食堂超市采購管理制度?總則1.目的為加強公司食堂超市采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購的食品及用品安全、優(yōu)質(zhì)、高效，滿足公司員工的需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司食堂超市所有食品、日用品及相關(guān)物資的采購活動。3.基本原則合法性原則：采購活動應嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。質(zhì)量第一原則：優(yōu)先采購質(zhì)量可靠、符合食品安全標準和員工需求的商品。性價比原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購渠道和方式，降低采購成本。公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。采購計劃管理1.需求預測食堂超市管理人員應根據(jù)員工人數(shù)、就餐習慣、季節(jié)變化等因素，定期對食品及用品的需求進行預測。參考過往銷售數(shù)據(jù)、庫存狀況以及市場動態(tài)，制定合理的需求預測方案。2.采購計劃制定根據(jù)需求預測結(jié)果，結(jié)合庫存情況，每月末由食堂超市負責人制定次月的采購計劃。采購計劃應明確采購商品的種類、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間等詳細信息。對于臨時性或緊急性的采購需求，應及時追加采購計劃，并說明原因和預計采購時間。3.計劃審批采購計劃提交至公司分管領(lǐng)導進行審批。分管領(lǐng)導應根據(jù)公司實際情況和預算安排，對采購計劃進行審核，確保計劃的合理性和可行性。審批通過后的采購計劃作為采購執(zhí)行的依據(jù)。供應商管理1.供應商篩選建立供應商信息庫，收集潛在供應商的基本資料、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等信息。采購部門會同質(zhì)量控制部門、財務部門等相關(guān)人員，對供應商進行實地考察和評估，篩選出符合要求的供應商。考察內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)、生產(chǎn)環(huán)境、質(zhì)量管理體系、物流配送能力等。2.供應商準入對于篩選合格的供應商，由采購部門填寫供應商準入申請表，提交至公司管理層審批。審批通過后，與供應商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務，包括商品質(zhì)量標準、價格條款、交貨方式、付款方式、售后服務等內(nèi)容。3.供應商評價與考核定期對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面進行評價和考核。采購部門應每月收集相關(guān)部門和員工對供應商的反饋意見，作為評價的依據(jù)。根據(jù)評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對不符合要求的供應商進行警告、整改或淘汰處理。4.供應商動態(tài)管理建立供應商動態(tài)管理機制，及時更新供應商信息庫。對于市場上出現(xiàn)的新供應商或現(xiàn)有供應商的經(jīng)營狀況發(fā)生重大變化時，應及時進行調(diào)查和評估，決定是否納入供應商體系或調(diào)整合作關(guān)系。采購流程管理1.采購申請食堂超市各部門根據(jù)實際需求填寫采購申請表，詳細注明采購商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。采購申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后提交至采購部門。2.采購詢價采購部門接到采購申請后，根據(jù)采購商品的特點和市場情況，向多家供應商發(fā)出詢價函。詢價函應明確采購商品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等關(guān)鍵信息，要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)報價。3.供應商報價評估采購部門對供應商的報價進行收集、整理和分析。綜合考慮供應商的報價、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽、交貨期等因素，選擇至少三家供應商進行商務談判。4.商務談判采購部門與選定的供應商進行商務談判，就采購價格、交貨方式、付款方式、售后服務等條款進行協(xié)商。在談判過程中，應保持公平、公正、公開的原則，爭取最有利的采購條件。談判結(jié)果形成談判記錄，經(jīng)雙方簽字確認后作為采購合同的附件。5.采購合同簽訂根據(jù)商務談判結(jié)果，采購部門起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務。采購合同經(jīng)法務部門審核后，提交至公司管理層審批。審批通過后，由采購部門與供應商簽訂正式的采購合同。6.