企業打印管理制度一、總則（一）目的為了規范公司打印管理，提高打印設備使用效率，節約辦公成本，確保打印工作的正常有序進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.按需打印原則：員工應根據工作實際需要，合理安排打印任務，避免不必要的打印浪費。2.節約環保原則：鼓勵雙面打印、使用電子文檔等方式，減少紙張消耗，保護環境。3.安全保密原則：涉及公司機密文件的打印，應嚴格遵守保密規定，確保信息安全。二、打印設備管理（一）設備配置1.公司根據各部門工作需求，合理配置打印設備，包括打印機、復印機、傳真機等。2.設備采購應遵循性價比高、質量可靠、易于維護等原則。（二）設備維護1.各部門指定專人負責打印設備的日常維護，包括清潔、加紙、換墨等工作。2.定期對打印設備進行檢查和保養，確保設備正常運行。如發現設備故障，應及時聯系專業維修人員進行維修，并做好記錄。3.建立打印設備檔案，記錄設備型號、購買時間、維修記錄等信息。（三）設備使用1.員工應正確使用打印設備，不得隨意拆卸、改裝設備。2.禁止在打印設備上進行與工作無關的操作，如玩游戲、瀏覽網頁等。3.如因操作不當導致設備損壞，應照價賠償。三、打印流程管理（一）打印申請1.員工如需打印文件，應填寫《打印申請表》，注明文件名稱、頁數、份數、打印要求等信息。2.《打印申請表》可通過公司內部辦公系統提交，也可在指定地點領取紙質表格填寫后提交。3.緊急文件需打印的，可先電話通知行政部門，事后及時補辦申請手續。（二）審批流程1.普通文件打印申請由部門負責人審批，重要文件打印申請需經分管領導審批。2.審批人應認真審核申請內容，對不符合要求的申請予以退回，并注明原因。3.申請獲得批準后，員工將《打印申請表》交至行政部門指定的打印地點。（三）打印操作1.行政部門打印人員根據《打印申請表》的要求進行打印操作，確保打印質量和效率。2.打印人員應按照規定的格式和排版要求進行打印，如無特殊要求，應采用雙面打印方式。3.打印完成后，打印人員應及時整理文件，通知申請人領取，并在《打印申請表》上簽字確認。四、紙張管理（一）紙張采購1.行政部門負責公司紙張的統一采購工作，根據公司實際需求，合理確定紙張采購數量和規格。2.紙張采購應選擇質量可靠、價格合理的供應商，建立供應商檔案，定期對供應商進行評估和管理。（二）紙張領用1.各部門根據工作需要，到行政部門領取紙張。領取時應填寫《紙張領用登記表》，注明領用日期、紙張規格、數量等信息。2.行政部門應定期對各部門紙張領用情況進行統計和分析，合理控制紙張庫存。（三）紙張節約1.鼓勵員工雙面使用紙張，減少紙張浪費。2.對于可重復利用的紙張，如文件草稿、廢紙等，應進行分類存放，以便再次使用。3.行政部門應加強對紙張使用情況的監督和檢查，對浪費紙張的行為進行批評教育，并采取相應的處罰措施。五、電子文檔管理（一）電子文檔存儲1.員工應將工作中產生的電子文檔及時存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，確保文檔的安全和可追溯性。2.建立電子文檔分類目錄，對電子文檔進行規范命名和分類存儲，方便查找和使用。（二）電子文檔共享1.對于需要共享的電子文檔，員工可通過公司內部辦公系統設置共享權限，確保文檔的安全性和保密性。2.共享電子文檔時，應注明文檔的版本號、更新日期等信息，以便其他員工及時了解文檔的最新情況。（三）電子文檔備份1.行政部門應定期對公司重要電子文檔進行備份，備份數據應存儲在不同的介質上，并分別存放于不同的地點。2.定期對備份數據進行檢查和恢復測試，確保備份數據的完整性和可用性。六、保密文件打印管理（一）保密文件界定1.公司保密文件包括但不限于涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等方面的文件。2.保密文件的具體范圍由公司保密管理部門確定，并定期進行更新。（二）打印要求1.保密文件打印應在公司指定的具有保密措施的場所進行，禁止在外部打印店打印保密文件。2.打印保密文件時，應嚴格控制打印份數，確需多份打印的，應經保密管理部門批準。3.打印完成后，應及時將保密文件收回，不得隨意放置或丟棄。（三）人員管理1.參與保密文件打印的人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露保密文件內容。2.對違反保密規定的人員，公司將依法追究其責任。七、費用管理（一）打印費用核算1.行政部門負責對公司打印費用進行核算，每月統計各部門打印紙張、油墨、維修等費用支出情況。2.打印費用核算應準確、及時，確保費用數據的真實性和完整性。（二）費用分攤1.根據各部門打印工作量，將打印費用分攤到各部門。具體分攤方法由行政部門制定，并報公司領導批準。2.各部門應嚴格控制打印費用支出，對超出預算的部門，公司將進行通報批評，并要求其說明原因。（三）費用報銷1.員工打印費用報銷應按照公司財務制度的規定，填寫報銷單據，附上《打印申請表》等相關憑證，經部門負責人審批后，報財務部門審核報銷。2.財務部門應加強對打印費用報銷的審核，對不符合規定的報銷單據予以退回。八、監督與檢查（一）監督部門公司行政部門負責對打印管理制度的執行情況進行監督檢查。（二）檢查內容1.打印設備的使用和維護情況。2.打印流程的執行情況。3.紙張管理情況。4.電子文檔管理情況。5.保密文件打印管理情況。6.打印費用的核算和報銷情況。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門每月對公司打印管理情況進行一次全面檢查。2.不定期抽查：行政部門不定期對各部門打印管理情況進行抽查。（四）問題處理1.對于檢查中發現的問題，行政部門應及時下達整改通知，要求相關部門限期整改。2.對違反打印管理制度的行為，公司將視情節輕重，給予相應的處罰，包括批評教育、罰款、解除勞動合同等。九、培訓與宣傳（一）培訓1.行政部門定期組織員工進行打印管理相關知識培訓，提高員工的節約意識和操作技能。2.培訓內容包括打印設備的使用方法、打印流程、紙張節約技巧、保密規定等。（二）宣傳1.通過公司內部辦公系統、宣傳欄等渠道，宣傳打印管理制度和節約環保知識，營造良好的辦公氛圍。2.鼓勵員工積極參與打印管理