宣傳促銷物資管理制度總則目的為加強公司宣傳促銷物資的管理，規范宣傳促銷物資的采購、使用、保管及核銷等流程，確保宣傳促銷物資的合理使用和有效管理，提高公司宣傳促銷活動的效果，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有宣傳促銷物資的管理，包括但不限于宣傳資料（海報、宣傳單頁、手冊等）、促銷禮品、展示道具、活動用品等。管理原則1.統一管理原則：宣傳促銷物資由公司統一規劃、采購、調配和管理，確保物資的一致性和規范性。2.合理使用原則：根據宣傳促銷活動的實際需求，合理安排物資的使用，避免浪費和濫用。3.節約高效原則：在保證宣傳促銷效果的前提下，盡量降低物資采購和使用成本，提高物資使用效率。4.責任到人原則：明確宣傳促銷物資管理各環節的責任人員，確保物資管理工作的有序進行。管理職責市場部1.根據公司宣傳促銷計劃，制定宣傳促銷物資的需求計劃，明確物資的種類、規格、數量等要求。2.負責宣傳促銷物資的設計、制作審核工作，確保物資內容符合公司品牌形象和宣傳要求。3.組織宣傳促銷活動的實施，合理使用宣傳促銷物資，并對物資的使用效果進行評估。4.定期對宣傳促銷物資的庫存進行盤點，及時提出物資補充或調整建議。采購部1.根據市場部提交的需求計劃，負責宣傳促銷物資的采購工作，選擇合格的供應商，確保物資質量和供應及時性。2.與供應商簽訂采購合同，明確物資的規格、數量、價格、交貨期、質量標準等條款，并跟蹤合同執行情況。3.負責宣傳促銷物資采購成本的控制，進行市場調研，爭取優惠的采購價格。行政部1.負責宣傳促銷物資的驗收、入庫、保管和發放工作，建立物資臺賬，記錄物資的出入庫情況。2.定期對宣傳促銷物資的庫存進行盤點，確保賬實相符。3.負責宣傳促銷物資的倉儲管理，保證物資的安全存儲，防止物資損壞、丟失等情況發生。財務部1.負責宣傳促銷物資采購費用的審核和報銷工作，確保費用支出符合公司財務制度。2.對宣傳促銷物資的成本進行核算和分析，為物資管理提供財務數據支持。采購管理需求計劃1.市場部應根據公司宣傳促銷計劃，提前制定宣傳促銷物資的需求計劃。需求計劃應明確物資的名稱、規格、數量、用途、預計使用時間等詳細信息。2.需求計劃應經部門負責人審核后提交至采購部。如因特殊情況需要臨時增加物資需求，應及時補辦相關審批手續。供應商選擇1.采購部應建立合格供應商名錄，選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、供應能力強的供應商作為宣傳促銷物資的采購對象。2.對于新的供應商，采購部應進行實地考察和資質審核，確保其符合公司采購要求。審核內容包括供應商的營業執照、生產許可證、產品質量認證、業績情況等。采購合同1.采購部與選定的供應商簽訂采購合同，合同應明確物資的規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。2.采購合同應經公司法律顧問審核后簽訂，確保合同的合法性和有效性。3.采購部應跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保物資按時、按質、按量供應。采購成本控制1.采購部應進行市場調研，了解同類物資的價格行情，爭取優惠的采購價格。在采購過程中，應嚴格控制采購成本，避免不必要的費用支出。2.對于批量采購的物資，采購部應與供應商協商爭取更有利的價格條款。同時，應合理安排采購時間，避免因采購時機不當導致成本增加。驗收與入庫驗收標準1.行政部應按照采購合同和相關標準對采購的宣傳促銷物資進行驗收。驗收內容包括物資的規格、數量、質量、外觀等。2.對于宣傳資料等有內容要求的物資，市場部應參與驗收，確保物資內容符合公司宣傳要求。驗收程序1.物資到貨后，行政部應及時通知采購部、市場部等相關部門進行驗收。2.驗收人員應按照驗收標準對物資進行逐一檢查，填寫驗收報告。