年4月19日OA辦公管理系統需求說明文檔文檔僅供參考協同辦公平臺需求分析說明書協同辦公平臺需求分析說明書1 概述 31.1 目的 31.2 范圍 41.3 術語定義 41.4 運行環境 42 需求說明 52.1 個人辦公 52.1.1 個人信息 62.1.2 工作安排 62.1.3 名片夾 92.1.4 公司通訊錄 112.1.5 待辦事項 122.1.6 在線信息 122.1.7 個人文件夾 162.1.8 個人會議安排 172.2 會議管理 172.2.1 會議室管理 172.2.2 會議管理 202.3 系統管理 212.3.1 部門管理 222.3.2 角色管理 222.3.3 員工管理 24交付文檔清單 26概述系統整體介紹本系統是運用于企業辦公的自動辦公系統。隨著全球信息化的迅猛發展，傳統的辦公方式已經落后于信息化發展的要求，必將被全新的辦公方式取代。構建內部企業信息網(Intranet),實現辦公自動化(OA)已經成為一種迫切的要求。本系統借助計算機網絡實現了協同辦公，共享資源，信息高效傳輸，線上線下一體化等現代化功能。OA帶給我們的不但僅是辦公事務上的輕松應對，實現辦公流程的全程計算機化。更是一種全新的辦公理念，是信息化社會發展的必然要求，是我們思維觸角的無限延伸；時間和距離不再是我們獲取信息的障礙，將會成為我們生活中的一個重要組成部分。目的本說明書目的在于明確說明系統需求，界定系統實現功能的范圍，指導系統設計以及編碼。本說明書的預期讀者為項目經理，協同辦公平臺--系統分析員，系統設計人員，開發工程師，測試經理以及測試設計人員等。范圍系統包括的范圍：個人辦公、會議管理，系統管理，產品管理。術語定義讀者設置：指將讀者權限授予別人，擁有讀者權限的用戶能夠看到自己工作安排。代辦工作：指將代辦權限授予別人，擁有代辦權限的用戶除能夠看到自己的工作外還能夠給自己安排工作。待辦工作：指等待用戶自己去完成的工作。業務流程介紹本系統分為三個主要流程：1、個人辦公2、會議管理3、系統管理個人辦公：普通職員登陸到系統后，經過點擊個人辦公連接，進入個人辦公頁面。之后能夠選擇個人信息、日程安排、名片夾、公司通訊錄、待辦事項、在線信息、個人文件夾進行辦公。會議管理：部門領導登陸到系統后選擇會議管理，進入會議管理頁面。在會議管理頁面中能夠增、刪、改、查會議。其中發起會議需首先預約會議室，然后將輸入與會人名單，開會議信息經過郵件發送到每個與會人的信箱里。系統管理：系統管理員登陸到系統后，點擊系統管理，進入系統管理頁面。能夠選擇部門管理、角色管理、職員管理、文件夾管理進行系統維護。運行環境軟件環境名稱版本語種操作系統WindowsXp/win7簡體中文操作系統的附加功能SP43簡體中文數據庫平臺oracle10g簡體中文應用平臺Tomcat/rasin6.0/3.8簡體中文客戶端軟件MSIE6.0/7.0簡體中文硬件環境服務器最低配置推薦配置應用和數據庫服務器1CPU：P42.0G以上1CPU：P42.8G及以上Mem：512M以上Mem：2GHD：40GHD：120G需求說明個人辦公在本系統中為員工日常辦公常見功能，包括個人信息維護、日程安排、名片夾、通訊錄，而且能夠查看個人的待辦工作、已辦工作。當個人忘記密碼時，經過系統提供的功能找回密碼或者向管理員請求修改密碼。個人信息為員工提供包括密碼、自我介紹、興趣愛好、聯系方式等個人信息維護的功能。