行政物品領(lǐng)用管理制度?一、總則1.目的為加強(qiáng)公司行政物品的管理，規(guī)范物品領(lǐng)用流程，合理控制費(fèi)用支出，確保行政物品的正常供應(yīng)和有效使用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.定義行政物品：指公司為滿足日常辦公、運(yùn)營管理等需要而配備的各類物資，包括辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、清潔用品等。二、管理職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)行政物品的采購、庫存管理、發(fā)放及盤點(diǎn)工作。制定行政物品采購計(jì)劃，根據(jù)庫存情況和各部門需求，定期采購各類物品，確保庫存充足。建立行政物品臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物品的采購、入庫、領(lǐng)用、庫存等信息。對(duì)行政物品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正浪費(fèi)、不合理使用等現(xiàn)象。2.各部門負(fù)責(zé)本部門行政物品需求的統(tǒng)計(jì)和申報(bào)工作，指定專人負(fù)責(zé)與行政部門溝通協(xié)調(diào)。嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的流程領(lǐng)用行政物品，合理使用并妥善保管領(lǐng)用的物品。配合行政部門做好行政物品的盤點(diǎn)工作，提供相關(guān)資料和信息。三、行政物品分類及管理要求1.辦公用品分類：包括文具類（如筆、紙、筆記本、文件夾等）、辦公設(shè)備耗材類（如打印機(jī)墨盒、硒鼓、復(fù)印紙等）、辦公家具類（如桌椅、文件柜等）、電子設(shè)備類（如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等）及其他辦公用品（如計(jì)算器、訂書機(jī)等）。管理要求：文具類辦公用品根據(jù)員工日常使用量進(jìn)行定期發(fā)放，員工可按需領(lǐng)用。辦公設(shè)備耗材類由行政部門根據(jù)設(shè)備使用情況和庫存水平，提前采購并做好庫存管理。當(dāng)庫存低于設(shè)定的警戒線時(shí)，及時(shí)通知相關(guān)部門并安排采購。辦公家具類實(shí)行按需申購原則，各部門因工作需要新增或更換辦公家具時(shí)，需填寫《辦公家具申購申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)行政部門統(tǒng)一采購。電子設(shè)備類的采購需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，由使用部門提出申請(qǐng)，經(jīng)技術(shù)部門評(píng)估、財(cái)務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部門負(fù)責(zé)采購。電子設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)由行政部門或指定的專業(yè)維修人員負(fù)責(zé)。2.辦公設(shè)備分類：包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀、掃描儀等。管理要求：行政部門負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的統(tǒng)一采購、登記、調(diào)配和維護(hù)管理。各部門使用辦公設(shè)備時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)通知行政部門安排維修。嚴(yán)禁私自拆卸、維修辦公設(shè)備。辦公設(shè)備的報(bào)廢需由使用部門提出申請(qǐng)，經(jīng)技術(shù)部門鑒定、行政部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門統(tǒng)一處理。3.勞保用品分類：根據(jù)不同工作崗位和勞動(dòng)條件，配備相應(yīng)的勞保用品，如安全帽、安全鞋、工作服、手套、護(hù)目鏡等。管理要求：行政部門根據(jù)各部門工作需求和員工人數(shù)，定期發(fā)放勞保用品。員工在使用勞保用品時(shí)，應(yīng)正確佩戴和使用，不得隨意更改或轉(zhuǎn)借他人。對(duì)于因工作需要額外增加勞保用品的情況，由使用部門填寫《勞保用品申購申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)行政部門審核發(fā)放。4.清潔用品分類：包括掃帚、拖把、抹布、清潔劑、垃圾袋等。管理要求：行政部門負(fù)責(zé)清潔用品的采購和庫存管理，根據(jù)公司辦公區(qū)域面積和清潔頻次，合理控制采購數(shù)量和庫存水平。清潔用品由行政部門統(tǒng)一發(fā)放至各樓層或區(qū)域的清潔人員，清潔人員應(yīng)按照規(guī)定的使用方法和用量使用清潔用品，確保清潔效果和節(jié)約使用。四、行政物品領(lǐng)用流程1.需求申報(bào)各部門每月[具體日期]前，由指定專人填寫《行政物品需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出本部門下月所需行政物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。如遇緊急需求，可隨時(shí)填寫《行政物品緊急需求申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交行政部門。2.審批《行政物品需求申請(qǐng)表》由部門負(fù)責(zé)人審核簽字，對(duì)于金額較大或特殊的行政物品需求，還需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。行政部門收到經(jīng)審批的《行政物品需求申請(qǐng)表》后，進(jìn)行審核和匯總，確認(rèn)庫存是否能夠滿足需求。如庫存不足，及時(shí)安排采購；如庫存充足，則進(jìn)入發(fā)放流程。3.領(lǐng)用員工憑本人有效工作證件到行政部門領(lǐng)取行政物品。行政物品發(fā)放人員根據(jù)《行政物品需求申請(qǐng)表》或《行政物品緊急需求申請(qǐng)表》，核對(duì)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息無誤后，辦理發(fā)放手續(xù)，并在行政物品臺(tái)賬上記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、物品名稱及數(shù)量等信息。