處理。五、報廢管理（一）報廢條件1.物資已超過使用年限，且無法正常使用。2.物資因損壞、變質等原因，無法修復或修復成本過高。3.因公司業務調整、產品升級等原因，不再使用的物資。（二）報廢申請使用部門或倉庫管理部門發現物資符合報廢條件后，應填寫物資報廢申請表，注明物資名稱、規格型號、數量、購置日期、報廢原因等信息，經部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。（三）報廢審批1.財務部門對物資報廢申請表進行審核，核實物資賬面價值、已計提折舊等情況。2.報廢金額在[X]元以下的，由財務部門負責人審批。3.報廢金額在[X]元至[X]元之間的，由分管財務的公司領導審批。4.報廢金額在[X]元以上的，由公司總經理審批。（四）報廢處理1.經審批同意報廢的物資，由倉庫管理部門負責組織清理和處置。報廢物資的處置方式包括變賣、捐贈、報廢銷毀等，應根據物資實際情況選擇合適的處置方式。2.變賣報廢物資的收入應及時上繳公司財務，納入公司統一核算。3.對于需報廢銷毀的物資，應進行現場監督，確保物資徹底銷毀，防止流失。六、財務核算與監督（一）財務核算1.財務部門應按照國家財務制度和公司相關規定，對美麗物資的采購、庫存、使用、報廢等情況進行準確的財務核算。2.設立專門的會計科目，記錄美麗物資的增減變動情況，確保賬賬相符、賬實相符。（二）財務監督1.財務部門應定期對美麗物資的采購、庫存、使用等情況進行檢查