數字化檔案管理制度

數字化檔案管理制度篇11、文件分類公司檔案的文件管理，最忌諱的就是亂七八糟，所有的文件都放在一起，想查看某個文件時，需要從所有的文件中一個一個的翻找。所以公司文件的收放,第一件事就是進行文件分類。2、文件整理分好類別的文件，不要一堆堆的散著，日子久了又會成為一堆亂紙。各個公司都會有檔案袋，或者文件夾，按照文件的類別，進行逐一裝盒收納。3、標簽標明把文件逐一裝好之后，記得一定要在各個檔案盒或文件夾上標明，注明此文件盒里裝的是哪類的文件，包括共有幾份，都要做個簡單說明。4、特殊文件每個公司都會有特殊的一些文件，比如不能隨意被人翻看的，或者需要加密的，對于這些文件，一定要做到單獨保管，并做好單獨的標記，用于提醒自己，或者提醒他人。需要注意的的是，這一類文件，最好多加一把鎖。5、鑰匙的保管一般公司的檔案卷柜，都是由專門的人員進行保管的，平日里的鑰匙要做到不離身，下班后的鑰匙，根據公司規定進行上繳或者自己隨身佩戴，記住，上繳之后的責任不在自己身上，而隨身佩戴就表明自己一直承擔著責任，所以，對于鑰匙的保管，一定要謹慎，不要隨意交給他人。數字化檔案管理制度篇21目的為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發布、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。2適用范圍適用于公司各類文件的起草、審查、審批、發布、執行、修改、廢止和備案。3定義3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規范體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。3.2受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂后不必通知文件持有人。3.4外來文件：指來源于公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件(法律、法規、標準、行業規范、客戶要求等)。4職責4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，并負責在全公司范圍內對制度執行的指導及監督。4.2各部門產生的內部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。4.3文件編制、審批、發布的權責4.3.1各部門負責制定部門職責范圍內的制度文件。4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。4.3.3人事行政部為公司文件規范化統籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審核(核稿)、發布、匯總。5文件分級分類5.1文件分級5.1.1一級文件：公司戰略規劃具有長期指導性、規范組織行為的概述性文件或制度匯編類文件等的系統文件。包括但不限于公司員工手冊、經營管理規范等。5.1.2二級文件：規范各專業職能管理、服務規范管理等方面的文件。5.1.3三級文件：各職能管理、服務規范等具體實施的作業指導流程及相關技術文件、操作規定、規范、項目管理文件、公文等，包括具體的作業方法和標準。5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業結果所用的表格等。數字化檔案管理制度篇3一、總則1、為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。2、公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。二、文件材料的收集管理1、公司指定專人負責文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理審閱后歸檔。3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。三、歸檔范圍1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。四、歸檔要求1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。6、案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。五、檔案管理人員職責1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。六、檔案的利用1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。6、不準轉借，必須專人專用。7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。數字化檔案管理制度篇41、目的為規范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。2、職責2.1總經理負責公司所有對外發文審批。2.2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。2.3部門主管負責本部門文件的擬制與審核，及負責本部門對公司內部發文的審批，并負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。2.4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。3、文件種類3.1上行文:請示，報告，計劃，總結；3.2下行文:批復，決定，通知，通告，通報，制度，規定；3.3平行文:信函，會議紀要。4、文件格式4.1發文統一使用以上文件類別之一。4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加注。4.3收文單位。是指用來處理或答復文件中有關問題和有關事項的單位。4.4正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；5、文號5.1根據文件類別、發文日期、發文單位及發文順序對文件進行統一編號；具體文號編制規則見附件。5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；5.3發文部門需到以上部門登記領取文號后，方可發文。6、用印6.1用印是發文單位對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，對外發文或內部重要文件都應加蓋印章。6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記；6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。7、文件管理7.1包括撰寫、審核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作:7.2正規文件應盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。7.3簽發。簽發人對簽發的文件負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的`，注明"同意發文"字樣后按正常手續辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；7.4用印。印章管理人員依據規定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。7.5發放。由發文部門填寫《文件發放登記表》，并做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關人員或部門辦理。7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發文單位、收文標題、文件編號、發文日期、份數、處理情景、備注等。7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進行保管。7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。數字化檔案管理制度篇51、建立健全職業健康監護制度，保證職業健康監護工作的落實。2、公司安環部組織對從業人員進行崗前、在崗期間、離崗時的職業健康檢查。3、公司任何人員不得安排有職業禁忌的員工從事其所禁忌的`作業，發現職業禁忌或者有與所從事職業相關的健康損害的員工，應及時調離原工作崗位，并妥善安置。4、及時掌握本單位各崗位職工的實際情況，不得安排孕期、哺乳期的女職工從事對本人和胎兒有關危害的作業。5、公司安環部組織定期職業健康檢查，周期為一年，勞動者的職業健康檢查費用由公司承擔。6