受控文件記錄管理制度一、總則（一）目的為加強公司受控文件和記錄的管理，確保文件和記錄的準確性、完整性、規范性和可追溯性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有受控文件和記錄的管理，包括但不限于各類規章制度、操作規程、技術文件、合同協議、會議記錄、工作報表等。（三）職責分工1.行政部負責制定、修訂和完善受控文件記錄管理制度，并監督執行。負責受控文件的編號、發放、回收、歸檔和銷毀等工作。負責記錄的格式設計、編號、收集、整理、歸檔和保管等工作。2.各部門負責本部門受控文件的起草、審核、修訂和執行，并按規定及時向行政部提交相關文件。負責本部門記錄的填寫、收集、整理和保管，并按規定定期向行政部移交。負責對本部門使用的受控文件和記錄進行自查，確保其符合制度要求。二、受控文件管理（一）文件分類1.公司制度類：包括公司章程、基本管理制度、一般管理制度等。2.操作規程類：如生產操作規程、質量控制操作規程、設備操作規程等。3.技術文件類：產品設計圖紙、工藝文件、技術標準等。4.合同協議類：采購合同、銷售合同、服務合同等。5.其他文件類：如會議紀要、通知、報告等。（二）文件編號1.行政部負責為各類受控文件編制唯一的編號，編號規則如下：公司制度類：ZD年份序號，如ZD202301表示2023年第1號公司制度。操作規程類：GC部門代碼年份序號，如GCSC202302表示生產部門2023年第2號操作規程。技術文件類：JS專業代碼年份序號，如JSJX202303表示機械專業2023年第3號技術文件。合同協議類：HT年份序號，如HT202304表示2023年第4號合同協議。其他文件類：QT年份序號，如QT202305表示2023年第5號其他文件。2.部門代碼和專業代碼由行政部統一規定并發布。（三）文件起草1.各部門根據工作需要起草受控文件，文件內容應符合國家法律法規、行業標準和公司實際情況。2.起草文件時應使用規范的語言文字，內容應準確、完整、清晰，邏輯嚴謹。3.文件起草完成后，起草部門應進行自審，確保文件質量。（四）文件審核1.一般文件由起草部門負責人審核，重要文件或涉及多個部門的文件由相關部門負責人會審。2.審核內容包括文件的合法性、合規性、準確性、完整性、可行性等。3.審核通過的文件由審核人簽字確認。（五）文件批準1.公司制度類文件由總經理批準；操作規程類文件由分管副總經理批準；技術文件類文件由技術負責人批準；合同協議類文件由法定代表人或其授權代表批準；其他文件類文件由相關領導批準。2.文件批準人應認真審查文件內容，簽署批準意見。（六）文件發放1.行政部根據文件批準情況，對受控文件進行編號、排版、印刷，并發放至相關部門。2.文件發放時應填寫《受控文件發放登記表》，注明文件名稱、編號、發放部門、發放日期、領取人等信息，領取人應簽字確認。3.受控文件原則上只發放紙質版，如需發放電子版，應進行加密處理，并規定使用權限。（七）文件使用1.各部門應妥善保管受控文件，不得擅自復印、外借、轉讓。如需復印，應經行政部批準，并登記復印份數、用途等信息。2.文件使用部門應按照文件要求執行相關工作，確保文件的有效實施。3.如發現文件存在問題或不適用，應及時向行政部反饋，由行政部組織相關部門進行修訂。（八）文件修訂1.當文件所依據的法律法規、行業標準發生變化，或公司內部管理要求、業務流程發生調整時，應及時對文件進行修訂。2.文件修訂由原起草部門負責，修訂完成后按文件審核、批準程序進行。3.修訂后的文件應重新編號、發放，并收回原文件。行政部應及時更新《受控文件清單》。（九）文件回收1.因文件修訂、作廢或其他原因需要回收受控文件時，行政部應及時通知相關部門交回。2.各部門應將回收的文件及時交至行政部，行政部應核對回收文件的完整性，并在《受控文件回收登記表》上簽字確認。3.回收的作廢文件應進行標識，防止誤用。（十）文件歸檔1.行政部應定期對受控文件進行整理、歸檔，建立文件檔案。2.文件歸檔應按照文件類別、編號順序進行，確保文件的系統性和完整性。3.歸檔文件應編制《文件歸檔清單》，注明文件名稱、編號、歸檔日期等信息。（十一）文件銷毀1.對于已作廢或不再使用的受控文件，行政部應定期進行銷毀。2.文件銷毀前，行政部應填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，經相關領導批準后實施。