機關單位茶葉管理制度一、總則（一）目的為加強機關單位茶葉管理，規范茶葉的采購、存儲、發放與使用，確保茶葉供應滿足工作需要，同時合理控制成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關單位內各部門及全體工作人員。（三）基本原則1.按需供應原則：根據工作實際需求，合理安排茶葉的采購與發放，確保茶葉供應能夠滿足日常辦公及接待等工作需要。2.規范管理原則：對茶葉的采購、存儲、發放等環節進行規范化管理，明確各環節的職責與操作流程，確保管理工作有序進行。3.勤儉節約原則：倡導節約意識，在保證茶葉質量的前提下，合理控制采購成本，避免浪費。二、管理職責（一）辦公室1.負責制定茶葉采購計劃，根據各部門需求及庫存情況，綜合考慮后確定采購品種、數量等。2.組織實施茶葉采購工作，選擇合格的供應商，簽訂采購合同，并跟進采購進度。3.負責茶葉的驗收、入庫、存儲管理工作，定期盤點庫存，確保茶葉質量及數量準確。4.根據各部門需求，辦理茶葉的發放手續，做好發放記錄。5.定期統計茶葉消耗情況，分析使用趨勢，為采購計劃調整提供依據。（二）財務部門1.負責審核茶葉采購預算，確保采購資金合理安排。2.對茶葉采購費用進行核算與報銷，嚴格執行財務審批制度。（三）各部門1.明確本部門茶葉使用的負責人，負責本部門茶葉需求的統計與上報。2.合理使用茶葉，避免浪費，如發現茶葉使用過程中有異常情況及時向辦公室反饋。三、采購管理（一）采購計劃制定1.辦公室每季度末收集各部門下一季度茶葉需求預估表，結合當前庫存情況，綜合考慮工作任務變化、接待安排等因素，制定下一季度茶葉采購計劃。2.采購計劃應明確茶葉的品種、規格、數量等詳細信息，并報單位領導審批。（二）供應商選擇1.辦公室通過多種渠道尋找潛在供應商，如實地考察茶葉市場、查閱供應商資料、參考其他單位采購經驗等。2.對供應商進行評估，評估內容包括供應商的信譽、產品質量、價格水平、售后服務等。選擇至少三家符合要求的供應商作為候選。3.與候選供應商進行談判，要求其提供詳細的產品報價、質量標準、供貨周期等資料。根據談判結果，綜合比較各供應商的優勢，選定最終供應商。（三）采購合同簽訂1.與選定的供應商簽訂采購合同，合同應明確茶葉的品種、規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式等條款。2.合同簽訂后，辦公室應將合同副本交財務部門備案，以便財務部門進行資金安排及后續付款審核。（四）采購執行1.辦公室根據采購合同要求，及時跟進供應商的備貨及發貨情況。如遇供應商交貨延遲等問題，應及時與供應商溝通協調，確保茶葉按時供應。2.茶葉到貨前，辦公室應通知相關人員做好驗收準備工作。四、驗收管理（一）驗收人員茶葉驗收工作由辦公室牽頭，會同財務部門、使用部門相關人員共同進行。（二）驗收標準1.依據采購合同要求，對茶葉的品種、規格、數量進行核對，確保與合同一致。2.檢查茶葉的外觀質量，如茶葉的色澤、形狀、勻整度等應符合該品種茶葉的質量標準。3.聞茶葉的香氣，應具有該品種茶葉特有的香氣，無異味。4.品嘗茶葉的滋味，應口感純正，無苦澀、焦糊等不良味道。（三）驗收流程1.茶葉到貨后，供應商應提供產品質量證明文件，如檢驗報告、合格證等。2.驗收人員按照驗收標準對茶葉進行逐批驗收，填寫驗收記錄，記錄內容包括茶葉名稱、規格、數量、供應商名稱、驗收日期、驗收結果等。3.如驗收合格，驗收人員在驗收記錄上簽字確認，茶葉辦理入庫手續；如驗收不合格，應及時與供應商聯系，要求其更換或處理不合格茶葉，并做好相關記錄。五、存儲管理（一）存儲場所設立專門的茶葉倉庫，倉庫應保持干燥、通風、防潮、防蟲，溫度和濕度適宜茶葉存儲。（二）存儲方式1.茶葉應分類存放，根據茶葉的品種、等級、批次等進行分區，不同品種的茶葉不得混放。2.茶葉應采用密封包裝存儲，防止茶葉受潮、氧化及香氣散失。3.存儲茶葉的貨架應保持清潔，定期進行清掃，避免灰塵等雜質污染茶葉。（三）庫存盤點1.辦公室每月對茶葉庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點時應詳細記錄茶葉的品種、規格、數量、存放位置等信息。2.如發現庫存差異，應及時查明原因，屬于正常損耗的，應做好記錄并說明情況；屬于人為原因造成的，應追究相關人員責任。3.根據庫存盤點結果，辦公室應及時調整庫存臺賬，并向財務部門提供庫存報表，以便財務部門進行成本核算。六、發放管理（一）發放流程1.各部門茶葉使用負責人每月初填寫茶葉領用申請表，注明茶葉品種、數量及用途，經部門負責人簽字后交辦公室。2.辦公室根據庫存情況及各部門需求，對茶葉領用申請表進行審核，審核通過后辦理發放手續。3.辦公室發放茶葉時，應填寫茶葉發放登記表，記錄發放日期、部門、茶葉品種、數量、領用人等信息。領用人在登記表上簽字確認。（二）發放標準1.根據工作性質和實際需求，制定不同崗位的茶葉發放標準。例如，一線辦公人員每月[X]斤，科室負責人每月[X]斤，接待部門根據接待任務量適當增加發放量等。2.發放標準可根據實際情況進行調整，但需經單位領導審批后執行。（三）特殊情況處理1.因工作需要臨時增加茶葉用量的部門，應提前向辦公室提出申請，辦公室根據庫存情況進行協調安排。2.對于超出正常發放標準的特殊接待等情況，需經單位領導特批后，辦公室方可額外發放茶葉。七、使用管理（一）使用規范1.各部門應教育引導工作人員合理使用茶葉，避免浪費。茶葉僅供辦公使用，不得私自挪用或帶回家中。2.在接待工作中，應根據接待規格和客人需求，合理選用茶葉進行沖泡，注重茶葉沖泡禮儀。（二）監督檢查1.辦公室定期對各部門茶葉使用情況進行檢查，檢查內容包括茶葉領用數量與實際消耗是否相符、是否存在浪費現象等。2.對于發現的浪費等違規行為，應及時進行糾正，并對相關部門及責任人進行批評教育。情節嚴重的，按照單位相關規定進行處理。八、成本控制（一）預算管理1.財務部門根據單位年度工作計劃和茶葉使用情況，編制茶葉采購年度預算。預算應涵蓋茶葉采購、存儲、運輸等相關費用。2.茶葉采購預算應報單位領導審批后執行，在預算執行過程中，嚴格控制各項費用支出，確保不超出預算范圍。（二）價格監控1.辦公室定期關注茶葉市場價格動態，收集市場價格信息，與供應商保持溝通，了解茶葉價格變化情況。2.在保證茶葉質量的前提下，通過與供應商談判、招標等方式，爭取更優惠的采購價格，降低采購成本。（三）節約措施1.倡導節約意識