工程公司證件管理制度總則目的為加強(qiáng)工程公司各類證件的管理，規(guī)范證件的申請(qǐng)、使用、保管、年審及注銷等流程，確保公司證件的完整性、有效性和安全性，保障公司業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于工程公司所有涉及的各類資質(zhì)證書、人員資格證書、安全生產(chǎn)許可證、營業(yè)執(zhí)照等相關(guān)證件的管理。職責(zé)分工1.人事行政部負(fù)責(zé)公司各類證件的統(tǒng)一歸口管理，建立證件管理臺(tái)賬，記錄證件的基本信息、辦理情況、使用記錄、年審情況等。負(fù)責(zé)組織證件的申請(qǐng)、領(lǐng)取、保管、歸還等具體工作。跟蹤證件的有效期，及時(shí)提醒相關(guān)部門和人員進(jìn)行年審、換證等工作。配合公司業(yè)務(wù)需求，協(xié)調(diào)證件的借用、使用等事宜。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門所需證件的申請(qǐng)資料準(zhǔn)備，并及時(shí)提交給人事行政部。按照規(guī)定使用證件，確保證件的安全和完整，使用完畢后及時(shí)歸還人事行政部。配合人事行政部做好證件的年審、換證等工作，提供必要的支持和協(xié)助。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核與證件辦理、年審、換證等相關(guān)的費(fèi)用支出，并進(jìn)行賬務(wù)處理。證件的申請(qǐng)與辦理申請(qǐng)流程1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，確定需要申請(qǐng)的證件類型，并填寫《證件申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明申請(qǐng)證件的名稱、用途、所需資料等信息。2.將《證件申請(qǐng)表》提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人審核通過后簽字確認(rèn)，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由人事行政部負(fù)責(zé)按照相關(guān)部門的要求準(zhǔn)備申請(qǐng)資料。申請(qǐng)資料應(yīng)確保真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，包括但不限于公司營業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證書副本、人員身份證明、業(yè)績證明、培訓(xùn)證書等。4.人事行政部將準(zhǔn)備好的申請(qǐng)資料提交至相關(guān)部門進(jìn)行辦理。在辦理過程中，人事行政部應(yīng)及時(shí)跟蹤辦理進(jìn)度，與相關(guān)部門保持溝通協(xié)調(diào)，確保證件能夠按時(shí)、順利辦理下來。辦理費(fèi)用1.證件辦理過程中涉及的費(fèi)用，如申請(qǐng)費(fèi)、評(píng)審費(fèi)、工本費(fèi)等，由財(cái)務(wù)部門根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核和支付。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在申請(qǐng)證件時(shí)預(yù)估費(fèi)用，并在《證件申請(qǐng)表》中注明。如實(shí)際費(fèi)用超出預(yù)估，需提前向財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)追加預(yù)算。領(lǐng)取與登記1.證件辦理完成后，人事行政部負(fù)責(zé)及時(shí)領(lǐng)取證件。領(lǐng)取時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)證件的名稱、有效期、內(nèi)容等信息，確保證件無誤。2.人事行政部領(lǐng)取證件后，應(yīng)立即進(jìn)行登記，將證件的基本信息錄入《證件管理臺(tái)賬》，包括證件名稱、編號(hào)、有效期、頒發(fā)部門、領(lǐng)取日期等。同時(shí)，為每個(gè)證件建立獨(dú)立的檔案，將申請(qǐng)資料、辦理過程中的相關(guān)文件等一并歸檔保存。證件的使用與借用使用規(guī)定1.公司各類證件僅限在規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用，不得用于其他非法或違規(guī)目的。2.使用證件時(shí)，應(yīng)確保證件的安全和完整，不得擅自涂改、偽造、轉(zhuǎn)借證件。3.業(yè)務(wù)部門在使用證件前，應(yīng)填寫《證件使用申請(qǐng)表》，注明使用證件的項(xiàng)目名稱、使用期限、使用用途等信息，并提交至部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后簽字確認(rèn)，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，業(yè)務(wù)部門方可從人事行政部領(lǐng)取證件。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將證件歸還人事行政部，并在《證件使用申請(qǐng)表》上注明歸還日期。人事行政部在收到歸還的證件后，應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)證件有損壞或遺失，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究相關(guān)人員的責(zé)任。借用流程1.因特殊原因需要借用公司證件的，借用部門應(yīng)填寫《證件借用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借用證件的原因、借用期限、借用用途等信息，并提交至部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后簽字確認(rèn)，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，借用部門從人事行政部領(lǐng)取證件。人事行政部應(yīng)在《證件管理臺(tái)賬》中記錄證件的借用情況，包括借用部門、借用日期、預(yù)計(jì)歸還日期等。3.借用期限屆滿前，借用部門應(yīng)及時(shí)將證件歸還人事行政部。如因特殊情況需要延長借用期限的，借用部門應(yīng)提前向人事行政部提出申請(qǐng)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可延長。4.借用期間，借用部門應(yīng)妥善保管證件，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于其他未經(jīng)批準(zhǔn)的用途。