公司采購報銷管理制度一、總則1.目的為了加強公司采購報銷管理，規范采購報銷流程，提高資金使用效益，保障公司正常運營，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門因生產、經營、管理等需要進行的采購活動及其相關費用的報銷。3.基本原則真實性原則：采購報銷的各項憑證必須真實、合法、有效，反映采購業務的實際發生情況。合理性原則：采購行為應符合公司業務需求，費用支出應合理、必要，杜絕浪費和不合理開支。合規性原則：嚴格遵守國家法律法規和公司內部規定，確保采購報銷流程合法合規。及時性原則：采購業務完成后，應及時辦理報銷手續，不得拖延。二、采購流程1.采購申請各部門根據業務需求，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品或服務的名稱、規格、數量、預算金額、需求日期等信息。部門負責人對采購申請進行審核，簽字確認后提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行評估，選擇合適的供應商進行詢價、比價或招標。根據采購金額大小，按照公司審批權限規定，報相關領導審批。采購金額較小的，由采購部門負責人審批；采購金額較大的，需經分管領導、財務負責人及總經理審批。3.采購合同簽訂采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購物品或服務的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式等條款。采購合同簽訂后，采購部門應將合同副本提交至財務部門備案。4.采購執行供應商按照采購合同約定的時間、地點和質量標準交付貨物或提供服務。采購部門負責對采購貨物或服務進行驗收，填寫《采購驗收單》，注明驗收情況，驗收合格后由驗收人員簽字確認。5.采購發票取得供應商應在交貨或提供服務后，按照合同約定及時開具合法有效的發票。發票內容應與采購合同一致，包括貨物或服務的名稱、規格、數量、金額、稅率等信息。采購部門應確保取得的發票真實、完整、有效，并在規定時間內將發票提交至財務部門。三、報銷流程1.報銷準備采購人員整理采購相關的原始憑證，包括采購發票、采購合同、采購申請表、采購驗收單等。對原始憑證進行審核，確保憑證內容真實、完整、合規，各項信息與采購業務一致。2.填寫報銷單采購人員按照公司規定的報銷單格式，填寫《費用報銷單》，詳細注明采購項目、報銷金額、報銷事由、發票號碼等信息。在報銷單上簽字確認，并附上整理好的原始憑證。3.部門審核采購人員所在部門負責人對報銷單及原始憑證進行審核，核實采購業務的真實性、合理性和必要性，簽字確認后提交至財務部門。4.財務審核財務部門對報銷單及原始憑證進行審核，重點審核發票的真實性、合法性、有效性，報銷金額是否符合預算和合同約定，報銷流程是否合規等。財務審核人員如發現問題，應及時與采購人員溝通，要求其補充或更正相關信息。審核無誤后，在報銷單上簽字。5.領導審批根據公司審批權限規定，報相關領導審批。報銷金額較小的，由財務負責人審批；報銷金額較大的，需經分管領導、總經理審批。6.報銷支付經領導審批通過后，財務部門按照公司規定的付款方式和時間，辦理報銷支付手續。對于符合現金支付條件的報銷，財務人員支付現金；對于通過銀行轉賬支付的報銷，財務人員將款項轉入供應商指定的銀行賬戶。四、報銷標準1.采購物品報銷標準采購物品應按照公司預算和實際需求進行采購，報銷金額不得超過采購申請時的預算金額。如有特殊情況需要超預算采購，應提前辦理預算調整手續。采購物品的價格應合理，符合市場行情。對于批量采購或長期合作的供應商，應通過談判、招標等方式爭取更優惠的價格。采購物品的質量應符合公司要求，如有質量問題，應及時與供應商協商解決，如因質量問題產生的退換貨、維修等費用，應按照實際發生情況進行報銷。2.采購服務報銷標準采購服務的費用應根據服務內容、服務期限、服務質量等因素進行合理定價。報銷時應提供服務合同、服務發票、服務驗收報告等相關憑證。對于專業性較強的服務采購，應選擇具有相應資質和經驗的供應商，并要求其提供詳細的服務方案和報價。服務費用的支付應按照合同約定的方式和時間進行，如因服務質量問題導致公司遭受損失的，應根據合同約定要求供應商承擔相應的賠償責任。3.差旅費報銷標準因采購業務需要出差的，差旅費報銷標準按照公司《差旅費管理制度》執行。出差人員應在出差結束后及時辦理報銷手續，提供真實有效的出差憑證，包括機票、車票、住宿發票、餐飲發票等。差旅費報銷應嚴格按照規定的標準進行，超標準部分原則上不予報銷，如有特殊情況需要超標準報銷的，應提前經分管領導審批。五、報銷期限1.采購業務完成后，采購人員應在[X]個工作日內辦理報銷手續。如有特殊情況需要延期報銷的，應提前向財務部門說明原因，并經財務負責人批準。2.對于超過報銷期限的費用報銷，財務部門有權拒絕受理。因特殊原因導致逾期報銷的，由采購人員自行承擔相應責任。六、報銷憑證要求1.發票要求采購報銷必須取得合法有效的發票，發票應加蓋發票專用章。發票內容應填寫完整，包括公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息。發票金額應與實際采購金額一致，不得虛開發票或開具與實際業務不符的發票。對于增值稅專用發票，采購人員應及時將發票抵扣聯提交至財務部門進行認證，認證通過后方可報銷。2.其他憑證要求采購合同、采購申請表、采購驗收單等其他原始憑證應真實、完整、有效，與發票內容相互印證。原始憑證應粘貼整齊，按照報銷單的格式和順序進行排列，便于審核和查閱。對于自制的原始憑證，如采購清單、驗收報告等，應注明業務內容、數量、金額、經辦人員等信息，并由相關人員簽字確認。七、特殊情況處理1.預付款采購對于需要預付款的采購業務，采購部門應填寫《預付款申請表》，注明預付款金額、采購項目、供應商名稱等信息，按照公司審批權限報相關領導審批。預付款支付后，采購人員應及時跟蹤采購進度，確保供應商按時交貨或提供服務。在貨物或服務驗收合格后，按照正常報銷流程辦理報銷手續，沖減預付款項。2.退貨及退款如因質量問題或其他原因發生退貨的，采購人員應及時與供應商協商辦理退貨手續，并取得供應商開具的紅字發票或退款憑證。退貨后，采購人員應按照公司規定的流程辦理報銷沖減手續，將已報銷的款項退回公司。3.發票遺失如采購發票遺失，采購人員應及時與供應商聯系，要求供應商提供發票復印件并加蓋發票專用章，同時提供相關證明材料，如采購合同、付款憑證等。采購人員應填寫《發票遺失說明》，詳細說明發票遺失的原因、發票號碼、金額等信息，經部門負責人和財務負責人審核后，按照公司規定的審批流程進行報銷。八、監督與檢查1.公司財務部門負責對采購報銷業務進行日常監督和檢查，定期對采購報銷憑證、報銷流程等進行審核，確保采購報銷業務的真實性、合法性和合規性。2.公司審計部門負責對采購報銷業務進行內部審計，不定期對采購報銷情況進行抽查，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.對于違反本制度的采購報銷行為，公司將視情