餐館超市采購管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規范餐館超市的采購行為，確保采購活動的合法性、合理性、高效性，保障餐館超市的正常運營，提高經濟效益，為顧客提供優質的商品和服務。2.適用范圍本制度適用于餐館超市所有采購活動，包括食材、日用品、設備、耗材等各類物品的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規，確保采購行為合法合規。質量優先原則：優先采購質量合格、符合餐館超市經營需求的商品和服務。效益原則：在保證質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受內部監督和相關部門的檢查。誠信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。二、采購組織與職責1.采購部門采購經理全面負責采購部門的日常管理工作，制定采購計劃和預算。組織供應商的開發、評估和管理，建立供應商檔案。審核采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規要求。協調采購過程中的各項工作，解決采購中的問題和糾紛。定期向上級匯報采購工作情況，提出改進采購工作的建議和措施。采購專員根據采購計劃，負責具體采購任務的執行，包括詢價、比價、議價等。與供應商溝通協調，確保采購訂單的按時、按質、按量完成。收集采購相關信息，如市場價格動態、供應商情況等，為采購決策提供參考。協助采購經理進行供應商管理，如供應商資料整理、評估等。負責采購合同的起草、簽訂和執行跟蹤，確保合同履行。2.其他相關部門驗收部門負責對采購的商品進行驗收，確保商品質量符合要求。填寫驗收報告，記錄驗收結果，對不合格商品及時提出處理意見。使用部門根據餐館超市的經營需求，提出采購申請，明確采購商品的規格、數量、質量要求等。參與采購商品的驗收工作，提供使用反饋，協助評估采購商品的適用性。財務部門負責審核采購預算，監督采購資金的使用情況。參與采購合同的審核，確保合同付款條款合理合規。辦理采購款項的支付手續，對采購成本進行核算和分析。三、采購流程1.采購申請使用部門根據經營需求，填寫采購申請表，詳細注明采購商品的名稱、規格、數量、質量要求、預計采購時間等信息。采購申請表經使用部門負責人簽字確認后，提交給采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，采購專員對申請內容進行初步審核，檢查申請的合理性和必要性。采購經理根據采購金額、采購性質等因素進行審批。對于金額較大或重要的采購項目，需提交上級領導審批。3.供應商選擇與評估采購專員根據采購商品的特點和要求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商主動聯系等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其基本信息、資質證明、產品報價等資料。采購部門組織相關人員（如采購經理、使用部門代表等）對篩選后的供應商進行實地考察或評估，評估內容包括供應商的生產能力、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等方面。根據評估結果，建立供應商檔案，確定合格供應商名單。對于表現優秀的供應商，可給予優先合作機會；對于不符合要求的供應商，及時淘汰。4.詢價與比價采購專員向合格供應商發送詢價單，明確采購商品的規格、數量、質量要求、交貨期等內容，要求供應商在規定時間內報價。采購專員收集多家供應商的報價，并進行整理和比較。比較內容包括價格、質量、付款方式、交貨期等方面，確保選擇性價比最高的供應商。在比價過程中，如發現供應商報價差異較大，采購專員應及時與供應商溝通，了解原因，必要時進行再次詢價或議價。5.議價與合同簽訂根據比價結果，采購專員與選定的供應商進行議價，爭取更優惠的價格和條款。雙方達成一致后，起草采購合同。采購合同應明確商品名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款，確保合同內容完整、準確、合法。采購合同經采購經理審核后，提交給財務部門審核付款條款。審核通過后，由采購經理與供應商簽訂合同。合同簽訂后，采購專員負責將合同副本分發給相關部門，如使用部門、驗收部門等。6.采購訂單下達采購專員根據采購合同，制作采購訂單，明確采購商品的詳細信息、交貨時間、交貨地點等內容。采購訂單經采購經理審核后，發送給供應商，通知供應商按照訂單要求準備貨物并安排發貨。7.采購跟蹤與催貨采購專員定期跟蹤采購訂單的執行情況，與供應商保持溝通，了解貨物生產進度、發貨情況等。如發現供應商可能無法按時交貨，采購專員應及時與供應商協商解決辦法，必要時采取催貨措施，確保貨物按時到達。在采購跟蹤過程中，如發現商品質量或其他問題，采購專員應及時與供應商溝通，要求供應商采取相應措施解決問題。8.驗收與入庫貨物到達后，采購專員通知驗收部門進行驗收。驗收部門按照采購合同和相關標準對貨物進行驗收，檢查貨物的數量、質量、規格等是否符合要求。驗收合格的貨物，驗收人員填寫驗收報告，并辦理入庫手續。入庫人員根據驗收報告，將貨物存入相應的倉庫，并更新庫存記錄。