某餐飲管理有限責任公司采購管理手冊

目錄

第一章總則....................................................................1

第二章采購組織................................................................2

第三章采購計劃...........................................................3

第四章采購執行...........................................................5

第五章采購結算...........................................................10

第六章采購成本控制......................................................12

第七章供應商管理........................................................14

第八章采購招標管理......................................................17

第九章附則............................................................21

附件一：流程..................................................................22

附件二：采購管理表單..........................................................32

第一章總則

第一條目的

為加強XX餐飲管理（北京）有限責任公司（以下簡稱公司）采購管理，規范

采購工作，保障經營活動的正常持續供應，加速資金周轉，降低采購成本，特制定

此手冊。

第二條適用范圍

本手冊適用于公司經營所需各種材料?、設備及公司辦公用品、勞保用品的采

購（以下除非特別說明，以上所列物資統稱為采購物品），以及需通過協作廠商完成

的各種成品、半成品、材料的加工。除非特別說明，采購物品與外協加工產品統稱

為采購物品。

手冊適用人員：采購部、店管部、單店、中心廚房、財務部、綜合辦、監察辦等涉及

公司采購業務的所有員工。

第三條手冊管理方法

由采購部負責組織每年一次的手冊修訂工作，并由采購部簽訂發行。采購部擁有對

手冊的解釋權。

由綜合辦負責手冊的發放、更換和回收管理工作，并制作手冊領用記錄。

第四條保密要求

注意做好手冊保密工作。應按適用范圍發放，采購部、中心廚房、財務部、綜合辦、

監察辦、店經理可領用完整手冊.其他人員只領用與其相關作業的部分.應與領用者簽訂

保密協議。

第五條手冊的更新

年度內內容調整以補充文件形式發布，補充文件要求進行編號管理，發放范圍及發

放回收管理與手冊管理相同。

手冊每年更新一次，年度更新時應將年度內補充文件分類歸并到手冊各章節。

第二章采購組織

第六條公司采購管理實行集中統一采購，除單店的零星采購外，任何部門和

人員不得單獨進行采購。

第七條各部門主要職責：（需根據重新確定的組織結構調整）

（一）需求單位：負責根據經營需求填寫需求計劃或采購申請和相應的價

格建議；參與供應商的甄選；負責質量不合格采購物品及外協產品的評審并提出處

理方案，負責將采購物品及外協產品在使用過程中發生的其它問題及有關信息及

時反饋給采購部。

（二）店管部：負責根據各店的需求計劃、庫存情況等填寫物品采購申請;

