機關單位會議管理制度一、總則（一）目的為規范機關單位會議管理，提高會議效率和質量，確保會議決策的有效執行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關單位內部各類會議，包括但不限于辦公會、專題會、研討會、工作部署會等。（三）會議管理原則1.精簡高效原則：嚴格控制會議數量、規模和時間，提高會議效率，避免形式主義。2.務實管用原則：會議內容要緊密圍繞工作實際，注重解決問題，提出切實可行的措施和辦法。3.規范有序原則：會議組織、流程、記錄等要嚴格按照規定執行，確保會議的規范化和制度化。二、會議分類及組織（一）辦公會1.會議周期：每周[X]固定時間召開。2.參會人員：單位領導班子成員、各部門負責人。3.會議內容：總結上周工作，分析存在問題，部署本周重點工作；研究討論重要事項、決策等。4.組織部門：辦公室負責會議的組織安排，包括會議通知、場地布置、會議記錄等。（二）專題會1.根據工作需要不定期召開。2.參會人員：相關部門負責人及工作人員，必要時邀請相關專家或外部人員。3.會議內容：針對特定工作專題進行深入討論和研究，如業務難題解決、項目推進協調等。4.組織部門：由相關業務部門提出會議申請，經分管領導批準后，由申請部門負責組織會議。（三）研討會1.根據業務發展需求適時召開。2.參會人員：相關領域專業人員、內部業務骨干等。3.會議內容：圍繞特定業務領域的前沿問題、發展趨勢等進行研討交流，為單位決策提供參考依據。4.組織部門：由業務主管部門負責發起，辦公室協助做好會議組織工作。（四）工作部署會1.在重要工作啟動前或階段性工作推進關鍵節點召開。2.參會人員：涉及該項工作的全體人員或相關層級人員。3.會議內容：傳達上級指示精神，部署工作任務，明確工作目標、要求、責任分工和時間節點等。4.組織部門：由牽頭負責該項工作的部門組織，辦公室配合。三、會議籌備（一）會議申請1.各部門如需召開會議，應提前填寫《會議申請表》，明確會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、所需材料等內容。2.將《會議申請表》提交分管領導審批，經同意后交辦公室備案。（二）會議通知1.辦公室根據審批后的《會議申請表》，提前[X]個工作日向參會人員發送會議通知。2.會議通知應包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、注意事項等內容，確保參會人員清楚了解會議安排。（三）會議材料準備1.根據會議主題和議程，由相關部門負責準備會議所需的文件、資料、匯報材料等。2.會議材料應內容準確、邏輯清晰、重點突出，提前[X]天提交給會議組織者審核。（四）會議場地安排1.辦公室根據會議規模和要求，合理安排會議場地。2.確保會議場地設施齊全、環境整潔、溫度適宜，提前做好設備調試等準備工作。四、會議組織與實施（一）會議簽到1.參會人員應提前[X]分鐘到達會議地點簽到，不得無故缺席、遲到或早退。2.會議組織者負責簽到工作，對參會人員的出勤情況進行記錄。（二）會議主持1.辦公會由單位主要領導主持，其他會議根據會議主題和性質確定主持人。2.主持人應提前熟悉會議議程和內容，把控會議節奏，引導參會人員圍繞主題進行討論和發言。（三）會議發言1.參會人員應圍繞會議主題積極發言，觀點明確，論據充分，不得偏離主題或進行與會議無關的討論。2.發言應簡潔明了，突出重點，避免冗長和繁瑣。如有需要，可提前準備書面發言材料。（四）會議記錄1.辦公室指定專人負責會議記錄，記錄應準確、完整、清晰，如實反映會議討論情況和決策結果。2.會議記錄內容包括會議時間、地點、參會人員、主持人、會議議程、發言要點、討論結果、決議事項等。3.會議記錄應在會議結束后[X]個工作日內整理完畢，經主持人審核后存檔。（五）會議秩序維護1.參會人員應遵守會議紀律，將手機調至靜音或關機狀態，不得在會議期間隨意走動、接聽電話或從事與會議無關的事情。2.會議組織者應維護好會議秩序，確保會議順利進行。對違反會議紀律的行為及時進行提醒和制止。五、會議決策與執行（一）會議決策1.會議討論的事項應形成明確的決議或決定，決議內容應具體、可操作，明確責任部門和完成時間。2.對于重大事項的決策，應嚴格按照單位決策程序進行，充分征求意見，確保決策的科學性和民主性。（二）決策傳達1.會議結束后，會議組織者應及時將會議決策傳達給相關部門和人員，確保決策知曉率。2.傳達方式可采用會議紀要、文件、內部通報等形式，必要時組織專門的傳達會議。（三）決策執行1.各責任部門應按照會議決策要求，認真組織實施，制定詳細的工作計劃和措施，確保決策落實到位。2.辦公室負責對決策執行情況進行跟蹤檢查，及時掌握工作進展，協調解決執行過程中出現的問題。（四）決策反饋1.責任部門應定期向辦公室反饋決策執行情況，重要事項及時匯報。2.辦公室匯總各部門反饋情況后，向單位領導匯報，為決策調整和完善提供依據。六、會議經費管理（一）經費預算1.會議組織者應根據會議規模、內容和要求，編制會議經費預算，明確各項費用支出明細。2.會議經費預算應報分管領導審批后執行。（二）經費支出1.會議經費支出應嚴格按照預算執行，不得超支。2.費用報銷應符合單位財務制度規定，提供真實、合法、有效的票據，經審批后報銷。（三）經費監督1.財務部門負責對會議經費使用情況進行監督檢查，確保經費使用合規、合理。2.對違反經費管理規定的行為，按照單位相關制度進行處理。七、會議檔案管理（一）檔案收集1.會議結束后，會議組織者應及時收集整理會議相關資料，包括會議通知、會議議程、會議記錄、會議紀要、發言材料、決議文件等。2.確保檔案資料齊全、完整，能夠準確反映會議全貌。（二）檔案整理1.按照檔案管理的有關規定，對收集到的會議資料進行分類、編號、裝訂等整理工作。2.建立會議檔案目錄，便于查詢和利用。（三）檔案保管1.將整理好的會議檔案移交單位檔案室統一保管，確保檔案安全。2.檔案室應按照檔案保管期限的要求，妥善保管會議檔案，防止檔案損壞、丟失或泄密。（四）檔案利用1.因工作需要查閱會議檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經批準后到檔案室查閱。2.查閱人員應愛護檔案資料，不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容，如需復制檔案，應按照規定辦理相關手續。八、會議評估與改進（一）評估內容1.會議組織方面：包括會議通知的及時性、準確性，會議場地安排的合理性，會議設備的正常運行等。2.會議效果方面：參會人員的參與度、會議討論的深度和廣度、決策的科學性和執行情況等。3.會議效率方面：會議時間的控制、議程的緊湊性、發言的有效性等。（二）評估方式1.問卷調查：會議結束后，向參會人員發放問卷，了解他們對會議組織、內容、效果等方面的評價和意見建議。2.現場訪談：選取部分參會人員進行現場訪談，深入了解會議中存在的問題和改進方向。3.數據分析：對會議記錄、決策執行情況等數據進行分析，評估會