第12頁共12頁檔案管理制度一、分管檔案工作的局領導職責1、____全局性的宣傳、貫徹、執行《____檔案法》和上級關于檔案工作的各項方針政策的活動。2、加強對局檔案工作的領導，將檔案工作納入局的整體發展計劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。3、關心檔案工作和檔案室的建設與發展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協調發展。二、局檔案員職責1、貫徹實施《檔案法》、《____省檔案條例》等檔案工作的法律、法規，建立健全檔案管理制度。2、對各有關處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監督和指導。3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片，收集領導同志外出開會的發言材料和帶回的帶有密級的材料。4、負責管理全局各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，并為本單位各項工作的需要提供服務。5、按時向上級主管部門報送檔案工作統計材料。6、按規定向檔案館移交應進館的檔案。三、分管檔案工作的各處（室）領導職責1、配備具有較好政治業務素質的專（兼）職檔案人員，并保持相對穩定。2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實際困難。3、____本單位人員學習檔案法規，執行局檔案工作的規章制度。4、疏通渠道，嚴格制度，督促有關人員注意平時各類文件材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作。5、協同檔案室監督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。6、負責檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責情況。四、各處、室專（兼）職檔案人員職責1、堅持平時整理。根據本單位不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，便于利用和歸檔。2、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。4、保管好本部門應歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。5、主動接收局檔案員的業務指導和督促檢查，按規定時間向檔案室移交。6、積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，并編制檢索工具。8、按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。文件、材料收集歸檔制度一、收集歸檔范圍本機關在各項工作中形成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關系很密切的文件材料（包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同）都屬收集歸檔范圍，應按規定的范圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。（一）本級文件1、各種代表會議、工作會議、專業會議、各級干部會議的會議記錄、____。2、工作計劃、規定、方案、安排、總結、小結、匯報、簡報、通報、通知。3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批復、通知。5、各項決定、決議、規定、標準、規范、條例、辦法、制度、守則、要求。6、各級領導的報告、講話、發言稿或提綱、記錄。7、反映生產、基建、科研設備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。9、反映本機關、本地區重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。10、電報、重要電話記錄、____工作日記。11、____、大事記、基礎數字匯編、基本情況綜合。12、本機關制發的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發放各種證明、證件存根。14、已故人員資料。15、重要的人民來信及處理材料。16、本機關編輯、出版的書刊、資料樣板。