年5月29日超市收貨管理手冊文檔僅供參考北京華聯綜合超市有限公司營運規范收貨手冊二零零二年八月內部資料嚴禁外傳編號OPSM06

目錄第一單元前言第二單元收貨區域常見器械解釋第三單元收貨流程第四單元收貨差異、錯誤處理方法第五單元庫存要求第六單元條形碼第七單元退貨流程第八單元換貨流程第九單元贈品收貨注意事項第十單元收貨部安全防范措施第十一單元收貨部衛生要求

第一單元前言一、適用范圍本手冊適用綜合超市各門店的驗收貨、退換貨等工作。二、目的制訂本手冊的目的是:各門店在正常營運中的商品驗收工作有程序可遵循,以便收貨部人員結合當地實際情況再制訂適合于當地的各種管理細則和工作程序。三、益處快速而準確的驗收貨工作有以下益處:1、把握銷售時機,創造最大銷售額;2、與供應商財務結算清楚,避免繁瑣的對單工作;3、減少對供應商退貨的發生;4、減少顧客對商品質量問題的投訴;5、提供準確的庫存數量;6、避免觸犯國家法律法規;7、加快商品周轉。經過對本手冊規范內容的學習,使有關部門管理人員及員工能夠在較短的時間內掌握收貨的工作內容及操作要求,幫助從業人員更好的從事其本職工作。四、概念解釋驗收貨即指各門店對供應商所送的商品,經過專職人員的檢驗,做收入工作的過程。

第二單元收貨區域常見器械解釋叉車:對放在卡板上的貨物進行運輸之工具。(如下圖)棧板:儲貨、碼貨用,使貨物與地面有間隔,起到防濕、防碎的作用,更為叉車運輸方便的工具。(如下圖)

電子秤:對某些稱重商品或需進行第二次加工包裝的商品(如生鮮)做準確稱重的工具(如下圖)電腦:用于商品實收數量的錄入,訂單的核查,供應商及商品的核實。(如下圖)POS機:檢查商品條碼是否可讀,商品描述與其商品是否一致。(如下圖)條形碼打印機:打印店內碼膠帖。(如下圖)打印機:打印驗貨清單。(略)

第三單元收貨流程一、文件流程供應商投單供應商投單打印驗貨清單核單歸檔輸入電腦單據復核檢驗數量品質復查數量品質外箱辨識

1、供應商投單:是指供應商持我方采購部所發訂單(見下表)遞交收貨窗口。訂貨單PURCHASEORDER武漢華聯綜合超市有限公司武漢華聯綜合超市有限公司HUALIANMARKET送貨地址:送貨地址:商場名稱:武漢華聯綜合超市太平洋店商場地址:武漢市橋口區解放大道3604廠商場電話:商場傳真:供應商編號供應商編號2地址傳真電話430017湖北省武漢市江岸區永清街41號武漢市永芳食品廠經營部(F8)周潔送貨日期12-06-送貨日期12-06-訂貨日期11-06-訂單號碼162684頁/總頁數1采購 貨品名稱 訂貨備注貨號訂購單位訂購數量采購 貨品名稱 訂貨備注貨號訂購單位訂購數量F8正廣和菠蘿味果汗粉350g×F8大昌香橙味奇妙果凍粉350gF8大昌草莓味奇妙果凍粉350gF8大昌菠蘿味奇妙果凍粉350g

