印刷物資使用管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印刷物資的管理，規(guī)范印刷物資的采購(gòu)、使用、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)，提高印刷物資的使用效率，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及印刷物資使用的部門(mén)和人員。（三）基本原則1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)需求，合理安排印刷物資的采購(gòu)數(shù)量和種類，避免浪費(fèi)。2.節(jié)約使用原則：倡導(dǎo)全體員工節(jié)約使用印刷物資，降低消耗，提高資源利用率。3.規(guī)范管理原則：對(duì)印刷物資的采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化管理，確保流程清晰、責(zé)任明確。二、印刷物資的分類及定義（一）辦公用紙包括各類打印紙、復(fù)印紙、便簽紙、筆記本等，用于日常辦公文件的打印、復(fù)印、記錄等。（二）印刷設(shè)備耗材如打印機(jī)墨盒、硒鼓、色帶，復(fù)印機(jī)墨粉、載體等，是保證印刷設(shè)備正常運(yùn)行的消耗品。（三）宣傳印刷品涵蓋公司宣傳冊(cè)、海報(bào)、宣傳單頁(yè)、名片等，用于公司形象宣傳、產(chǎn)品推廣等。（四）其他印刷物資如文件夾、檔案袋、標(biāo)簽、證書(shū)等，滿足公司各類辦公及業(yè)務(wù)需求的印刷制品。三、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)根據(jù)各部門(mén)提交的印刷物資需求計(jì)劃，結(jié)合庫(kù)存情況，制定年度、季度和月度采購(gòu)計(jì)劃。2.選擇合格的供應(yīng)商，進(jìn)行采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量和價(jià)格合理。3.跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（二）倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)印刷物資的驗(yàn)收入庫(kù)工作，核對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購(gòu)合同一致。2.對(duì)入庫(kù)的印刷物資進(jìn)行分類存放，建立詳細(xì)的庫(kù)存臺(tái)賬，記錄物資的出入庫(kù)情況。3.定期盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存，確保賬實(shí)相符，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告庫(kù)存異常情況。4.根據(jù)審批后的領(lǐng)料單發(fā)放印刷物資，做好發(fā)放記錄。（三）使用部門(mén)1.根據(jù)工作實(shí)際需要，提前填寫(xiě)印刷物資需求申請(qǐng)表，詳細(xì)注明所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交給采購(gòu)部門(mén)。2.負(fù)責(zé)本部門(mén)印刷物資的領(lǐng)用、使用和保管，合理安排使用，避免浪費(fèi)和丟失。3.定期對(duì)本部門(mén)印刷物資的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)反饋使用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（四）行政管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定印刷物資使用管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.對(duì)各部門(mén)印刷物資的使用情況進(jìn)行不定期檢查，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)糾正。3.協(xié)調(diào)各部門(mén)之間在印刷物資使用管理方面的工作，促進(jìn)資源共享和合理調(diào)配。四、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.各部門(mén)應(yīng)于每月末根據(jù)下月工作安排，填寫(xiě)印刷物資需求申請(qǐng)表，提交給采購(gòu)部門(mén)。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明所需印刷物資的名稱、規(guī)格、預(yù)計(jì)數(shù)量、用途及需求時(shí)間等信息。2.采購(gòu)部門(mén)匯總各部門(mén)的需求申請(qǐng)表后，結(jié)合庫(kù)存情況進(jìn)行分析，制定月度采購(gòu)計(jì)劃。對(duì)于用量較大、需求相對(duì)穩(wěn)定的印刷物資，可制定季度或年度采購(gòu)計(jì)劃。3.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后的采購(gòu)計(jì)劃作為采購(gòu)工作的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、供貨及時(shí)的供應(yīng)商作為合作伙伴。2.對(duì)新供應(yīng)商進(jìn)行考察和評(píng)估，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面。考察合格后，將其納入合格供應(yīng)商名錄。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核，根據(jù)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等情況，給予相應(yīng)的評(píng)價(jià)等級(jí)。對(duì)于評(píng)價(jià)等級(jí)較低的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其改進(jìn)；如供應(yīng)商連續(xù)多次評(píng)價(jià)不合格，應(yīng)考慮更換供應(yīng)商。（三）采購(gòu)實(shí)施1.根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)部門(mén)向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。2.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t或物資質(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商解決。3.對(duì)于緊急采購(gòu)需求，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)緊急采購(gòu)申請(qǐng)表，說(shuō)明緊急采購(gòu)的原因和物資需求情況，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)立即組織采購(gòu)。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.印刷物資到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和送貨單，對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行核對(duì)。2.對(duì)于辦公用紙、宣傳印刷品等物資，主要檢查其外觀質(zhì)量、紙張規(guī)格、印刷清晰度等；對(duì)于印刷設(shè)備耗材，應(yīng)進(jìn)行試用，檢查其性能是否符合要求。3.如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格等問(wèn)題，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其補(bǔ)足或退換貨。