公文寫作規范及技巧目錄ContentsPART3公文寫作的思維模式PART1公文基礎知識PART4常用公文寫作規范PART5容易忽略的寫作雷區PART2公文寫作語言要求公文基礎知識1公文是“公務文書”的簡稱，是法定組織或個人，在公務活動中固定使用的、有規范體式的、發揮社會管理效能和法定效力的文書。公文有廣義和狹義區別：廣義指公務活動中使用的所有文書，包括黨務公文、行政公文、法規文書、管理文書、商務文書等。狹義指《黨政機關公文處理工作條例》規定的15類文種。工作計劃發言稿述職報告調研報告工作總結通知請示函公告實施方案公文基礎知識制度規章請柬邀請函申訴狀合同……公文基礎知識“凡作一篇文，其用意俱可以一言蔽之。擴之則為千萬言，約之則為一言。所謂主腦者是也。”——清劉熙載“主腦”即主旨，主旨是文章的靈魂，公文的主旨特點：公務性：公文以處理公共事務為內容。實用性：公文是為解決實際問題而寫。客觀性：公文主旨的提煉是從客觀材料中提取，力求尊重事實。單一性：一文一事，一事一旨。明晰性：文學作品主題表現越含蓄越好，公文則必須主旨明晰。公文基礎知識公文的行文關系下行文：上級機關對所屬下級組織發送的各類公文，如決定、命令（令）、意見、通知、通報、批復等。行文方式：逐級行文，多級行文。上級機關不可與下屬機關聯合向基層發文。上行文：下級機關向上級領導機關（包括有業務指導關系的上級機關在內）呈送的各類公文。如請示、報告等。