負責采購物品及外協產品的驗收、存儲與發放；負責對采購物品及外協產品的質量

檢測，負責對供應商生產工藝和產品質量的評估以及對供應商質量保證體系的考

核，參與采購物品及外協產品使用過程的質量監督和質量問題的處理；參與對供應

商的甄選；參與對采購價格的審核。

（三）采購部：負責制定采購計劃及采購活動的具體實施；對所采購物品

及外協產品的市場行情、供應商情況進行跟蹤調查，建立采購物品及外協產品價格

信息庫；建立采購物品及外協產品的質量記錄；協助店管部制訂最佳安全庫存；負

資對采購成本的控制；負責對供應商的管理；負責采購物品及外協產品的交貨與協

調；負責采購物品及外協產品質量問題的解決、退貨與索賠；負責采購款項的結算

支付。

（四）監察辦：負責對采購全過程的監督審察，包括對采購計劃、簽訂采

購合同、質量驗收和結帳付款等采購過程每i環節的監控。

（五）財務部：負賁對采購計劃及采購預算的審核；采購物品及外協產品

付款憑證的審核。

第三章采購計劃

第八條采購計劃制訂的依據

采購計劃應根據經營計劃、山店管部匯總的各店日常經營需求計劃、各部門

的采購申請、年度預算、庫存情況、公司資金供應情況等確定，對經營急需物品，

應優先考慮。

第九條采購計劃種類

根據采購物品的不同應分別制訂年度采購計劃、月度采購計劃及日采購計劃。

（一）年度采購計劃根據公司年度經營計劃，在對市場信息和需求信息進

行充分的分析和收集的基礎上，并依據往年歷史數據對比預測制訂，該計劃也是

制訂年度財務預算的主要依據之一。

（二）月度采購計劃是在對年度采購計劃進行分解基礎上，依據上月實際

采購情況、庫存情況、下月度需求預測、市場行情制訂當月的采購計劃，該計劃

也是制訂月度資金計劃的主要依據之一。

（三）日采購計劃是在對月度采購計劃進行分解基礎上，依據店管部對各

單店每日經營所需物品的匯總審核后制訂。

第十條各店日常經營需求計劃

各店根據每天的經營情況、物品日常消耗情況、庫存情況向店管部報送每天

的需求計劃，主要包括每天的銷售主產品及各種配料、一次性消耗物品等。

第十一條采購申請的提出及審批權限

采購申請應注明物品的名稱、數量、需求日期、參考價格、用途、技術要求、

供應廠商（參考）、交貨期、送貨方式等。各種物品的采購申請應由以下各部門提

出：

（-）工程項目所需公司采購的材料、設備等，由項目負責人根據合同及

設計任務書所作的預算，結合工程進度編制材料、沒備采購清單（又稱“材料表”）

作為采購申請；經部門負責人或授權人審核后，報開發副總審批；

（二）日常經營所需的原材料、輔助材料、產成品（包括外協產品）、包裝

材料、低值易耗品等，由店管部根據經營需求及加工要求提出采購申請，經部門負

責人或授權人審核后，報經營副總審批；

（三）工具及配件、器皿、勞保用品、量檢具等由使用部門在月初提出采

購申請；經部門負責人或授權人審核后，由公司主管領導審批；

（四）經營、辦公等需要的大件設備和工具（屬于固定資產投資類）由使

用部門在年初編制固定資產采購申請；由公司總經理審批；

（五）普通辦公用品、勞保用品等由綜合辦根據使用部門需求統一提出年

度或月度采購申請，經部門負責人或授權人審核后，由總經理審批；

（六）庫房管理員可根據日常領料情況和庫存情況提出常備用料的采購

申請，由店管部經理審批；

（七）研究開發所需要的原料?、輔助材料、工具、器皿、設備等，由技術

中心根據需求時間提出月度或日采購申請，經部門負責人或授權人審核后，報營運

副總審批。

（A）以上各類物品如在年度預算外或超過年度預算，應經公司總經理審

批。

（九）部門負責人/授權人審核本部門的采購申請時應檢查請購單的內容

是否準確、完整，若不完整或有錯誤則應予以糾正。

（+）經審批后的采購申請表由采購部審核匯總。審核內容包括采購申請

各欄填寫是否清楚，是否符合項目合同內容、是否在預算范圍內、是否有相關負責

人的審批簽字、是否在審批范圍內等。

第十二條采購計劃的管理

（一）采購計劃由采購部根據經審批后的采購申請制訂，日采購計劃由采

購部經理批準執行，月度采購計劃報請營運副總批準執行，年度采購計劃需報請公

司總經理審批。

（二）采購計劃應同時報送財務部審核，以利于公司資金的安排。

（三）采購部經理應審查各部門的申請采購物品是否能由現有庫存滿足

或有無可替代的物品。只有現有庫存不能滿足的申請采購物品才能列入采購計劃

中。

（四）對于在采購計劃內無法于需用日期辦妥的采購申請單，必須及時通

知請購部門。

（五）物品需求單，立對于申請采購物品若需要變更或撤銷時，必須立即通

知采購部，及時根據實際情況更改采購計劃。

（六）未列入采購計劃內的物品不能進行采購。如確屬急需物品，應填寫

緊急采購申請表，由部門負責人審批后，由公司營運副總核準后才能列入采購范圍。

第四章采購執行

第十三條采購作業的執行

采購作業由采購部根據經批準的采購計劃組織實施。采購應按照“擇優、擇

廉、擇近”的原則并嚴格按照采購計劃按質、按量、按時進行采購。

第十四條采購方式的選擇

采購人員應按照采購物品及外協產品的不同，分別采取以下幾種方式進行采

購：定點供應商長期議價采購、比價采購和招標采購。

屬于定點供應商供貨范圍內的物品，不管價值多少，可以直接從定點供應商

處采購。不在定點供應商供貨范圍內的物品，需采用招標采購或比價采購。

（一）定點供應商長期供貨的物品范疇：

為有效降低采購成本，達到規模采購，并保證采購物品質量的穩定性與標準，

以下消耗較大且常用物品應盡量采用定點供應商長期議，介供貨的方式：

令生鮮類：包括豬、牛、羊肉、雞、鴨、魚、海鮮、蛋、常用蔬菜等；

?干貨類：各種肉食、海鮮、木耳、蘑菇等；

令糧油、各種調料等：

＜飲料類；

e經營加工用器材類、包裝用材料、其它消耗品；

令熟食、涼菜類委托對外加工產品。

（二）招標采購的物品范疇：

1.一次采購金額超過以下金額的大宗材料與設備:

