?認證公司行政管理制度一、總則（一）目的為加強公司行政管理，規范公司行政事務流程，提高工作效率，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：各項行政管理制度必須符合國家法律法規及相關政策要求。2.規范化原則：行政事務處理流程應明確、規范，減少人為隨意性。3.效率原則：以提高工作效率為出發點，優化工作流程，合理配置資源。4.服務原則：行政管理工作要以服務員工、服務公司業務為宗旨。二、組織架構與職責（一）行政部門架構公司行政部門設行政總監一名，下轄行政經理、行政專員、前臺接待等崗位。（二）職責分工1.行政總監全面負責行政部門的管理工作，制定行政工作計劃和目標，并組織實施。協調行政部門與其他部門之間的關系，確保行政管理工作的順利開展。負責公司重要行政事務的決策和審批，對行政費用進行審核和控制。2.行政經理協助行政總監制定行政管理制度和流程，并監督執行。負責公司辦公環境的管理，包括辦公場地的租賃、裝修、維護等。組織公司各類會議、活動的策劃與實施，做好會議記錄和活動總結。負責公司文件、檔案的管理，確保文件資料的安全與完整。3.行政專員負責公司辦公用品、設備的采購、發放和管理。協助行政經理做好辦公環境的日常維護工作，如環境衛生清潔、設施設備維修等。負責公司車輛的調度、使用和維護管理，安排車輛出行。協助處理公司對外聯絡事務，如接待來訪客人、收發信件等。4.前臺接待負責公司前臺的日常接待工作，禮貌接待來訪人員，及時傳達信息。接聽公司電話，做好電話轉接、記錄等工作。負責公司郵件、快遞的收發和登記工作。三、辦公環境管理（一）辦公場地管理1.公司辦公場地由行政部門統一規劃和分配，各部門應按照規定使用，不得擅自占用或調整。2.如需對辦公場地進行裝修、改造，需提前向行政部門提出申請，經批準后方可實施。裝修、改造應符合公司整體形象和安全要求。3.辦公場地應保持整潔、衛生，各部門應定期進行清掃，行政部門將不定期進行檢查。（二）辦公設備管理1.公司為員工配備必要的辦公設備，如電腦、打印機、復印機等。員工應妥善使用和保管辦公設備，不得擅自拆卸、改裝或轉借他人。2.辦公設備出現故障時，員工應及時向行政部門報修，行政部門安排專業人員進行維修。3.員工離職時，應將所使用的辦公設備完好無損地交回行政部門。（三）辦公用品管理1.行政部門負責辦公用品的采購、發放和管理工作。辦公用品應按需采購，避免浪費。2.員工應根據工作需要領用辦公用品，填寫辦公用品領用登記表。領用后應合理使用，節約使用辦公用品。3.行政部門定期對辦公用品的使用情況進行統計和分析，根據實際情況調整采購計劃。四、會議與活動管理（一）會議管理1.公司會議分為定期會議和臨時會議。定期會議包括周會、月會、季度會等，臨時會議根據工作需要隨時召開。2.會議組織部門應提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息，并通知相關人員。3.參會人員應按時參加會議，如有特殊情況不能參加，需提前向會議組織部門請假。4.會議期間應保持良好的秩序，手機調至靜音或關機狀態，不得隨意走動或交談。5.會議組織部門應做好會議記錄，會后及時整理會議紀要，并發送給參會人員和相關部門。（二）活動管理1.公司組織的各類活動，如團建活動、培訓活動、慶典活動等，由行政部門負責策劃和組織實施。2.活動策劃方案應提前制定，明確活動目的、內容、時間、地點、參與人員等信息，并報行政總監審批。3.活動組織過程中，應做好各項準備工作，確保活動順利進行。同時，要注意安全事項，保障參與人員的人身安全。4.