對于驗收不合格的貨物，驗收部門應及時通知采購部門，采購部門與供應商協商處理辦法，如退貨、換貨、補貨等。9.付款結算采購專員根據采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，注明采購商品名稱、數量、金額、付款方式等信息。付款申請單經采購經理審核后，提交給財務部門。財務部門審核付款申請單的真實性、合法性和準確性，審核通過后辦理付款手續。財務部門按照采購合同約定的付款方式，及時向供應商支付貨款，并做好付款記錄。四、采購預算管理1.預算編制采購部門根據餐館超市的年度經營計劃和采購需求，編制年度采購預算。年度采購預算應包括各類采購項目的預計金額、采購時間等內容。在編制采購預算過程中，采購部門應與使用部門、財務部門等相關部門溝通協調，充分考慮市場價格波動、經營需求變化等因素，確保預算的合理性和準確性。年度采購預算經采購經理審核后，提交給上級領導審批。審批通過后的采購預算作為年度采購工作的指導依據。2.預算執行采購部門嚴格按照采購預算執行采購任務，確保采購金額控制在預算范圍內。如因特殊原因需要調整采購預算，采購部門應及時填寫預算調整申請表，詳細說明調整原因、調整金額等內容。預算調整申請表經采購經理審核后，提交給上級領導審批。審批通過后，采購部門按照調整后的預算執行采購工作。3.預算分析與控制財務部門定期對采購預算的執行情況進行分析，對比實際采購金額與預算金額的差異，分析差異產生的原因。根據預算分析結果，采購部門和財務部門共同采取措施，加強采購預算控制，如優化采購流程、降低采購成本、合理調整采購計劃等，確保采購預算的有效執行。五、供應商管理1.供應商開發采購部門根據餐館超市的經營需求和市場情況，制定供應商開發計劃。通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商主動聯系等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其基本信息、資質證明、產品報價等資料。組織相關人員（如采購經理、使用部門代表等）對篩選后的供應商進行實地考察或評估，評估內容包括供應商的生產能力、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務等方面。對于符合要求的潛在供應商，采購部門與其進行溝通洽談，介紹餐館超市的采購需求和合作要求，邀請其成為合格供應商。2.供應商評估采購部門定期對供應商進行評估，評估周期根據實際情況確定，一般為每年一次。評估內容包括供應商的產品質量、價格水平、交貨期、售后服務、合作態度等方面。評估方式可采用問卷調查、實地考察、數據分析等多種形式。根據評估結果，對供應商進行分類管理，分為優秀供應商、合格供應商、不合格供應商。對于優秀供應商，給予更多的合作機會和優惠政策；對于不合格供應商，及時采取措施進行整改或淘汰。3.供應商激勵與約束建立供應商激勵機制，對表現優秀的供應商給予獎勵，如增加采購份額、優先付款、提供宣傳機會等。同時，建立供應商約束機制，對違反合同約定、產品質量不合格、交貨期延誤等情況的供應商，采取相應的懲罰措施，如扣除貨款、減少采購份額、終止合作等。4.供應商檔案管理采購部門建立完善的供應商檔案，記錄供應商的基本信息、資質證明、產品報價、合作歷史、評估結果等內容。供應商檔案應及時更新，確保檔案信息的準確性和完整性。采購部門應定期對供應商檔案進行整理和分析，為供應商管理提供決策依據。六、采購風險管理1.風險識別采購部門對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括但不限于市場價格波動風險、供應商違約風險、產品質量風險、交貨期風險、法律法規風險等。定期對采購風險進行評估，分析風險發生的可能性和影響程度，確定風險等級。2.風險應對措施根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于市場價格波動風險，可采用套期保值、簽訂長期合同、建立價格預警機制等方式進行應對；對于供應商違約風險，加強供應商管理，簽訂詳細的合同條款，增加違約成本；對于產品質量風險，加強驗收環節管理，要求供應商提供質量保證文件，定期對產品進行抽檢；對于交貨期風險，提前與供應商溝通協調，制定合理的交貨計劃，加強采購跟蹤與催貨；對于法律法規風險，加強法律法規學習，確保采購行為合法合規。3.風險監控與預警建立采購風險監控機制，定期對采購風險進行監控和評估，及時發現風險變化情況。設定風險預警指標，如價格波動幅度、供應商違約次數、產品質量合格率、交貨期延誤天數等。當風險指標超過預警值時，及時發出預警信號，提醒采購部門采取相應的風險應對措施。七、采購績效評估1.評估指標采購成本：評估采購價格的合理性，計算采購成本降低率。采購質量：考核采購商品的質量合格率，統計因質量問題導致的損失金額。交貨期：衡量供應商交貨的及時性，計算交貨準時率。供應商管理：評估供應商開發、評估、合作等方面的工作效果，如新增合格供應商數量、供應商滿意度等。采購效率：考察采購流程的執行效率，如采購周期、訂單處理時間等。2.評估方法采用定量與定性相結合的評估方法。定量指標通過數據分析計算得出，定性指標通過問卷調查、實地考察、部門評價等方式進行評估。定期對采購績效進行評估，評估周