支付貨款結算管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范公司支付貨款結算流程，確保公司資金安全、準確、及時地流轉，加強對貨款支付的內部控制，維護公司與供應商的良好合作關系，保障公司正常運營。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及貨款支付結算的業務活動，包括但不限于原材料采購、商品采購、服務采購等。3.基本原則準確性原則：確保貨款結算金額準確無誤，支付信息與合同條款、發票內容等一致。及時性原則：按照合同約定的付款期限及時支付貨款，避免逾期付款給公司帶來不必要的損失。合規性原則：嚴格遵守國家法律法規、財務制度以及公司內部規定，規范貨款支付結算行為。安全性原則：保障支付過程的資金安全，防止出現資金被盜用、挪用等風險。二、職責分工1.采購部門負責采購合同的起草、簽訂、執行與跟蹤，確保采購業務符合公司需求和相關規定。及時向財務部門提供采購訂單、到貨驗收單等與貨款結算相關的資料，并對資料的真實性、完整性負責。對供應商的付款申請進行初審，核實付款金額、付款期限、發票等信息是否與合同一致。2.財務部門負責制定貨款支付計劃，審核采購部門提交的付款申請及相關資料，確保付款符合財務制度和公司資金狀況。辦理貨款支付手續，進行賬務處理，記錄貨款支付情況，定期與供應商核對往來賬目。對貨款支付過程中的異常情況進行跟蹤和處理，及時向上級匯報，并提出相應的建議和措施。3.倉庫管理部門負責采購物資的驗收入庫工作，出具到貨驗收單，確保入庫物資的數量、質量與采購合同一致。對庫存物資進行管理，定期盤點，保證賬實相符，為貨款結算提供準確的庫存信息。4.法務部門參與重大采購合同的審核，從法律角度對合同條款進行審查，防范法律風險。對貨款支付過程中涉及的法律問題提供咨詢和支持，處理可能出現的法律糾紛。三、支付貨款結算流程1.采購申請與合同簽訂各部門根據業務需求提出采購申請，經審批后，采購部門負責與供應商洽談采購事宜，起草采購合同。采購合同應明確采購物資的名稱、規格、數量、價格、交貨期限、付款方式、質量標準等條款。采購合同經法務部門審核、公司領導審批后，由采購部門與供應商簽訂。2.物資采購與驗收采購部門按照采購合同約定，組織供應商發貨。倉庫管理部門在物資到貨時，依據采購合同和相關標準進行驗收。驗收合格后，出具到貨驗收單，注明物資名稱、規格、數量、驗收情況等信息。如發現物資存在質量問題或數量不符等情況，倉庫管理部門應及時通知采購部門，采購部門負責與供應商協商解決。3.發票開具與傳遞供應商應在發貨并驗收合格后，按照合同約定及時開具發票。發票內容應與采購合同一致，包括物資名稱、規格、數量、金額、稅率等信息。供應商將發票傳遞給采購部門，采購部門核對發票信息無誤后，在規定時間內將發票連同到貨驗收單等資料一并提交給財務部門。4.付款申請與審核采購部門根據合同約定的付款期限，在付款日前填寫付款申請單，注明供應商名稱、合同編號、付款金額、付款事由等信息，并附上到貨驗收單、發票等相關資料。采購部門對付款申請進行初審，確保付款信息準確、完整，與合同一致。初審通過后，將付款申請單及相關資料提交給財務部門。財務部門收到付款申請后，對以下內容進行審核：付款申請是否在合同約定的付款期限內。相關資料是否齊全、真實、有效，發票是否合規。付款金額是否與合同及發票一致。公司資金狀況是否允許支付該筆貨款。如審核發現問題，財務部門應及時與采購部門溝通，要求其補充或更正相關資料，直至審核通過。5.付款審批財務部門審核通過的付款申請，按照公司審批權限進行逐級審批。審批人應認真審核付款申請及相關資料，對付款的必要性、合理性、合規性進行判斷，并簽署審批意見。對于重大金額的付款，需經公司領導集體決策審批。6.貨款支付付款申請經審批通過后，財務部門根據公司資金狀況和支付方式安排貨款支付。支付方式包括支票支付、銀行轉賬支付、電子支付等。財務部門應選擇安全、便捷、合規的支付方式進行付款操作。在支付貨款前，財務部門應再次核對付款信息，確保支付金額準確無誤。支付完成后，及時進行賬務處理，記錄支付日期、支付金額、支付方式等信息。7.付款記錄與存檔財務部門應建立完善的貨款支付記錄臺賬，詳細記錄每筆貨款的支付情況，包括供應商名稱、合同編號、付款金額、付款日期、支付方式等信息。