2、核單:當收貨員接到訂單后,對訂單上所列各項仔細核對,核查其中包括供應商編號、供應商地址、電話、傳真、送貨地址、送貨日期、訂單號碼、總頁數、采購、貨品名稱、貨號、訂購單位、訂購數量等項目是否清楚,是否是快訊商品,同時檢查文件檔案中是否有待退商品,然后填寫收貨清單(見下表),分發卸貨卡號,等待卸貨。填寫說明:按年、月、日各兩位填寫按電腦確認的5位填寫商品的中分類(如:文化用品、沖調飲品)廠家送貨人姓名××××××××ABCA:年份,一般可不寫B:本年內太陽日期C:當日序號:001－399食品收貨序號400－499食品退貨序號500－899百貨收貨序號900－999百貨退貨序號收貨主管簽字注:每頁只限填寫當日收貨,并按順序填寫3、打印驗貨清單:經核對無誤后,在電腦上經過訂單上訂單號碼打印出驗貨清單(見下表)一式二聯,再填寫華聯綜合超市收貨號碼,收貨號碼為8位數:AA-BBB-CCC。其中AA=年份代號,BBB=太陽日,CCC=驗收序號。其中食品類序號為001—499,百貨類序號為500—999(如下圖)。將供應商聯貼在驗貨清單第一聯,收貨聯貼在驗貨清單第二聯。驗貨清單供應商號碼:20247 訂單號碼:194022 收貨號:供應商:金達塑膠五金制品有限公司武漢經營部nf3電話:3857151傳真:3840206地址:橋口區長豐鄉東風村特1號 供貨日期:13-JUL-98日期:13-JUL-98類型:百貨 頁數/總頁數:1/1貨號 貨品名稱 單位 條碼 價簽 實收數量76297金達西裝衣架46CM1個4076765金達手提垃圾鏟9314″1個9077519金達長柄手提垃圾鏟/個1個2077584金達雙層雜物架/個1個8078494金達吸盤墻角架/個1個5083343金達浴室墻角架2件/個1個7085332金達膠柄薯仔刨/個1個70登記員驗貨員標簽確認員備注

4、外箱辨識:檢查外包裝是否有破損,再詳細檢查外箱上商品描述、含量、規格是否與訂單內容相符。5、檢查數量品質:抽箱拆封檢查某一箱內商品單品的條形碼、包裝、商品標識、保質期限、重量,并做數量統計,收貨員在完成以上工作后在驗貨清單驗貨員處簽字。6、復查數量品質:同一商品再由另一位收貨員做復查,經核實無差異后,收貨員與供應商分別在驗貨清單上簽字,收貨員蓋收貨章(見下表)。將驗貨清單供應商聯交給供應商,供應商的送貨單附于驗貨清單收貨聯其后。驗貨清單供應商號碼:20247 訂單號碼:194022 收貨號:供應商:金達塑膠五金制品有限公司武漢經營部nf3電話:3857151傳真:3840206地址:橋口區長豐鄉東風村特1號 供貨日期:13-JUL-98日期:13-JUL-98類型:百貨 頁數/總頁數:1/1貨號 貨品名稱 單位 條碼 價簽 實收數量76297金達西裝衣架46CM1個4076765金達手提垃圾鏟9314″1個9077519金達長柄手提垃圾鏟/個1個2077584金達雙層雜物架/個1個8078494金達吸盤墻角架/個1個5083343金達浴室墻角架2件/個1個7085332金達膠柄薯仔刨/個1個70武漢華聯收貨章登記員驗貨員標簽確認員備注

7、輸入電腦:完成上述驗貨工作后,將驗貨清單收貨聯交給電腦錄入員,錄入員仔細核查驗貨清單上所列項目,特別是數量填寫是否清楚,再做電腦錄入。(如下圖)8、單據復核:每天收貨工作結束后,錄入員應核對每一筆驗貨清單上所填數量與電腦錄入數量是否相同。第二天收貨部副主管復查收貨報表數量與前一天驗貨數量是否相同。9、歸檔:收貨部副主管依據日期、商品類別將驗收單據分類保管,收貨資料保存期為一年。

實物流程(一).干貨、百貨送賣場外箱辨識投單卸貨送賣場外箱辨識投單卸貨第一次檢驗數量、品質第一次檢驗數量、品質第二次檢驗數量、品質第二次檢驗數量、品質投單卸貨:首先核對訂單號與供應商名稱,再核實訂單上的包裝描述、數量、規格、訂貨日期、送貨日期、送貨地址等內容,凡符合以下條件皆可收貨:1.可從電腦中查詢到訂單2.永續訂單(見下表)3.交貨量等于訂貨量