行文方式：逐級行文，不得越級行文。不能交叉向上級機關行文請示、報告或提出意見。受雙重領導的機關，在向上級請示時，應主送一個上級機關，同時抄送另一個上級機關，不可一并報送。平行文：是平行機關或不相隸屬機關之間往來的各類公文。一般是“函”、“周知性通知”和告知性的“意見”。寫法上要做到態度謙和，多用商量的語氣，不能強加于人，更不能用指示性的口吻。主體版記標題主送機關正文附件成文時間公文生效識附注……抄送印發機關和印發時間公文份數序號秘密等級保密期限緊急程度發文機關標識發文字號簽發人……版頭公文格式國際標準A4型左側裝訂公文用紙公文基礎知識公文格式公文格式公文基礎知識標題一般由發文機關+事由+文種組成公文標題除法規、規章名稱加書名號外，一般不加標點符號。標題中包含多個發文機關名稱時，各名稱之間用空格分開，不加頓號。多行標題排列不適合采用上下長度一樣的長方形，或上下長、中間短的沙漏形，一般只適合按梯形或菱形排列。公文標題編排在分隔線下，空兩行的位置，一般用2號小標宋字體居中排布。如果標題內容過長，可分多行居中排布。換行時，要做到詞意完整、排列對稱、長短適宜和間距恰當。注意正文一般用3號仿宋字體，編排于主送機關名稱的下一行，每個自然段開頭要縮進兩個漢字的距離，回行時頂格編排，但是數字、年份不能回行。公文首頁必須顯示正文，正文如果包含許多段落層次的序數，則段落層次的序數：第一層為“一、”，黑體字體；第二層為“（一）”，楷體字體；第三層為“1.”，仿宋字體；第四層為“（1）”，仿宋字體。公文格式公文基礎知識公文格式公文基礎知識附件與公文正文具有同等的效力，是附屬于主件的文字材料，對正文起補充說明的作用，主要包括隨文轉發、報送的文件，隨文下發的制度、規定及報表、名單等。附件說明用3號仿宋字體，在正文末尾空1行，并在左側縮進兩個漢字的位置編排“附件”二字，后面用全角冒號標注，并書寫出附件的具體名稱，名稱后面不加標點符號。如果公文包含多個附件，則需使阿拉伯數字標注出附件序號和具體名稱，名稱后面同樣不加標點符號。如果附件的名稱較長需要回行編排時，應該與上一行附件名稱的首字對齊。附件應在下一頁面編排，與正文一起裝訂。“附件”二字及序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第1行。附件標題一般用2號小標宋字體居中編排，上下各空1行。另外，附件序號和標題必須與附件說明中的表述完全一致，附件內容的編排格式與正文格式相同。三號黑體公文格式公文基礎知識版記包括抄送機關、印發單位、印發日期等要素。版記應置于公文最后一頁，且版記的最后一個要素應置于該頁面的最后一行。抄送機關是指除主送機關外，還需要執行或知曉公文的其他機關。抄送機關可以是上級機關、下級機關或不相隸屬機關。公文如果包含抄送機關，一般用4號仿宋字體，在印發機關和印發日期之上1行、左右各空1個漢字的距離進行編排。“抄送”二字后需要加全角冒號和抄送機關名稱，抄送機關各名稱之間用逗號隔開，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后面需要標記句號。如果主送機關過多而導致首頁無法顯示正文內容，則需要將主送機關移至版記處，此時需將“抄送”二字改為“主送”二字，其余編排方法與抄送機關相同。成文日期安排在文件末尾，落款之下；沒有落款的公文，日期就直接寫在寫在正文右下方；成文日期與落款要上下對稱，年月日的第一個數字不宜超越落款第一個字，日字靠右以空四個字為宜。成文日期必須寫明年月日，使用阿拉伯數字。用印和簽署用印和簽署：除“會議紀要”外，公文均應加蓋印章。一般用印方法：居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。聯合行文用印：主辦機關印章在前，排列整齊，不相交或相切公文格式公文基礎知識文字內容字體和字號：正文一般用3號仿宋字體行數和字數：每一頁面一般排22行，每行28個字，并撐滿版心。文字的顏色：如無特殊說明，所用文字均為黑色。Tips：成文日期可以反映出公文內容的時代背景。沒有成文日期，受文者就很難處理公文中要求辦理的事項，也會給立卷歸檔帶來困難。公文基礎知識公文格式單一機關行文時，成文日期一般在右側空出4個漢字的位置，成文日期應使用阿拉伯數字將年、月、日標全，如“2012年7月1日”。年份應標全稱，月日不編虛位；在成文日期之上，以成文日期為準居中編排發文機關署名，署名應該是發文機關全稱或者規范化簡稱；印章用紅色，禁止出現空白印章，且印章需要端正，并居中下壓發文機關署名和成文日期，使發文機關署名和成文日期處在印章中心偏下的位置，印章頂端則需要控制在與正文（或附件說明）末尾一行之內的距離。聯合行文，則應將各發文機關署名按照發文機關的順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名。最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端同樣需要控制在與正文末尾（或附件說明）一行之內的距離。1.加蓋印章的公文公文基礎知識公文格式無印章時聯合行文的成文日期和發文機關署名編排格式單一機關行文時，在正文（或附件說明）末尾空1行，且右側空出兩個漢字的距離編排發文機關署名，然后在發文機關署名下一行編排成文日期，首字比發文機關署名首字右移兩個漢字的距離。如果成文日期長于發文機關署名，則可以將成文日期在右側空出兩個漢字的距離編排，并相應增加發文機關署名右側空出的字數聯合行文，則應當先編排主辦機關的署名，其余發文機關的署名依次向下編排，注意：在處理聯合行文的發文機關署名時，應注意要使所有發文機關名稱的顯示長度一致，此要求也適用于聯合行文時發文機關標志的處理。2.不加蓋印章的公文公文基礎知識公文格式一般情況下，印章和簽名章都使用紅色；需要特別注意的是，無論是印章還是簽名章，都必須與正文處于同一頁，如果頁面所剩版面無法編排印章，則可通過調整字距和行距的方法來調整版面空間，確保印章能與正文處于同一頁面。2.加蓋簽發人簽名章的公文單一機關制發的公文加蓋簽發人簽名章時，在正文（或附件說明）末尾空2行，且右側空出4個漢字的距離加蓋簽發人簽名章，并應在距簽名章左側兩個漢字的距離標注簽發人職務，簽發人職務應當標注全稱，以簽名章為準上下居中排布。