公司辦公管理規(guī)章制度手冊(cè)一、辦公環(huán)境管理1.1辦公區(qū)域整潔辦公區(qū)域的整潔是公司形象的重要體現(xiàn)，每位員工都有責(zé)任保持辦公區(qū)域的干凈整潔。每天上班前，員工應(yīng)清理自己辦公桌上的雜物，將文件和辦公用品擺放整齊。公共區(qū)域的地面、桌面、窗臺(tái)等要定期擦拭，保持無(wú)灰塵、無(wú)污漬。垃圾桶要及時(shí)清理，避免垃圾堆積散發(fā)異味。同時(shí)要注意保持通風(fēng)良好，讓空氣清新。禁止在辦公區(qū)域內(nèi)吃零食、亂扔垃圾等行為，如有違反，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。1.2辦公設(shè)備擺放合理的辦公設(shè)備擺放不僅能提高工作效率，還能營(yíng)造良好的工作氛圍。電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備應(yīng)放置在指定位置，線路要整理整齊，避免雜亂無(wú)章。辦公椅要調(diào)整到合適的高度，以保證員工的坐姿舒適。文件柜要按照分類擺放文件和資料，便于查找和使用。嚴(yán)禁隨意挪動(dòng)辦公設(shè)備，如因工作需要調(diào)整，需經(jīng)相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)。1.3公共區(qū)域維護(hù)公共區(qū)域包括走廊、樓梯、會(huì)議室等，這些區(qū)域的維護(hù)需要大家共同努力。走廊和樓梯要保持暢通，不得堆放雜物。會(huì)議室使用后，要及時(shí)清理衛(wèi)生，將桌椅歸位。公共設(shè)施如燈具、空調(diào)等要愛(ài)護(hù)使用，如有損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門(mén)進(jìn)行維修。同時(shí)要遵守公共區(qū)域的安靜秩序，不得大聲喧嘩或進(jìn)行影響他人工作的行為。1.4綠植養(yǎng)護(hù)公司在辦公區(qū)域擺放了一些綠植，既美化了環(huán)境，又能凈化空氣。員工要愛(ài)護(hù)這些綠植，定期澆水、施肥，保證綠植的健康生長(zhǎng)。如有發(fā)覺(jué)綠植枯萎或病蟲(chóng)害，應(yīng)及時(shí)通知后勤部門(mén)進(jìn)行處理。二、考勤管理制度2.1考勤打卡考勤打卡是公司考勤管理的重要環(huán)節(jié)，員工應(yīng)按時(shí)打卡，不得遲到、早退或曠工。打卡時(shí)間為上班前和下班后，每次打卡應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤。如因特殊情況無(wú)法按時(shí)打卡，應(yīng)提前向部門(mén)負(fù)責(zé)人請(qǐng)假并說(shuō)明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后可由部門(mén)負(fù)責(zé)人代為打卡或補(bǔ)簽考勤。嚴(yán)禁代他人打卡或偽造考勤記錄，一經(jīng)發(fā)覺(jué)，將嚴(yán)肅處理。2.2請(qǐng)假流程員工請(qǐng)假應(yīng)提前填寫(xiě)請(qǐng)假申請(qǐng)表，注明請(qǐng)假事由、請(qǐng)假時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后交人力資源部備案。請(qǐng)假時(shí)間較長(zhǎng)的，應(yīng)提前辦理請(qǐng)假手續(xù)。如遇緊急情況無(wú)法提前請(qǐng)假，應(yīng)在事后及時(shí)補(bǔ)請(qǐng)假手續(xù)。請(qǐng)假期間應(yīng)保持通訊暢通，以便公司隨時(shí)聯(lián)系。未經(jīng)批準(zhǔn)擅自請(qǐng)假或超假的，將按曠工處理。2.3遲到早退處理員工遲到或早退每次應(yīng)扣除相應(yīng)的考勤分?jǐn)?shù)，遲到早退半小時(shí)以上的按半天曠工處理，一小時(shí)以上的按一天曠工處理。連續(xù)遲到早退多次的，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。同時(shí)部門(mén)負(fù)責(zé)人要對(duì)本部門(mén)員工的考勤情況進(jìn)行監(jiān)督管理，如發(fā)覺(jué)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)糾正并報(bào)告人力資源部。三、辦公用品管理3.1辦公用品領(lǐng)取員工需要領(lǐng)取辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)取申請(qǐng)表，注明所需辦公用品的名稱、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后到辦公用品倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取。領(lǐng)取時(shí)要核對(duì)物品的數(shù)量和規(guī)格，保證無(wú)誤后簽字確認(rèn)。嚴(yán)禁私自領(lǐng)取辦公用品或多領(lǐng)辦公用品，如有違反，將按規(guī)定進(jìn)行處罰。3.2辦公用品使用員工在使用辦公用品時(shí)，要節(jié)約使用，避免浪費(fèi)。如紙張要雙面打印，墨盒、硒鼓等要合理使用，以延長(zhǎng)其使用壽命。同時(shí)要愛(ài)護(hù)辦公用品，不得損壞或私自挪用他人的辦公用品。