?證照印章使用管理制度總則目的為加強公司證照、印章的管理，規范證照、印章的使用流程，維護公司的合法權益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司的證照、印章管理。定義1.證照：指公司依法取得的各類資質證書、營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、法定代表人身份證明書、授權委托書等相關證件。2.印章：指公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人私章、部門章等各類具有法律效力的印章。證照管理證照的種類與獲取1.證照種類資質證書：如行業資質證書、安全生產許可證等。營業執照：公司注冊登記后獲得的合法經營憑證。稅務登記證：用于稅務申報與納稅相關事宜。組織機構代碼證：標識公司組織機構代碼的證件。法定代表人身份證明書：證明法定代表人身份的文件。授權委托書：授予他人代表公司行使特定權利的文件。其他相關證照：如行業特定的許可證、認證證書等。2.證照獲取新成立公司由專人負責向工商行政管理部門、稅務部門等相關機構申請辦理各類證照。公司資質證書的獲取，由相關業務部門根據資質要求準備申請材料，提交公司領導審批后，由專人向主管部門申請辦理。證照辦理過程中，需嚴格按照相關部門要求提供真實、準確、完整的材料，確保證照辦理順利。證照的保管1.保管責任公司證照實行專人保管制度，設立專門的證照保管崗位。保管人員需具備高度的責任心和保密意識，確保證照的安全與完整。2.保管方式證照應存放在專門的保險柜或檔案柜中，確保存放環境安全、干燥、通風。對于電子證照，應進行備份，并存儲在安全的存儲設備中，同時設置相應的訪問權限。3.保管登記建立證照保管臺賬，詳細記錄證照的名稱、編號、頒發日期、有效期、保管人等信息。每次證照的領取、歸還、使用等情況都應在臺賬中進行詳細登記，以便追溯和查詢。證照的使用1.使用范圍公司證照主要用于公司經營活動、對外業務往來、辦理各類手續等合法合規的用途。未經公司批準，嚴禁將證照用于任何非法或違規活動。2.使用流程申請：使用部門或個人填寫《證照使用申請表》，詳細說明使用證照的事由、用途、使用期限等信息，并提交相關證明材料。審批：申請表經使用部門負責人審核簽字后，提交公司分管領導審批。對于涉及重大事項或金額較大的證照使用，需經公司總經理審批。領取：審批通過后，使用人憑審批后的申請表到證照保管人員處領取證照，并在證照使用登記簿上簽字確認。歸還：使用完畢后，使用人應及時將證照歸還證照保管人員，并在登記簿上注明歸還日期。歸還時，保管人員應認真核對證照的完整性和準確性。證照的年檢與換證1.年檢與換證通知證照保管人員應密切關注各類證照的年檢與換證時間要求，及時獲取相關通知。將年檢與換證的通知及時傳達給相關業務部門和公司領導。2.年檢與換證辦理相關業務部門負責按照通知要求準備年檢與換證所需的材料，提交公司領導審批后，由專人辦理年檢與換證手續。在辦理年檢與換證過程中，應確保材料的真實性、準確性和完整性，按時完成年檢與換證工作，避免因逾期未辦理導致證照失效。證照的遺失與補辦1.遺失報告若發現證照遺失，使用人應立即向部門負責人報告，并提交書面遺失報告。部門負責人應及時向公司分管領導匯報，并組織開展查找工作。2.掛失聲明在確定證照遺失無法找回后，公司應按照相關規定在公開發行的報刊上刊登掛失聲明，聲明該證照作廢。3.補辦申請掛失聲明刊登后，由證照保管人員負責填寫《證照補辦申請表》，附上掛失聲明、相關證明材料等，提交公司領導審批。審批通過后，按照證照獲取的流程向相關部門申請補辦證照。印章管理印章的種類與刻制1.印章種類公章：代表公司對外行使權力的主要印章。合同專用章：專門用于簽訂合同的印章。財務專用章：用于公司財務結算、票據開具等財務事項的印章。法定代表人私章：代表法定代表人個人意志的印章。部門章：各部門為處理本部門業務而使用的印章。2.印章刻制公司印章的刻制必須嚴格按照國家法律法規和公司規定的程序進行。