此模塊包含的功能有：個人信息維護、查看她人信息。個人信息包括：員工號、登陸密碼、姓名、性別、年齡、所屬部門、職位、自我介紹、興趣愛好、聯系方式（移動電話、電子郵件、MSN、QQ、固定電話）、系統角色。個人信息維護員工利用該功能能夠維護系統允許個人維護的信息。其中自我介紹、聯系方式和興趣愛好會被公開給整個公司。角色權限：公司所有員工。輸入：點擊個人辦公－>個人信息－>個人信息維護。輸出：員工個人信息資料。查看她人信息員工經過組織機構和姓名檢索到某個特定的員工，查看其提供的可公開的個人信息。角色權限：公司所有員工。輸入：點擊個人辦公－查看她人信息－輸入部門名稱（可選）和員工姓名（可選）－點擊查詢。輸出：員工個人信息資料。工作安排為員工提供日程安排維護和查詢功能，系統根據設定時間將提示內容發布到該員工的日程安排中。員工能夠設置自己的日程安排的讀者，以便別人知道自己的安排；也能夠將自己的日程安排權限開放給指定的人，以便別人替自己安排工作。此模塊包含的功能有：讀者設置、代辦設置、日程安排、綜合查詢和日歷查看。讀者設置由當前用戶經過組織機構選擇能夠查看自己日程安排的人員。也能夠將已經具有查看權限的人員從讀者中去掉。用戶點擊讀者設置鏈接后，彈出組織機構框，選擇組織機構后，按職位顯示該組織下的所有人員，選擇被授權的人員，加入到讀者組中，即實現對被選擇人員的授權。用戶點擊讀者設置鏈接后，彈出組織機構框，從被授權人員中去除選定人員，即實現對該讀者的刪除。角色權限：公司所有員工。輸入：點擊個人辦公－工作安排－讀者設置－選擇部門－選擇人員－設為讀者。輸出：設置成功/失敗提示。代辦設置由當前用戶經過組織機構選擇能夠代自己安排日程的人員。也能夠將已經具有代辦權限的人員從代辦人員中去掉。用戶點擊代辦設置鏈接后，彈出組織機構框，選擇組織機構后，顯示該組織下的所有人員，選擇被授權的人員，加入到代辦組中，即實現對被選擇人員的授權。角色權限：公司所有員工。輸入：點擊個人辦公－工作安排－代辦設置－選擇部門－選擇人員－授權。輸出：授權成功/失敗提示。工作安排當前用戶給自己或授權代辦的人安排日程。對于已經安排的日程，能夠進行編輯和刪除。能夠根據日期查詢某一天的安排，也能夠查詢某一個月中有安排的日期。此功能包含的操作有：添加安排、刪除安排、修改安排、查詢一天安排、按月查看安排。添加安排當前用戶點擊新建，進入日程安排內容錄入界面，設置提示內容和時間安排。提交前可進行時間沖突檢查，有沖突時將提示用戶。角色權限：公司所有員工輸入：點擊個人辦公－工作安排－日程安排－新建－輸入提示內容、時間安排。輸出：添加日程安排成功/失敗提示。修改安排當前用戶能夠在查詢出日程安排后，點擊一條具體的日程安排，能夠進行修改。提交前進行時間沖突檢查，有沖突時將提示用戶。角色權限：公司所有員工。輸入：點擊個人辦公－工作安排－日程安排－修改－輸入修改內容、時間安排。輸出：修改日程安排成功/失敗提示。查詢一天安排當前用戶能夠錄入條件查詢自己錄入的日程安排。查詢結果是一個列表，能夠點擊具體的日程安排進行修改和刪除。角色權限：公司所有員工。輸入：點擊個人辦公－工作安排－日程安排－查詢－輸入查詢日期。輸出：被查詢的日程安排。如有修改、刪除則提示修改、刪除日程安排成功/失敗提示。按月查看安排當前用戶能夠點擊“按月”按鈕，根據日期框中的日期顯示給定月份的日期，對于有安排的日期，用紅色突顯出來。點擊每一個日期，能夠進入查看該日期所有安排的界面。