到貨入庫日常管理制度一、總則（一）目的為了規范公司到貨入庫的日常管理流程，確保貨物準確、及時、安全地入庫，提高庫存管理效率，保障公司生產經營活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有到貨貨物的入庫管理，包括原材料、零部件、成品、辦公用品等各類物資。（三）基本原則1.準確性原則：確保到貨貨物的數量、規格、型號、質量等與采購訂單或送貨單一致。2.及時性原則：貨物到貨后應及時辦理入庫手續，不得拖延，以免影響生產或銷售。3.安全性原則：在貨物搬運、存儲過程中，要采取必要的安全措施，防止貨物損壞、丟失或發生安全事故。4.責任明確原則：明確各部門及人員在到貨入庫過程中的職責，做到責任到人。二、到貨通知（一）采購部門1.采購人員在簽訂采購合同后，應及時將預計到貨日期、貨物名稱、規格、數量、供應商等信息通知倉庫管理部門和相關使用部門。2.對于緊急采購的貨物，采購人員應在下達采購訂單的同時，電話通知倉庫管理部門做好接收準備，并在到貨前再次確認到貨時間。（二）供應商1.供應商應在貨物發運后及時通知公司采購部門或倉庫管理部門到貨時間、運輸方式、貨物清單等信息。2.若供應商未能按時發貨或預計到貨時間有變動，應提前[X]小時以上通知公司相關部門。三、到貨驗收（一）驗收準備1.倉庫管理部門接到到貨通知后，應安排好足夠的驗收人員和場地，準備好驗收所需的工具和設備，如磅秤、卡尺、檢驗報告等。2.對于特殊物資或有特殊驗收要求的貨物，倉庫管理部門應提前了解相關驗收標準和方法，并通知相關專業人員參與驗收。（二）數量驗收1.驗收人員根據送貨單或采購訂單核對貨物的數量，采用計數、稱重、丈量等方法進行清點。2.如發現貨物數量與送貨單或采購訂單不符，驗收人員應及時與供應商溝通，并做好記錄。對于短缺的貨物，應要求供應商在規定時間內補足。（三）質量驗收1.質量檢驗人員按照相關質量標準和檢驗規范對到貨貨物的質量進行檢驗。2.對于外觀質量問題，可通過目視、觸摸等方法進行檢查；對于內在質量問題，需進行抽樣送檢或采用專業檢測設備進行檢測。3.如發現貨物質量不符合要求，質量檢驗人員應填寫質量檢驗報告，詳細記錄不合格情況，并及時通知采購部門與供應商協商處理。（四）規格型號驗收1.驗收人員對照送貨單或采購訂單檢查貨物的規格、型號是否正確。2.對于有標識要求的貨物，應檢查標識是否清晰、準確，與貨物實際情況相符。（五）驗收結果處理1.驗收合格的貨物，驗收人員應在送貨單或驗收單上簽字確認，并及時辦理入庫手續。2.驗收不合格的貨物，倉庫管理部門應將貨物單獨存放，并做好標識。采購部門負責與供應商協商退貨、換貨或補貨等事宜，并跟蹤處理結果。3.對于因驗收問題產生的爭議，由采購部門牽頭，組織質量檢驗人員、倉庫管理部門及相關部門進行協商解決。如協商不成，可按照合同約定的爭議解決方式處理。四、入庫手續辦理（一）入庫單填寫1.驗收合格的貨物，倉庫管理人員應根據驗收結果如實填寫入庫單。入庫單應包括貨物名稱、規格、型號、數量、供應商、入庫日期等信息。2.入庫單應一式多聯，分別送交采購部門、財務部門、倉庫管理部門留存等。（二）貨物入庫1.倉庫管理人員根據入庫單安排貨物的存放位置，按照分類、分區、定位的原則進行擺放，并做好標識。2.對于貴重物品、易燃易爆物品等特殊物資，應按照相關規定進行單獨存放和管理。（三）賬務處理1.倉庫管理部門應及時將入庫信息錄入庫存管理系統，確保庫存數據的準確性和及時性。2.財務部門根據入庫單和相關發票進行賬務處理，登記存貨明細賬，核算存貨成本。五、特殊情況處理（一）緊急到貨1.對于緊急到貨的貨物，可先辦理臨時入庫手續，待驗收合格后再補辦正式入庫手續。2.倉庫管理人員應對緊急到貨的貨物進行單獨標識和管理，確保貨物安全。（二）貨物損壞1.在到貨驗收過程中發現貨物損壞，驗收人員應立即停止驗收，并對損壞情況進行拍照、記錄。2.采購部門負責與供應商協商賠償事宜，如屬運輸過程中造成的損壞，應及時聯系物流公司進行理賠。3.對于可修復的損壞貨物，倉庫管理部門應安排維修，并在維修后重新進行驗收和入庫。（三）退貨處理1.因質量問題、規格不符等原因需要退貨的貨物，采購部門應及時與供應商溝通，辦理退貨手續。2.倉庫管理部門負責安排退貨貨物的清點、包裝和發運，并做好記錄。退貨發運后，應及時更新庫存管理系統。六、庫存盤點（一）盤點計劃1.倉庫管理部門應制定庫存盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員安排等。2.庫存盤點計劃應提前[X]天通知各相關部門，以便做好準備工作。（二）盤點實施1.盤點人員按照盤點計劃對庫存貨物進行逐一清點，記錄實際數量、規格、型號等信息。2.在盤點過程中，如發現賬實不符的情況，應及時查明原因，并做好記錄。（三）盤點結果處理1.盤點結束后，盤點人員應填寫盤點報告，詳細說明盤點情況、賬實差異及原因分析等。2.倉庫管理部門根據盤點報告進行賬務調整，確保賬實相符。對于盤盈、盤虧的貨物，應按照公司相關規定進行處理。七、人員職責（一）采購部門1.負責與供應商溝通到貨事宜，確保供應商按時、準確發貨。2.及時將到貨信息通知倉庫管理部門和相關使用部門。3.協調處理到貨驗收過程中出現的問題，如與供應商協商退貨、換貨、補貨等。（二）倉庫管理部門1.負責到貨貨物的接收、驗收、入庫及存儲管理工作。2.安排足夠的驗收人員和場地，準備好驗收工具和設備。3.及時將入庫信息錄入庫存管理系統，確保庫存數據準確。4.定期組織庫存盤點，編制盤點報告，處理賬實差異。（三）質量檢驗部門1.按照相關質量標準和檢驗規范對到貨貨物進行質量檢驗。2.填寫質量檢驗報告，明確貨物質量是否合格。3.參與因質量問題產生的爭議協商處理。（四）財務部門1.根據入庫單和發票進行賬務處理，核算存貨成本。2.監督庫存管理情況，確保財務數據的準確性。（五）使用部門1.配合倉庫管理部門做好到貨驗收工作，提供必要的技術支持和質量標準。2.及時了解貨物到貨情況，確保生產或銷售活動的順利進行。八、監督與考核（一）監督檢查1.公司內部審計部門或相關管理部門定期對到貨入庫日常管理工作進行監督檢查，確保制度執行到位。2.監督檢查內容包括到貨通知的及時性、驗收工作的準確性、入庫手續的完整性、庫存管理的規范性等。（二）考核辦法1.建立到貨入庫日常管理工作考核機制，對各部門及相關人員的工作表現進行考核評價。2.考核指標包括到貨及時率、驗收準確率、入庫手續辦理及時率