在簽發人簽名章下空1行，且右側空出4個漢字的距離編排成文日期，如果是聯合行文，則應當先編排主辦機關簽發人職務、簽名章，其余機關簽發人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發人職務、簽名章上下對齊，每行只編排一個機關的簽發人職務、簽名章，公文寫作語言要求公文寫作的語言要求2準確明白規范簡練平實公文寫作語言要求感情樸實用詞樸素不要過多的引經據典杜絕堆砌避免重復去除贅余簡化結構—多單句，少復句，多短句，少長句越正式的公文，越多使用單音節詞公文寫作語言要求稱謂用語：本（第一人稱）、貴（第二人稱）、該（第三人稱）開端用語：根據、據、依據、按照、本著、茲因、茲有、鑒于引敘用語：前接、頃接、近接、近悉、欣悉、驚悉、已悉、均悉、閱悉經辦用語：經、業經、茲經、擬承啟用語：為此、故此、就此、綜上所述、總而言之、有鑒于此、由此可見期請用語：擬請、懇請、謹請、務請、煩、務、務即、希予、盼、切盼、渴盼表態用語：理應、確應、迅即辦理、擬予、緩議結尾用語：此復、此令、此布、特此函復（函達）、為盼、為荷、自……起施行判斷用語：系、確系、純系征詢用語：妥否、當否、可否、是否可行、是否妥當、請予批轉、當否，請批示受事用語：蒙、承、承蒙、荷、是荷、為荷報送用語：呈請、呈報、呈文、呈送、呈上、逕報、送達公文常用特定用語公文寫作語言要求隨堂小練習：時間如白駒過隙，轉眼間2020年已到尾聲。過去的一年里，銷售部的每位員工都充分發揮了主人翁精神，招商業績也猶如穿云燕子，飛向百尺竿頭。這是全體員工共同努力的結果，大家都興奮至極，每個人都是興高采烈，笑逐顏開。在新的一年即將到來之際，我們將去年一年的工作總結如下：……修改：2020年，我司銷售業績較去年大幅提升，現對2020年銷售工作情況總結如下：銷售部的2020年工作總結：公文寫作的思維模式公文寫作的思維模式3寫作的本質是什么？思考一個問題：思維表達口語表達書面表達說話寫作文學寫作應用寫作公文寫作的思維模式與技巧寫作是思維的表達，表達的本質是信息的傳遞。信息加工媒介接收吸收行動信息傳遞模型公文寫作的思維模式與技巧有效表達聽眾說話表達的邏輯、架構、方法寫作讀者中心思想（主旨）材料方式語言結構公文寫作的思維模式與技巧公文寫作的有效表達公文寫作的五大要素信息充分——材料準確、全面要點明確——易于理解、記憶條理清晰——合理的邏輯結構語言簡練——用語簡介、規范散文重神韻，公文重邏輯公文寫作的思維模式與技巧公文寫作的邏輯思維行文邏輯——論證、歸納謀篇布局——金字塔結構文字邏輯邏輯表達三步曲表達什么？——中心思想（論點）怎樣表達？——論據怎樣才能更好的表達——論據的呈現邏輯中心思想1.結論先行2.以上統下3.歸類分組4.邏輯遞進公文寫作的思維模式與技巧中心思想的TOPS原則：TTargettoAudiences有的放矢OOverArching貫穿整體PPowerful擲地有聲SSupportable言之有據歸類分組的MECE原則：Mutuallyexclusive相互排斥Collectivelyexhaustive彼此窮盡建議開展一項活動資源人錢物時間風控風險識別應對計劃做法時間表步驟分工可行性威脅收益/好處客戶公司公文寫作的思維模式與技巧案例分析準備近期開展一項活動，請擬定一份策劃方案。撰寫一份活動策劃方案用邏輯思維搭建文章框架結構因果結構常用于請示、報告、通知、決定和意見，其結構邏輯是三連問：WHY、WHAT、HOW。開頭的通用寫法是“為了/根據***”，把原因或依據引出來。中間“是什么”的部分常用“現就某某事項請示如下”、“現就某某事項報告如下”等句式，然后描述相關工作情況。最后，提出具體的工作措施。例如：領航計劃培訓通知。并列結構以互不關聯、相互獨立的若干自然段闡述同一個主題，這種結構常用于工作報告或總結，一些略長的公文，局部的結構也常常會采取這種并列式的邏輯。遞進結構按照事物發展規律，或人的常規思維習慣，來推演遞進。（1）按照問題分析思路遞進。（2）按照主次遞進。（3）按照時間或空間遞進，比如時間上從遠及近，空間上從國際、國內，到本地區、本領域。公文寫作的思維模式與技巧公文寫作的思維模式與技巧Situation背景Complication沖突Question提問Answer回答SCQA的寫作框架結構制造沖突故事結構，讓受眾產生興趣，并且更容易理解信息。用邏輯思維搭建文章框架結構和基本目標行動目標確定行動目標站在自我角度的寫作目標站在受眾角度建立的寫作目標公文寫作的思維模式與技巧受眾技巧：目標的轉化1、應用何種信息發布方式通知大家？2、寫作的行動目標是什么？發布通知要求：公司計劃于2020年11月組織各部門員工團建，請發布一則通知。請思考：寫作目標：通知大家團建。行動目標：希望在今日下班前，收到所有人對團建的安排的回復。Tips：“通知大家團建”是基本目標，“收到所有人對團建安排的回復”是行動目標。公文寫作的思維模式與技巧案例分析寫作開篇的7種常見方式目的式根據式公文寫作的思維模式與技巧開篇的寫作技巧原因式原因+目的式根據+目的式主題導入式現象描述式常用公文寫作規范4常用公文寫作規范通知通知通常是下行文，是運用最為廣泛的一種公文。具備多樣性、廣泛性、指導性和時效性等特點。批轉性通知：用于上級機關批轉下級機關的公文給所屬人員，以便讓其周知或執行。如《國務院批轉煤電油運和搶險抗災應急指揮中心關于搶險抗災工作及災后重建安排報告的通知》（國發〔××〕××號）。轉發性通知：用于轉發上級機關和不相隸屬的機關的公文給所屬人員，以便讓其周知或執行，如《國務院辦公廳轉發環保總局等部門關于加強重點湖泊水環境保護工作意見的通知》（國辦發〔××〕×號）。發布性通知：用于頒布、印發各級行政領導機關制定的行政法規和規章，包括條例、規定、辦法和細節等，如《國務院辦公廳關于發布××19處新建國家級自然保護區名單的通知》（國辦發〔××〕×號）。事務性通知：用于向下級傳達需要周知或要求執行的事項，包括布置工作、安排活動、召開會議、設置機構等。如《國務院辦公廳關于進一步開展安全生產隱患排查治理工作的通知》（國辦發〔2008〕15號）。告知性通知：用于向各級單位告知相關事項，最常見的就是會議通知。如《××市人民政府關于召開全市人民調解工作會議的通知》。