令進口材料和設備25萬元；

令國產檢測儀表力3萬元；

＜計算機、顯示器以及附件25萬元；

令電子類產品力1萬元；

?常用工具、辦公用品、勞保用品、耗材等21萬元。

2.工程裝修項目中需公司采購的材料、關鍵設備等；

3.一年內可在同一供應商處累計采購金額超過5萬元的某類物品。

（三）比價采購的物品范疇：

除定點供應商供貨范圍內以及符合招標采購條件的物品外的采購，以三家（包

括三家）以上供應商的報價加以比較，最后選擇性價比最優者予以訂購。

第十五條采購詢價的發出

采購人員按照采購計劃所列材料清單，參考采購物品及外協產品的市場行情、

公司相關人員的信息提供、采購歷史記錄、廠商提供的價格資料等各種渠道的價格

信息，對采購物品及外協產品的供應商進行充分的詢價、議價。

（-）采購人員在洵價、議價過程中必須向供應商提供足夠的信息以使供

應商能順利報價，這些信息包括采購物品或外協產品的品名、質量要求、數量、服

務、交貨期、交貨方式、地點、付款辦法等因素。

（-）詢價方式應采用書面詢價，要求供應商提供簽字或蓋章的報價單，

如只能采用電話詢價方式，應獲得采購部經理批準。

（三）采購人員應要求供應商在接到詢價資料后至少7天內以書信、電子

郵件或傳真形式反饋其報價意向（若供應商拒絕報價，則應將詢價資料退還給公

司），若詢價資料寄出后供應商沒有任何答復，采購人員應打電話或電子郵件與供

應商聯系，問清情況（如收到詢價資料與否？）。

（四）在詢價過程中供應商如要求對采購物品及外協產品內容、技術要求、

規范等作進一步澄清，采購員應該協調相關人員盡快作出答復，以使供應商有條件

作出適當報價。

（五）同類、同規格產品的詢價應有三家以.上供應商的價格資料，同時應

建立采購詢價比價臺帳。臺帳內容要包括：物品名稱、型號、規格、.主要技術參數、

分承包方的單位名稱、企業性質、質量保證體系、價格和運雜費用，并有綜合分析

說明和比價依據。

第十六條詢價資料的整理

（-）采購員接到共應商的報價后，要評審報價的完整性和準確性，并了

解報價的詳細構成，需要時應通過會議或電話溝通以弄清供應商的報價。同時應整

理收到的詢價資料備查。

（-）若供應商報汾的物品與請購物品略有不同或屬代用品者，采購人員

應在請購單上詳細注明相關信息，并報經采購部經理、使用部門或請購部門同意并

備案。

（三）采購員應確定一個初始目標價，以利于在隨后進行的多輪談判（3-

4輪）及每輪談判后目標價格的重新確定。多輪談判的過程中如果需要，可要求供

應商用以成本細分的方式再次報價。

第十七條采購價格平臺的建立

采購部信息管理員應依照以往的采購資料和平時收集的數據，分門別類地整理

出一套完整的價格平臺（采購價格平臺），并根據情況隨時更新，充實，以備相關

人員選用。

價格平臺應包含以下內容：

（一）材料（設備）名稱；

（二）規格型號；

（三）主要技術指標；

（四）價格區間；

（五）廠家（或供應商）；

（六）索引。

第十八條采購價格核準：

（一）招標采購物品的價格由評標小組決定。在質量、服務標準、付款方

式、送貨方式等相同的情況下，價格最低者中標。如分坂較大，由公司主管領導或

公司總經理決定。

（二）供應商長期報價采購物品及外協產品，在事先議定的價格范圍內，

由采購部經理核準；超出議定價格范圍外的，根據超出價格的多少，分別報公司主

管領導或公司總經理審批。

（三）比價采購物品，一次采購金額小于5000元的，由采購部經理審批；

一次采購金額大于5000元的，由采購部經理審核后，呈公司主管領導或總經理批

準。

第十九條訂購

（一）供應商及采購價格確定后，由采購部統一向供應商訂購，發出訂購

單或簽訂采購合同。

（二）訂購過程中實行執行的采購價格與經核準的采購價格有差異時，采

購人員應按采購價格核準的審批程序進行重新審批，緊急情況下可直接報請營業

副總審批。

（三）屬于下列特殊情況的，可實行委托采購。

1.特殊材料與物品，采購部無法進行采購時，經公司主管領導審批后，可委

托業務部門進行采購，但應嚴格執行本辦法的相關規定.

