制定部門管理部制定日期2004．8生效日期2004．9．1總頁數5受控狀態分發號修訂履歷修訂狀態修訂日期修訂內容提要修訂頁修訂單號備注批準審核制定目的:

建立并保持信息交流之程序,使環境信息有序流動,并得到及時反饋與處理,確保公司內部不同部門之間及與外部相關單位之間及時地互通信息,使環境信息的傳遞和處理處于受控狀況.適用范圍:

適用于本公司環境議題對內、對外溝通處理.組織權責:環保小組:公司環境信息的綜合管理部門,負責內﹑外部環境信息的交流和管理,并向環境管理代表報告環境信息.各部門:負責相應業務范圍內環境信息的交流和處理,并配合環保小組的信息交流工作.環境管理代表:負責重大環境信息處理之審核.作業程序:總則信息交流的途徑可以是口頭或書面文件,以及其它一切可以利用的通訊及宣傳工具.環境溝通信息分為內部信息和外部信息.內部信息交流公司的環境管理方針﹑環境管理體系的有關要求﹑環境知識,由品保部通過各種形式(文件﹑手冊﹑電視臺﹑報紙﹑畫冊﹑電子網絡﹑張貼于門前﹑寫于外圍墻、會議記錄、聯絡單、小卡片)傳達到每一個員工,以增強員工的環保意識.品保部將環境因素和有關環境管理方面的國際、國內法律﹑法規、客戶技術標準及其它要求的信息,以上信息來源于客戶分發、e-mail、購買獲取,獲取后報環境管理代表,信息及其來源的妥當性,當確認無誤后,品保部以聯絡單及時報告給環境管理代表、環境管理負責人、經營負責人和相關部門,法律、法規和客戶技術標準等,則由DCC依“文件管制程序”之外來文件管制和分發.環境管理體系運行中產生的信息由其產生單位及時傳遞到相關部門和人員,重要的內部環境信息需作成記錄送品保部備存.對公司員工有關環境方面的抱怨和建議由各相關部門及時收集并反饋給品保部,環保小組協同有關部門制定解決方案并跟蹤檢查落實情況,將結果以會議記錄或聯絡單反饋給相關部門并上報環境管理代表.緊急狀態下的信息由產生部門直接報環境管理代表、環境管理負責人或最高主管.內部信息交流要求:環境方針以板報、小冊子等為宣傳工具公諸于眾.活動過程中產生的信息由產生單位及時傳遞到環保小組,要求答復的必須在3日內予以答復.緊急狀態下的信息按異常處理程序辦理.不符合,糾正與預防措施實施單位必須在整改過程中將信息傳遞到環保小組.傳遞接收方必須做好記錄.外部信息交流

環境管理系統應對客戶或外部利害相關體就相關環境事項議題進行溝通。外部溝通內容環境小組統籌,將公司的環境管理方針及有關要求傳達相關方.品保部將收到上級主管部門的環境文件呈報環境管理代表后做出及時處理.外部環境(含客戶)檢查,參觀,訪問由環保小組接待安排并將結果報給環境管理代表.公司的其它部門若收到有關的法律﹑法規和標準時,如資源,能源,消防等法規,應及時傳遞到環境管理代表和環保小組成員.相關方的信息(包括:環保部門,社區居民,顧客抱怨),由品保、管理部、業務分別接收.緊急狀態下按異常處理程序辦理.外部信息處理環境管理代表及環保小組需及時修改或定期收集地方政府有關環境方面和國際、國家有關環境法律、法規之規定,以上規定應及時傳達各部門.其它接收單位搜集所得之客戶環保要求后,應確認其內容,若有岐義需及時與客戶溝通確認,經確認無誤后填寫「內部聯絡單」連同客戶要求之資料移轉給對應的環境管理代表及環保小組(若需翻譯才能理解客戶要求,則由市場或有此能力的單位進行翻譯工作),若為標準類文件,則透過“文件控制程序”中外來文件管理予以管制.并分發給各相關單位(含海外營業點)客戶環保要求外之外部意見藉由電話(傳真)、來訪、書信等方式傳達于公司后，接收單位需記錄有關環境管理要求,并將之登錄于「內部聯絡單」,記錄內容包含時間、意見來源、接收人等，一般性環境信息,由各對外部門自行處理,制定對策,付諸實施,最后將處理結果由該部門及時通報給品保部和相關方.對于涉及重要的環境因素的外部聯絡由環境管理責任人召集相關人員參加專題環保會議,討論并決定處理意見,會議精神及處理結果由環保小組通報相應的外部機構及相關方,并將回饋結果記錄在「外部環保意見記錄表」上,作為追蹤確認記錄.E.經會議決議后之環境改善行動由環保小組負責后續追蹤及記錄。F.若為申報資料、開會、文書作業等通知，則由環保小組徑行處理，其記錄及相關資料應保存三年以上.G.當外部法律、法規和客戶之環境要求有變更內容,信息資料接收部門和人需及時報告環境管理代表和環境管理責任人或經營負責人,并在處理應對措施中,由環境品