對(duì)于貴重或限量發(fā)放的行政物品，如辦公設(shè)備、電子設(shè)備等，領(lǐng)用人需在《行政物品領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)，并注明使用期限和保管責(zé)任。五、庫存管理1.入庫管理行政部門采購的行政物品到貨后，采購人員應(yīng)及時(shí)通知倉庫管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。倉庫管理人員根據(jù)采購訂單和送貨清單，對(duì)物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確認(rèn)無誤后辦理入庫手續(xù)，并在行政物品臺(tái)賬上記錄入庫日期、供應(yīng)商名稱、物品名稱及數(shù)量等信息。對(duì)于驗(yàn)收不合格的行政物品，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。2.庫存盤點(diǎn)行政部門每月末對(duì)行政物品進(jìn)行一次盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)前，倉庫管理人員應(yīng)整理好庫存物品，準(zhǔn)備好盤點(diǎn)所需的工具和表格。盤點(diǎn)過程中，倉庫管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)每一項(xiàng)物品的實(shí)際數(shù)量與臺(tái)賬記錄是否一致，如有差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并記錄。盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)填寫《行政物品盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況，包括盤點(diǎn)日期、盤點(diǎn)人員、物品名稱、規(guī)格、實(shí)際數(shù)量、賬面數(shù)量、差異數(shù)量及原因等信息。如發(fā)現(xiàn)盤盈或盤虧情況，倉庫管理人員應(yīng)及時(shí)向行政部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，并根據(jù)審批結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。3.庫存安全管理行政物品倉庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫管理制度，不得擅自離崗，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。對(duì)于易燃、易爆、有毒等危險(xiǎn)物品，應(yīng)單獨(dú)存放，并按照相關(guān)安全規(guī)定進(jìn)行管理。六、費(fèi)用控制1.預(yù)算編制行政部門根據(jù)公司年度工作計(jì)劃和各部門需求，編制年度行政物品采購預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、清潔用品等各類行政物品的采購金額、費(fèi)用明細(xì)及預(yù)計(jì)使用時(shí)間等。年度行政物品采購預(yù)算經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。2.費(fèi)用核算財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)行政物品采購費(fèi)用的核算和報(bào)銷工作。行政部門應(yīng)及時(shí)將行政物品采購發(fā)票、清單等相關(guān)憑證提交給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行審核和報(bào)銷。對(duì)于超預(yù)算采購的行政物品，需由行政部門填寫《行政物品超預(yù)算申請(qǐng)單》，詳細(xì)說明超預(yù)算原因和金額，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行采購和報(bào)銷。3.成本分析行政部門定期對(duì)行政物品的采購成本、使用情況進(jìn)行分析，評(píng)估費(fèi)用支出的合理性。通過與市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行比較，分析采購成本的升降原因，采取有效措施降低采購成本。根據(jù)各部門行政物品的領(lǐng)用情況和使用頻率，分析是否存在浪費(fèi)或不合理使用現(xiàn)象，提出改進(jìn)建議，以提高行政物品的使用效率。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督行政部門定期對(duì)各部門行政物品的領(lǐng)用和使用情況進(jìn)行檢查，確保物品領(lǐng)用符合規(guī)定流程，使用合理、規(guī)范。檢查內(nèi)容包括物品領(lǐng)用記錄是否完整、準(zhǔn)確，物品是否按規(guī)定用途使用，是否存在浪費(fèi)、損壞等現(xiàn)象。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，要求限期整改，并跟蹤整改情況。2.審計(jì)監(jiān)督公司審計(jì)部門定期對(duì)行政物品的采購、庫存、領(lǐng)用等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)，檢查是否存在違規(guī)操作、浪費(fèi)資源、濫用職權(quán)等問題。審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果提出審計(jì)意見和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改，確保行政物品管理工作的規(guī)范、透明。八、違規(guī)處理1.員工如有以下違規(guī)行為，行政部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理：未按規(guī)定流程領(lǐng)用行政物品的，給予警告，并責(zé)令補(bǔ)辦領(lǐng)用手續(xù)。私自挪用、轉(zhuǎn)借行政物品的，責(zé)令歸還物品，并視情節(jié)輕重給予警告至記過處分。故意浪費(fèi)行政物品的，除照價(jià)賠償外，給予記過至降級(jí)處分。未經(jīng)批準(zhǔn)擅自采購行政物品的，所購物品不予報(bào)銷，并給予警告處分。2.對(duì)于違反本制度