2.屬于單店的零星采購物品范圍，且月度采購金額累計在30（）元以內的，可

委托單店自行采購，店管部負責監督單店的采購是否嚴格執行本辦法的相關規定。

（四）需預付定金、長期需用的原材料、經營月物品等、采購金額（）

元以上或有附帶條件的采購活動應與供應商簽訂采購合同。

1.由采購員代表公司簽訂采購合同的，必須有公司總經理的授權；

2.采購員負責根據規范的合同范本起草合同文本，報采購部經理審批并簽署

意見，必要時，監察部應參與合同文本的起草；

3.監察部負責對合同的法律條款進行審查，并簽署意見；

4.在完成以上審查修改后，采購合同應報營運副總審核并簽署意見后呈公司

總經理批準加蓋公司合同專用章。

5.簽字蓋章生效的采購合同應分送財務部、驗收西位、監察辦等存檔備查。

第二十條交貨及驗收

（-）訂購后采購員應及時將訂購單交由信息員保管，信息員據此編制采購

口報表（,訂購單應同時送交收貨單位。

（二）采購人員應按訂購單或采購合同對供應商的交貨進行稽催與協調，確

保能如期交貨。無法于約定交貨期內交貨時，應及時通知請購部門并列入重點催辦

項目。

（三）交貨時一般物品由庫管員（或收貨人）根據訂購單負責數量的驗收，質檢

員負責品質驗收；特殊物品由質檢員負責組織使用單位、技術中心等業務部門或專

家進行品質驗收，庫管員（或收貨人）僅負責數量驗收。品質如有不符，應立即予以

退回。數量不符，應在驗收報告中注明，要求限期補足或退款。庫管員驗貨后方可

辦理入庫手續。

（四）對于采購商品已到貨，同時采購部已收到供貨方開具的采購發票，由庫管員

（或收貨人）根據相關檢驗單據及實際收到貨物情況，按照實收數量填寫入庫單并簽字確認。

入庫單一式四聯，一、二聯留存庫房（收貨人）（第二聯于月底財務稽核時送交財務處），第

三聯采購部核算員留存，第四聯報銷時送交財務部會計進行財務處理。

（五）對于月末采購商品已到貨并已經由相關部門驗收，采購部未收到供貨方開具

的采購發票的，庫管員（或收貨人）應辦理暫估入庫（入庫單上注明暫估字樣），待收到貨

物發票及運雜費單據時，采購部拿以上單據到財務處確認金額，財務人員據此對應暫估入庫

單補辦正式入庫手續并辦理調價（調價會額=發票金額+運雜普-暫估余額），講行帳

務處理。

（六）對于貨款已支付，發票已收到，月末貨物未到的在途材料或尚未驗收的材料，

由采購部進行管理，采購人員先根據發票金額填寫入庫單（注明應收數量及在途字樣），并

將發票拿到財務處確認金額，財務人員據此進行帳務處理。待收到貨物后，采購人員再辦理

正式入庫手續，交由庫管員管理。該部分在途原材料應在采購部采購月報中體現，并與財務

部“在途物資”明細賬進行核對，以保證帳實相符。

（七）供應商或配送方直接配送到單店或現場的物品，由供應商或配送方根

據采購部發出的配送指令直接向指定的地點送貨，直接配送的物品應事先由質檢

員取樣驗收品質并簽字認可，收貨人負責根據訂購單對物品品質和數量進行驗收

并填寫收貨清單，經簽字確認的收貨清單一式四聯，一、二聯留存單店或現場（收

貨人）（第二聯于月底財務稽核時送交財務處），第三聯采購部核算員留存，第四聯

報銷時送交財務部會計進行財務處理。

第二十一條進度控制與事務聯系

（-）采購執行過程中，采購部應按詢價、訂購、交貨三個階段負責對采

購作業制定進度計劃并進行進度控制。如未能按進度完成采購作業時，應撰寫異常

原因及預定完成日期，經主管領導審批后轉送請購或使用部門，以便采取應對措施。

（-）采購物品及外協產品在使用中出現問題，采購員應負責聯系供貨商,

處理有關質量問題的解決、退換貨、索賠等事宜。

（三）外協產品生產加工過程中，相關業務部匚應負責提供外協產品的品

質要求并負責對加工單位的技術支持與質量監督。

第五章采購結算

第二十二條采購付款

（-）采購款項須按采購合同規定或訂購單所約定的時間由采購部從財

務部借款統一支付。

（-）庫房、單店等收貨單位在接收貨物入庫后，應及時將入庫單或收貨

清單報送采購部（單店由店管部審核后送采購部）和財務部，采購部和財務部應根據

每天的入庫單或收貨清單分別建立應付帳款臺帳。供應商或配送方應定期（根據合

同確定的結算期，在每月或每周）憑收貨清單與采購部核對應付帳款帳目，雙方核

對無誤后向采購部申請付款。

（三）采購部根據收貨單位遞交的收貨清單、結算單與訂貨合同、應付帳