如因借用部門保管不善導(dǎo)致證件遺失或損壞的，借用部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并負(fù)責(zé)補(bǔ)辦證件所需的費(fèi)用。證件的保管保管方式1.人事行政部應(yīng)設(shè)立專門的證件保管柜，用于存放公司各類證件。保管柜應(yīng)具備防火、防潮、防盜等功能，確保證件的安全。2.每個(gè)證件應(yīng)單獨(dú)存放，并在保管柜中設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，注明證件名稱、編號(hào)、有效期等信息，便于查找和管理。3.對(duì)于重要的證件，如資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證等，人事行政部應(yīng)采取額外的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等，以防止證件丟失或損壞。保管責(zé)任1.人事行政部負(fù)責(zé)證件保管的具體工作，指定專人負(fù)責(zé)證件的日常管理和維護(hù)。保管人員應(yīng)具備責(zé)任心，嚴(yán)格遵守證件保管制度，確保證件的安全和完整。2.保管人員應(yīng)定期對(duì)證件進(jìn)行檢查，核對(duì)證件的數(shù)量、有效期等信息，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并處理。3.如因保管人員疏忽或失職導(dǎo)致證件遺失、損壞或被盜的，保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并負(fù)責(zé)采取措施挽回?fù)p失。如造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。證件的年審與換證年審流程1.人事行政部應(yīng)提前關(guān)注各類證件的年審時(shí)間，在年審到期前[X]個(gè)月，向相關(guān)業(yè)務(wù)部門發(fā)出《證件年審提醒通知》，告知年審的時(shí)間、要求及所需資料等信息。2.業(yè)務(wù)部門收到通知后，應(yīng)按照要求準(zhǔn)備年審資料，并填寫《證件年審申請(qǐng)表》，提交至部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后簽字確認(rèn)，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，業(yè)務(wù)部門將年審資料提交至人事行政部。人事行政部負(fù)責(zé)對(duì)年審資料進(jìn)行審核，確保資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。審核通過后，人事行政部將資料整理匯總，提交至相關(guān)部門進(jìn)行年審。4.在年審過程中，人事行政部應(yīng)及時(shí)跟蹤年審進(jìn)度，與相關(guān)部門保持溝通協(xié)調(diào)，確保年審工作能夠順利完成。如因特殊原因?qū)е履陮徫茨馨磿r(shí)通過的，人事行政部應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取措施協(xié)助業(yè)務(wù)部門解決問題，重新申請(qǐng)年審。換證流程1.當(dāng)證件有效期屆滿需要換證時(shí)，人事行政部應(yīng)提前[X]個(gè)月向相關(guān)業(yè)務(wù)部門發(fā)出《證件換證提醒通知》，告知換證的時(shí)間、要求及所需資料等信息。2.業(yè)務(wù)部門收到通知后，按照換證要求準(zhǔn)備資料，并填寫《證件換證申請(qǐng)表》，提交至部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后簽字確認(rèn)，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，業(yè)務(wù)部門將換證資料提交至人事行政部。人事行政部對(duì)換證資料進(jìn)行審核，審核通過后整理匯總，提交至相關(guān)部門進(jìn)行換證辦理。4.換證辦理完成后，人事行政部及時(shí)領(lǐng)取新證件，并按照證件領(lǐng)取與登記的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行登記和歸檔。同時(shí)，將舊證件收回并進(jìn)行妥善處理。證件的注銷注銷情形1.證件有效期屆滿未辦理年審或換證手續(xù)，且超過規(guī)定期限仍未補(bǔ)辦的，證件自動(dòng)失效，應(yīng)予以注銷。2.公司因業(yè)務(wù)調(diào)整、資質(zhì)變更等原因，不再需要使用的證件，應(yīng)及時(shí)辦理注銷手續(xù)。3.證件因遺失、損壞等原因無法正常使用，且無法補(bǔ)辦的，應(yīng)予以注銷。注銷流程1.業(yè)務(wù)部門或相關(guān)人員發(fā)現(xiàn)符合證件注銷情形的，應(yīng)填寫《證件注銷申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明注銷原因，并提交至部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人審核通過后簽字確認(rèn)，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，人事行政部負(fù)責(zé)將《證件注銷申請(qǐng)表》及相關(guān)證明材料提交至原發(fā)證機(jī)關(guān)或相關(guān)部門，辦理證件注銷手續(xù)。3.證件注銷完成后，人事行政部應(yīng)在《證件管理臺(tái)賬》中注明注銷日期，并將注銷的證件及相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存。監(jiān)督與檢查定期檢查1.人事行政部應(yīng)定期對(duì)公司證件的管理情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括證件的保管情況、使用記錄、年審與換證情況等。2.檢查周期為每[X]月一次，檢查結(jié)束后，人事行政部應(yīng)形成《證件管理檢查報(bào)告》，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)記錄，并提出整改措施和建議。不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可根據(jù)工作需要，對(duì)證件管理情況進(jìn)行不定期抽查。2.抽查內(nèi)容包括證件的實(shí)際使用情況、保管情況等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查。責(zé)任追究1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致證件遺失、損壞、被盜用或其他不良后果的部門和人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于批評(píng)教育、警告、罰款