17、本機關（包括上報和下批）干部任免、呈批表、調配培訓、專業技術職務評定、聘任、黨、團干部名冊、年終統計、報表、干部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫恤等審批表及干部獎懲等文件材料。（二）上級文件材料1、上級（包括各部門及派駐本機關的調查組、檢查組、工作組，下同）有關本機關、本地區工作或問題____決定、決議、指示、批復及調查、檢查、經驗材料。2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協委員視察本機關、本地區時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。3、上級發給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。4、上級報刊刊載有關本機關、本地區情況的文章。（三）同級文件材料1、有關單位與本機關聯合召開會議，共同進行工作，協作查處案件或問題共同署名的文件材料。2、有關單位與本機關簽訂的合同、合約、協議。3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。4、有關單位發來的重要的、需要執行的方針、政策性文件。（四）下級文件材料1、年季度工作總結、重要的專題工作總結。2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經驗、重要____請示、法規性的備案文件。3、重要的名冊、登記表。4、大事記、基本情況匯編、基礎數字匯編。二、歸檔份數文書檔案一式兩份，其中正文和簽發稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。三、歸檔時間和方法（一）凡經過打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書檔案員歸檔。（二）凡各部門發出的文件，由各部門辦公室的有關人員收集，交由綜合檔案室歸檔。（三）一項工作已完成時（包括一項已完成或一個會議已結束，一個問題已解決，一件案件已處理等），由各部門辦公室的有關人員，將進行該項工作形成的全____文件材料，系統整理后送交綜合檔案室歸檔。（四）外出開會、考察、學習、參觀形成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動結束時交由文書檔案員歸檔。（五）年度工作總結、各種年報、黨員、干部名冊，應于翌年____月底前交文書檔案歸檔。（六）每年的____月底前進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全____文件材料移交綜合檔案室歸檔。四、歸檔要求（一）應歸檔的文件、材料應由各辦線資料員收集全齊。（二）正文與底稿（簽發稿）主件或附件、請示與批復、來文與復文一起歸檔。（三）歸檔文件材料注意。檢查應蓋公章是否蓋了，文件沒有標題應加上標題，內容、摘要、文件沒有標明日期的要標上日期。（四）歸檔的文件材料應是原稿原件，不得用復制件。（五）歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫上文字說明。（六）凡是歸檔的文件材料必須經過初步整理，把同一具體問題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。檔案鑒定制度１、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價值，并據以確定檔案“存毀”的工作。２、檔案鑒定工作，是一項科學性很強的工作，必須堅持全面觀點、堅持歷史觀點、堅持發展觀點。３、檔案鑒定，必須按照黨和國家制定的鑒定工作原則和鑒定標準進行。４、檔案鑒定工作，必須有____、有領導地進行，一般應有領導、專業人員和有關單位代表參加的鑒定小組負責進行。５、凡是經過認真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規定的程序，辦好鑒定手續。６、檔案鑒定工作，是一項決定檔案命運的工作，檔案工作人員必須嚴肅、慎重地對待鑒定工作，嚴格遵守檔案鑒定工作制度。檔案借閱管理制度為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續。2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經單位有關部門領導簽字批準，方可查閱，不得抄錄或借出。3、____、____、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。