工程材料報價管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司工程材料報價管理工作，確保工程材料采購價格合理、透明，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有工程項目涉及的材料采購報價管理活動。3.基本原則公平、公正、公開原則：確保所有參與報價的供應(yīng)商在平等的條件下競爭，報價過程和結(jié)果公開透明。成本效益原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過合理的報價管理，實現(xiàn)采購成本的有效控制，提高公司的經(jīng)濟效益。誠實守信原則：公司與供應(yīng)商應(yīng)誠實守信，如實提供報價信息，不得有欺詐行為。二、職責(zé)分工1.采購部門負責(zé)收集、整理工程材料采購需求信息，向潛在供應(yīng)商發(fā)送報價邀請。組織供應(yīng)商進行報價，并對報價文件進行初步審核。與供應(yīng)商進行商務(wù)談判，確定最終采購價格和合同條款。建立和維護供應(yīng)商報價檔案，定期更新供應(yīng)商信息。2.工程部門提供準確的工程材料規(guī)格、型號、數(shù)量等技術(shù)要求，協(xié)助采購部門制定采購方案。參與對供應(yīng)商報價的技術(shù)評審，對材料的技術(shù)性能、質(zhì)量標(biāo)準等進行評估。根據(jù)工程進度，及時反饋材料需求的變更情況。3.財務(wù)部門參與采購成本的分析和控制，提供財務(wù)方面的建議和支持。審核采購合同中的價格條款、付款方式等財務(wù)內(nèi)容，確保符合公司財務(wù)規(guī)定。對采購成本進行核算和統(tǒng)計，定期提供采購成本分析報告。4.法務(wù)部門審核采購合同，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，保障公司合法權(quán)益。對報價過程中涉及的法律問題提供咨詢和指導(dǎo)，防范法律風(fēng)險。三、報價流程1.需求提報工程部門根據(jù)工程設(shè)計文件和施工進度計劃，詳細填寫《工程材料需求申請表》，注明材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)計到貨時間等信息。將《工程材料需求申請表》提交給采購部門，采購部門對需求信息進行匯總和整理。2.供應(yīng)商選擇與邀請采購部門根據(jù)工程材料的類別、特點和以往采購經(jīng)驗，從公司合格供應(yīng)商名錄中篩選出潛在供應(yīng)商。向潛在供應(yīng)商發(fā)送《工程材料報價邀請書》，明確報價的材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)要求、報價截止時間、報價方式等內(nèi)容。對于新的采購項目，采購部門可通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦等方式，拓展供應(yīng)商資源，邀請有實力的供應(yīng)商參與報價。3.報價文件準備供應(yīng)商收到《工程材料報價邀請書》后，應(yīng)按照要求準備報價文件。報價文件應(yīng)包括報價單、產(chǎn)品規(guī)格說明書、質(zhì)量檢驗報告、售后服務(wù)承諾、公司資質(zhì)證明等相關(guān)資料。報價單應(yīng)明確材料的單價、總價、交貨期、交貨地點、付款方式等關(guān)鍵信息，且報價應(yīng)清晰、準確、完整。4.報價提交供應(yīng)商應(yīng)在報價截止時間前，將密封后的報價文件送達采購部門指定地點或通過指定郵箱發(fā)送電子報價文件。采購部門對收到的報價文件進行登記和編號，確保報價文件的完整性和有效性。5.報價評審采購部門組織工程部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員對供應(yīng)商的報價文件進行評審。評審內(nèi)容包括技術(shù)評審、商務(wù)評審和價格評審。技術(shù)評審主要對材料的規(guī)格、型號、性能、質(zhì)量等是否符合工程要求進行評估；商務(wù)評審主要對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、售后服務(wù)等進行審查；價格評審主要對各供應(yīng)商的報價進行比較和分析，評估價格的合理性。評審人員根據(jù)評審標(biāo)準對每份報價文件進行打分或評價，形成評審意見。6.談判與確定價格根據(jù)評審結(jié)果，采購部門選擇報價合理、綜合實力較強的供應(yīng)商進行商務(wù)談判。談判內(nèi)容包括價格、交貨期、質(zhì)量保證、售后服務(wù)等條款。在談判過程中，采購部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本構(gòu)成和價格底線，通過協(xié)商爭取更有利的采購條件。談判達成一致后，采購部門填寫《工程材料采購價格審批表》，附上報價文件、評審意見、談判記錄等資料，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審批權(quán)限對采購價格進行審批，審批通過后確定最終采購價格。7.