人力資源社會保障業務電子檔案技術規范

一、規范性引用文件XX省人力資源社會保障（以下簡稱“人社”）業務電子檔案管理辦法遵循國家信息化建設的相關法律法規和標準規范。下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件，凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改版）適用于本文件。DA/T1檔案工作基本術語DA/T6檔案裝具DA/T12全宗卷規范DA/T13檔號編制規則DA/T15磁性載體檔案管理與保護規范DA/T18檔案著錄規則DA/T22歸檔文件整理規則DA/T28-2002國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范DA/T31紙質檔案數字化技術規范DA/T38電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范DA/T47版式電子文件長期保存格式需求GB/T2260-2007中華人民共和國行政區劃代碼GB/T18894-2002電子文件歸檔與管理規范GB/T27768社會保險服務總則

GB/T27769社會保障服務中心設施設備要求GB/T7156-2003文獻保密等級代碼與標識GB/T9704-2012黨政機關公文格式GB/T11821-2002照片檔案整理規范GB/T11822-2008科學技術檔案案卷構成的一般要求GB/T12628-2008硬磁盤驅動器通用規范

GB/T17678-1999CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求GB/T20988-2007信息安全技術信息系統災難恢復規范GB/T26183.1-2010信息與文獻文件管理過程文件元數據第1部分:原則（ISO23081-1，IDT）GB/T29194-2012

電子文件管理系統通用功能要求JGJ25檔案館建筑設計規范二、術語和定義下列術語和定義適用于本文件1．電子文件國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。電子文件由內容、結構、背景組成。2.電子檔案具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。3.元數據描述電子文件和電子檔案的內容、背景、結構及其管理過程的數據。4.組件構成電子文件、電子檔案且獨立存在的一個比特流。5.真實性電子文件、電子檔案的內容、邏輯結構和形成背景與形成時的原始狀況相一致的性質。6.可靠性電子文件、電子檔案的內容完全和正確地表達其所反應的事物、活動或事實的性質。7.完整性電子文件、電子檔案的內容、結構和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失的性質。8.可用性電子文件、電子檔案可以被檢索、呈現或理解的性質。9.業務系統形成或管理人社機構活動數據的計算機信息系統。示例：就業和人才服務系統、人事人才系統、勞動關系系統、社會保險系統、網上服務系統等促進人社部門事務處理的應用系統。10.電子檔案管理系統對電子檔案進行采集、歸檔、編目、管理和處置的計算機信息系統。11.采集對電子文件、電子檔案進行收集和存儲的方法與過程。12.歸檔將具有憑證、查考和保存價值且辦理完畢、經系統整理的電子文件向檔案部門提交的過程。13.移交按照國家規定將電子檔案的保管權移交檔案部門的過程。14.登記電子檔案進入電子檔案管理系統時賦予電子檔案唯一標識符的行為。15.轉換在維護真實性、完整性和可用性前提下，將電子檔案從一種載體換成到另一種載體或從一種格式轉換成另一種格式的過程。16.遷移在維護真實性、完整性和可用性的前提下，將電子檔案從一個系統轉移到另一個系統的過程。三、檔號編制要求1.應按照DA/T13-1994等標準以及電子檔案全程管理要求確定檔號編制規則。2.應采用同級國家綜合檔案館檔號編制規則為室藏電子檔案、紙質檔案編制檔號。3.檔號應能唯一標識全宗內任一電子檔案或紙質檔案。4.以檔號作為電子檔案命名要素時，計算機文件名應能在計算機存儲器中唯一標識。四、電子檔案備份要求1.電子檔案在線備份與災難備份的基本要求如下:（1）宜采用磁帶備份系統進行在線備份，應定期對電子檔案及其元數據、電子檔案管理系統的配置數據和日志數據等進行全量、增量或差異備份。（2）電子檔案數量達到一定量且條件許可時，可實施電子檔案管理系統和數據庫系統的熱備份。（3）本單位建設災難備份中心時，應將電子檔案及其元數據、電子檔案管理系統的災難備份納入規劃之中，進行同步分析、設計和建設。電子檔案的災難備份和災難恢復應參照GB/T20988-2007等標準執行。2.電子檔案離線備份的基本要求如下:（1）應采用一次寫光盤磁帶、硬磁盤等離線存儲介質，參照GB/T2828.1-2012、GB/T12628-2008、GB/T17678-1999、DA/T15-1995、DA/T38-2008等標準實施電子檔案及其元數據、電子檔案管理系統配置數據、日志數據等的離線備份。（2）電子檔案離線存儲介質至少應制作一套。可根據異地備份、電子檔案珍貴程度和日常應用需要等實際情況，制作第二套、第三套離線存儲介質，并在裝具上標識套別。（3）應對離線存儲介質進行規范管理，按規則編制離線存儲介質編號，按規范結構存儲備份對象和相應的說明文件，標識離線存儲介質，禁止在光盤表面粘貼標簽。（4）離線存儲介質的保管除參照紙質檔案保管要求外，還應符合下列條件:

應作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層;

應裝盒，豎立存放或平放，避免擠壓;

應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離;

保管環境溫度選定范圍:光盤17℃-20℃，磁性載體15℃-27℃;相對濕度選定范圍:光盤20%-50%，磁性載休40%-60%。具體要求見DA/T15-1995、DA/T38-2008。（5）應定期對磁性載體進行抽樣檢測，抽樣率不低于10%;抽樣檢測過程中如果發現永久性誤差時應擴大抽檢范圍或進行100%的檢測，并立即對發生永久性誤差的磁性存儲介質進行復制或更新。（6）對光盤進行定期檢測，檢測結果超過三級預警線時應立即實施更新。（7）離線存儲介質所采用的技術即將淘汰時，應立即將其中存儲的電子檔案及其元數據等轉換至新型且性能可靠的離線存儲介質之中。（8）確認離線存儲介質的復制、更新和轉換等管理活動成功時，再按照相關規定對原離線存儲介質實施破壞性銷毀。五、電子檔案轉換或遷移說明1.

出現以下但不限于以下情況時，應實施電子檔案及其元數據的轉換或遷移:（1）電子檔案當前格式將被淘汰或失去技術支持時，應實施電子檔案或元數據的格式轉換。（2）因技術更新、介質檢測不合格等原因需更換離線存儲介質時，應實施電子檔案或元數據離線存儲介質的轉換。（3）支撐電子檔案管理系統運行的操作系統、數據庫管理系統、臺式計算機、服務器、磁盤陣列等主要系統硬件、基礎軟件等設備升級、更新時，應實施電子檔案管理系統電子檔案及其元數據的遷移。（4）電子檔案管理系統更新時，應實施電子檔案及其元數據的遷移。2.應按照確認轉換或遷移需求、評估轉換或遷移風險，制定轉換或遷移方案，對電子檔案及其元數據進行轉換或遷移。3.應在確保電子檔案的真實、可靠、完整和可用基礎上，參照ISO13008-2012等標準實施電子檔案及其元數據的轉換或遷移。4.應在確定轉換或遷移活動成功實施之后，根據本單位實際對轉換或遷移前的電子檔案及其元數據進行銷毀或繼續留存的處置。5.電子檔案及其元數據庫的轉換、遷移活動應記錄于電子檔案管理過程元數據中，并填寫電子檔案格式轉換與遷移登記表。6.重新對經過格式轉換后的電子檔案及其元數據進行備份。六、電子檔案影像技術標準為加強紙質檔案的采集標準管理，依據《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T31-2005），XX省人社業務檔案資料影像化的事中掃描、事后掃描、歷史檔案影像化加工等所有影像化工作均應遵守以下技術標準：1.影像色彩模式影像色彩模式根據檔案的不同情況可選擇黑白二值、灰度、彩色幾種模式，選擇原則如下：頁面為黑白兩色，字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進行掃描；頁面為黑白兩色，但字跡清晰度較差或帶有插圖的檔案，采用灰度模式進行掃描；頁面中有紅頭、印章、或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，采用彩色模式進行掃描。2.影像分辨率影像分辨率選擇以圖像清晰為目的，不得低于200dpi。彩色模式下不得低于300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等可適當提高分辨率。照片以原色彩為準，采用300-600dpi進行掃描。3.影像質量（1）影像排列順序、文件內容應與檔案原件保持一致，不得缺頁。（2）圖像的偏斜度、清晰度、失真度為影像的重要質量標準。偏斜度要求以達到視覺上基本不感覺偏斜為標準，圖像方向應符合閱讀習慣，不得倒置；圖像中不得出現黑點、黑線、黑框、黑邊等影響圖像質量的雜質。（3）對大幅面檔案需采用分區掃描形成多幅圖像的情況，應進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，保證檔案影像的完整性。