角色權限：公司所有員工。輸入：點擊個人辦公－工作安排－日程安排－查詢－按月－輸入查詢日期。輸出：被查詢當月的所有日程安排并將有安排的日期用紅色標識。條件查詢綜合查詢是根據用戶錄入的查詢條件，找出所有符合條件的安排。能夠點擊具體一條安排查看其具體信息。綜合查詢的條件可為按工作授予人、按工作授予日期、按被授予人來作為查詢條件。角色權限：公司所有員工。輸入：點擊個人辦公－工作安排－日程安排－查詢－輸入查詢條件。輸出：返回被查的日程安排。名片夾員工對自己的通訊錄進行管理。可設置私有或共享。可直接點擊發郵件。此模塊包含的功能有：名片夾分類、個人名片夾。名片夾內容包括：人員姓名、所屬部門、職位、聯系方式。名片夾分類員工能夠對自己的名片夾的分類進行維護。此功能包含的操作有：添加名片夾分類、修改名片夾分類、刪除名片夾分類名片夾分類中有一個名為“我的名片夾”的分類，不可刪除，而自己的名片只可放在“我的名片夾”中。添加名片夾分類員工為便于管理自己的名片夾，建立自己的名片夾分類。角色權限：公司所有員工。輸入：點擊個人辦公－名片夾－名片夾分類－添加分類。輸出：在名片夾分類中顯示新添加的名片夾。修改名片夾分類員工能夠選擇一個自己的名片夾分類，進行重新命名。角色權限：公司所有員工。輸入：點擊個人辦公－名片夾－名片夾分類－重命名。輸出：顯示被重命名的名片夾的新名字。刪除名片夾分類員工能夠選擇一個自己的名片夾分類，進行刪除。角色權限：公司所有員工。輸入：點擊個人辦公－名片夾－名片夾分類－刪除。輸出：刪除名片夾成功/失敗提示。*被刪除分類下的名片的分類自動歸為“我的名片夾”。個人名片夾個人名片夾的功能是員工維護自己的聯系人。此功能包含的操作有：查詢名片、添加名片、修改名片、刪除名片、查看名片。查詢名片員工能夠錄入條件查詢自己的名片。角色權限：公司所有員工。輸入：點擊個人辦公－名片夾－個人名片夾－查詢。輸出：將員工所擁有的所有名片按名片夾類型分類顯示。*并可點擊所查詢的名片，將顯示其詳細信息。添加名片員工添加自己的名片。角色權限：公司所有員工。輸入：點擊個人辦公－名片夾－個人名片夾－添加。輸出：添加名片成功/失敗提示。若已有名片則提示已有名片，不可重復提交。修改名片員工可經過查詢，修改選擇的自己的名片。對于別人的名片不能修改。角色權限：公司所有員工。輸入：點擊個人辦公－名片夾－個人名片夾－修改。輸出：修改名片成功/失敗提示。刪除名片員工可經過查詢，刪除選定的自己的名片。角色權限：公司所有員工。輸入：點擊個人辦公－名片夾－個人名片夾－刪除。輸出：刪除名片成功/失敗提示。移動名片員工能夠將名片從一個分類移動到另一個分類中。角色權限：公司所有員工。輸入：點擊個人辦公－名片夾－個人名片夾－查詢－選擇查詢出的名片－移動。輸出：移動名片成功/失敗提示。公司通訊錄系統管理員維護整個公司的組織機構和聯系方式，公司人員能夠查詢通訊錄并導出到Excel文件。查詢通訊錄員工能夠錄入條件查詢本公司的人員通訊錄。能夠經過點擊樹狀結構的組織架構圖查詢。顯示內容為員工號、員工姓名、所屬部門、聯系方式。角色權限：公司所有員工。輸入：點擊個人辦公－公司通訊錄－查詢－輸入查詢條件。輸出：顯示符合查詢條件的公司員工通訊錄。導出通訊錄員工能夠將查詢到的人員通訊錄導出到Excel文件中，利用Excel的另存為功能保存為XLS或TXT等格式文件。角色權限：公司所有員工。