款核對無誤后，統一制訂結算計劃，結算計劃由采購部核算員根據訂購合同的時間

要求、供應商的重要性、采購物資的時間、公司現有資金情況等制訂，分清輕重緩

急，結算計劃經采購部經理審核后，由營運副總審批。

（四）采購部根據結算計劃按資金使用申請程序（見財務管理手?冊）向財務

部申請借款，財務部負責人對照資金計劃審批后借出款項。借款只能用于支付貨款,

不得挪為它用。采購部不得自行保存資金，應于支付款項時向財務部支取借款，即

借即付。

（五）支付貨款時財務部i般應采用銀行劃賬的支付辦法，采購核算員必

須在付款后5日內向收款單位索要發票等有關票據或證明文件。如確實需要直接

交付支票的，由采購核算員帶正式合法發票（或收據、結算單等原始憑證）到財務部

辦理借款手續。

（六）在向供應商或配送方支付貨款時，采購部核算員應對照合同、收貨

清單等仔細復核，并同預付貨款及應收帳款等全部債權一起清理結算，防止重復付

款。

第二十三條報銷

采購核算員支付采購貨款后應依據財務規定的報銷程序每旬辦理一次報銷手

續，報銷單據應附上購貨發票、采購計劃單、訂購單、驗收入庫單，并由采購部經

理審批。

第二十四條應付帳款的管理

采購部核算員負責采購應付帳款的管理，設立應付帳款臺帳，定期編制客戶

往來對帳單發送對方單位，每月核對一次并妥善保存對帳記錄。對長期客戶或重點

客戶，以及金額在一定起點以上的往來客戶，應視情況按客戶名稱設置專宗，保管

好相關的業務合同、提貨憑證、收付款憑據，并設置備杳登記簿，逐筆記錄預付款、

已付款、余款等情況。

第二十五條公司與單店的往來結算

（一）供應商或配送方直接向單店送貨后，單店應及時將收貨清單報送財務

部，財務部根據收貨清單登記此項應付帳款的同時.,應同時在該單店的帳戶上登記

該項應收帳款（公司對單店的應收款）。

（二）公司向各單店配送貨物后，配送單位應及時將配送清單報送財務部，

財務部根據該貨物的成本（包括采購貨物本身的價格、稅金、運費和加工制作成本

等）在各單店的帳戶上登記相應的應收帳款。

（三）各單店應于每月25日與公司財務部按月核對物品調拔的往來帳款，編

制調節表，雙方簽章確認后，結清債權債務帳務。

第六章采購成本控制

第二十六條采購成本控制關鍵點

物品本身的采購價格、物品運輸配送費用、物品存儲費用以及存儲過程中發

生的損耗、采購物品占用資金的利息費用是采購成本的主要構成部分。針對采購成

本的主要構成要素，采購成本控制的關鍵點包括以下幾個方面：

＜確定最優的采購價格

令確定合理的采購訂貨量

令確定最佳的采購物品配送方式

第二十七條最優采購價格的確定

（一）采用多種采購形式：包括招標采購、供應商長期定點采購、比價采

購等，通過對各種采購形式的對比，找出成本最低的采購形式組合以達到降低采購

成本的目的。

（二）決定合適的采購價格：通過科學的價格決定步驟，降低采購價格與

采購成本。決定一個合適的價格一般要經過一下幾個步驟：

I.多渠道詢價。多方面收集了解市場行情，包括市場最高價、最低價、一般價

格等。

2.比價：分析各供應商提供材料的規格、品質要求、性能等才能建立比價標準。

3.自行估價：成立估價小組，可由采購管理人員、技術人員、財務人員組成，

估算出較為準確的底價資料。

4.議價：根據底價的資料，市場的行情，采購量的大小，付款期的長短等因索

與供應商議定出合理的價格。

第二十八條合理采購訂貨量的確定

采購訂貨量的確定宜接影響存貨的缺貨成本、采購物品的存儲費用、采購資金

占用的利息費用及存貨的損失成本等，因此確定一個合理的采購訂貨量是控制采

購成本的關鍵環節。合理來購訂貨量的制定包括以下幾個步驟：

存貨信息收集、存貨信息分析、確定安全庫存、確定合理訂貨量

（-）存貨信息的收集：

1.店管部庫管員、單店每口應填寫物品庫存日報表，反映本部門現有存貨物

資的名稱、單價、現有存貨的儲存位置、儲存區域及分布狀況等信息，并及時將此

信息報送給采購部。

2.采購部應要求供應商或第三方物流的庫房保管人員通過傳真、電子郵件等

方式及時提供已訂貨物資的未達存貨日報表。

（二）存貨信息分析：

店管部庫管員負責將各種存貨信息進行綜合匯總，并結合盤點的實際情況對存

貨量進行修訂，建立公司的采購配送管理信息系統，保證采購部、供應商或第三方

物流、各業務部門、單店等能及時獲得準確的存貨信息。

（三）確定安全庫存量

1.安全庫存量的確定由店管部調度員負責制訂。

