小型公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司檔案管理，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、信函、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，便于管理和查找。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。4.便捷利用原則：建立高效的檔案檢索和利用體系，方便公司各部門及員工查閱和使用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)對公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交綜合管理部門。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案的安全和完整。3.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供檔案利用所需的相關(guān)資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司的工作計劃、總結(jié)、報告、報表等。5.公司的財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.公司的人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。7.公司的業(yè)務(wù)檔案，如銷售合同、客戶資料、項(xiàng)目文檔等。8.公司的技術(shù)檔案，如產(chǎn)品研發(fā)資料、工藝文件、技術(shù)圖紙等。9.公司的行政檔案，如會議紀(jì)要、通知、信函、辦公用品采購記錄等。10.公司的榮譽(yù)檔案，如獲獎證書、榮譽(yù)牌匾等。11.其他具有保存價值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案形成部門應(yīng)在文件辦理完畢后，及時將相關(guān)文件整理齊全，移交本部門檔案管理人員。3.對于重要文件和資料，應(yīng)同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，并確保兩者內(nèi)容一致。4.檔案管理人員應(yīng)定期對收集的檔案進(jìn)行檢查，對不符合要求的檔案及時退回形成部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別進(jìn)行分類，如行政管理類、人事管理類、財務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類、技術(shù)管理類等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查找。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案移交綜合管理部門歸檔。2.對于重要或緊急的檔案，應(yīng)隨時形成隨時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的編號、名稱、數(shù)量、日期等信息，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。3.將檔案移交清單及檔案一并移交綜合管理部門，綜合管理部門檔案管理人員進(jìn)行核對無誤后，在移交清單上簽字，并將其中一份返還給移交部門留存。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，公司章程，年度財務(wù)報告，重大合同協(xié)議等。3.長期保管的檔案保管期限為[具體年限]年，主要包括一般性的合同協(xié)議、業(yè)務(wù)文件、人事檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為[具體年限]年，主要包括臨時性的文件、資料等。（四）保管要求1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.對不同保管期限、不同類別的檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案進(jìn)行鑒定，包括重復(fù)文件、無查考利用價值的文件等。3.對涉及公司機(jī)密但已過保密期限的檔案，經(jīng)鑒定后可按規(guī)定進(jìn)行處理。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進(jìn)行清查，確定需要鑒定的檔案清單。2.對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見。3.檔案鑒定工作小組對鑒定意見進(jìn)行集體討論，形成鑒定結(jié)論。4.對確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，注明檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息。（四）銷毀程序1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門負(fù)責(zé)組織檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。4.檔案銷毀完畢后，在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.將申請表提交所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)查閱人的工作需要進(jìn)行審核，并簽署意見。3.將審批后的申請表提交綜合管理部門，綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案。4.查閱人在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案歸還綜合管理部門檔案管理人員，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱范圍公司外部單位因工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可借閱與其業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案。（四）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.將申請表提交所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)借閱人的身份和借閱目的進(jìn)行審核，并簽署意見。3.將申請表提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，并簽署意見。4.將審批后的申請表提交綜合管理部門，綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案。5.借閱人辦理檔案借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，注明檔案編號、名稱、借閱日期、借閱期限、歸還日期等信息，并簽字確認(rèn)。6.綜合管理部門檔案管理人員將檔案借給借閱人，并告知借閱人檔案的保管要求和注意事項(xiàng)。7.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。8.借閱人歸還檔案時，綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人的責(zé)任。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計綜合管理部門應(yīng)定期對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計，填寫檔案管理統(tǒng)