輸入：點擊個人辦公－公司通訊錄－查詢－輸入查詢條件－導出－選擇導出格式。輸出：通訊錄導出成功/失敗提示。待辦事項列出所有傳送給當前用戶但該用戶尚未簽收處理的工作、收到留言、日程安排。待辦事項模塊包括的功能有：待辦工作清單。待辦事項包括工作發出人、收到人、工作發出時間。待辦工作清單列示出來每個員工的待辦工作。按日期從新到舊的順序排列。首頁上只顯示5條記錄，更多的記錄需進入待辦工作總清單進行處理。對于工作流類的處理事務，用戶能夠點擊待辦工作名稱進入具體的工作處理頁面。此功能包含的操作有：工作臺待辦工作清單、待辦工作總清單、新增待辦工作、刪除待辦工作。查看待辦工作清單顯示當前用戶需要處理的工作。能夠經過點擊更多進入待辦工作總清單處理。角色權限：公司所有員工。輸入：點擊個人辦公－待辦工作清單－待辦工作清單。輸出：顯示工作臺待辦工作清單。*點擊更多能夠顯示待辦工作總清單。也能夠按工作完成與未完成來進行查詢。刪除待辦工作對于待辦工作總清單上的工作，能夠進行刪除。角色權限：公司所有員工。輸入：點擊個人辦公－待辦工作清單－刪除待辦工作。輸出：待辦工作刪除成功/失敗提示。完成待辦工作員工能夠在待辦工作清單中選中已完成的工作，將其標注為已完成。在線信息指利用系統短消息功能發送的通知。用戶點擊在線信息后，彈出新窗口顯示該信息的詳細內容。在查看信息的頁面能夠選擇已閱，對于已閱的在線信息不再顯示。此模塊包含的功能有：草稿箱、已發送、未閱留言、全部留言。在線信息包括消息發出人、收件人、消息發出時間、消息是否發送、消息是否已讀。草稿箱保存自己起草的還沒有發送出去的短信息。此功能包含的操作有：新建留言、修改留言、刪除留言、查詢留言。新增留言向別的用戶發出一個新的在線消息。支持群發。角色權限：公司所有員工。輸入：個人辦公－在線信息－草稿箱－新建。輸出：顯示新建留言。如不成功，顯示提示。*新建留言若為發送則存入草稿箱，發送成功存入已發信息。修改留言在查詢結果中選擇一條留言，點擊名稱可進入具體內容修改。角色權限：公司所有員工。輸入：個人辦公－在線信息－草稿箱－選擇留言－修改。輸出：留言修改成功/失敗提示。刪除留言在查詢結果中選擇一條留言，能夠進行刪除。角色權限：公司所有員工。輸入：個人辦公－在線信息－草稿箱－選擇留言－刪除。輸出：留言刪除成功/失敗提示。查詢留言當前用戶錄入條件，查詢符合條件的還沒有發出的留言。角色權限：公司所有員工。輸入：個人辦公－在線信息－草稿箱－輸出查詢條件－查詢。輸出：返回查詢符合條件的查詢結果。已發送保存自己起草的已經發送出去的短信息。此功能包含的操作有：查詢留言、刪除留言查詢留言當前用戶錄入條件，查詢符合條件的由自己發出的留言。角色權限：公司所有員工。輸入：個人辦公－在線信息－已發送－輸入查詢條件－查詢。輸出：返回查詢符合條件的查詢結果。刪除留言在查詢結果中選擇一條留言，能夠進行刪除。角色權限：公司所有員工。輸入：個人辦公－在線信息－已發送－選擇留言－刪除。輸出：留言刪除成功/失敗提示。未閱留言列示系統或其它用戶發送給自己，而自己還沒有閱讀的短信息。本功能包含的操作有：查詢留言、查看留言、回復留言、刪除留言。查詢留言當前用戶錄入條件，查詢符合條件的由別人發給自己而自己還未閱讀的留言。角色權限：公司所有員工。輸入：個人辦公－在線信息－未閱留言－輸入查詢條件－查詢。輸出：返回查詢符合條件的查詢結果。*可點擊查詢的結果查看其詳細信息。