如發(fā)覺(jué)辦公用品損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門(mén)進(jìn)行維修或更換。3.3辦公用品保管辦公用品倉(cāng)庫(kù)要保持整潔、干燥，物品擺放要有序。倉(cāng)庫(kù)管理員要定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，保證賬物相符。員工領(lǐng)用的辦公用品要妥善保管，不得隨意丟棄或借給他人使用。如因工作變動(dòng)或離職，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品交回倉(cāng)庫(kù)或辦理移交手續(xù)。四、會(huì)議與文件管理4.1會(huì)議組織與安排公司的會(huì)議組織與安排由行政部門(mén)負(fù)責(zé)，要提前做好會(huì)議通知、場(chǎng)地布置、會(huì)議資料準(zhǔn)備等工作。會(huì)議要按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)召開(kāi)，參會(huì)人員要按時(shí)參加，不得遲到或缺席。會(huì)議期間要保持安靜，認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議內(nèi)容，不得交頭接耳或做與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情。會(huì)議結(jié)束后，要及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要并分發(fā)相關(guān)人員。4.2文件收發(fā)與歸檔公司的文件收發(fā)由行政部門(mén)負(fù)責(zé)，要嚴(yán)格按照文件收發(fā)流程進(jìn)行操作。收到文件后要及時(shí)登記、編號(hào)，并送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)閱批。文件閱批后要及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)或歸檔，保證文件的及時(shí)處理和妥善保管。歸檔的文件要按照規(guī)定的分類和編號(hào)進(jìn)行整理，便于查找和使用。同時(shí)要做好文件的保密工作，不得泄露文件內(nèi)容。4.3重要文件保管重要文件包括合同、協(xié)議、資質(zhì)證書(shū)等，這些文件的保管要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行。重要文件要存放在保險(xiǎn)柜或指定的安全地點(diǎn)，由專人負(fù)責(zé)保管。借閱重要文件要辦理借閱手續(xù)，注明借閱時(shí)間、借閱人等信息，并按時(shí)歸還。如因工作需要將重要文件帶出公司，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施。五、信息安全管理5.1電腦及網(wǎng)絡(luò)安全員工要嚴(yán)格遵守公司的電腦及網(wǎng)絡(luò)使用規(guī)定，不得私自安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件或硬件。要定期更新電腦操作系統(tǒng)和殺毒軟件，防止電腦病毒感染。不得在電腦上存儲(chǔ)涉密信息或敏感信息，如確需存儲(chǔ)，應(yīng)采取加密措施。要注意保護(hù)電腦的安全，如設(shè)置密碼、關(guān)閉不必要的端口等。網(wǎng)絡(luò)使用要遵守公司的網(wǎng)絡(luò)使用協(xié)議，不得瀏覽不良網(wǎng)站或進(jìn)行非法活動(dòng)。5.2信息保密規(guī)定公司的信息包括商業(yè)秘密、客戶信息、財(cái)務(wù)信息等，這些信息的保密。員工要嚴(yán)格遵守公司的信息保密規(guī)定，不得將公司的信息泄露給他人或在未經(jīng)授權(quán)的情況下使用公司的信息。在工作中要注意保護(hù)客戶信息，不得將客戶信息隨意透露給他人。如因工作需要將公司的信息帶出公司，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。5.3數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)為了防止數(shù)據(jù)丟失，員工要定期對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份的數(shù)據(jù)要存放在安全的地點(diǎn)，如移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)等。如發(fā)覺(jué)數(shù)據(jù)丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門(mén)，并采取相應(yīng)的恢復(fù)措施。同時(shí)公司要定期對(duì)數(shù)據(jù)備份情況進(jìn)行檢查，保證數(shù)據(jù)備份的有效性。六、車(chē)輛管理6.1車(chē)輛使用規(guī)定公司的車(chē)輛由行政部門(mén)統(tǒng)一管理，員工需要使用車(chē)輛時(shí)應(yīng)提前向行政部門(mén)申請(qǐng)，并填寫(xiě)車(chē)輛使用申請(qǐng)表。經(jīng)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)領(lǐng)取車(chē)輛，并在使用完畢后及時(shí)歸還。