××公司關于開展×

×的通知××：為了……（目的），公司定于×月×日舉辦（召開）……，現將有關事項通知如下：一、時間二、地點三、參與人員四、注意事項請……（執行要求）。聯系人、聯系方式。特此通知。×年×月×日通知常用公文寫作規范寫作要點：◆開頭部分：發布通知的背景、原因和目的。文字簡明扼要，并以“現通知如下”、“現將有關事項通知如下”、“為此，特作如下通知”等類似的過度語句引領下文。◆主體部分：寫明告知或要求辦理、執行的具體內容◆結尾部分：獨立成段，主要是要求、希望、建立等。常用“特此通知”、“以上通知，望認真執行”結尾。請示請示適用于向上級請求指示、批準，屬于上行文，也是請求上級機關給予解決和支持的呈請性、期復性與陳述性相結合的雙向性公文。一般分為三類：求示性請示、求準性請示、求助性請示。請示與報告的區別◆性質不同：請示屬于呈請性公文，報告屬于陳述性公文。◆目的不同：請示的目的在于請求指示或審核批準，需要上級機關給予答復；報告的目的在于匯報工作、反映情況、提出意見和建議、答復詢問等，不要求上級機關回復。◆內容不同：請示嚴格要求一文一事，一事一請，篇幅相對較短；報告的內容可以涉及多個事項，可以一文多事，篇幅較長。◆時間不同：請示必須事前行文，不能事中請示，或先斬后奏；報告在事前、事中、事后均可行文。◆結尾不同：請示需要上級機關給予回復，所以常用“以上所請，妥否（當否），請批復（批示、答復、回復）”“以上所請如無不妥，請批轉……”等詞語作結語；報告因不需要上級機關做出回答，因此常用“特此報告”“以上報告，請審閱”“以上報告如無不妥，請批轉……”等詞語來收尾。常用公文寫作規范寫作要點：◆開頭部分請示原由（合理充分、強調其重要性、迫切性和必要性）◆主體部分請示事項（條項清楚、具體明確）——實質內容，核心部分◆結尾部分請示要求（向上級機關提出的肯定性請求）常用結語“當否，請批示”“妥否，請批復”“以上請示，請予審批”“以上請示如無不妥，請批轉有關部門執行”等請示XXX公司（單位）關于XXXX（事由）的請示XXXX（主送部門或領導）：