驗收報告應包括物資名稱、規格、數量、供應商、驗收情況等內容。3.如發現物資存在質量問題或與合同不符的情況，驗收人員應及時與供應商聯系，要求其更換或處理。如供應商拒絕處理，應及時報告公司領導。入庫管理1.經驗收合格的宣傳促銷物資，行政部應及時辦理入庫手續，填寫入庫單。入庫單應包括物資名稱、規格、數量、入庫日期、供應商等信息。2.行政部應按照物資的類別、規格等進行分類存放，建立物資臺賬，記錄物資的出入庫情況。物資臺賬應定期與財務賬目進行核對，確保賬賬相符。使用與發放使用計劃1.市場部應根據宣傳促銷活動的安排，制定宣傳促銷物資的使用計劃。使用計劃應明確物資的種類、數量、發放時間、發放地點、使用人員等信息。2.使用計劃應經部門負責人審核后提交至行政部。行政部根據使用計劃進行物資發放準備工作。發放程序1.行政部根據市場部提交的使用計劃，按照物資臺賬進行物資發放。發放時，應填寫物資發放登記表，記錄物資名稱、規格、數量、發放日期、領取人等信息。2.領取人應在物資發放登記表上簽字確認。如因特殊情況需要他人代領，代領人應注明代領原因，并簽字確認。3.對于貴重或限量的宣傳促銷物資，行政部應實行審批發放制度，經相關領導批準后方可發放。使用監督1.市場部應負責宣傳促銷物資的使用監督，確保物資按照規定的用途和方式使用，避免浪費和濫用。2.在宣傳促銷活動期間，市場部應定期對物資的使用情況進行檢查，及時發現和解決問題。如發現物資丟失、損壞等情況，應及時查明原因，并追究相關人員的責任。保管與盤點保管要求1.行政部應按照物資的特性和保管要求，對宣傳促銷物資進行妥善保管。對于易受潮、易變質、易損壞的物資，應采取相應的防護措施。2.物資倉庫應保持干燥、通風、整潔，防止物資受到污染、損壞或丟失。3.行政部應建立物資保管制度，明確物資保管人員的職責，定期對物資進行檢查和維護。盤點制度1.行政部應定期對宣傳促銷物資進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次。2.盤點時，應成立盤點小組，由行政部、財務部等相關人員組成。盤點小組應按照物資臺賬對物資進行逐一清點，填寫盤點報告。3.如發現賬實不符的情況，應及時查明原因，并編制盤盈盤虧報告。盤盈盤虧報告應包括物資名稱、規格、數量、賬實差異、原因分析、處理建議等內容。4.對于盤盈盤虧的物資，應按照公司相關規定進行處理。屬于正常損耗的，應辦理核銷手續；屬于人為原因造成的，應追究相關人員的責任。核銷管理核銷申請1.宣傳促銷活動結束后，市場部應及時對活動中使用的宣傳促銷物資進行清理和統計，并填寫宣傳促銷物資核銷申請表。核銷申請表應包括活動名稱、物資名稱、規格、數量、使用情況、核銷金額等信息。2.核銷申請表應經部門負責人審核后提交至行政部和財務部。行政部根據物資臺賬對物資的使用情況進行核對，財務部對核銷金額進行審核。核銷審批1.行政部和財務部對宣傳促銷物資核銷申請表審核無誤后，提交至公司領導進行審批。公司領導應根據活動實際情況和物資管理規定進行審批。2.經審批同意核銷的宣傳促銷物資，行政部應在物資臺賬上進行核銷記錄，并將核銷申請表存檔備案。核銷監督1.財務部應對宣傳促銷物資的核銷情況進行監督檢查，確保核銷工作的真實性和準確性。2.如發現核銷過程中存在弄虛作假等違規行為，應及時查明原因，并追究相關人員的責任。報廢管理報廢條件1.宣傳促銷物資因損壞、過期、變質等原因無法繼續使用的，可申請報廢。2.對于已無使用價值且無法回收利用的宣傳促銷物資，也可申請報廢。報廢申請1.物資保管人員發現宣傳促銷物資符合報廢條件時，應填寫宣傳促銷物資報廢申請表。報廢申請表應包括物資名稱、規格、數量、購置日期、報廢原因等信息。2.報廢申請表應經部門負責人審核后提交至行政部和財務部。行政部對物資進行核實，財務部對報廢物資的賬面價值進行審核。報廢審批1.行政部和財務部對宣傳促銷物資報廢申請表審核無誤后，提交至公司領導進行審批。公司領導應根據實際