（4）圖像應進行裁邊處理，去除多余白邊，以有效縮小影像文件容量，節省存儲空間。4.影像存儲格式采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF（G4）格式存儲。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時壓縮率的選擇，應在保證掃描的圖像清晰可讀前提下，盡量減小存儲容量。圖像存儲可根據查詢需要組織形成PDF、CED等格式。5.影像文件命名規則紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名。多頁文件采用該檔號建立相應文件夾，按頁碼順序對圖像文件命名。七、電子文件歸檔格式1.電子文件歸檔格式應具備格式開放、不綁定軟硬件、顯示一致性、可轉換、易于利用等性能，能夠支持同級國家綜合檔案館向長期保存格式轉換。2.電子文件應以通用格式形成、收集、歸檔，或在歸檔前轉換為通用格式。版式文件格式應按照DA/T47-2009執行，可采用PDF、PDF/A格式。3.以文本、位圖文件形成的電子文件應按要求歸檔。4.電子文件及其元數據歸檔接口通常包括但不限于以下三種:（1）webservice歸檔接口。（2）中間數據庫歸檔接口。（3）歸檔電子文件及其元數據的規范存儲結構。八、業務系統與電子檔案管理系統1.業務系統電子文件歸檔功能應包含以下幾個方面：（1）應能按電子檔案歸檔范圍、電子文件收集及管理給出的相關要求，形成、收集、整理、歸檔電子文件及其元數據。（2）應內置電子文件分類方案、保管期限表等工具，支持電子文件形成或支持辦理部門完整收集、整理應歸檔電子文件及其元數據。（3）應能以單個流式文檔集中記錄電子文件擬制、辦理過程中對其進行的全部修改信息。（4）能按內置規則自動命名、存儲電子文件及其組件，保持電子文件內在的有機聯系，建立電子文件與元數據之間的關聯關系。（5）能按標準生成電子文件及其元數據歸檔數據包，或向歸檔接口推送電子文件及其元數據。（6）能對已收集、積累的電子文件的所有操作進行跟蹤、審計。（7）需通過業務系統開展電子檔案管理活動時，業務系統電子檔案管理功能應參照GB/T29194-2012、ISO16175-3:2010等標準執行。2.電子檔案管理系統基本功能應包含以下幾個方面：（1）電子檔案管理系統基本功能和可選功能應參照GB/T29194-2012、DA/T31、ISO13028-2010、ISO16175-2:2011等標準以及同級國家綜合檔案館的相關要求執行。（2）應具備電子檔案管理配置功能，包括分類方案管理、檔號規則管理、保管期限表管理、元數據方案管理、門類定義等功能。（3）應具備電子檔案管理功能，包括電子檔案及其元數據的采集、登記、分類、編目、命名、存儲、利用、統計、鑒定、銷毀、移交、備份、報表管理等功能。（4）應具備電子檔案安全管理功能，包括身份認證、權限管理、跟蹤審計、生成固化信息等功能。（5）應具備系統管理功能，包括系統參數管理、系統用戶和資源管理、系統功能配置、操作權限分配、事件報告等功能。（6）應具備各門類紙質檔案管理功能，包括對電子檔案和紙質檔案同步編目、排序、編制檔號等功能。（7）應具備紙質檔案數據化以及紙質檔案數字副本管理功能。3.檔案信息化基礎設施應滿足以下幾個方面的要求:（1）檔案信息化基礎設施和信息安全設施應能保障電子檔案管理系統的正常運行，滿足電子文件歸檔與電子檔案管理活動的實際需求。（2）應為檔案部門配備局域網、政務網和互聯網等網絡基礎設施，網絡性能應能適應各類電子文件、電子檔案傳輸和利用的要求。（3）應配備與電子檔案管理系統以及電子檔案管理需求相適應的系統硬件、基礎軟件和存儲、備份等設備。（4）應配備與電子檔案管理系統相適應的安全保障設施，包括殺毒軟件、防火墻等設備。九、電子檔案管理系統安全管理1.電子檔案管理系統安全管理應參照《檔案信息系統安全等級保護定級工作指南》、涉密計