填寫說明:根據電腦所出訂單號碼填寫根據電腦所出訂單日期填寫收貨日期送貨人員簽名按5位填寫按地區號＋傳真號碼填寫能解決所送商品問題的供應商人員按地區號＋電話號碼填寫按電腦確認的填寫供應商營業地址按電腦確認的6位填寫按電腦確認的填寫按電腦確認的包裝單位填寫銷售單位:個、公斤、盒、袋、包、扎、瓶等每單位商品的價格實際收貨數量商品合計金額收貨部的收貨員簽字樓面主管收貨簽字,特殊情況由部門經理指定人員收貨簽字在投單處送貨人應準備:1.由供應商交貨供應商應在送貨單與訂單復印件上同時注明實際送貨量。2.由貨運行交貨:貨運行應持貨運單、兩聯供應商送貨單及本公司訂單傳真件投單。收貨員應告知送貨人在何處卸貨、貨物在卡板上如何碼放、在何處等待點數。經收貨主管同意后方可幫助貨運行卸貨。

外箱辯識:為防止供應商的非訂單商品驗收進場,驗貨人員需詳細檢查、仔細核對驗貨單上品項與實物品項:1.如有非訂單商品時一律拒收貨,退還供應商。2.所有收貨均為整批收貨,未交品項將被自動取消,若需再訂貨則由采購部或樓面另下訂單。3.如有破箱、破件的商品,該收貨員工可將破損貨物直接還給供應商。

第一次檢驗數量品質:1.數量:A.如每整箱是華聯的銷售單位,應照華聯量販銷售單位點收。已貼華聯標簽商品,應檢視標簽位置是否符合公司要求。如箱內包含數個華聯銷售單位的商品,收貨員需開箱抽檢內含華聯單位商品是否符合要求,清點箱數,統計華聯單位商品總數。認真檢查包裝內含華聯銷售單位個數及包裝是否牢固。D.送貨數量多或少于訂貨量(高或低于10%以上)時,由收貨部副主管通知樓面主管,樓面主管決定收貨或不收貨。如樓面主管當時同意收,由其簽字,收貨員在驗貨清單上填寫正確收貨數量,然后由收貨員與供應商在驗貨清單上簽字,并按實際送貨量收貨。如由貨運行送貨,實際送貨量多于或少于訂貨量時,則由樓面主管同意并在驗貨清單上簽字方可收貨,收貨部電腦錄入員將按實際收貨數量錄入電腦,并由收貨部開具收貨差異通知單(見下表),多于訂貨量的商品由收貨部通知供應商載回;少于訂貨量時,由收貨部通知供應商已按實際送貨量收貨。

