工廠產品追溯管理制度一、總則（一）目的為了加強工廠產品質量管控，實現產品質量問題的快速溯源與精準定位，提高客戶滿意度，特制定本產品追溯管理制度。通過建立完善的產品追溯體系，確保從原材料采購到產品交付的全過程信息可追溯，以便在出現質量問題時能夠迅速采取措施，減少損失，維護企業信譽。（二）適用范圍本制度適用于工廠內所有原材料采購、生產加工、成品倉儲、產品銷售及售后服務等與產品相關的各個環節。涵蓋了工廠生產的各類產品，包括但不限于[列舉主要產品類型]。（三）職責分工1.生產部門負責產品生產過程中各項數據的記錄與整理，包括生產批次、生產日期、生產設備、操作人員等信息。確保生產過程的各項操作符合工藝要求，并對生產過程中的質量問題進行及時反饋與處理。2.質量部門制定產品質量追溯的相關標準與規范，監督各部門追溯工作的執行情況。負責對產品質量問題進行調查與分析，利用追溯體系確定問題產生的環節與原因。對不合格產品進行標識、隔離與處理，并記錄相關信息。3.采購部門負責原材料供應商的管理與評估，確保所采購原材料的質量可追溯。收集并整理原材料的采購信息，包括供應商名稱、采購批次、進貨日期等，傳遞給相關部門。4.倉儲部門負責原材料、半成品及成品的出入庫管理，記錄詳細的出入庫時間、數量、批次等信息。對庫存產品進行分類存放與標識管理，確保產品在庫期間的質量安全與可追溯性。5.銷售部門收集客戶反饋的產品質量問題信息，并及時傳遞給質量部門。協助質量部門追溯與產品質量問題相關的銷售記錄，包括銷售日期、客戶名稱、銷售數量等。6.信息管理部門負責建立與維護產品追溯信息系統，確保系統的穩定運行與數據安全。根據各部門的需求，提供數據查詢、統計與分析等技術支持，為產品追溯工作提供信息化保障。二、產品追溯信息收集（一）原材料追溯信息1.采購訂單信息：記錄采購訂單編號、訂單日期、采購產品名稱、規格型號、數量、供應商名稱等。2.供應商信息：包括供應商地址、聯系方式、營業執照號碼、稅務登記號碼等基本信息，以及供應商的質量體系認證情況。3.原材料檢驗報告：詳細記錄原材料的檢驗項目、檢驗結果、檢驗日期、檢驗人員等信息。對于不合格原材料，還需記錄不合格原因及處理情況。4.原材料批次信息：為每一批次原材料賦予唯一的批次編號，記錄批次號、進貨日期、保質期等信息。（二）生產過程追溯信息1.生產計劃信息：包括生產訂單編號、訂單日期、產品名稱、規格型號、生產數量、計劃生產日期等。2.生產設備信息：記錄每臺生產設備的編號、型號、使用部門、維護保養記錄等。在產品生產過程中，記錄設備的啟動時間、停機時間、運行參數等信息。3.操作人員信息：為每個操作人員分配唯一的工號，記錄操作人員姓名、工號、所屬部門、操作日期、操作崗位等信息。4.生產工藝參數：詳細記錄產品生產過程中的各項工藝參數，如溫度、壓力、轉速、時間等，以及參數的調整記錄。5.質量檢驗記錄：包括首件檢驗、巡檢、成品檢驗等各個環節的檢驗記錄，記錄檢驗項目、檢驗結果、檢驗日期、檢驗人員等信息。對于不合格產品，記錄不合格類型、處理措施及處理結果。（三）成品追溯信息1.成品入庫信息：記錄成品入庫日期、入庫數量、批次編號、產品名稱、規格型號、入庫倉庫等信息。2.成品庫存信息：定期更新成品庫存數量、存放位置、批次編號等信息，確保庫存產品的可追溯性。3.成品銷售信息：記錄銷售訂單編號、銷售日期、客戶名稱、銷售數量、產品名稱、規格型號、發貨日期、發貨倉庫等信息。（四）售后服務追溯信息1.客戶反饋信息：記錄客戶反饋的產品質量問題描述、反饋日期、客戶名稱、聯系方式等。2.維修記錄：對于需要維修的產品，記錄維修日期、維修人員、維修內容、更換零部件信息等。3.退換貨記錄：記錄產品的退換貨日期、原因、客戶名稱、產品批次編號等信息。三、產品追溯信息記錄與存儲（一）記錄要求1.各部門應指定專人負責產品追溯信息的記錄工作，確保記錄的及時、準確、完整。2.記錄應使用統一的格式與規范，字跡清晰、內容真實，不得隨意涂改。