客戶樣品領取管理制度一、總則（一）目的為規范公司客戶樣品領取流程，確保樣品領取的準確性、及時性和安全性，提高客戶滿意度，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及客戶樣品領取的部門和人員。（三）基本原則1.嚴格審批原則：客戶樣品領取需經過嚴格的審批流程，確保領取用途合理、必要。2.準確記錄原則：詳細記錄樣品領取的相關信息，包括領取人、領取時間、樣品名稱、數量等，便于追溯和管理。3.安全保障原則：采取必要措施確保樣品在領取、運輸和使用過程中的安全，防止樣品損壞、丟失或泄露。4.成本控制原則：在滿足客戶需求的前提下，合理控制樣品領取數量，避免浪費，降低公司成本。二、客戶樣品領取流程（一）客戶申請1.客戶如需領取樣品，應提前與公司相關業務部門或銷售人員聯系，填寫《客戶樣品領取申請表》。申請表應包括客戶基本信息、樣品名稱、規格、數量、領取用途、預計歸還時間等內容。2.業務部門或銷售人員收到客戶申請后，對申請內容進行初步審核，確認申請的合理性和必要性。如申請信息不完整或存在疑問，應及時與客戶溝通補充或澄清。（二）內部審批1.經初步審核通過的《客戶樣品領取申請表》，由業務部門或銷售人員提交至相關部門負責人進行審批。審批部門應根據樣品的性質、價值、庫存情況以及客戶需求等因素進行綜合評估，決定是否批準申請。2.對于價值較高、數量較大或涉及重要技術信息的樣品領取申請，可能需要經過更高級別的領導審批，如部門經理、分管領導甚至總經理。3.審批人應在申請表上簽署審批意見，明確批準或不批準，并注明理由。如批準申請，應確定樣品領取的具體時間和方式；如不批準，應及時向客戶說明原因。（三）樣品準備1.審批通過后，倉庫管理部門根據申請表上的樣品信息，準備相應的樣品。倉庫管理人員應對樣品進行仔細核對，確保樣品的名稱、規格、數量等與申請表一致，并檢查樣品的質量和完整性。2.如倉庫庫存不足，倉庫管理部門應及時通知相關部門進行樣品調配或生產補充。在樣品準備過程中，應采取必要的防護措施，確保樣品不受損壞。（四）領取交接1.客戶或其授權代表應在規定的領取時間到達公司，憑有效身份證明領取樣品。領取人應在《客戶樣品領取登記表》上簽字確認，注明領取時間、樣品名稱、規格、數量等信息。2.倉庫管理人員將準備好的樣品與領取人進行當面交接，向領取人詳細說明樣品的使用方法、注意事項以及歸還要求等。如樣品需要特殊的運輸或保存條件，應提供相應的指導和協助。3.對于需要客戶支付樣品費用的情況，財務部門應在領取前與客戶確認費用金額，并在客戶支付費用后，出具收款憑證。領取人憑收款憑證領取樣品。（五）樣品歸還1.客戶應按照事先約定的歸還時間將樣品歸還公司。如因特殊原因需要延期歸還，客戶應提前向公司相關業務部門或銷售人員提出申請，說明延期原因和預計歸還時間，經批準后方可延期。2.客戶歸還樣品時，倉庫管理人員應進行認真核對，檢查樣品的完整性和質量狀況。如發現樣品有損壞或丟失，應要求客戶說明原因，并根據實際情況協商解決方案，如要求客戶賠償損失等。3.倉庫管理人員在確認樣品完好無損后，在《客戶樣品領取登記表》上記錄樣品歸還時間，并由客戶簽字確認。同時，將歸還的樣品妥善存放，以便后續管理和使用。三、樣品領取的相關規定（一）領取權限1.公司內部員工因工作需要領取客戶樣品，需按照上述客戶樣品領取流程進行申請和審批。未經批準，不得擅自領取客戶樣品。2.嚴禁非公司員工領取客戶樣品。