合同簽訂采購部門根據(jù)確定的采購價格和合同條款，與供應(yīng)商簽訂《工程材料采購合同》。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。合同簽訂后，采購部門將合同副本分發(fā)給工程部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好后續(xù)工作的協(xié)調(diào)和配合。四、報價管理1.報價有效期供應(yīng)商的報價有效期一般為[X]個工作日，自報價截止日起計算。在報價有效期內(nèi)，公司有權(quán)根據(jù)評審結(jié)果選擇供應(yīng)商并簽訂合同。如遇特殊情況需要延長報價有效期，采購部門應(yīng)提前通知供應(yīng)商，并取得供應(yīng)商的書面同意。2.報價調(diào)整在報價有效期內(nèi)，如市場價格發(fā)生重大變化或供應(yīng)商的成本因素發(fā)生變動，供應(yīng)商可向采購部門提出報價調(diào)整申請。采購部門收到供應(yīng)商的報價調(diào)整申請后，應(yīng)重新組織評審，評估價格調(diào)整的合理性。如確需調(diào)整采購價格，應(yīng)按照本制度規(guī)定的流程重新進行審批和合同簽訂。3.報價保密參與報價管理的所有人員應(yīng)對供應(yīng)商的報價信息嚴格保密，不得向無關(guān)人員泄露。嚴禁供應(yīng)商之間相互串通報價或采取不正當(dāng)手段獲取其他供應(yīng)商的報價信息，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，取消其報價資格，并依法追究相關(guān)責(zé)任。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準入采購部門負責(zé)建立供應(yīng)商準入制度，明確供應(yīng)商的資質(zhì)要求、業(yè)績標(biāo)準、產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準等準入條件。新供應(yīng)商申請進入公司供應(yīng)商名錄時，應(yīng)提交營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認證證書、生產(chǎn)許可證、業(yè)績證明等相關(guān)資料。采購部門對新供應(yīng)商提交的資料進行審核，并實地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系等。審核通過后，將新供應(yīng)商納入公司合格供應(yīng)商名錄。2.供應(yīng)商評價與考核采購部門定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面進行評價和考核。評價方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等多種形式。根據(jù)供應(yīng)商的評價結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，在同等條件下給予優(yōu)先合作機會；對于不合格供應(yīng)商，及時進行整改或淘汰。建立供應(yīng)商評價檔案，記錄供應(yīng)商的評價結(jié)果和考核情況，作為供應(yīng)商后續(xù)合作的重要依據(jù)。3.供應(yīng)商激勵與約束公司對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)募畲胧缭黾硬少彿蓊~、給予價格優(yōu)惠、頒發(fā)榮譽證書等。對于違反合同約定、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、交貨期延誤等情況的供應(yīng)商，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等約束措施。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對工程材料報價管理工作進行審計監(jiān)督，檢查報價流程是否合規(guī)、報價文件是否完整、評審過程是否公正、采購價格是否合理等。審計部門如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反本制度規(guī)定的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.外部監(jiān)督接受公司上級主管部門、行業(yè)監(jiān)管部門等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息。對于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，公司應(yīng)認真對待，及時整改，不斷完善工程材料報價管理制度。七、違規(guī)處理1.對于在工程材料報價管理過程中違反本制度規(guī)定的行為，如供應(yīng)商提供虛假報價、采購人員與供應(yīng)商串通謀取私利、評審人員違規(guī)操作等，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。