4、查閱各門類檔案應在閱覽室內進行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經部門負責人批準，但借出時間不得超過一周，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續，確保檔案的完整與安全。5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行責任。檔案保密管理制度一、檔案是國家的寶貴財富，企業各門類檔案本身具有機要性質，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。二、凡是利用檔案，必須經檔案人員提供，任何人不得直接動用。三、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發現問題及時追查。四、利用絕密、____檔案以及引進技術資料、科研成果、發明創造、專利、新產品、新工藝等技術文件材料，須嚴格履行審批手續，未經批準的，嚴禁提供利用。五、外單位查閱檔案，需持介紹信經公司領導和主管部門批準。復制檔案和外供圖紙和技術文件，統一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續提供，任何單位和個人一律無權外供。對于擅自向外轉借、提供圖紙資料和技術文件等檔案材料者，必須追查責任，對于嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責任。六、停產或已生產完畢的產品圖紙和技術文件材料以及其他經鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統一按公司下文件由公司檔案信息中心____回收，統一銷毀，其他任何單位和個人一律無權處理或自行銷毀。七、發現有關____事件，應立即報告，及時追查。八、不允許傳抄、自行翻印____文件和帶密級的檔案材料。九、不允許將____文件帶回家中和到領導辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶____文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。十、單位領導和保密小組要定期檢查保密工作，總結經驗，堵塞漏洞嚴防失密、____發生。檔案復制制度1、本單位工因工作需要復制一般文件材料時要經檔案室審批；本單位工復制本職工作范圍以外的檔案，需經有關業務部門負責人同意；復制____檔案材料（局會議記錄等）須經局檔案員和分管檔案工作的局領導審批后方可復制。2、外單位一般不予復制，確因工作需要應持單位介紹信，經檔案員同意方可復制。3、復制后要及時進行登記。檔案統計制度１、檔案統計工作是以檔案工作中大量的現象為對象，以表格、數字的形式揭示檔案和檔案工作中諸現象的現狀、發展過程及其一般規律性的工作。２、統計作用。檔案統計工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業發展規劃，開展檔案科學研究，進行定性分析與定量分析，提供科學的依據。３、統計內容。對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管數量和狀況，以及檔案的構成、利用、機構和人員等情況的基本統計和其他專門統計。４、統計任務。對檔案和檔案工作的發展情況進行統計調查、統計分析、提供資料，實行統計監督。５、統計對象。對檔案實體及其管理狀況的統計和檔案事業的____與管理現狀的統計。６、統計方法。檔案統計工作，必須把零星的個別的原始資料，進行綜合整理，使之成為能反映整體現象的資料，再進行分析和研究，總結出典型性的經驗教訓，以提高檔案的科學管理水平。７、按期統計。平時必須積極收集資料，做好單項的統計；半年必須做好各項工作的初步統計；年終必須進行全面的系統的統計。８、專人統計。配備統計人員，熟悉統計業務；掌握統計資料，數字統計連貫；準確統計數字，按時統計上報。檔案庫房管理制度１、檔案保管工作，是采用一定的技術設備、措施和方法，對檔案實行科學保管和保護，防治檔案損毀，延長檔案壽命，維護檔案安全。２、按專業類項進行保管，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，以利于檔案的保護管理。３、堅持以防為主、防治結合方針，切實做好檔案“十防”（即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防____）工作，確保檔案完整安全。４、加強庫房基礎設施建設，逐步購置先進設備，改善庫房管理條件；引用先進科學技術，實行科學管理。