2.采購部根據各部門采購申請制定采購計劃時，應在充分研究同期的采購歷

史記錄、下期的經營計劃的基礎上，協助店管部調度員確定最佳安全庫存。

3.“安全庫存量”，應充分考慮保持正常經營活動所需的存貨量，防止因缺貨

而造成經營活動的中斷以及引起的經濟損失。

4.根據物品采購時間的不同及貨源的緊缺程度等，安全存貨量的確定可根據

歷史經驗估計、數學模型測算等方法確定，一般情況下，安全存貨量的計算公式確

定為：最大安全存貨量=某期間最大使用量一歷史同期最小使用量。

（四）確定合理訂貨量

采購部人員在制訂采購計劃時，應在充分分析現有的存貨量（包括供應商或第

三方物流的未達存貨）、貨源情況、訂貨所需時間、訂貨要求的最大或最小批量、

貨物運輸到達時間等因素?，結合各種貨物的安全存貨量確定最佳訂貨量及訂貨時

點。

第二十九條最佳物品運輸配送方式的確定

物品運輸配送方式直接影響物品的運輸成本費、包裝成本費等，采購人員在訂

購過程中應要求供應商提供上述各項成本的詳細清單，或與財務部相關人員合作,

對上述成本作出分析，選擇最佳的物品運輸配送方式，遑出降低成本的建議。

第七章供應商管理

第三十條供應商信息收集與調查

供應商信息收集與調查由采購部負責，店管部、物品請購部門、使用部門等負

責提供供應商信息及推薦合格供應商。

（-）凡欲與公司建立供應關系而且符合條件者應填寫“供應商調查表”，作為選

擇供應廠商的參考。“供應商調查表”交采購部審核并存檔備查。如果供應商的生產經

營條件發生變化，應要求供應商及時對該表進行補充和修改。

（二）采購部應組織相關人員隨時調查供應商的動態及產品質量，“供應商調杳

表''每年復查一次，以了解供應商的動態，同時依變動情況，更正原有資料內容。

（三）在每次供貨結束后，店管部、使用部門等應提供供應商的供貨實績，采購

部負責將供應商的業績記于“供應商管理檔案”，作為評審供應商業績的資料。

第三十一條選擇供應商原則及方法

招標采購物品、長期定點供應商（非外協產品）的選擇參照“采購招標管理”中

規定執行。外協產品、比價采購物品的供應商選擇由采購部匯總初選合格、評審考

察通過的供應商名單，并提供相關的分析資料，按以下原則進行選擇：

（一）同等條件價格、質量優先；

（二）同等條件信譽、實力優先；

（三）同等條件服務優先；

（四）同等條件下，廠家為先的原則（供應商級別選擇順序：廠家一總代理一區

域代理一指定分銷商一經銷商）；

（五）同等條件先本地后外地的原則。

第三十二條供應商的評審

供應商的評審與選擇由采購部負責組織，店管部、中心的房、技術中心、單店

或物品請購部門、使用部門等有關人員參加。

（一）供應商的評審一般應在對“供應商調查表”及供應商報送的相關資料的分

析基礎上進行，必要時由采購部負責組織店管部、中心廚房、技術中心、單店或物品

請購部門、使用部門對供應方進行實地調查，就工藝技去，質量控制，供貨能力等寫

出調查報告。

（二）對不同重要度的產品應進行不同層次的評審或考察。評審或考察的方式和

程度，可視產品特點和實際需要確定。

（三）若申請免做潛在供應商評審，采購員需遞交“潛在供應商情況調查表”和

書面的免審依據，報主管副總審批。

（四）供應商評審的層次與周期

1.對于臨時采購的供應商，采購部應對供應商的經營資格進行審核，報采購

部經理審批。

2.對于長期采購的供應商，采購部應對其經營資格、信譽、服務、采購標的、

質量等審核，審核通過后，認定其合格供應商資格，報主管副總審批，并每年復審

一次。

3.對于正在合作的長期采購供應商，采購部應至少每季度進行一次考評工作，

并根據考評結果分配下期的采購比例，由采購部經理審核，并報營運副總審批，供

應商名錄應不斷更新并注意發展增加供應商。

第三十三條合格供應商須具備以下條件

（一）有合法的經營資格；

1.營業執照復印件（并已辦理當年度年檢）

2.稅務登記證復印件（并已辦理當年度年檢）

3.企業法人代碼證書（個體經營除外）

4.商標注冊證明（個體經營除外）

5.代理、經銷商的代理、經銷許可（授權書）

6.銀行開戶行資料

7.食品生產企業許可證、食品衛生許可證、衛生防疫檢測報告、進口商品衛生許可證

8.藥字號保健品供應商應提供：藥品生.產企業許可證，藥品生產企業合格證，產品生產

許可號

（二）符合公司的質量、安全、環保規定;