驗(yàn)收合格的物資，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)。五、庫(kù)存管理（一）入庫(kù)管理1.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果，對(duì)合格的印刷物資辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)入庫(kù)單，詳細(xì)記錄物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫(kù)日期等信息。2.入庫(kù)單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交采購(gòu)部門(mén)作為付款依據(jù)，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)記賬。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照物資的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，建立庫(kù)存臺(tái)賬，對(duì)庫(kù)存物資的出入庫(kù)情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。庫(kù)存臺(tái)賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門(mén)的賬目進(jìn)行核對(duì)，確保賬賬相符。（二）存儲(chǔ)管理1.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，避免印刷物資受潮、發(fā)霉、變形等。對(duì)于有特殊存儲(chǔ)要求的物資，如易燃易爆的印刷設(shè)備耗材，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，檢查物資的數(shù)量、質(zhì)量等情況。盤(pán)點(diǎn)應(yīng)做到賬實(shí)相符，如發(fā)現(xiàn)盤(pán)盈、盤(pán)虧等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫(xiě)盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處理。3.對(duì)于長(zhǎng)期積壓、不再使用或損壞無(wú)法使用的印刷物資，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)清理，填寫(xiě)物資報(bào)廢申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)部門(mén)審批后進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢物資應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行集中銷毀，防止流失。（三）出庫(kù)管理1.使用部門(mén)因工作需要領(lǐng)用印刷物資時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)領(lǐng)料單，注明物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.領(lǐng)料單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)使用部門(mén)留存，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)記賬。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)審批后的領(lǐng)料單發(fā)放物資，并在領(lǐng)料單上簽字確認(rèn)。發(fā)放物資時(shí)，應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則，確保物資的質(zhì)量和有效期。4.對(duì)于貴重或限量使用的印刷物資，如特殊規(guī)格的宣傳冊(cè)、高檔名片等，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)建立領(lǐng)用登記制度，詳細(xì)記錄領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人、用途等信息，以便跟蹤管理。六、使用管理（一）使用規(guī)范1.各部門(mén)應(yīng)教育員工樹(shù)立節(jié)約意識(shí)，合理使用印刷物資，避免浪費(fèi)。提倡雙面打印、復(fù)印，減少紙張消耗。2.在打印文件前，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件內(nèi)容，確保無(wú)誤后再進(jìn)行打印，避免因錯(cuò)誤打印而造成紙張浪費(fèi)。3.對(duì)于可重復(fù)使用的印刷物資，如文件夾、檔案袋等，應(yīng)妥善保管，循環(huán)使用。4.禁止使用公司印刷物資從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)，如私人打印、復(fù)印等。（二）使用統(tǒng)計(jì)與分析1.各部門(mén)應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)印刷物資的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫(xiě)印刷物資使用統(tǒng)計(jì)表，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用時(shí)間、用途等信息。2.行政管理部門(mén)應(yīng)每月對(duì)各部門(mén)的印刷物資使用情況進(jìn)行匯總分析，對(duì)比實(shí)際使用量與預(yù)算量的差異，找出節(jié)約或浪費(fèi)的原因，并提出改進(jìn)措施。3.根據(jù)使用統(tǒng)計(jì)與分析結(jié)果，行政管理部門(mén)可對(duì)印刷物資的采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，優(yōu)化資源配置，提高使用效率。（三）廢舊物資回收1.各部門(mén)應(yīng)將使用過(guò)的廢舊印刷物資分類整理，定期交至倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)。廢舊物資包括廢紙、廢舊墨盒、硒鼓、過(guò)期宣傳印刷品等。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)對(duì)回收的廢舊物資進(jìn)行登記和存放，定期與專業(yè)回收公司聯(lián)系，進(jìn)行回收處理。回收處理所得款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)部門(mén)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)印刷物資的采購(gòu)、使用、庫(kù)存等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、物資驗(yàn)收情況、庫(kù)存管理情況、使用規(guī)范執(zhí)行情況等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。3.行政管理部門(mén)應(yīng)建立監(jiān)督檢查記錄檔案，對(duì)每次監(jiān)督檢查的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，作為考核評(píng)價(jià)的依據(jù)。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司將印刷物資使用管理情況納入部門(mén)和員工的績(jī)效考核體系。考核指標(biāo)包括采購(gòu)成本控制、物資使用效率、庫(kù)存管理水平、節(jié)約意識(shí)等方面。2.對(duì)于在印刷物資使用管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)