車(chē)輛使用過(guò)程中要遵守交通法規(guī)，不得超速、超載、疲勞駕駛等。要愛(ài)護(hù)車(chē)輛，保持車(chē)輛的清潔和良好狀態(tài)，如發(fā)覺(jué)車(chē)輛損壞或故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)進(jìn)行維修。6.2車(chē)輛維護(hù)與保養(yǎng)行政部門(mén)要定期對(duì)車(chē)輛進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，保證車(chē)輛的安全功能和正常運(yùn)行。要按照規(guī)定的時(shí)間和里程對(duì)車(chē)輛進(jìn)行保養(yǎng)，如更換機(jī)油、濾清器等。要對(duì)車(chē)輛進(jìn)行定期檢查，及時(shí)發(fā)覺(jué)和排除車(chē)輛的安全隱患。同時(shí)要做好車(chē)輛的維修記錄，便于對(duì)車(chē)輛的維護(hù)情況進(jìn)行跟蹤和管理。6.3車(chē)輛違規(guī)處理員工在使用車(chē)輛過(guò)程中如違反交通法規(guī)或公司的車(chē)輛使用規(guī)定，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。如因違規(guī)行為導(dǎo)致車(chē)輛損壞或發(fā)生交通，將由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任和費(fèi)用。七、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理7.1費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程員工的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)應(yīng)按照公司的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程進(jìn)行操作。員工要填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表，注明費(fèi)用的明細(xì)、金額、報(bào)銷(xiāo)事由等信息，并附上相關(guān)的報(bào)銷(xiāo)憑證。將費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表和報(bào)銷(xiāo)憑證提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)審核通過(guò)后交財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審批。財(cái)務(wù)部門(mén)要對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證進(jìn)行審核，如發(fā)覺(jué)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)與員工溝通并要求其補(bǔ)充或更正。經(jīng)審批通過(guò)的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)將由財(cái)務(wù)部門(mén)支付給員工。7.2報(bào)銷(xiāo)憑證要求員工報(bào)銷(xiāo)時(shí)要提供真實(shí)、有效的報(bào)銷(xiāo)憑證，如發(fā)票、收據(jù)等。報(bào)銷(xiāo)憑證要填寫(xiě)完整、清晰，不得涂改或偽造。發(fā)票的抬頭要與公司名稱一致，發(fā)票的內(nèi)容要與報(bào)銷(xiāo)事由相符。如報(bào)銷(xiāo)的是差旅費(fèi)，還需要提供出差行程單、住宿發(fā)票等相關(guān)憑證。財(cái)務(wù)部門(mén)要對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證進(jìn)行嚴(yán)格審核，如發(fā)覺(jué)問(wèn)題將不予報(bào)銷(xiāo)。7.3費(fèi)用審批權(quán)限公司對(duì)不同金額的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)設(shè)定了不同的審批權(quán)限，員工要按照規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。一般情況下，金額較小的費(fèi)用由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，金額較大的費(fèi)用由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。如遇特殊情況，需要超出審批權(quán)限進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。八、員工行為規(guī)范8.1工作紀(jì)律員工要嚴(yán)格遵守公司的工作紀(jì)律，按時(shí)上下班，不得遲到、早退或曠工。工作時(shí)間要保持專注，不得做與工作無(wú)關(guān)的事情，如玩手機(jī)、聊天等。要服從公司的工作安排，不得拒絕或拖延工作任務(wù)。如因工作需要加班，應(yīng)按照公司的加班規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。8.2職業(yè)道德員工要遵守職業(yè)道德，誠(chéng)實(shí)守信，不