采購部門、財務部門等相關部門應妥善保管與貨款支付結算相關的資料，包括采購合同、到貨驗收單、發票、付款申請單、審批文件等，按照檔案管理規定進行存檔，以備查閱。四、支付方式及相關規定1.支票支付支票應由財務部門專人負責保管和開具，嚴格按照支票管理規定進行操作。開具支票時，應填寫清晰、準確的收款人名稱、金額、日期等信息，并加蓋公司財務專用章和法人章。支票存根應妥善保存，作為記賬憑證的附件。支票交付供應商時，應要求供應商在支票簽收單上簽字確認，并注明簽收日期。財務部門應及時跟蹤支票的使用情況，確保支票款項及時到賬。如發現支票退票等異常情況，應及時與供應商溝通，查明原因并采取相應措施。2.銀行轉賬支付銀行轉賬支付應通過公司指定的銀行賬戶進行操作，確保資金流向清晰、可追溯。財務人員在進行銀行轉賬時，應準確錄入收款方賬戶信息、付款金額、用途等內容，并仔細核對無誤后提交轉賬指令。轉賬完成后，應及時打印銀行回單，作為付款憑證進行賬務處理。對于大額銀行轉賬支付，應按照公司內部規定進行雙人操作或授權審批，確保資金安全。3.電子支付電子支付包括網上銀行支付、電子承兌匯票支付等方式。公司應根據業務需求和風險評估，合理選擇電子支付方式，并確保電子支付系統的安全可靠。使用電子支付時，財務人員應按照電子支付平臺的操作流程進行操作，設置安全的支付密碼和授權機制。電子支付指令發出后，應及時查詢支付結果，并打印支付記錄或電子回單作為付款依據。對于電子承兌匯票支付，應嚴格按照票據法和相關規定進行管理，確保票據的真實性、有效性和背書連續性。五、逾期付款管理1.逾期付款的界定如公司未能在合同約定的付款期限內支付貨款，即構成逾期付款。2.逾期付款的通知與溝通財務部門應在逾期付款發生后及時通知采購部門，采購部門負責與供應商溝通，了解逾期付款對雙方合作關系的影響，并協商解決方案。采購部門應向供應商說明逾期付款的原因，爭取供應商的理解，并承諾盡快安排付款。同時，應與供應商協商確定逾期付款的違約責任和補償措施。3.逾期付款的處理措施根據與供應商協商的結果，公司應采取相應的處理措施。如支付逾期違約金、調整后續采購價格、加強合作溝通等，以盡量減少逾期付款對公司聲譽和合作關系的負面影響。財務部門應記錄逾期付款的情況，分析逾期付款的原因和影響，提出改進措施和建議，避免類似情況再次發生。4.法律風險防范對于逾期付款可能引發的法律糾紛，法務部門應提前介入，提供法律支持和風險防范建議。如供應商因逾期付款提起訴訟或仲裁，公司應積極應對，按照法律程序進行答辯和舉證，維護公司的合法權益。六、往來賬目核對與清理1.定期核對財務部門應定期與供應商核對往來賬目，一般每月或每季度進行一次。核對內容包括應付賬款余額、已付款項、未開票金額、發票開具情況等。財務人員通過郵件、電話、函證等方式與供應商進行賬目核對，確保雙方賬目一致。如發現差異，應及時查明原因并進行調整。2.差異處理對于往來賬目核對中發現的差異，財務部門應與采購部門共同進行調查分析。如因發票傳遞延遲、記賬錯誤、業務變更等原因導致差異，應及時進行賬務調整和溝通解釋。如因供應商原因導致賬目差異，采購部門應與供應商協商解決，要求供應商提供正確的發票或相關資料，確保賬目準確無誤。3.往來賬目清理財務部門應定期對往來賬目進行清理，對于長期掛賬的應付賬款，應查明原因，及時與供應商溝通處理。如確實無法支付的款項，應按照公司規定進行審批后進行賬務核銷。采購部門應協助財務部門做好往來賬目清理工作，對已完成結算的業務進行跟蹤，確保相關資料完整、準確，便于賬目核對和清理。七、監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門定期對支付貨款結算業務進行審計監督，檢查貨款支付流程是否合規、內部控制是否有效、相關資料是否真實完整等。內部審計部門通過查閱文件、賬目核對、實地走訪等方式進行審計工作，對發現的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。2.財務自查財務部門應定期開展支付貨款結算業務的自查工作，對付款申請、審核、支付等環節進行全面檢查，及時發現和糾正存在的問題。財務自查可采用內部交叉檢查、專項檢查等方式進行，對自查中發現的問題應分析原因，制定改進措施，不斷完善貨款支付結算管理工作。3.違規處理對于在支付貨款結算過程中違反本制度規定的行為，公司將