如有涂改，應在涂改處加蓋記錄人員的印章或簽名，并注明涂改日期與原因。3.對于電子記錄，應采取加密、備份等措施，確保數據的安全性與完整性。同時，應定期對電子記錄進行清理與歸檔，防止數據丟失。（二）存儲方式1.紙質記錄：各部門應設立專門的文件柜或文件夾，對紙質追溯記錄進行分類存放，并建立相應的索引目錄，便于查找與查閱。紙質記錄應保存一定期限，具體期限根據相關法規與公司規定執行。2.電子記錄：利用產品追溯信息系統對電子追溯記錄進行存儲與管理。系統應具備數據錄入、查詢、統計、分析、備份等功能，方便各部門隨時獲取所需信息。電子記錄應定期進行備份，并存儲在不同的介質上，如硬盤、光盤、磁帶等，以防止數據丟失。四、產品追溯流程（一）質量問題反饋1.客戶發現產品質量問題后，應及時向銷售部門反饋。銷售部門應詳細記錄客戶反饋的問題信息，并在[規定時間]內將問題傳遞給質量部門。2.質量部門在接到客戶反饋的質量問題后，應立即組織相關人員進行初步調查，判斷問題的嚴重程度，并確定是否需要啟動產品追溯流程。（二）追溯信息查詢1.如果需要啟動產品追溯流程，質量部門應根據客戶反饋的產品信息，如產品名稱、規格型號、批次編號等，通過產品追溯信息系統查詢相關的追溯信息。2.首先查詢成品銷售記錄，確定產品的銷售流向，包括銷售日期、客戶名稱、銷售數量等信息。然后根據銷售記錄，追溯到產品的生產批次信息，查詢該批次產品的生產過程記錄，包括生產訂單編號、生產設備、操作人員、生產工藝參數、質量檢驗記錄等。3.接著根據生產批次信息，追溯原材料的采購信息，包括采購訂單編號、供應商名稱、原材料批次編號、進貨日期等。同時，查詢原材料的檢驗報告，確認原材料的質量狀況。（三）問題原因分析1.質量部門根據查詢到的追溯信息，組織生產、采購、倉儲等相關部門人員進行問題原因分析。通過對生產過程、原材料質量、設備運行狀況、人員操作等方面的綜合分析，確定產品質量問題產生的原因。2.在分析過程中，各部門應提供相關的證據與資料，如生產記錄、檢驗報告、設備維護記錄、人員培訓記錄等，以便準確找出問題所在。（四）糾正與預防措施1.根據問題原因分析的結果，制定相應的糾正與預防措施。糾正措施應針對已發生的質量問題，采取有效的措施進行整改，防止問題再次發生。預防措施應針對潛在的質量問題，采取預防性措施，避免問題的出現。2.糾正與預防措施應明確責任部門、責任人、完成時間，并進行跟蹤與驗證。責任部門應按照措施要求及時組織實施，確保措施的有效執行。質量部門應對措施的實施效果進行跟蹤檢查，驗證措施是否達到預期目標。（五）整改結果反饋1.責任部門在完成糾正與預防措施后，應及時向質量部門反饋整改結果。整改結果應包括措施的執行情況、問題是否得到解決、相關數據的驗證等內容。2.質量部門對整改結果進行審核，如整改結果符合要求，質量部門應關閉產品追溯流程，并將相關信息反饋給銷售部門。銷售部門負責將整改情況及時反饋給客戶，確保客戶滿意度。五、產品追溯體系的維護與更新（一）定期審核1.質量部門應定期對產品追溯體系進行審核，審核周期為[具體時間周期]。審核內容包括追溯信息的完整性、準確性、及時性，追溯流程的執行情況，信息系統的運行狀況等。2.在審核過程中，發現問題應及時記錄，并提出整改要求。責任部門應按照整改要求及時進行整改，確保產品追溯體系的有效運行。（二）數據更新1.各部門應及時更新產品追溯信息，確保信息的時效性。例如，生產部門應在產品生產完成后及時錄入生產過程信息，采購部門應在原材料到貨后及時更新采購信息，倉儲部門應在產品出入庫后及時記錄庫存信息等。2.信息管理部門應定期對產品追溯信息系統進行維護與更新，確保系統的穩定性與安全性。同時，根據業務發展與管理需求，對系統功能進行優化與完善，提高系統的運行效率與追溯能力。（三）人員培訓1.為確保產品追溯體系的有效運行，應對涉及產品追溯工作的相關人員進行定期培訓。培訓內容包括追溯管理制度、追溯流程、信息記錄要求、信息系統操作等方面的知識與技能。2.新入職員工應在入職后[規定時間]