填寫說明:按電腦確認的填寫按5位填寫供應商營業地址、5.供應商的地區號＋號碼原送貨時編號原送貨時驗收單編號本公司名稱分店簡稱分店的營業地址、12．分店的地區號＋號碼13．區分退貨或差異通知單,在相應的”口”內打”√”14．商品名稱15．六位貨號16．銷售單位17．數量18．原因說明19.、20.填表人簽字并填寫簽字日期,年、月、日各兩位21.、22.部門副經理以上簽字批準并填寫簽字日期,年、月、日各兩位23．退貨給廠商時,退貨單收驗號碼或差異單原收貨驗收號碼24.、25.收貨主管簽字并填寫簽字日期,年、月、日各兩位26.、27.電腦輸入者簽字并填寫簽字日期,年、月、日各兩位28．退貨時貨運公司名稱2.品質:A.品名:收貨員檢查商品品名是否清楚,核對商品品名與驗貨清單上的商品描述是否一致,著重檢查華聯銷售單位包裝的描述。B．條形碼:抽取一個華聯銷售單位商品在POS機上掃描條形碼,核對POS機界面所顯示的商品描述和商品品名是否一致,如POS機界面顯示條碼非法字樣則需加貼店內碼(如下圖)。C.克重:檢查商品實際克重與POS機界面所顯示商品克重描述是否一致。保質期:檢查商品是否已過保質期或快到保質期。中文標識:檢查進口商品上的中文標識,若無中文標識收貨員應拒收。F.防偽標記:檢查特殊商品的防偽標記,收貨員應拒收假冒商品。如煙、酒等商品。G.說明書:檢查家電等商品的使用說明書。H.檢驗合格證:檢查商品是否帶有質量檢驗合格證或衛生檢驗合格證。綜上所述,收貨員若發現有商品品名描述不清或不對、條形碼無法解讀、克重不符、保質期已過等商品均應拒收,以下各類商品如出現下列情況均應拒收:食品類:罐頭食品:凹凸罐,外殼生銹,有刮痕,有油漬等;腌制食品:包裝破損,有液汁流出;有腐臭味道;液汁渾濁或液汁太少;真空包裝已漏氣。調味品:罐蓋不密封;有雜物摻入;包裝破損潮濕;有油漬。食用油:漏油;包裝生銹;油脂混濁不清;有沉淀物或泡沫。飲料類:包裝不完整,有漏氣;有凝聚物或其它沉淀物;有雜物、凹凸罐。糖果餅干:包裝破損或不完整;內含物破碎、受潮;有發霉現象。沖調飲品:包裝不完整,有破損,凹凸罐;內含物因受潮成塊狀;真空包裝漏氣。米及面食:內含物混有雜物;內含物受潮、結塊;內含物生蟲或經蟲蛀;內含物發芽或發霉。百貨類:商品有破損、斷裂、劃傷;外表有油漬不凈者;商品有瑕疵。第二次檢驗數量品質:另一位收貨員重復第一次的檢驗工作。送賣場:經兩次檢驗數量品質后,符合要求的商品由一檢員、二檢員、送貨人三方在驗貨清單上簽字,并貼上綠色”OK”簽(如圖),由收貨員將貨送至賣場相應位置。如有疑問,貼上桔紅色”?”簽(如圖),等待解決運出。

(二).生鮮食品:非稱重生鮮食品收貨流程按照干、百貨收貨流程執行。稱重生鮮品流程如下:投單投單稱重質量檢驗電腦錄入電腦錄入送賣場填寫永續訂單投單:供應商攜帶一張空白或已填寫生鮮商品品名(無數量)的永續訂單即可進行生鮮商品收貨。質量檢驗:1.冷凍食品:A.注意解凍商品是否有軟化現象,若有則表示此商品溫度過高,有變質的可能;B.商品形狀應完整,顏色正常,不能有破碎、變色情形發生。2．加工肉品:A．商品不應發黑無光澤;B．商品過白的則表示可能有漂白劑存在。3．冷藏食品:A．奶制品不應顏色混濁、有沉淀物、結塊;B．豆制品不應發霉,有酸臭味及粘液。稱重:1.如有容器、棧板或筐等包裝,在稱重時要將其重量扣除;2.將過磅后的重量填入永續訂單內;3.有重量差異時,應以現場過磅重量為準,經收貨員、供應商、生鮮部人員三方簽字后方可收貨;4.如永續訂單沒有填寫重量,應由供應商、收貨員、生鮮部人員共同對商品進行稱重。永續訂單填寫:因生鮮商品價格變化幅度大,需生鮮部人員每日與供應商當場面議價格,確定重量后再填寫永續訂單上的價格、重量。電腦錄入:電腦界面上錄入收貨號后即可錄入商品貨號,并在實收數量中錄入實收數量,同時產生訂貨數量,訂貨數量等于實收數量,然后錄入商品單價、進貨單價,一般情況下此類商品變價頻繁,故在確定商品進貨數量后,必須重新做商品價格錄入,存盤后即產生訂單號,在永續定單上填寫訂貨號及收貨號。送賣場:驗收后的生鮮食品需迅速送賣場,否則會影響生鮮食品的品質。

第四單元收貨差異、錯誤處理方法收貨數量差異:參照第三單元中實物流程部分第一次檢驗數量、品質,數量類D項。收貨數量錯誤:收貨員在收貨時,常出現實收數量填寫錯誤或由于某種原因在收貨確認后才發現商品短缺,從而使實收數量發生錯誤。若在兩天內發現這種情況,收貨部可直接填寫收貨數量更正單(見下表)并在商品收貨系統中進行收貨數量差異更正;若超過兩天則需填寫電腦輸入數量更正單(見下表),并交店經理簽字同意后,方可在ALC中進行電腦系統庫存更正。填寫說明:按電腦確認的名稱填寫五位數按每空格一個填寫六位數按每空格一個填寫六位數按每空格一個填寫正數時請用數前加”＋”,負數時請用數前加”－”。按電腦確認的名稱填寫注明原因按年、月、日各兩位填寫收貨員填寫收貨主管核實簽字同意部門副經理以上人員簽字ＡＬＣ電腦輸入者簽字注:用于修改收貨兩日之內商品。

