辦公廳會議管理制度一、總則（一）目的為規范公司辦公廳會議管理，提高會議效率，確保會議決策的科學性和有效性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司辦公廳組織召開的各類會議，包括但不限于公司例會、專題會議、臨時會議等。（三）會議原則1.高效務實原則：會議應注重實效，精簡議程，提高效率，避免形式主義。2.充分溝通原則：鼓勵參會人員充分發表意見，確保信息傳遞準確、全面，促進溝通與協作。3.權責明確原則：明確會議組織、參會人員的職責，確保會議決策得到有效執行。二、會議分類及組織（一）公司例會1.會議周期：每周[X]召開一次，遇節假日順延。2.會議時間：[具體時間]3.參會人員：公司高層管理人員、各部門負責人4.會議內容各部門負責人匯報上周工作進展、本周工作計劃及需要協調解決的問題。公司高層領導總結上周工作情況，部署本周重點工作任務。討論公司重大事項、決策及相關政策。5.組織部門：辦公廳（二）專題會議1.根據工作需要，由相關部門或領導發起，針對特定主題召開。2.參會人員根據會議主題確定，包括相關部門負責人、專業人員及其他相關人員。3.會議內容圍繞專題事項展開討論、分析，提出解決方案或建議。4.組織部門為相關發起部門，辦公廳協助做好會議安排。（三）臨時會議1.因工作緊急或突發事件需要召開的會議。2.參會人員根據事件涉及范圍確定。3.會議內容主要針對緊急事項進行討論、決策，采取應對措施。4.由相關領導或部門提出申請，辦公廳及時安排會議。三、會議籌備（一）會議申請1.召開會議前，由會議發起部門或個人填寫《會議申請表》，詳細說明會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排等內容。2.將《會議申請表》提交至辦公廳審核，辦公廳根據會議重要性、必要性及時間安排等因素進行審核，審核通過后報相關領導審批。（二）會議通知1.經審批后的會議，由辦公廳負責發送會議通知。會議通知應提前[X]個工作日發送給參會人員，確保參會人員有足夠時間準備。2.會議通知內容應包括會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排、注意事項等。對于重要會議，可附上相關資料或背景信息。3.如參會人員因特殊原因無法參加會議，應提前向會議組織者請假，并說明原因。（三）會議資料準備1.根據會議主題和議程，由會議組織者或相關部門準備會議資料，包括匯報材料、數據報表、文件資料等。2.會議資料應確保內容準確、完整，邏輯清晰，提前發放給參會人員，以便參會人員提前熟悉會議內容，做好發言準備。（四）會議場地安排1.辦公廳根據會議規模和性質，選擇合適的會議場地。會議場地應滿足會議需求，具備良好的通風、照明、音響等條件。2.提前對會議場地進行布置，擺放桌椅、投影儀、麥克風等設備，確保會議正常進行。對于重要會議，可安排專人負責會議設備的調試和技術支持。四、會議組織與實施（一）會議簽到1.參會人員應提前到達會議場地，在會議簽到表上簽到。會議組織者應安排專人負責簽到工作，確保簽到信息準確無誤。2.對于未按時簽到的參會人員，會議組織者應及時聯系，了解原因，并做好記錄。（二）會議主持1.公司例會由公司高層領導指定人員主持，專題會議和臨時會議根據會議主題由相關領導或部門負責人主持。2.會議主持人應提前熟悉會議議程和內容，把控會議節奏，引導參會人員圍繞主題進行討論，確保會議有序進行。（三）會議記錄1.辦公廳應安排專人負責會議記錄，會議記錄人員應具備良好的文字記錄能力和溝通能力。2.會議記錄應準確、完整地記錄會議內容，包括會議主題、時間、地點、參會人員、發言內容、討論結果、決策事項等。3.會議記錄應采用規范的格式，使用統一的會議記錄本。會議結束后，會議記錄人員應及時整理會議記錄，形成會議紀要。（四）會議討論與決策1.參會人員應積極參與會議討論，充分發表意見和建議。對于不同觀點和意見，應進行充分的交流和溝通，避免情緒化和片面性的發言。2.會議討論應圍繞主題展開，突出重點，注重實效。對于重大決策事項，應進行充分的論證和分析，確保決策的科學性和合理性。3.會議決策應明確決策事項、責任部門、責任人及完成時間節點。對于需要多個部門協同完成的決策事項，應明確各部門的職責和分工，確保決策得到有效執行。五、會議紀要（一）會議紀要的撰寫1.會議紀要由會議記錄人員根據會議記錄整理撰寫，應在會議結束后[X]個工作日內完成。2.會議紀要應突出會議重點，準確反映會議討論結果和決策事項，語言簡潔明了，邏輯清晰。3.會議紀要應經會議主持人審核后，發送給參會人員及相關部門。對于重要會議紀要，還應報公司高層領導審閱。（二）會議紀要的分發與存檔1.會議紀要通過公司內部辦公系統或電子郵件等方式發送給參會人員及相關部門，確保參會人員及時了解會議內容和決策事項。2.辦公廳負責將會議紀要進行整理歸檔，建立會議紀要檔案，以便查閱和參考。會議紀要檔案應按照會議時間、會議主題等進行分類存放，便于管理和檢索。六、會議跟進與落實（一）決策事項跟蹤1.對于會議決策事項，辦公廳應建立跟蹤臺賬，明確責任部門、責任人及完成時間節點。2.責任部門應按照會議決策要求，制定具體的工作計劃和措施，確保決策事項得到有效執行。3.辦公廳定期對決策事項的執行情況進行跟蹤檢查，及時了解工作進展，協調解決執行過程中遇到的問題。對于未能按時完成的決策事項，責任部門應及時向辦公廳說明原因，并提出整改措施和完成時間。（二）會議決議執行情況反饋1.責任部門應在決策事項完成后，及時向辦公廳反饋執行情況，提交相關報告或資料。2.辦公廳對責任部門提交的執行情況反饋進行審核，如發現問題或未達到預期目標，應及時與責任部門溝通，要求其進行整改。3.會議決議執行情況反饋結果將作為部門和個人績效考核的重要依據之一。七、會議紀律（一）參會人員紀律1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退或缺席。如有特殊情況需要請假，應提前按照規定程序辦理請假手續。2.參會人員應遵守會議秩序，關閉手機或調至靜音狀態，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、接聽電話或從事與會議無關的事情。3.參會人員應認真聽取會議內容，積極參與討論，尊重他人發言，不得打斷他人講話或進行人身攻擊。4.參會人員應嚴格保守會議機密，不得將會議內容泄露給無關人員。對于涉及公司商業秘密、敏感信息等會議內容，應妥善保管相關資料，不得私自復制、傳播。（二）會議組織者紀律1.會議組織者應認真做好會議籌備工作，確保會議按時、順利召開。2.會議組織者應嚴格按照會議議程組織會議，把控會議節奏，確保會議有序進行。3.會議組織者應尊重參會