回復留言對于自己收到的留言查看具體內容時，能夠點擊回復按鈕進行回復，原內容會自動進入回復的留言中。角色權限：公司所有員工。輸入：個人辦公－在線信息－未閱留言－選擇留言－回復。輸出：回復留言發送成功/失敗提示。刪除留言在查詢結果中選擇一條留言，能夠進行刪除。角色權限：公司所有員工。輸入：個人辦公－在線信息－未閱留言－選擇留言－刪除。輸出：刪除留言成功/失敗提示。全部留言列示全部系統或其它用戶發送給自己的短信息。本功能包含的操作有：查詢留言、查看留言、回復留言、刪除留言。查詢留言當前用戶錄入條件，查詢符合條件的由別人發給自己的留言。角色權限：公司所有員工。輸入：個人辦公－在線信息－全部留言－輸入查詢條件－查詢。輸出：返回查詢符合條件的查詢結果。*可點擊查詢的結果查看其詳細信息。回復留言對于自己收到的留言查看具體內容時，能夠點擊回復按鈕進行回復，原內容會自動進入回復的留言中。角色權限：公司所有員工。輸入：個人辦公－在線信息－全部留言－選擇留言－回復。輸出：回復留言發送成功/失敗提示。刪除留言在查詢結果中選擇一條留言，能夠進行刪除。角色權限：公司所有員工。輸入：個人辦公－在線信息－全部留言－選擇留言－刪除。輸出：刪除留言成功/失敗提示。個人文件夾在服務器上提供個人文件夾；文件夾大小由系統管理員設定；個人可將文件上傳至個人文件夾中；個人文件夾可由使用者設置共享功能。此模塊包含的功能有：我的文件夾、共享目錄。我的文件夾查看自己的文件夾和子文件夾。角色權限：公司所有員工。輸入：個人辦公－個人文件夾－我的文件夾。輸出：顯示員工個人的所有文件夾。新建個人文件夾選擇一個文件夾，在下面建立子文件夾。角色權限：公司所有員工。輸入：個人辦公－個人文件夾－我的文件夾－選擇文件夾－新建。輸出：顯示新建文件夾。個人文件夾更名選擇一個文件夾，修改其文件夾名稱和描述。角色權限：公司所有員工。輸入：個人辦公－個人文件夾－我的文件夾－選擇文件夾－重命名。輸出：顯示文件夾的新命名。個人文件夾刪除選擇一個文件夾，刪除該文件夾及其下面的文件。角色權限：公司所有員工。輸入：個人辦公－個人文件夾－我的文件夾－選擇文件夾－刪除。輸出：刪除文件夾成功/失敗提示。共享個人文件夾選擇一個文件夾，將其設置為共享。角色權限：公司所有員工。輸入：個人辦公－個人文件夾－我的文件夾－選擇文件夾－共享。輸出：共享文件夾成功/失敗提示。會議管理會議發起人能夠查詢到別的系統的會議室的安排情況，以便發起網絡會議。由管理員對會議室進行管理，員工使用會議室時進行預約，由管理員統一安排。而且提供對會議通知發布和會議記錄提交功能。會議室管理包括設施分類維護、會議室設施管理、會議室管理、會議室預定審批和會議室使用報表功能。會議室的屬性包括會議室名稱、會議室地點、是否被預定、能容納人數、有無空調。新增會議室各部門領導增加會議室。角色權限：各部門領導。輸入：會議管理－會議室管理－新增會議室。輸出：顯示新增加會議室。修改會議室各部門領導經過查詢，選擇一個會議室進行修改。角色權限：各部門領導。輸入：會議管理－會議室管理－修改會議室。輸出：會議室修改成功/失敗提示。*修改內容為修改會議室基本屬性刪除會議室各部門領導經過查詢，選擇某些會議室進行刪除。被刪除會議室的預約失效。角色權限：各部門領導。輸入：會議管理－會議室管理－刪除會議室。輸出：會議室刪除成功/失敗提示。查詢會議室各部門領導錄入條件，查詢所需要的會議室。角色權限：各部門領導。