EP-01文件控制程序1目的為保證環境管理體系文件的適宜性、完整性和有效性，對文件進行控制，包括與EMS有關的外部文件控制，確保對環境管理體系有效運行起重要作用的各個場所都得到、使用相應文件的有效版本。2適用范圍適用于與環境管理體系有關的全部文件的控制。3職責3.1工程部負責組織環境管理體系文件的編制、發放和管理。3.2各部門負責歸口條款的相關管理、技術文件的編制、和管理。3.3各部門負責做好本部門文件的管理。4程序4.1文件編號及編寫4.1.1文件的編碼a)環境手冊YJ-EM 環境手冊代號 公司代號b)程序文件EP-XX 順序號 程序文件代號c)作業文件WI-XX-XX順序號編制部門代號作業文件代號注：部門代號以部門名稱的漢語拼音字母第一個組成，各部門代號如下：計劃部-JH物控部–WK營業部-YY采購部-CG品質部-PZ工程部-GC工模部-GM管理部-GL生產部-SC生產部五金車間-SCW生產部鈑金車間-SCB生產部焊磨車間-SCH生產部鐵線車間-SCTd)圖紙：以客戶的原圖編號e)工藝文件GY-XX-XX順序號編制部門代號（同作業文件）工藝文件代號f)環境記錄編號EP-01文件控制程序全文共3EP-01文件控制程序全文共3頁，當前為第1頁。順序號編制部門代號（同作業文件）環境記錄代號g）外來文件編號自帶編號則按其編號，若無時：WL-XX-XX 順序號 收到或納入公司文件控制的年份 外來文件代號外來技術文件（包括國家產品標準等）按標準原編號規定執行。4.1.2文件的編寫環境手冊與程序文件由工程部組織成立文件編寫小組編寫，作業文件等由各相關部門編寫。4.2文件審核和批準4.2.1《環境手冊》、《程序文件》由管理者代表審核，總經理批準后發布。4.2.2《作業文件》由歸口管理部門負責人審核，管理者代表批準后發布。4.3文件發放4.3.1根據文件內容和工作性質，《環境手冊》、《程序文件》、《作業文件》由工程部提出發放范圍清單，管理者代表批準后發放，文件以<文件發放回收記錄>發放，文件使用者辦理領用手續。4.3.2凡受控文件（指工程部負責回收、更換、更改的文件）均應蓋有“受控文件”章標識和發放號，發放號由01開始，依次遞增。4.3.3受控文件專人使用，并妥善保管，不得復印。4.3.4受控文件如發生丟失或損壞（嚴重影響使用）時，文件持有者應提出補發或更換申請，經管理者代表批準后予以補發或更換。補發文件發放號啟用新發放號，并在發放記錄中予以注明；更換文件發放號仍使用原發放號。4.3.5顧客或外單位需要體系文件時（此屬非受控文件，工程部不負責回收、更換、更改），應經管理者代表批準，由工程部辦理發放手續，不蓋“受控文件”章，不編發放號。4.3.6營業部按訂單編制<生產通知單>給計劃部和工程部，計劃部椐此編制<生產指令單>等發放至生產部等部門，以上均形成相應的文件發放記錄。4.3.7工程部按<生產通知單>編制的工藝文件和圖紙，按《工藝文件管理規范》的要求發放。4.4文件更改4.4.1文件需更改時，由提出更改的部門負責人填寫〈文件更改申請表〉，經管理者代表批準后，由工程部或相關部門負責組織進行更改；每次文件更改，其修改狀態由0、1、2……變更。4.4.2文件更改時，應注明注明修改狀態，填寫更改記錄，按原發放范圍發放更改頁，收回原頁，對收回的原頁加蓋“作廢”印章，集中銷毀。4.4.3除環境手冊外，《程序文件》和《作業文件》更改時，在工程部保存的該文件正本后附上相應更改內容的<文件更改頁>，作為更改的記錄。4.5文件換版4.5.1文件經大量修改或多次更改（四次以上）后應進行換版，換版后的新文件版本分別標以B、C、D等。EP-01文件控制程序全文共3頁，當前為第2頁。4.5.2EP-01文件控制程序全文共3頁，當前為第2頁。4.5.3回收作廢文件，對無保留價值的作廢文件,由工程部加蓋“作廢”印章，經工程部經理批準后實施銷毀，銷毀情況記錄予<文件銷毀清單>中。4.5.4如果處于某種目的而保留作廢文件時，經工程部經理同意后，加蓋“作廢”印章方可留用。4.6文件管理4.6.1工程部負責環境管理體系文件正本保管。4.6.2工程部負責編制公司的〈文件總覽表〉實施公司文件的管理。4.6.3文件應保存在適宜場所，并注意防火、防潮、防霉等。同時應做到查詢方便。4.6.4借閱文件應辦理借閱手續，公司人員借閱時應征得工程4.6.5直接引用的外部文件，由管理者代表批準后方可使用，并按文件發放規定進行發放。4.6.7對環境管理體系運行有關的所有場所，必須確保使用文件的有效版本。4.6.8有時效性的文件，過期自動失效，不作回收，使用部門應集中歸檔，到期銷毀。4.7各部門應定期全面檢查文件的有效性、完整性，如發現不符上述規定應及時糾正。4.8外來文件控制4.8.1與組織所確定的策劃和運行環境管理體系所需的外來文件由工程部負責收集，識別其適用性，并控制分發以確保其有效。4.8.2工程部負責收集與環境管理體系有關的國家政策、法規等的最新版本，統一編號，加蓋受控印章，填入〈外來文件清單〉，需用者辦理借閱手續借閱。4.9每年年終由工程部組織對現有環境管理體系文件進行定期評審，各部門結合平時使用情況進行適時評審，必要時予以修改，執行4.5條款規定。4.10對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應按上述規定執行。4.11環境記錄的文件應執行《環境記錄控制程