需刻制印章時，由使用部門提出申請，填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、規格、用途等信息，并提交公司領導審批。審批通過后，由專人持公司介紹信到公安機關指定的印章刻制單位進行刻制。刻制完成后，應及時將印章交付公司，并辦理交接手續。印章的保管1.保管責任公章、合同專用章、財務專用章由公司指定的專人保管，法定代表人私章由法定代表人或其授權的專人保管，部門章由各部門指定專人保管。保管人員應嚴格遵守印章保管規定，確保印章安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。2.保管方式印章應存放在專門的保險柜或帶鎖的抽屜中，鑰匙由保管人員妥善保管，不得隨意轉交他人。對于電子印章，應按照公司電子印章管理規定進行保管，設置嚴格的訪問權限和安全措施。3.保管登記建立印章保管臺賬，詳細記錄印章的名稱、編號、規格、啟用日期、保管人等信息。每次印章的領取、歸還、使用等情況都應在臺賬中進行詳細登記，以便追溯和查詢。印章的使用1.使用范圍公章用于公司對外的重要文件、合同、協議等的簽署，代表公司的正式意思表示。合同專用章用于簽訂各類經濟合同，明確雙方權利義務關系。財務專用章用于公司財務收支、票據開具、銀行結算等財務業務。法定代表人私章用于特定的財務或法律文件上代表法定代表人簽字。部門章用于處理本部門內部業務文件、通知等，不具備對外法律效力。2.使用流程申請：使用部門或個人填寫《印章使用申請表》，詳細說明使用印章的事由、用途、使用期限等信息，并提交相關證明材料。審批：申請表經使用部門負責人審核簽字后，按照印章審批權限提交相應領導審批。公章、合同專用章、財務專用章的使用，涉及公司重大事項或金額較大的，需經公司總經理審批；一般事項由公司分管領導審批。法定代表人私章的使用，需經法定代表人或其授權人審批。部門章的使用，由部門負責人審批。蓋章：審批通過后，使用人憑審批后的申請表到印章保管人員處蓋章，并在印章使用登記簿上簽字確認。蓋章登記：印章保管人員應在蓋章后，及時在印章使用登記簿上記錄蓋章時間、蓋章文件名稱、蓋章人等信息。印章的停用與銷毀1.停用情形因公司名稱變更、業務調整、印章損壞等原因，印章不再使用時，應及時辦理停用手續。印章保管人員應在確定印章停用后，將停用情況報告公司領導，并通知相關部門。2.停用登記在印章使用登記簿上注明印章停用日期，并在印章保管臺賬中進行相應記錄。3.銷毀流程對于停用的印章，由印章保管人員填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明印章停用原因、銷毀方式等信息，并提交公司領導審批。審批通過后，由專人負責監督印章的銷毀過程。銷毀方式可采用切割、粉碎等物理方法，確保印章無法再使用。印章銷毀后，銷毀人員應在《印章銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀情況記錄在印章保管臺賬中。監督與檢查監督機制1.公司設立專門的證照印章管理監督小組，由公司內部審計部門、法務部門等相關人員組成，負責對證照印章的管理和使用情況進行定期監督檢查。2.監督小組有權調閱證照印章的使用記錄、保管臺賬等相關資料，對發現的問題及時提出整改意見。檢查內容1.證照檢查檢查證照的保管是否安全，存放環境是否符合要求。核對證照使用登記簿與實際使用情況是否一致，是否存在違規使用證照的情況。檢查證照的年檢與換證工作是否按時完成，是否存在因逾期未辦理導致證照失效的問題。2.印章檢查檢查印章的保管是否規范，保管人員是否嚴格遵守印章保管規定。核對印章使用申請表與審批流程是否合規，是否存在越權使用印章的情況。檢查印章使用登記簿的記錄是否完整、準確，印章使用后是否及時歸還。查看停用印章的銷毀情況，是否按照規定進行銷毀并記錄。違規處理1.對于在證照印章管理和使用過程中發現的違規行為，監督小組應及時進行調查核實，并根據情節輕重提出相應的處理意見。2.對于輕微違規行為，如未按照規定流程使用證照印章、未及時歸還證照印章等，給予責任人警告處分，并責令其立即整改。3.對于嚴重違規行為，如盜用、偽造證照印章、利用證照印章從