（三）具有產品交付能力；

（四）價格滿足公司要求；

（五）質量滿足公司要求；

（六）公司主要經營物品的供應商應有滿足緊急需求的能力；

（七）設備、外協加工供應商應有售后服務的保障。

第三十四條供應商業績考評

（-）采購部應組織相關部門定期考核和評估供應商，確保所采購產品質量、供

應、支持和服務、經濟指標等滿足公司相關規定要求。

（二）供應商每批供貨，采購部應根據質量檢驗所提供的各項數據建立供應商質

量檔案，并定期報營運副總一份。

（三）采購部應及時將考評結果通知供應商，對于考評不合格者，應督促其提出

相應的改進措施并將改進措施及改善結果記錄在案。

（四）采購物品在使莊過程中發生質量問題或采購合同執行過程中供應商違約

時，相關部門應通知供應商及時解決并將此信息反饋給興購部，采購部在對供應商提

出警告的同時也可根據問題的嚴重程度尋求法律解決途徑。

（五）采購人員定期整理供應商考評結果，并按考評結果將供應商劃分為優秀供

應商、伙伴供應商、普通供應商、不合格供應商等不同類型進行管理，對于普通供應

商給予警告并限期改正，對于不合格供應商，則必須予以更換。

第三十五條建立供應商檔案：

采購部負責建立供應商檔案，店管部、中心廚房予以配合，對每個選定的供

應商必須有詳盡的供應商檔案。

供應商檔案包括：供應商調查表、供應商審批表、供應商質量檔案、供應商

所提供的合格證明、價格表及相關資料。

第三十六條供應商檔案由采購部信息管理員負責管理，未經采購部經理允許，

不得隨便查閱。

第八章采購招標管理

第三十七條招標管理的內容：

凡符合第條所規定物品的采購以及長期定點供應商的選擇，均需實行招標

管理。

第三十八條招標管理工作由采購部負責組織，店管部、物品請購或使用部門、

財務部、監察辦等部門參與。

第三十九條招標程序

（一）招標前.，按采購計劃審批權限向公司主管領導提交招標報告。報告

具體內容應當包括：招標內容、招標方式、分標方案、招標計劃安排、投標人資

質（資格）條件、評標方法、評標小組組建方案以及開標、評標的工作具體安排

等；

（二）編制招標文件；

（三）發布招標信息（招標公告或投標邀請書）；發售資格預審文件；

（四）按規定口期接受潛在投標人編制的資格預審文件；

（五）組織對潛在投標人資格預審文件進行審核；

（六）向資格預審合格的潛在投標人發名招標文件；

（七）接受投標人對招標文件有關問題要求澄清的函件，對問題進行澄清,

并書面通知所有潛在投標人；

（A）組織成立評標小組，采購部為組長單位，小組成員在中標結果確定

前保密；

（九）在規定時間和地點，接受符合招標文件要求的投標文件；

（十）組織開標評標會；

（十一）在評標小組推薦的中標候選人中，確定中標人；

（十二）發中標通知書，并將中標結果通知所有投標人；

（十三）進行合同談判，并與中標人訂立書面合同。

第四十條招標采購分為公開招標采購、邀請招標采購，采用邀請招標方式的應

在采購報告中予以注明。

第四十一條采用公開招標方式的項目，應當在相關媒介上發布招標公告，公告

應載明公司的名稱、地址、招標項目的性質、數量、實施地點和時間及獲取招標文

件的辦法等事宜。發布招標公告至發件資格預審文件或招標文件的時間間隔一般

不少于10日。招標公告不得限制潛在投標人的數量。

采用邀請招標方式的，應向3個以上有投標資格的法人或其他組織發出投標

邀請書。

第四十二條采購部應當組織相關部門對投標人進行資格審查并提出資格審查

報告，經參審人員簽字后存檔備查。

資格審查不合格者不得參加投標。

第四十三條招標文件的制作與發出

（一）招標文件主要內容包括：

1.招標公告或投標邀請書；

2.投標人須知，主要包括如下內容：招標項目概況；招標項目名稱、規格、

型號、數量和批次、運輸方式、交貨地點、交貨時間、驗收方式；有關招標文件的

澄清、修改的規定；投標人須提供的有關資格和資信證明文件的格式、內容要

求；投標報價的要求、報價編制方式及須隨報價單同時提供的資料；標底的確定

方法；評標的標準、方法和中標原則；投標文件的編制要求、密封方式及報送份

數；遞交投標文件的方式、地點和截止時間，與投標人進行聯系的人員姓名、地址、

電話號碼、電子郵件；投標保證金的金額及交付方式；開標的時間安排和地點；

投標有效期限。

3.合同條件（通用條款和專用條款）；

4.技術規定及規范（標準）；

5.貨物量、采購及報價清單；

6.安裝調試和人員培訓內容；

7.其他需要說明的事項。

（二）按本制度規定必須進行招標的項目，白招標文件開始發出之日起至

投標人提交投標文件截止之日止，最短不應當少于10日。

（三）招標文件應當按其制作成本確定售價。

第四十四條投標人應當按照招標文件的要求編寫投標文件，并在招標文件規

定的投標截止時間之前密封送達采購部。在投標截止時間之前，投標人可以撤回已

遞交的投標文件或進行更正和補充，但應當符合招標文件的要求。

第四十五條投標人在遞交投標文件的同時，應當遞交投標保證金（視情況而

定）。公司與中標人簽訂合同后5個工作日內，應當退還投標保證金。

第四十六條開標

（一）開標由采購部主持，邀請所有投標人參加。

（二）開標應當按招標文件中確定的時間和地點進行。開標人員至少由主持人、

監標人、開標人、唱標人、記錄人組成，上述人員對開標負責。

（三）有下列情況之一的投標文件，可以拒絕或按無效標處理：

1.投標文件密封不符合招標文件要求的；

2.逾期送達的；

3.投標人的法定代表人或授權代表人未參加開標會議的；

4.未按招標文件規定加蓋單位公章和法定代表人（或其授權人）的簽字（或

印鑒）的；

5.招標文件規定不得標明投標人名稱，但投標文件上標明投標人名稱或有

任何可能透露投標人名稱的標記的；

6.未按招標文件要求編寫或字跡模糊導致無法確認關鍵技術方案、關鍵工

期、關鍵質量保證措施、投標價格的；

7.未按規定交納投標保證金的；

8.超出招標文件規定，違反國家有關規定的；

