建筑公司檔案管理制度?1.目的為加強公司檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬各項目。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、圖紙、報表、照片、音像資料等。二、檔案管理職責1.綜合管理部門職責負責制定和完善公司檔案管理制度，并監督執行。集中統一管理公司各類檔案，進行檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作。指導各部門的檔案管理工作，組織檔案業務培訓。定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的安全與完整。2.各部門職責負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并按規定定期移交公司綜合管理部門。明確專人負責檔案管理，確保檔案資料的真實、準確、完整。配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、統計、利用等工作。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司設立、變更、注銷過程中形成的各類文件。公司各項管理制度、規定、辦法等。項目招投標文件、合同協議、預決算資料等。施工圖紙、設計變更通知、技術交底記錄等。工程施工過程中的各類報表、報告、檢驗檢測資料等。公司會議記錄、紀要、決議等。員工人事檔案、培訓記錄、考核資料等。公司財務報表、審計報告、稅務資料等。公司宣傳資料、榮譽證書、照片、音像資料等。2.收集要求各部門應及時收集本部門工作中形成的各類檔案資料，確保檔案的真實性和完整性。對于重要文件和資料，應實行雙套制保存，一份紙質檔案，一份電子檔案。檔案資料應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。3.整理原則遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。區分不同價值，便于保管和利用。分類科學、編號規范、排列有序。4.整理方法分類：按照檔案的內容和性質，分為行政管理類、項目管理類、財務管理類、人事管理類、企業文化類等類別。編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性。裝訂：對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，保持整齊美觀。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的保管1.保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司設立、變更、注銷文件，重要合同協議，財務審計報告等。長期保管的檔案期限為10年至50年，主要包括項目管理過程中的重要文件、資料等。短期保管的檔案期限為1年至10年，主要包括一般性文件、資料等。2.保管場所公司設立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。3.檔案存放按照檔案的類別和編號，將檔案分類存放于檔案柜中，并建立檔案存放索引。電子檔案應存儲于專用的服務器或存儲設備中，并進行備份，確保數據的安全。4.檔案保管要求定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制。嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。五、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則定期對檔案進行鑒定，確保檔案的保管價值與實際需求相適應。鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、保守秘密的原則。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人、相關業務部門負責人和檔案管理人員組成。3.鑒定內容檔案的完整性、準確性和系統性。檔案的現實利用價值和歷史保存價值。檔案的保管期限是否合理。4.銷毀程序經鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，并由鑒定小組成員簽字確認。報公司領導審批后，按照規定的程序進行銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保銷毀徹底，并在銷毀清冊上簽字注明銷毀情況。六、檔案的查閱與借閱1.查閱規定公司內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。查閱檔案時，應在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱檔案應保持整潔，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、污損等。查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案室，并在查閱登記表上簽字。2.借閱規定公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱公司檔案，應填寫檔案借閱申請表，經公司領導批準后，方可借閱。借閱檔案應出具單位介紹信或個人有效身份證件，并簽訂檔案借閱協議，明確借閱期限、歸還日期、保密責任等事項。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。借閱人應妥善保管檔案，不得轉借、復印、泄露檔案內容，如有丟失、損壞等情況，應承擔相應的賠償責任。3.保密要求檔案管理人員應對檔案內容嚴格保密，不得向無關人員泄露檔案信息。查閱和借閱檔案的人員應遵守保密規定，不得擅自傳播檔案內容。七、檔案信息化管理1.信息化建設目標建立公司檔案管理信息系統，實現檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和利用水平。實現檔案信息的快速檢索、查詢和共享，為公司決策提供支持。2.信息化建設內容檔案數字化：對紙質檔案進行掃描、錄入，建立電子檔案數據庫。系統功能開發：開發檔案管理信息系統，具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統計等功能。安全保障體系建設：建立檔案信息安全保障體系，確保檔案數據的安全與保密。3.信息化管理要求檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息系統的操作，及時錄入和更新檔案信息。定期對電子檔案進行備份，防止數據丟失。加強檔案信息系統的安全管理，設置用戶權限，防止非法訪問和數據泄露。八、獎勵與處罰1.獎勵對在檔案管理工作中表現突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括榮譽證書、獎金、晉升等。2.處罰對違反檔案管理制度的部門和個人，公司將視情節輕重給予批評教育、警告、罰