如有特殊情況需要非公司員工領取樣品，必須經過公司相關領導批準，并由公司員工陪同領取，確保樣品安全。（二）領取數量1.客戶樣品領取數量應根據客戶實際需求和公司規定進行合理確定。原則上，領取數量不得超過滿足客戶需求的最低限度，避免不必要的浪費。2.如客戶需要領取較大數量的樣品，業務部門或銷售人員應與客戶充分溝通，了解其具體用途和后續使用計劃，評估是否有必要提供如此數量的樣品，并在申請審批過程中詳細說明情況。（三）領取時間1.客戶樣品領取時間應根據公司工作安排和客戶需求進行合理安排。一般情況下，應提前與客戶協商確定領取時間，并在申請表上明確注明。2.如因特殊原因需要臨時領取樣品，業務部門或銷售人員應盡快協調相關部門，在確保能夠及時準備好樣品的前提下，安排領取時間，并及時通知客戶。（四）樣品使用1.領取客戶樣品的人員應嚴格按照公司規定和客戶要求使用樣品，不得擅自改變樣品用途或進行其他違規操作。2.在樣品使用過程中，如發現樣品存在質量問題或其他異常情況，應及時停止使用，并向公司相關部門報告。公司應根據具體情況，與客戶協商解決方案，如更換樣品、提供技術支持等。（五）樣品保管1.領取客戶樣品的人員應妥善保管樣品，確保樣品在領取、運輸和使用過程中的安全。對于易損、易變質或有特殊保管要求的樣品，應采取相應的防護措施，如冷藏、防潮、防震等。2.不得將客戶樣品轉借他人或用于非公司業務目的。如因工作需要與其他部門或單位共享樣品，應經過公司相關領導批準，并辦理相應的借用手續。（六）樣品費用1.對于需要客戶支付樣品費用的情況，公司應在與客戶簽訂合作協議或業務合同中明確樣品費用的標準、支付方式和時間等條款。2.財務部門應按照合同約定及時向客戶收取樣品費用，并做好費用核算和賬務處理工作。如客戶未按時支付樣品費用，公司應采取相應的催款措施，直至通過法律途徑解決。四、監督與考核（一）監督機制1.公司設立專門的監督小組，負責對客戶樣品領取管理制度的執行情況進行監督檢查。監督小組由公司內部審計、質量控制、倉庫管理等相關部門人員組成。2.監督小組定期或不定期對樣品領取流程、樣品保管情況、費用收取等進行檢查，發現問題及時督促整改。對于違反制度規定的行為，應及時進行調查處理，并記錄在案。（二）考核辦法1.將客戶樣品領取管理制度的執行情況納入員工績效考核體系。對于在樣品領取管理工作中表現優秀的部門和個人，給予相應的獎勵，如績效加分、獎金、榮譽證書等。2.對于違反客戶樣品領取管理制度的行為，視情節輕重給予相應的處罰。處罰措施包括警告、罰款、績效扣分、降職降薪、解除勞動合同等。如因違規行為給公司造成經濟損失的，違規人員應承擔相應的賠償責任。五、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.人力資源部門應制定客戶樣品領取管理制度的培訓計劃，定期組織相關部門和人員進行培訓，確保員工熟悉制度內容和領取流程。2.培訓內容應包括制度的目的、適用范圍、流程、相關規定、監督考核等方面，同時結合實際案例進行講解，提高員工的理解和應用能力。（二）宣傳推廣1.通過公司內部會議、宣傳欄、內部刊物等渠道，加強對客戶樣品領取管理制度的宣傳推廣，使全體員工充分認識到制度的重要性，自覺遵守制度規定。2.在與客戶溝通和業務往來過程中，向客戶宣傳公司的樣品領取管理制度，確保客戶了解領取流程和相關要求，積極配合公司做好樣品管理工作。六、附則（一）制度修訂1.本制度如有未盡