公司通知收發管理制度一、總則（一）目的為了規范公司通知的收發流程，確保公司信息及時、準確、有效地傳達給相關人員，提高工作效率，避免信息傳遞不暢導致的工作失誤和延誤，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門之間以及公司與外部相關單位之間通知的收發管理。（三）基本原則1.及時準確原則通知的傳達要做到及時，確保相關人員能夠在第一時間獲取信息；同時，信息內容必須準確無誤，避免因信息錯誤而造成工作偏差。2.分級負責原則根據通知的重要性和涉及范圍，明確各級人員的職責，確保通知的傳達和處理得到有效落實。3.存檔備案原則對所有通知進行存檔備案，以便日后查閱和追溯，為公司的管理決策提供依據。二、通知的分類及格式要求（一）通知的分類1.內部通知公司文件：包括公司章程、制度、規定、決議等正式文件。工作通知：關于公司日常工作安排、任務分配、會議通知、工作進展匯報等方面的通知。人事通知：涉及員工招聘、培訓、晉升、調動、離職等人事變動的通知。財務通知：有關公司財務政策、費用報銷、預算執行等方面的通知。2.外部通知商務函件：與合作伙伴、客戶、供應商等外部單位進行業務溝通、合作洽談、合同簽訂等方面的函件。政府公文：公司收到的來自政府部門的各類文件、通知、政策法規等。（二）格式要求1.標題內部通知標題應簡潔明了，準確概括通知的主要內容，一般采用“關于[具體事項]的通知”格式。外部商務函件標題可根據實際情況靈活擬定，但要突出主題，如“關于[合作項目名稱]的溝通函”等。政府公文標題應按照政府部門的要求和規范進行填寫，確保準確無誤。2.編號公司文件、重要工作通知等應進行編號管理，編號格式為“[年份][部門代碼][順序號]”，例如“2023HR001”，以便于查詢和管理。其他通知可根據實際情況決定是否編號。3.主送單位/部門明確通知的接收對象，內部通知應具體到部門或個人，外部通知應寫明對方單位的全稱。4.正文內容應條理清晰，語言簡潔，表述準確。開頭部分應說明通知的目的和背景，中間部分詳細闡述通知的具體內容，結尾部分可提出要求或說明注意事項。涉及重要事項或復雜內容的通知，應分條列項進行說明，以便于閱讀和理解。5.附件如有相關附件，應在正文后注明附件名稱和數量，并確保附件內容與正文相關且完整。附件應按照規范格式命名，與正文一同保存或發送。6.落款內部通知落款應注明通知發出部門的名稱和日期，加蓋部門公章（如有需要）。外部商務函件落款應加蓋公司公章，并由法定代表人或授權代表簽字。政府公文落款按照政府部門的要求進行填寫。三、通知的收發流程（一）通知的起草與審核1.通知起草由相關部門或人員根據工作需要起草通知內容，確保通知的準確性和完整性。起草人應認真核對通知中的各項信息，包括標題、編號、主送單位/部門、正文、附件等，避免出現錯誤或遺漏。2.審核通知起草完成后，應提交給部門負責人進行審核。部門負責人要對通知的內容、格式、措辭等進行全面審查，確保通知符合公司的政策法規和工作要求。對于涉及多個部門或重要事項的通知，還需提交公司領導進行審批。公司領導應從公司整體利益出發，對通知的必要性、可行性等進行綜合評估，提出修改意見或批準發布。（二）通知的發布1.內部通知發布通過公司內部辦公系統（如OA系統）發布通知，確保相關人員能夠及時收到。發布時應選擇合適的發布范圍，避免誤發或漏發。對于重要的內部通知，可同時通過郵件、短信等方式進行提醒，確保相關人員知曉。在公司內部公告欄張貼通知，以便員工隨時查閱。張貼的通知應保持整潔、清晰，確保員工能夠看清通知內容。2.外部通知發布商務函件應按照公司規定的格式和流程進行撰寫、審核和蓋章，然后通過郵寄、傳真、電子郵件等方式發送給對方單位。發送郵件時，應確保收件人郵箱地址準確無誤，并在郵件主題中注明通知的主要內容，以便對方快速了解郵件主旨。對于重要的外部通知，應進行電話確認或跟蹤，確保對方已收到并理解通知內容。