創業貸款檔案管理制度一、總則（一）目的為加強創業貸款檔案的規范化管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，有效支持創業貸款業務的開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有與創業貸款相關的檔案管理工作，包括貸款申請、審批、發放、回收等環節中形成的各類文件、資料和記錄。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映創業貸款業務的實際情況。2.完整性原則：全面收集與創業貸款業務相關的各類資料，確保檔案資料的齊全。3.準確性原則：檔案信息應準確無誤，數據、文字表述清晰規范。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露。5.保密性原則：對涉及商業秘密、個人隱私等敏感信息的檔案嚴格保密。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善創業貸款檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理創業貸款檔案，確保檔案的有序存放和妥善保管。3.對檔案資料進行分類、編號、整理、裝訂和歸檔，保證檔案的完整性和規范性。4.建立檔案檢索系統，方便檔案的查詢和利用。5.定期對檔案進行檢查、盤點，確保檔案安全。6.按照規定的期限和程序對檔案進行鑒定、銷毀。（二）業務部門職責1.負責本部門創業貸款業務檔案資料的收集、整理和初步審核，確保資料的真實性和完整性。2.在規定時間內將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作。（三）相關人員職責1.貸款申請人應如實提供與創業貸款申請相關的資料，并對資料的真實性負責。2.信貸審批人員應對貸款審批過程中形成的各類文件、意見等及時歸檔。3.檔案管理人員應嚴格遵守檔案管理制度，認真履行檔案管理職責。三、檔案內容及分類（一）貸款申請檔案1.創業貸款申請書，包括申請人基本信息、創業項目情況、貸款金額及用途等。2.申請人身份證明文件，如身份證、營業執照等復印件。3.創業項目可行性研究報告，包括市場分析、產品或服務介紹、營銷策略、財務預測等。4.自有資金證明，如銀行存款證明、資產清單等。5.擔保資料，如抵押物產權證明、保證人身份證明及資信證明等（如有）。6.其他相關證明材料，如行業資質證書、專利證書等。（二）貸款審批檔案1.貸款審批流程中的各類審批意見、審批表。2.信貸調查人員撰寫的調查報告，包括申請人信用狀況、經營情況、還款能力等分析。3.風險評估報告，對貸款風險進行評估和分析。4.貸款審批會議紀要（如有）。（三）貸款發放檔案1.借款合同、擔保合同。2.貸款發放憑證。3.放款前的各項審核記錄，如抵押物登記證明、保證人核實情況等。（四）貸款回收檔案1.還款記錄，包括還款時間、金額、方式等。2.逾期貸款催收記錄，如催收通知書、催收電話記錄、上門催收記錄等。3.貸款展期相關資料（如有），包括展期申請、審批意見等。4.不良貸款處置記錄，如訴訟文件、抵押物處置文件等。（五）其他檔案1.與創業貸款業務相關的政策文件、法規依據等。2.業務培訓資料、宣傳資料等。3.其他需要歸檔的資料。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.業務部門在完成創業貸款業務相關工作后，應及時對形成的資料進行整理。按照檔案分類標準，將資料進行分類歸集。2.對每份資料進行核對，確保資料內容完整、準確，簽字蓋章齊全。3.去除資料中的無關頁、重復頁，對破損、褪色的資料進行修復或復制。4.按照一定順序排列資料，如按時間順序、重要程度等。（二）編號規則1.檔案管理部門為每份創業貸款檔案編制唯一的檔案編號。2.編號采用[年份][業務類型代碼][順序號]的格式。例如，2023年的創業貸款申請檔案，業務類型代碼為CL，順序號為001，則編號為2023CL001。3.業務類型代碼根據檔案類別設定，如貸款申請為CL，貸款審批為SP，貸款發放為FF，貸款回收為HS等。（三）裝訂要求1.將整理好的資料按照順序依次裝訂，采用A4紙張規格。2.左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字。3.在資料首頁左上角加蓋檔案編號章。（四）歸檔程序1.業務部門整理好檔案資料后，填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數量、編號等信息。2.在規定時間內將檔案資料連同檔案移交清單一并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，確認無誤后辦理簽收手續。4.檔案管理部門按照檔案分類和編號規則，將檔案存放于相應的檔案柜中，并建立檔案目錄索引。五、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應保持清潔、通風良好，溫度和濕度適宜。（二）保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。紙質檔案應分類存放于檔案柜中，電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。2.對重要檔案應采取雙套保管或異地備份等措施，確保檔案的安全性。（三）保管期限1.創業貸款檔案的保管期限根據相關法律法規和公司規定執行。一般情況下，貸款申請檔案、貸款審批檔案、貸款發放檔案保管期限為[X]年，貸款回收檔案保管期限為自貸款結清后[X]年。2.對于涉及訴訟、糾紛等特殊情況的檔案，應在相關事項處理完畢后繼續保管[X]年。（四）檔案檢查與盤點1.檔案管理部門定期對檔案進行檢查，檢查內容包括檔案的完整性、準確性、安全性等。2.每年至少進行一次檔案盤點，核對檔案數量、編號、存放位置等信息，確保賬實相符。3.對檢查和盤點中發現的問題，應及時采取措施進行整改，并記錄相關情況。六、檔案利用（一）查詢權限1.公司內部人員因工作需要查詢創業貸款檔案的，應填寫檔案查詢申請表，注明查詢目的、查詢內容等信息。2.檔案查詢申請表經所在部門負責人審批后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據審批意見，為查詢人員提供相應的檔案資料，并做好查詢記錄。4.涉及商業秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，未經授權不得查詢。確因工作需要查詢的，需經公司高層領導審批。（二）借閱權限1.公司內部人員因工作需要借閱創業貸款檔案的，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、借閱用途等信息。2.檔案借閱申請表經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。3.借閱人員應在規定期限內歸還檔案，如需延期借閱，應重新辦理審批手續。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉借、復印檔案資料，不得在檔案上批注無關信息。5.檔案管理部門應對借閱情況進行跟蹤和催還，確保檔案按時歸還。（三）復制權限1.因工作需要復制創業貸款檔案資料的，應填寫檔案復制申請表，注明復制內容、復制用途等信息。2.檔案復制申請表經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可復制。3.復制檔案資料應使用公司統一規定的復制設備和方式，確保復制件與原件一致。4.復制后的檔案資料應按照檔案管理規定進行登記和保管。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、業務部門負責人及相關專業人員組成。（二）鑒定標準1.根據檔案保管期限和檔案價值，對到期檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，如超過保管期限且無繼續保存必要的檔案，予以鑒定銷毀。3.對涉及未了事項、法律糾紛等仍需留存的檔案，應繼續妥善保管。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期清理到期檔案，編制檔案鑒定清單，注明檔案名稱、編號、形成時間、保管期限等信息。2.將檔案鑒定清單提交檔案鑒定工作小組進行審核鑒定。3.檔案鑒定工作小組根據鑒定標準，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。4.對確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清單，經公司分管領導審批后實施銷毀。（四）銷