9.投標人提供虛假資料的。

第四十七條評標

（一）評標工作由評標小組負責。成員人數為五人以上單數，技術性很強的招標

應邀請有關專家參加。

（二）評標小組成員不得與投標人有利害關系。

（三）評標小組成員名單在招標結果確定前應當保冷。

（四）在一個項目中，對所有投標人評標標準和方法必須相同。

（五）評標標準分為技術標準和商務標準，一般包含以下內容：投標價格和評標

價格；質量標準及質量管理措施；組織供應計劃：售后服務；投標人的業績和資信：

財務狀況。

（六）評標小組經過評審，認為所有投標文件都不符合招標文件要求時，可以否

決所有投標，采購部應當重新組織招標。對已參加本次投標的單位，重新參加投標不

應當再收取招標文件費。

（七）評標小組應當進行秘密評審，不得泄露評審過程、中標候選人的推薦情況

以及與評標有關的其他情況。

（八）評標小組按招標文件確定的評標標準和方法，對投標文件進行評審，確定

中標候選人推薦順序。

（九）在評標過程中，評標小組可以要求投標人對投標文件中含義不明確的內容

采取書面方式作出必要的澄清或說明，但不得超出投標文件的范圍或改變投標文件

的實質性內容。

（十）評標小組完成評標后，應當向采購部提交評標報告，在評標小組三分之二

以上成員同意的情況下,通過評標報告。評標小組成員必須在評標報告上簽字，若有

不同意見，應明確記載并由其本人簽字，方可作為評標也告附件。

第四十八條中標

（一）評標小組經過評審，從合格的投標人中排序掛薦中標候選人。

（二）中標人的投標應當符合下列條件之一：

2.能夠最大限度地滿足招標文件中規定的各項綜合評價標準：

3.能夠滿足招標文件的實質性要求，并且經評審的投標價格最低。

（三）公司可授權評標小組直接確定中標人，也可由公司經理辦公會或公司主管

領導根據評標小組提出的書面評標報告和推薦的中標候選人順序確定中標人。

（四）中標人確定后，招標組織人應當在招標文件規定的有效期內以書面或口頭

形式通知中標人，并將中標結果通知所有未中標的投標人。

（五）中標通知發出之日起10日內，采購部和中標人應當按照招標文件和中標

人的投標文件訂立書面合同。采購部和中標人不得另行訂立背離招標文件實質性內

容的其他協議。

（六）當確定的中標人拒絕簽訂合同時，經公司經理辦公會討論決定，可與確定

的候補中標人簽訂合同。

第九章附則

第四十九條本手冊的擬定和修改由公司采購部負責，經公司總經理審核后批

準執行。

第五十條本手冊由公司采購部負責解釋。

第五十一條本手冊自公布之日起實施。

附件一：流程

采購管理流程

采購計劃制訂流程

經營辦單店店管部其它部門i庫房采購部主管領導

/公司總體收俵信息

、經法計劃

提出采購申請

提出常備料采

分解目標購申請

收集分析信息

提供庫存情況

制訂采購計劃

（上報審批

采購申清單

訂購流程

采購物品入庫檢驗流程

使用部門庫房II底管部]I采購部|，||單盾口]財務處I;監事處

（退換貨物）

領料管理流程

店管部I供應商便送方需求部門采購部財務處

否

采購價格平臺制訂流程

采購付款結算流程

新供應商選擇流程

采購部店管部質檢員技術中心中心螂房單店公司其它并部匚營運副總

/收來供成、/,提供供、/.提供供、/提供伏、/促供供\

供應商管理流程

口心網房||其它各部門]|營運副總

監事處朱購都經理質求撿不力采購員

〈物資采購）

發現由貨材發現物資材發現由方打

發現閡花材料發現溝資材

升而i，M版心迷、中寶同2林而彳同出,K而不同雙訃M巾同期i

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采購招標流程

采購部質M檢驗員1采購需求部門1領用部門世運副總供應商監小處

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發出招標公告I施父資料

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組織標書評審監仰招標過程

1參加評審卷加評審卷加評審

確定供應商：———u審批

招尻公示

1

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(訂，內流程］［缶案)

附件二：采購管理表單

采購申請表

需求單位:年月日編號：

序號物資名稱規格單位現有庫存世最低庫存量請照數貴交貨期交貨地點用途備注

需求部門經理:主管副息:承辦人:

請在備注中說明需求物資的技術要求、參考價格、參考廠家等特別事項。

采購計劃

采購人：年月日

物資名粽供應商規格數值單價金額付款方式交貨方式交貨地點采購日期到貨日期

來購部經理:營運副總:

訂購單

需方信息:

I.公司名稱：______________________________________________________________________

2.地址：郵場:電話:

3.聯系人：聯系電話：

4.公司開戶行：帳號：

5.公司稹號：___________________

供應商；訂貨「1期：訂單號：

品名規格單位單價金顫付款方式運輸方式交貨地點交貨時間備注

采購員：采購部經理：

注：備注中應說明貨物價格中是否含稅、運埼費等各項費用,貨物的質限標準、技術要求等事項.

詢價單

詢價時川：年月日漏號:

尊敬的______________公司：請對下列物料提供您般低的報價

品名規格單位起訂量最低報價市場參考價付款方式運輸方式交貨方式交貨期備注

經辦人：審核：

注：備注中應說明價格是否含貨物價格中運輸費等各項費用,以及其它成交條件,

報價分析表

物料名稱：年月日編號:

供應商樣品價格交貨情況成交條件總體評價

評價人:

填表說明：請對每一種報價的以上各方面進行評價，并將評定結果記在相應的欄目內：

A表示非常滿意，B表示比較滿意，C表示可以接受，D