活動結束后，行政部門應及時進行總結和反饋，收集參與人員的意見和建議，以便今后改進活動組織工作。五、文件與檔案管理（一）文件管理1.公司文件分為內部文件和外部文件。內部文件包括公司制度、通知、報告等，外部文件包括政府文件、行業資料、合作協議等。2.文件的起草、審核、批準應按照規定的流程進行。文件起草完成后，由起草部門負責人審核，報相關領導批準后發布。3.文件發布后，行政部門應及時進行編號、登記，并分類歸檔。文件應按照規定的格式和字體進行排版，確保文件的規范性。4.員工應嚴格遵守文件的保密規定，不得擅自復印、傳播或泄露公司文件內容。如需查閱或借閱文件，應按照規定辦理相關手續。（二）檔案管理1.公司檔案包括人事檔案、財務檔案、業務檔案等。行政部門負責公司檔案的統一管理工作。2.檔案管理人員應定期對檔案進行整理、分類、裝訂和歸檔，確保檔案的完整性和準確性。3.檔案的查閱和借閱應嚴格按照規定的流程進行審批，查閱和借閱人員應在檔案管理人員的監督下進行操作，不得擅自涂改、抽取或銷毀檔案內容。4.檔案管理人員應做好檔案的安全保管工作，防止檔案丟失、損壞或泄露。定期對檔案進行備份，確保檔案數據的安全性。六、車輛與交通管理（一）車輛管理1.公司車輛由行政部門統一調度和管理，車輛使用應遵循"安全、高效、節約"的原則。2.車輛使用前，使用人應填寫車輛使用申請表，經部門負責人和行政經理審批后，到行政部門領取車輛鑰匙。3.車輛使用過程中，使用人應嚴格遵守交通規則，確保行車安全。如發生交通事故，應及時報警，并向行政部門報告。4.車輛使用完畢后，使用人應將車輛清洗干凈，停放在指定地點，并將車輛鑰匙交回行政部門。5.行政部門定期對車輛進行保養和維護，確保車輛性能良好。車輛維修應提前申請，經批準后到指定維修廠進行維修。（二）交通補貼管理1.公司為員工提供交通補貼，補貼標準按照公司相關規定執行。2.員工應按照公司規定的報銷流程申請交通補貼，提交相關票據進行報銷。報銷票據應真實、合法，不得弄虛作假。3.行政部門負責對員工交通補貼報銷情況進行審核，審核通過后報財務部門進行發放。七、安全與保密管理（一）安全管理1.公司高度重視安全工作，建立健全安全管理制度，加強安全教育和培訓，提高員工的安全意識和防范能力。2.辦公區域應配備必要的安全設施，如消防器材、監控設備等。員工應熟悉安全設施的使用方法，不得擅自挪用或損壞安全設施。3.加強對公司財產的安全管理，貴重物品應妥善保管，重要場所應安裝防盜門窗和監控設備。4.定期組織安全檢查，及時發現和消除安全隱患。如發生安全事故，應立即采取措施進行處理，并及時向上級領導報告。（二）保密管理1.公司員工應嚴格遵守公司保密制度，保守公司商業秘密和敏感信息。2.涉及公司機密的文件、資料、數據等應妥善保管，不得隨意放置或泄露。如需傳遞機密信息，應采取加密或專人送達等方式。3.未經公司批準，員工不得將公司機密信息透露給外部人員。在對外交往中，應注意保護公司機密，避免因疏忽導致機密泄露。4.離職員工應在離職前將所掌握的公司機密信息全部交回公司，并簽訂保密協議。如違反保密協議，公司將依法追究其法律責任。八、費用報銷管理（一）報銷原則1.費用報銷應遵循"真實、合法、合理、合規"的原則，報銷票據應與實際發生的業務相符。2.嚴格控制費用支出，杜絕浪費和不合理開支。各項費用報銷應符合公司相關規定的標準和范圍。（二）報銷流程1.員工發生費用支出后，應及時收集相關票據，并按照公司規定填寫費用報銷單。2.費用報銷單應經部門負責人審核簽字，確認費用支出的真實性和合理性。3.行政經理對費用報銷單進行審核，重點審核費用報銷是否符合公司規定的流程和標準。4.財務部門對費用報銷單進行最終審核，審核通過后予以報銷。（