５、庫房要保持溫度在攝氏１４－２４°Ｃ，相對濕度在４５－____％之內；保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。６、庫房管理人員要做到天天打掃衛生，每天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案柜衛生，發現有字跡褪變和紙張破損的案卷，及時進行搶救。７、接交進館的檔案，要認真清點，履行簽字接交手續；檔案外借，要認真清點，履行批準手續，并保證按期歸還；非工作人員不得進庫房，以防意外；在庫房里不準吸煙。檔案銷毀制度１、檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續保存的檔案進行銷毀處理。２、檔案銷毀，必須按照國家規定檔案銷毀的標準，嚴格進行鑒定。３、經過鑒定確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內容分析報告，列出檔案銷毀清冊。４、檔案銷毀，必須嚴格執行審批制度，履行批準手續。５、批準銷毀的檔案，應及時送造紙廠化為紙漿或焚毀，且要有兩人鑒銷；銷毀完畢，鑒銷人要在銷毀清冊上寫明某曰已銷毀并簽名蓋章。６、檔案的銷毀，必須在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上注明“已銷毀”。工程檔案管理制度為了更好的規范工程資料、文件、設計圖紙的保管、發放和使用，根據公司檔案資料及圖紙數量的實際情況，本著為工程服務的原則，合理利用檔案資源，達到施工、存檔兩不誤的目的，制定本細則。一、收集范圍從工程項目建議書始到工程竣工決算止所有與工程有關的，具有保存價值的文字、資料、圖紙、圖標、聲像各種載體的文件材料等。檔案管理制度（二）行政事業單位正處于深化改革、管理轉型的關鍵時期，對干部的綜合素質和能力提出了更高的要求，行政事業單位領導干部的教育培訓在事業單位改革與發展中作為一項全局性、戰略性的重要工作，具有不可替代的地位和作用。應廣大學員要求，中國人力資源開發研究會培訓中心和北京中建啟航教育咨詢有限公司定于____年____月、____月分別在長春市、成都市舉辦“機關事業單位內部績效工資分配與績效考核、特殊薪酬激勵政策及方案設計暨崗位設置專題研修班”。培訓旨在通過系統的理論學習，針對性的課堂討論，提升干部的職業素養、知識水平和管理能力，切實加強行政事業單位人事管理工作。培訓班由北京中建啟航教育咨詢有限公司承辦，現將有關事宜通知如下：一、培訓內容（一）機關事業單位人事檔案管理制度的改革措施1.____《干部人事檔案工作條例》政策宣貫解讀____人事檔案的歸檔要求、調轉及手續、信息化建設____人事檔案管理內容及審核要求、人事檔案材料的收集歸檔范圍的規定和分類方案（四）.干部人事檔案人事檔案管理存在的問題與對策、流動人員檔案管理方法（二）行政事業單位內部績效工資分配與績效考核1.行政事業單位實施績效工資難點及對策2.行政事業單位基礎性與獎勵性績效工資方案的設計技巧3.行政事業單位績效考核組織實施方法與步驟4.一般職工績效指標客觀量化設計及案例5.職能部門和業務部門績效指標客觀量化設計及案例____部門和崗位工作量平衡方法及案例分析7.一般職工績效考評組織實施難點與對策8.績效考評結果評價方法9.績效考評結果反饋面談藝術10.行政事業單位績效工資操作方案設計實操11.行政事業單位績效考核方案設計技術（三）行政事業單位特殊薪酬激勵政策及方案設計1.行政事業單位收入分配改革走向及特殊激勵政策2.行政事業單位年薪制工資分配方案設計3.行政事業單位協議工資分配方案設計4.行政事業單位項目工資分配方案設計5.行政事業單位科技成果轉化提成分配方案設計6.行政事業單位特設崗、創新崗及流動崗薪酬方案設計7.兼職兼薪離崗創業特殊薪酬激勵規定與管理8.行政事業單位實施特殊薪酬激勵政策的配套管理（四）事業單位崗位設置與管理方案設計1.事業單位崗位設置管理系列文件解讀2.事業單位管理崗位等級設置、專業技術崗位等級設置、工勤技能崗位等級設置、特設崗位設置3.事業單位的不同類別崗位的結構比例4.事業單位的崗位設置方法與動態調整5.事業單位崗位設置中存在的特殊問題（如最高等級設置、雙肩挑、一級崗位設置等）及解決方案（六）.崗位設置與績效量化考核、績效工資分配相互銜接的操作方法7.事業單位崗位設置與管理的案例分析（五）行政事業單位相關法律法規與風險防范1.《事業單位人事管理條例》解讀2.行政事業單位機構設置和編制管理相關法律法規與風險防范3.行政事業單位崗位設置相關法律法規與風險防范4.行政事業單位干部選拔與全員聘用相關法律法規與風險防范5.行政事業單位用工選擇相關法律法規與風險防范6.行政事業單位績效考核相關法律法規與風險防范7.行政事業單位工資福利相關法律法規與風險防范8.行政事業單位勞動保護相關法律法規與風險防范9.