為了XXXX（目的），根據XXXX（依據），我單位擬XXXX（意圖主旨）。現將有關情況和我們的意見報告如下：

一、XXXX（基本情況）。

二、請示事項的必要性和可行性及其意義

三、XXXX（具體方案和請示事項）

妥否，請批示。聯系人，XXX，聯系電話：XXXXXX印章

XXX年XX月XX日常用公文寫作規范函是一種平行文，它適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。答復函申請函詢問函按內容分商洽函告知函來函復函按行文方向分函◆正文：開頭+主體+結尾+結語。開頭說明發函原由、目的、根據等內容，然后用“現將有關問題說明如下：”或“現將有關事項函復如下：”等過渡語轉入下文。復函的原由部分，一般首先引敘來文的標題、發文字號，然后再交代根據，以說明發文的原由；主體是函的核心內容部分，主要說明致函事項；結尾：向對方提出希望，或請對方協助解決某一問題，或請對方及時復函，或請對方提出意見或請主管部門批準等；結語根據函的不同類型有不同選擇，如申請函（可否，請函復。）、商洽函（可否，盼予函復。）、答復函（此復。）◆署名：署單位名稱。◆成文日期：在署名下方寫明成文日期。常用公文寫作規范報告報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關的詢問時使用的公文。◆開頭部分：概括說明全文主旨，開門見山。將一定時間內各方面工作的總情況，如依據、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。◆主體部分：內容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經驗、效果等，分段加以表述，要以數據和材料說話，內容力求既翔實又概括。◆結尾部分：要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最后可寫“如無不妥，請批轉有關單位執行”“特此報告”“專此報告”“請審閱”等用語作結尾。工作報告情況報告建議報告報送報告常用公文寫作規范寫作要點紀要可以直接理解為會議紀要，是用于記載會議主要情況和議定事項的文書，是對會議的重要內容、決定事項，即主要觀點、結論等進行整理、綜合，加以提煉而形成的一種具有紀實性、指導性的文書。標題：機關名稱+會議名稱+文種/會議名稱+文種/正、副標題式。正文：總述部分，是全文的前言、導語，即會議情況；分述部分，應寫出會議討論的情況和結果，一些小型會議可不寫討論情況直接寫決議事項。結尾：一是提出希望、號召；二是交代會議的有關事項。紀要紀要的幾種寫法常用公文寫作規范集中概述法：指將會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敘述的方法進行整體的闡述和說明。多用于小型會議，且討論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作的情形。分項敘述法：指將會議的主要內容分成幾個大的問題，然后添加上標題或小標題，分項擬制。這種寫法側重于橫向分析闡述，內容相對全面，問題也闡述得比較細，包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述，一般用于需要基層全面領會、深入貫徹的會議。召開大中型會議或議題較多的會議，一般采取分項敘述的寫法。發言提要法：指將會議上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然后按照發言順序或不同內容，分別加以闡述說明。這種寫法能比較真實地反映與會人員的意見。某些需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可采用這種寫法。標題：公文式標題——單位名稱+適用時限+文種。《***公司2019年度工作總結》新聞式標題——《開拓奮進永爭先鋒——***公司2019年度工作總結》。基本情況概述：概述工作的基本情況、背景、環境、指導思想及工作成效和總體評價。主文：“三大塊（基本情況、主要做法、問題及今后打算）”式；“因果倒置（先講成績再講取得成績的原因）”式……。基本做法——寫明做了哪些工作，是怎樣做的。成績與經驗——對成績進行分析研究，并上升到理性高度，總結出帶有規律性的認識。問題與教訓——存在的不足之處和尚未解決的問題。總結常用公文寫作規范標題：制文單位+時間概念+文種。某某公司2015年度工作計劃。正文：一般由“做什么”、“怎樣做”構成正文主體，最后由一個極其簡短的號召性結尾組成。

“做什么”即計劃的指導思想、總的要求與主要指標；“怎樣做”即實現主要指標或目的、要求而采取的各種措施、辦法，包括人力、物力、財力、技術、設備、手段等。注意：要突出重點，加強預見性。緊緊圍繞和結合中心工作去做一般工作。要切實把握計劃主體的內在邏輯要求。所謂“做什么”，即工作的目標、任務，要明確各自目標、任務的質量要求，同時寫明完成的時限；所謂“怎樣做”，即完成目標、任務的具體措施與步驟、方法、措施。計