收到政府公文后，應及時進行登記，并按照規定的程序和要求進行處理，如傳閱、存檔等。（三）通知的接收與確認1.接收員工應定期登錄公司內部辦公系統，查看是否有新的通知發布。同時，關注公司內部公告欄和個人郵箱，及時獲取各類通知信息。對于外部郵件和函件，公司前臺或相關部門應及時接收，并進行登記。登記內容包括郵件/函件的發件人、收件人、主題、收到日期等。2.確認員工收到通知后，應仔細閱讀通知內容，如有疑問或不清楚的地方，應及時與通知發布部門或相關人員進行溝通確認。對于需要回復的通知，員工應按照通知要求及時進行回復，回復內容應明確、簡潔，表達自己的意見和態度。部門負責人在收到涉及本部門的通知后，應及時組織部門人員進行傳達和學習，并安排相關工作的落實。同時，將通知的執行情況及時反饋給通知發布部門。（四）通知的存檔與保管1.內部通知存檔公司辦公室負責對各類內部通知進行存檔管理。存檔時應按照通知的類別、年份、月份等進行分類整理，建立電子檔案和紙質檔案。電子檔案應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并定期進行備份，防止數據丟失。紙質檔案應存放在專門的文件柜中，便于查閱。對于重要的內部通知，應長期保存；一般性通知可根據實際情況保存一定期限后進行銷毀，但需按照公司檔案管理規定進行審批和登記。2.外部通知存檔收到的外部商務函件和政府公文等，由相關部門負責進行存檔管理。存檔要求與內部通知類似，應建立詳細的檔案記錄，確保文件的完整性和可追溯性。涉及公司重要業務和合作的外部通知，應永久保存；其他一般性外部通知可根據業務需要和公司規定確定保存期限。四、通知收發的職責分工（一）通知起草部門職責1.根據工作需要及時起草各類通知，確保通知內容準確、完整、清晰。2.對通知進行初步審核，檢查格式、措辭等是否符合要求，并提交部門負責人進一步審核。3.負責通知的傳達和解釋工作，確保本部門及相關人員理解通知內容并按照要求執行。（二）通知審核部門/人員職責1.部門負責人對本部門起草的通知進行全面審核，重點審查通知內容的合理性、合規性以及與公司整體工作的協調性。2.對于涉及多個部門或重要事項的通知，公司領導應從公司戰略和全局角度進行審批，提出指導性意見和建議。（三）通知發布部門職責1.公司辦公室負責內部通知的統一發布和管理，確保通知及時、準確地傳達給相關人員。2.按照規定的格式和流程對外部商務函件進行起草、審核、蓋章和發送，跟蹤函件的發送情況和對方的接收反饋。3.負責對通知發布渠道的維護和管理，確保辦公系統、郵件系統、公告欄等正常運行，保證通知能夠順利傳達。（四）通知接收部門/人員職責1.員工應及時關注公司發布的各類通知，認真閱讀通知內容，按照通知要求執行相關工作任務。2.對于收到的通知如有疑問或不清楚的地方，應及時與通知發布部門或相關人員進行溝通確認，確保準確理解通知意圖。3.部門負責人負責組織本部門人員對涉及本部門的通知進行學習和傳達，安排工作落實，并及時反饋執行情況。（五）檔案管理部門職責1.公司辦公室負責公司各類通知檔案的統一管理，包括電子檔案和紙質檔案的整理、存儲、查閱和銷毀等工作。2.建立健全通知檔案管理制度，確保檔案的完整性、準確性和安全性，為公司的管理決策提供有力支持。五、通知收發的監督與考核（一）監督機制1.公司辦公室定期對通知的收發情況進行檢查，包括通知的起草質量、審核流程、發布及時性、接收確認情況以及檔案管理等方面。2.設立意見反饋渠道，鼓勵員工對通知收發過程中存在的問題進行反饋，公司辦公室應及時對反饋意見進行收集、整理和分析，并采取相應的改進措施。（二）考核辦法1.將通知收發工作納入部門和員工的績效考核體系，對在通知收發過程中表現出色的部門和個人進行表彰和獎勵。2.對于在通知起草、審核、發布等環節出現錯誤或延誤，影響工作正常開展的部門和個人，按照公司績效考核