行政事業單位勞動關系相關法律法規與風險防范二、主講專家屆時擬邀請相關政策部門專家授課;結合典型案例和實例分析、經驗交流等方式進行;培訓結束后,統一頒發中國人力資源開發研究會培訓中心“機關事業單位內部績效工資分配與績效考核、特殊薪酬激勵政策及方案設計暨崗位設置專題研修班”結業證書。三、培訓對象各級行政事業單位主管領導及相關部門負責人、各教育、科技、衛生、文化體育、新聞廣電、住建、交通、財政、國土、稅務、司法、編辦、城管、規劃、房產、公安、水利、環保、市場監督管理、糧食、農牧業、林業、水利等行政事業單位領導、科研院所、行業協（學）會等相關事業單位的負責人及相關人員。四、培訓費用培訓費____元/人。（含專家費、場地費、資料費、午餐費等）住宿統一安排，費用自理。五、培訓時間及地點____年____月____日-____日長春市____年____月____日-____日成都市六、報名辦法檔案管理制度（三）檔案工作是公司各項基礎管理工作中的組成部分，是記錄公司歷史和各項工作狀況的一項重要工作，同時也是公司領導層、管理層、技術人員以及廣大員工在各項活動中形成的勞動結晶，故為維護檔案的完整與安全，更好的為公司各類經營活動提供參考利用，各系統檔案室負責集中統一管理各部門在各項活動中形成的全部檔案。檔案人員應根據自己的崗位職責，行使職權，承擔責任，各部門要積極配合檔案人員將形成的各種文件材料、圖表、聲像歷史真跡等材料進行收集、整理、歸檔、保管，并按照要求進行規范化整理并定期向檔案室移交。確保文件材料的齊全完整，質量符合歸檔要求。切實做到檔案管理工作的嚴、細、實、快。各系統要形成各自的檔案管理網絡，認真執行公司檔案管理的各項方針、政策，學習檔案專業知識，不斷提高專業技術水平，且應保持工作的相對穩定，避免輕易調動。一、檔案的管理公司各類檔案由行政部負責管理，各部門持有檔案的應及時交予行政部進行保管。其他部門需要使用檔案時應填寫《檔案借閱簿》，從行政部借取。二、分類方法公司檔案分設五個一級類目，即行政管理類（包括行政事務和人事管理）、經營管理類（包括公司資質和各類合同等）、基本建設類（包括工程資料、圖紙等）、財務檔案類（包括憑證、賬簿、財務報告等）及特殊載體類（包括聲像、影像資料等）。公司運轉過程中較特殊的單位，有些檔案難以歸入上述類別時，可根據實際情況增設一級類目。三、歸檔的要求不同載體的歸檔材料必須齊全完整，能準確地反映公司及各單位的生產經營中的各項活動的真實內容和歷史過程。歸檔的文件材料必須是辦理完畢且具有保存價值的，在保持文件的有機聯系原則上，層次分明，符合形成規律，科學地分類。歸檔的文件材料除電腦打印外，一律不準用非耐久性材料（鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、紅色筆）書寫或簽發，可用黑色中性筆或藍黑、黑墨水筆書寫。各系統、中心、室每季度末將各類檔案歸檔文件目錄（或查閱目錄）報公司檔案室進行備案。四、歸檔形式及份數1永久和長期保存的文件，必須打印紙版歸檔。歸檔的各類文件材料，一般歸檔一式一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料可適當增加歸檔份數。五、整理檔案的整理工作就是把尚處于相對零散狀態和需要進一步條理化的檔案進行分類、排列、組合和編目，使之保持有機聯系、系統化、條理化，便于保管和利用。六、檔案的存放管理為了做好檔案資料管理工作，最大限度地延長檔案的壽命，確保檔案的安全，特做如下具體要求：（1）根據檔案的制成材料的成分和狀況對檔案進行分類存放，采取不同的防護措施；（2）要加強檔案室的管理，嚴格執行檔案管理的“十防”制度，要定期檢查檔案保管情況，對破損或變質的檔案要及時修補、復制或進行其他技術處理；（3）檔案室要保持清潔衛生，用具排放整齊、有序，不得存放與檔案管理工作無關的物品；（4）檔案室內嚴禁吸煙、點火，不準存放易燃____及有毒物品，定期檢查電器線路、消除隱患，防止意外事故發生。要使用正確的檔案裝具；（5）要注意檔案利用過程中的安全防護；七、檔案的安全保密為確保公司____檔案的安全，不發生泄露、遺失等現象，各級人員要嚴格執行檔案安全保密制度。公司重要工作會議記錄，因工作需要查閱時需經檔案主管部門審批，任何人不得泄漏全文記錄內容。如未經審批泄漏會議內容，根據情節的嚴重給予責任人經濟處罰，主管領導連帶。任何人不得擅自將檔案帶出辦公室或與閱讀范圍以外的人共看，如被發現給予責任人經濟處罰。任何人不得隨意涂改檔案，非經批準銷毀的檔案，不得私自銷毀，如未經批準銷毀而擅自銷毀檔案根據銷毀檔案的重要程度對責任人給予經濟處罰，主管領導連帶。使用的各種檢索工具、統計表不得隨意拋棄，須經主管領導同意登記統一處理。取送檔案文件時須用文件夾或提包，絕不允許隨身攜帶。檔案員要嚴肅工作態度，確保