填寫說明:分店名稱年、月、日各兩位填寫填寫訂單號碼填寫驗收單號碼按電腦認可的填寫電腦內原錄入數量實際數量實際數量與錄入數量的差異填單人簽字收貨主管簽字店長同意簽字

第五單元庫存要求庫存要求:任何商品在收貨區內不得停留24小時;大箱包裝應標示商品進貨日期;商品應按賣場商品分類儲存;為防止商品受潮及方便運輸,商品需碼放在棧板上;為充分利用周轉庫空間,庫內應架設鋼架、木架;庫存商品碼放時不可與墻壁接觸,需留有空隙;體積大而又較重商品應碼放于底層,輕而小的商品應放在上面,以防商品被壓碎;為方便補貨,輕而小的商品應碼放在體積大、重量重的商品前面;清潔日化用品與食品不應碼放在一起,以防食品受污染;商品應按收貨先進先出這一規則出庫;為防止商品變質,周轉庫應保持干燥、通風;周轉庫內需備有防火設備;禁止閑雜人員出入周轉庫,以維護商品安全;保持周轉庫每日清潔衛生;需退貨、換貨及報廢商品應集中于固定區域內,并定期處理。

第六單元條形碼為保證賣場內所有商品條形碼的可讀性、節省顧客時間、加快收銀速度,收貨部應嚴把條形碼關。當一批與訂單描述相符的商品送到收貨部時,在檢驗過程中除其保質期、產品合格證、中文標識等不可忽視外,最重要的是對國際條形碼的檢驗,如商品沒有國際條形碼,需申請打印店內條形碼。不同商品的國際條形碼所在位置也不同。檢驗此批商品條形碼是否可讀,需抽取一個銷售單位的商品,用收貨部POS機掃描(如下圖),如果界面所顯示商品描述與商品包裝描述完全相符,該商品條形碼經過檢驗。

當界面所顯示條形碼為非法字樣或與此不同的描述,應填寫標簽打印申請單(見下表),經收貨主管簽字后,條形碼打印機將打印出店內條形碼。填寫說明:按部門填寫按年、月、日各兩位填寫按電腦確認的商品名稱填寫按電腦確認的6位貨號填寫實際需要打印數量特殊情況說明原因申請人簽字主管以上批準人簽字打印人員簽字注:供應商也可使用此表

貼條形碼時,店內條形碼應覆蓋非法的國際條形碼(如下圖)。如因店內條碼太小,無法蓋過國際條碼,則相錯而貼。無國際條形碼的商品需貼店內碼,請遵循下圖所示:(如下圖)

剩余的店內碼,應收回交給收貨主管并統一銷毀。

條形碼打印管理規定凡于本店收貨部行政組打印條形碼的單位或部門均應遵守以下管理規定:申請人應填寫”標簽申請打印表”并經收貨主管級人員簽字;”標簽打印申請表”應填寫工整、清楚;打印完畢后,申請人應在收貨部行政組的登記本上簽字,并取走全部打印的條形碼;收貨部行政組不得隨便打印、隨處亂丟條形碼;每日工作結束后應將多余的條形碼處理干凈,不得有棄置無人認領的條形碼。電腦錄入員應將”標簽打印申請表”按日期歸檔,保存期限為七天。

