安全社區檔案管理制度一、總則（一）目的為加強安全社區檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發揮檔案在安全社區建設、運行和持續改進中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于安全社區建設過程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理，包括但不限于安全規劃、安全管理制度、安全檢查記錄、事故與傷害監測報告、培訓記錄、應急預案及演練記錄等。（三）基本原則1.集中統一管理原則安全社區檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統一管理，確保檔案的系統性和完整性。2.真實準確原則檔案內容應如實反映安全社區建設和運行的實際情況，數據準確、字跡清晰、簽字齊全。3.分類科學原則按照檔案的來源、內容、形式等進行科學分類，便于查找、利用和管理。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對涉及機密的檔案嚴格保密。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.制定和完善安全社區檔案管理制度，并組織實施。2.負責安全社區各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管和統計工作。3.建立檔案檢索系統，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經批準后組織銷毀。5.負責檔案庫房的安全管理，確保檔案存放環境符合要求。6.對各部門檔案管理工作進行指導、監督和檢查。（二）各部門職責1.負責本部門在安全社區建設過程中形成的文件、資料、記錄等的收集、整理和初步分類，并定期移交檔案管理部門。2.明確專人負責本部門檔案管理工作，確保檔案的及時、準確歸檔。3.按照檔案管理部門的要求，配合做好檔案的整理、編目、裝訂等工作。4.在檔案利用過程中，遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、轉借、銷毀檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.安全社區建設規劃、實施方案、年度工作計劃和總結。2.安全管理制度、操作規程、應急預案及相關修訂記錄。3.安全檢查記錄、隱患排查治理臺賬、整改報告。4.事故與傷害監測報告、統計分析資料。5.安全培訓計劃、教材、記錄及考核成績。6.安全宣傳教育活動資料，如宣傳海報、宣傳冊、活動照片等。7.安全設施設備臺賬、維護保養記錄、檢測報告。8.安全社區建設相關會議記錄、紀要。9.與安全社區建設相關的外部文件、資料，如政府部門的政策法規、標準規范等。10.其他與安全社區建設有關的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案收集應遵循真實、準確、完整的原則，不得遺漏重要信息。3.對收集到的檔案應進行初步整理，剔除重復、無效的文件，確保檔案質量。（三）整理方法1.分類按照檔案的內容和性質，分為安全規劃與計劃類、安全管理制度類、安全檢查與隱患治理類、事故與傷害監測類、安全培訓教育類、安全宣傳與文化類、安全設施設備管理類、會議記錄類、外部文件類等類別。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，編號應具有系統性和邏輯性，便于管理和查詢。編號可采用數字編碼或字母與數字相結合的方式。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內容。檔案目錄應打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。4.裝訂對紙質檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應注意保持檔案的原貌，不得隨意裁剪或損壞檔案內容。四、檔案的保管（一）保管期限根據檔案的重要性和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管涉及安全社區建設重大決策、重要事件、核心數據等具有長遠歷史意義和查考價值的檔案。2.長期保管保存期限為10年以上（含10年）的檔案，如安全管理制度、操作規程、應急預案等。3.短期保管保存期限為110年的檔案，如安全檢查記錄、培訓記錄、宣傳教育活動資料等。（二）保管方式1.紙質檔案設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，確保紙質檔案的安全存放。檔案應分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引。2.電子檔案建立電子檔案管理系統，對電子檔案進行分類存儲。電子檔案應定期進行備份，備份存儲介質應異地存放，防止數據丟失。同時，應建立電子檔案的訪問權限控制機制，確保電子檔案的安全。（三）庫房管理1.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施設備，并定期進行檢查和維護，確保設施設備正常運行。3.檔案庫房應設置專人管理，嚴格限制無關人員進入。管理人員應熟悉檔案管理業務，遵守檔案庫房管理制度。五、檔案的利用（一）利用范圍1.安全社區建設工作的決策參考。2.安全管理制度的制定、修訂和完善。3.安全檢查、隱患排查治理工作的指導。4.事故與傷害原因分析和預防措施制定。5.安全培訓教育內容的設計和改進。6.安全宣傳教育活動的策劃和組織。7.安全設施設備管理的依據。8.其他與安全社區建設相關的工作需要。（二）利用流程1.申請利用者需填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、編號等信息，并經所在部門負責人簽字同意。2.審批檔案管理部門對利用申請進行審核，根據檔案的密級和保管期限，確定是否批準利用。對于涉及機密的檔案，需經檔案管理部門負責人和分管領導批準。3.查閱經批準后，利用者到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理人員應按照利用者的需求提供檔案，并做好查閱登記，記錄查閱時間、利用者姓名、檔案名稱、編號等信息。4.復制如需復制檔案，利用者應填寫檔案復制申請表，注明復制內容、用途等信息，經檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員進行復制。復制的檔案應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。5.歸還利用完畢后，利用者應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應認真核對檔案數量和完整性，確保檔案無損壞、丟失等情況。（三）利用限制1.未經檔案管理部門批準，任何人不得擅自查閱、復制、借閱檔案。2.查閱檔案時，利用者應在檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案帶出檔案庫房。3.對于涉及機密的檔案，利用者應嚴格遵守保密規定，不得泄露檔案內容。4.檔案利用申請表、查閱登記記錄等應妥善保管，保存期限與檔案相同。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、各部門檔案管理人員代表等組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和是否需要銷毀。（二）鑒定方法1.根據檔案的形成時間、內容、重要性等因素，對檔案進行綜合評估。2.參考國家有關檔案保管期限的規定和安全社區建設的實際需求，確定檔案的保管期限。3.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，形成檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經檔案管理部門負責人、分管領導簽字批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應采用安全、可靠的方式進行，如粉碎、焚燒等，并由兩人以上監銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監銷人員應在檔案銷毀清單上簽字確認，并將檔案銷毀清單歸檔保存。七、檔案的統計與移交（一）統計工作1.檔案管理部門應建立檔案統計臺賬，對檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等情況進行統計。2.定期向上級主管部門和相關部門報送檔案統計報表，確保檔案統計數據的準確性和及時性。3.對檔案統計數據進行分析，總結檔案管理工作中的經驗和問題，為檔案管理工作的改進提供依據。（二）移交工作1.安全社區建設項目結束后，應按照國家有關檔案管理的規定，將檔案移交至相關檔案管理部門或單位。2.檔案移交時，應編制檔案移交清單，注明檔案名稱、數量、保管期限等信息，并辦理交接手續。3.接收單位應對