采購訂單下達采購部門根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購商品的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。采購訂單應經(jīng)采購部門負責人審核簽字后發(fā)送給供應商。7.采購跟蹤與催貨采購部門應定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時了解供應商的生產(chǎn)進度、發(fā)貨情況等。對于可能影響交貨期的問題，應及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，采取相應的措施解決。在交貨期臨近時，如發(fā)現(xiàn)供應商有延遲交貨的跡象，應及時催貨，確保按時到貨。8.到貨驗收采購商品到貨前，采購部門應通知質(zhì)量控制部門、倉庫管理部門等相關(guān)人員做好驗收準備。到貨時，由驗收人員按照采購合同和相關(guān)標準對商品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行驗收。驗收合格的商品辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的商品應及時與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。9.采購付款采購商品驗收合格且發(fā)票收到后，采購部門填寫付款申請單，附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證。付款申請單經(jīng)采購部門負責人、財務部門審核、公司管理層審批后，按照公司財務制度進行付款。采購質(zhì)量管理1.質(zhì)量標準制定采購部門應會同質(zhì)量控制部門，根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司實際需求，制定采購商品的質(zhì)量標準。質(zhì)量標準應明確采購商品的外觀、規(guī)格、性能、成分、保質(zhì)期等具體要求。2.供應商質(zhì)量控制要求供應商提供產(chǎn)品質(zhì)量合格證明文件，如質(zhì)檢報告、合格證等。定期對供應商的產(chǎn)品質(zhì)量進行抽檢，確保其提供的商品符合質(zhì)量標準。對于質(zhì)量不穩(wěn)定或出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應商，應及時采取措施進行整改或終止合作。3.到貨質(zhì)量驗收嚴格按照質(zhì)量標準對采購商品進行到貨驗收，確保入庫商品質(zhì)量合格。驗收過程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題的商品，應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其承擔相應的責任。對驗收合格的商品，應做好驗收記錄，并存檔備查。采購成本控制1.采購預算管理根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和財務預算，制定食堂超市采購預算。采購預算應明確各項采購費用的上限，作為采購成本控制的依據(jù)。定期對采購預算的執(zhí)行情況進行分析和評估，及時發(fā)現(xiàn)偏差并采取措施進行調(diào)整。2.價格談判與采購策略在采購過程中，通過與供應商進行充分的價格談判，爭取最優(yōu)惠的采購價格。關(guān)注市場動態(tài)，掌握商品價格走勢，合理選擇采購時機，降低采購成本。采用集中采購、批量采購等方式，提高采購量，獲得更大的價格折扣。3.成本分析與持續(xù)改進定期對采購成本進行分析，對比不同供應商的價格、質(zhì)量、交貨期等因素，評估采購成本的合理性。總結(jié)采購過程中的經(jīng)驗教訓，不斷優(yōu)化采購流程和方法，持續(xù)降低采購成本。采購風險防控1.市場風險關(guān)注市場動態(tài)，及時掌握商品價格波動、供應短缺等市場信息，提前制定應對措施。與多家供應商建立合作關(guān)系，避免因單一供應商出現(xiàn)問題而導致供應中斷。2.質(zhì)量風險加強供應商質(zhì)量管理，嚴格按照質(zhì)量標準進行驗收，確保采購商品質(zhì)量合格。建立質(zhì)量追溯機制，對于出現(xiàn)質(zhì)量問題的商品，能夠及時追溯到供應商并采取相應的處理措施。3.合同風險在簽訂采購合同前，認真審核合同條款，確保合同內(nèi)容合法、合規(guī)、明確、完整。加強合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。定期對合同執(zhí)行情況進行總結(jié)和評估，防范合同風險。4.廉潔風險加強對采購人員的廉潔教育，提高廉潔意識，防止采購過程中出現(xiàn)貪污受賄等違法違紀行為。建立健全采購監(jiān)督機制，加強對采購過程的全程監(jiān)督，確保采購活動公開、公平、公正。采購文檔管理1.采購文件分類采購文件包括采購計劃、采購申請、詢價函、報價單、談判記錄、采購合同、采購訂單、驗收報告、發(fā)票等。對采購文件進行分類整理，建立電子和紙質(zhì)檔案，便于查詢和管理。2.文檔保存期限采購文件應按照公司檔案管理規(guī)定進行保存，保存期限根據(jù)文件類型和重要程度確定。一般采購文件保存期限為[X]年，重要采購文件保存期