3.文件銷毀應采用適當的方式，確保文件信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，填寫《文件銷毀記錄》，注明銷毀日期、地點、方式、執行人等信息。三、記錄管理（一）記錄分類1.行政記錄：如考勤記錄、辦公用品領用記錄、車輛使用記錄等。2.質量記錄：如檢驗報告、試驗記錄、質量評審記錄等。3.生產記錄：如生產日報表、生產批次記錄、設備運行記錄等。4.銷售記錄：如銷售訂單、發貨記錄、客戶反饋記錄等。5.財務記錄：如會計憑證、財務報表、審計報告等。6.其他記錄：如培訓記錄、會議記錄、合同執行記錄等。（二）記錄編號1.行政部負責為各類記錄編制唯一的編號，編號規則如下：行政記錄：XZ年份序號，如XZ202301表示2023年第1號行政記錄。質量記錄：ZL年份序號，如ZL202302表示2023年第2號質量記錄。生產記錄：SC年份序號，如SC202303表示2023年第3號生產記錄。銷售記錄：XS年份序號，如XS202304表示2023年第4號銷售記錄。財務記錄：CW年份序號，如CW202305表示2023年第5號財務記錄。其他記錄：QT年份序號，如QT202306表示2023年第6號其他記錄。2.記錄編號應與相應的文件或業務活動相關聯，便于查詢和追溯。（三）記錄格式設計1.各部門應根據工作需要設計記錄格式，記錄格式應符合國家法律法規、行業標準和公司實際情況。2.記錄格式應包括記錄名稱、編號、日期、填寫人、審核人、內容等必要信息。3.記錄格式應簡潔明了，易于填寫和識別。（四）記錄填寫1.記錄填寫應及時、準確、完整，不得漏填、錯填、涂改。2.記錄填寫人應簽字確認，審核人應進行審核并簽字。3.記錄填寫應使用黑色或藍色中性筆，不得使用鉛筆或圓珠筆。（五）記錄收集1.各部門應按照規定的時間和要求收集本部門的記錄，并進行整理。2.記錄收集應確保無遺漏，收集完成后應填寫《記錄收集清單》，注明記錄名稱、編號、數量、收集日期等信息。（六）記錄整理1.各部門應對收集的記錄進行分類整理，按照記錄編號順序排列。2.記錄整理應確保記錄的整齊、美觀，便于查閱和保管。3.對于電子記錄，應進行備份，并建立相應的索引和目錄。（七）記錄歸檔1.各部門應定期將整理好的記錄移交至行政部進行歸檔。2.行政部應按照記錄類別、編號順序進行歸檔，建立記錄檔案。3.歸檔記錄應編制《記錄歸檔清單》，注明記錄名稱、編號、歸檔日期等信息。（八）記錄保管1.行政部應妥善保管歸檔記錄，確保記錄的安全、完整。2.記錄保管期限應符合國家法律法規和公司相關規定，一般記錄保管期限為[X]年，重要記錄保管期限為[X]年。3.記錄保管應設置專門的存儲場所，配備必要的防護設備，防止記錄損壞、丟失、被盜等情況發生。（九）記錄查閱1.因工作需要查閱記錄時，查閱人應填寫《記錄查閱申請表》，注明查閱記錄名稱、編號、查閱原因等信息，經相關領導批準后，到行政部查閱。2.行政部應按照規定提供查閱服務，并對查閱情況進行記錄，填寫《記錄查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人、查閱記錄名稱、編號、查閱內容等信息。3.查閱記錄時不得擅自復印、外借、涂改記錄，如需復印，應經行政部批準，并登記復印份數、用途等信息。（十）記錄銷毀1.對于超過保管期限或已無保存價值的記錄，行政部應定期進行銷毀。2.記錄銷毀前，行政部應填寫《記錄銷毀申請表》，注明記錄名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，經相關領導批準后實施。3.記錄銷毀應采用適當的方式，確保記錄信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，填寫《記錄銷毀記錄》，注明銷毀日期、地點、方式、執行人等信息。四、監督與考核（一）監督檢查1.行政部負責定期對各部門受控文件和記錄的管理情況進行監督檢查，檢查內容包括文件和記錄的起草、審核、批準、發放、使用、修訂、回收、歸檔、銷毀等環節。2.監督檢查可采用現場檢查、查閱資料、詢問相關人員等方式進行。3.對于監督檢查中發現的問題，行政部應及時下達《整改通知書》，要求責任部門限期整改。（二）考核評價1.公司將受控文件和記錄的管