輸入：會議管理－會議室管理－輸入查詢條件－查詢會議室。輸出：返回符合條件的會議室。會議設備管理預約會議室經過查詢會議室，找到符合條件的會議室進行預約，而且填寫使用的會議設備，以及其它準備事項。列示會議設備只列示可使用的會議設備。預約的會議室在審批前用“預約中”狀態表示。對于同意的會議自動將會議室狀態置為“使用中”。角色權限：各部門領導。輸入：會議管理－會議室管理－查詢會議室－選擇會議室－預約－填寫使用設備－確定。輸出：預約成功/失敗提示。取消預約各部門領導查詢自己預約的會議室，進行取消。只能取消自己預約的會議室。角色權限：各部門領導。輸入：會議管理－會議室管理－取消預約－選擇會議室－取消。輸出：取消預約成功/失敗提示。會議室使用報表每月能夠根據會議室使用次數生成報表。會議管理各部門領導對會議和會議記錄進行維護。與會者能夠查詢會議并查看會議記錄。新增會議由各部門領導發起一個會議，添加參會人并上傳會議記錄。利用系統提供的在線信息功能給參加會議的人員發送會議通知。系統自動將參加會議的人員記錄下來。角色權限：各部門領導。輸入：會議管理－會議管理－新增會議－輸入參會人和會議室。輸出：新增會議成功/失敗提示。修改會議由各部門領導修改自己建立的會議。角色權限：各部門領導。輸入：會議管理－會議管理－查詢會議－選擇會議－修改會議－修改參會人和會議室。輸出：修改會議成功/失敗提示。刪除會議由各部門領導刪除自己建立的會議。角色權限：各部門領導。輸入：會議管理－會議管理－查詢會議－選擇會議－刪除會議。輸出：刪除會議成功/失敗提示。查詢會議各部門領導能夠查看。角色權限：各部門領導。輸入：會議管理－會議管理－查詢會議。輸出：顯示所查詢會議的信息。*查詢會議的內容包括：開會時間、開會地點（哪個會議室）、發起人、會議主題。提交會議記錄由會議發起者經過查詢，選擇一個會議，將整理后的會議記錄上傳到服務器。會議記錄上傳格式為HTML格式。角色權限：各部門領導。輸入：會議管理－會議管理－查詢會議－選擇會議記錄－上傳。輸出：上傳會議記錄成功/失敗提示。查看會議記錄由會議發起者經過查詢，選擇一個會議，點擊所連接的會議記錄，打開新窗口查看該會議記錄。角色權限：各部門領導。輸入：會議管理－會議管理－查看會議記錄。輸出：顯示所查詢會議的會議記錄。*會議記錄由會議記錄員記錄。個人會議安排查看會議安排員工能夠查看自己需要參加的會議。角色權限：公司所有員工。輸入：個人辦公－個人會議安排夾－查看會議安排。輸出：每位員工所要參加的會議。包括會議室名稱、會議時間、會議發起人、會議主題。系統管理系統管理員進行后臺管理的模塊，包括組織管理、安全控制。維護的是企業、公司的組織結構、角色劃分、人員信息的功能。包括部門維護、角色維護、員工信息維護。部門管理新增部門新增集團或區域公司及下屬機構。部門維護是否應該由人力資源部進行。角色權限：系統管理員。輸入：系統管理－組織管理－新增部門。輸出：顯示新增加部門。修改部門修改選擇的集團或區域公司。角色權限：系統管理員。輸入：系統管理－組織管理－修改部門。輸出：修改部門成功/失敗提示。*修改內容包括修改部門的名稱、職能。已有下屬機構的部門不能夠修改。刪除部門刪除選擇的集團或區域公司及下屬機構。已有下屬機構和人員的部門不能被刪除。角色權限：系統管理員。輸入：系統管理－組織管理－刪除部門。輸出：刪除部門成功/失敗提示。*判斷所選部門是否有下屬機構和人員。如有，不可刪除。部門列表