第七單元退貨流程退貨是指本公司各分店的商品因品質、包裝、數量、滯銷及其它特殊原因而退回給供應商的工作。退貨原則:單件商品不滿一個銷售單位的不可退貨;同一供應商的不同商品每個單品價在5元以下,同時總價值不足100元的不可退貨;因管理不善或操作不當而造成的殘損商品不可退貨;顧客所退回因包裝破損、配件不全的商品不可退貨;大宗退貨應有采購經理書面通知;不能夠訂單形式沖減退貨數量;空退空收需有店經理簽字;退貨權限:退貨金額在1000元以內由樓面主管簽字退貨金額在1000—5000元由樓面經理簽字退貨金額在5000元以上由店經理簽字

退貨作業流程:樓面人員填退貨單,并根據退貨權限由樓面主管級以上人員簽字樓面人員填退貨單,并根據退貨權限由樓面主管級以上人員簽字收貨部退貨員核查退貨商品收貨部退貨員核查退貨商品錄入員將退貨信息輸入電腦,沖減庫存錄入員將退貨信息輸入電腦,沖減庫存通知供應商取回退貨通知供應商取回退貨將退貨碼放在退貨區域內將退貨碼放在退貨區域內每日核對報表中退貨數量每日核對報表中退貨數量供應商憑退貨單傳真件、供應商憑退貨單傳真件、身份證前來取回被退商品退貨員、收貨主管、保安、供應商核查退貨商品,出收貨區域文件歸檔文件歸檔結束結束

退貨作業說明:樓面人員應認真填寫退貨單;貨物與退貨單應同行;退貨的相關人員:A:制單人、主管、經理、店經理

B:退貨員、收貨主管、保安、供應商;退貨商品歸位、退貨資料歸檔應有明顯標識;供應商接收退貨時,需登記身份證號或車牌號;商品退貨如需郵寄辦理應及時通知退貨員;注意改包裝商品退貨時的單位變動;生鮮退貨可由生鮮收貨員執行;每天需分類填寫退貨匯總表;退貨出現負庫存時,由電腦錄入員做負庫存記錄,并報ALC處理。退貨注意事項:樓面人員填寫退貨單,經主管、經理或店經理簽字后送至收貨處;退貨員檢查確認簽字,并于當天交電腦文員輸入電腦并簽字;傳真通知供應商取回退貨商品,退貨員把貨物碼放在退貨區域內;供應商憑有效證明經收貨主管、保安簽字后,前來退貨;退貨資料由收貨主管分類存檔;采購部應事先提供給收貨部、樓面經理不能接受退貨的供應商名單;采購部應以書面形式每半月提供一次不再與其發生業務關系的供應商名單。

退貨發生差異更正程序:退貨發生差異退貨發生差異退貨員填寫退貨數量更正單及庫存更正表,若為兩天后差異更正需填寫電腦輸入數量更正單。退貨員填寫退貨數量更正單及庫存更正表,若為兩天后差異更正需填寫電腦輸入數量更正單。否經理核準否經理核準退貨處否ALC交店經理簽字并更正否ALC交店經理簽字并更正退貨資料由收貨部、供應商、財務處各執一份退貨資料由收貨部、供應商、財務處各執一份結束結束

第八單元換貨流程換貨是指以店內銷售商品與供應商提供相同貨號的商品交換換貨流程:申請:食品或百貨樓面主管認為其銷售商品有與供應商換貨必要時,需提出申請,并經樓面經理核準后方可與供應商進行換貨。執行:經樓面主管核對需換商品后,將該商品與換貨申請單(見下表)送至收貨部,經收貨部核對無誤后,與供應商在進貨時進行換貨作業。填寫說明:按年、月、日各兩位填寫按6位填寫按電腦認可的名稱填寫商品數量單位價格,單位:元此品種的金額換貨原因所換商品總金額樓面換貨人員簽字樓面主管簽字收貨主管簽字保安人員簽字權限:換貨總金額在人民幣500元以下者由主管核準換貨總金額在人民幣500-元由樓面經理核準換貨總金額在人民幣元以上者由店經理核準換貨流程圖:樓面人員或供應商填寫”換貨申請單”;經樓面主管級以上人員核準后,由申請單位將換貨商品及換貨申請單送交收貨部;收貨部協同保安對換貨商品進行核對,與供應商進行換貨;供應商與收貨部進行換貨作業后,將換貨申請單第一聯交收貨部,第二聯交