XX公司費用報銷管理制度第一章總則第一條：為了加強公司行費用報銷管理,規范費用標準與報銷流程，統一費用報銷管理規定，結合公司實際情況，特制定本制度。第二條：本制度所指費用包括差旅費、業務招待費、通訊費、會議費、工資福利費、專項支出、辦公用品購置費以及其他營運費用等。第三條:各類費用實行年度預算管理，每年填報年度預算時,由各部門負責申報本部門費用預算及部門分管領導的費用預算,經財務部審核后，報CEO簽批后下發執行。在預算期內，各項費用的累計支出不應超出當年預算，如因特殊情況，需要追加預算的，應履行審批手續。第四條：本制度適用于XX公司。第二章職責第五條：員工按費用報銷標準和要求填寫報銷付款單據，按票據項目、時間順序粘貼在報銷單后，報銷單不得涂改；保證所報銷金額均附有真實、合法、完整的原始票據；正確填寫該費用所屬部門和時間區間；不得報銷與公務無關的費用.第六條:經理人業務支出堅持“依法合規、預算管理、保障公務、厲行節約、廉潔自律、強化監督”的原則。第七條：財務部負責審核相關單據審批手續的完整性，報銷金額的準確性,報銷票據的合法性，對不符合規定的報銷憑據有拒絕報銷和簽章更正報銷金額的權利。第八條：行政部負責機票的報銷工作,每月以票務公司開具的發票、機票行程單、退票憑證為附件,統一填制報銷付款單據及費用歸屬部門明細單，經各部門負責人或相關人員確認后，提交財務部報銷。行政部負責協議酒店費用結算工作，每月填制報銷付款單據及費用歸屬部門明細單，經各部門負責人或相關人員確認后提交財務部報銷。第九條：各級主管負責對員工所報費用事項的真實性，發生金額的合理性等進行審核；各部門負責人及時審批員工報銷單據，同時對本部門費用預算及完成情況負有監管責任。除CEO外，各級主管的報銷申請必須經上一級主管審批。第三章釋義第十一條：本制度中的“元",除特別說明外,均為人民幣元.第十二條:數量范圍之“以上”均指包含本數，“以下”均指不含本數。第四章差旅費第十三條：差旅費包含城市間交通費用（含深港），市內公干費用，前往機場、碼頭、站臺的費用，酒店住宿費用，在途或出差地餐飲費用等各類與差旅相關的費用。第十四條：差旅費列入經理人個人年度費用預算和各部門年度費用預算，并對年度預算完成情況進行考核.第十五條：經理人出差，從嚴控制隨行人員數量，隨行人員必須是與業務強相關的人員.第十六條:員工市內公干、節假日加班、夜晚加班晚于22：00，相關交通費用可以報銷。第十七條：員工應本著“節儉優先、兼顧效率”的原則，選擇交通工具.第十八條：員工住宿應以“安全衛生、厲行節儉”為原則選擇入住酒店。赴家庭所在地出差，原則上應住在家中。住宿發票需據實開具。報銷時需提供住宿清單，無清單又無合理原因的非正常開支不予報銷。第十九條:員工出差費用報銷需要嚴格按照以下標準執行。1.市內交通費：員工出差，由公司前往火車站、汽車站，應優先乘坐公共交通工具;由公司前往機場可搭乘的士或機場大巴，票據實報實銷，也可按流程申請使用公司車輛；員工在出差目的地城市的交通費用實報實銷。2.路費:職級長途汽車火車輪船飛機管理團隊據實報銷硬臥、高鐵一等座二等艙經濟艙部門經理及以上崗位據實報銷硬臥、高鐵二等座二等艙經濟艙（需申請）其他員工據實報銷硬臥、高鐵二等座三等艙經濟艙（需申請）注：（1）交通高峰期，若標準內的席別無法訂購，經總經理批準后可購買更高席別的車票、船票或飛機票;（2）如需乘坐飛機，則出差申請須知會行政助理,行政助理根據已批準的出差申請預訂機3.住宿費：員工因公出差,應本著“勤儉、節約、合理、必需"的原則選擇入住酒店。選擇酒店的住宿費標準（報銷限額）如下：職級北京、上海、廣州、深圳直轄市、省會城市其他地區公司管理團隊700元/天600元/天500元/天部門經理及以上崗位500元/天400元/天300元/天其他員工400元/天300元/天200元/天注：（1）員工應在以上規定的限額標準內憑據按實報銷，節約不補，超支自理；（2）特殊情況超出標準的，由CEO在票據上簽字后方可報銷;（3）返程當日住宿費報銷標準根據返程車票、機票出發時間調整。其中，返程票面出發時間在14:00以前的,返程當日住宿標準為零;返程票面出發時間在14：00-20:00之間的，返程當日住宿標準折半；返程票面出發時間在20：00以后的,返程當日住宿標準不變。4.餐費補助標準為100元/人/天，可免票據報銷，但需將費用寫入報銷單.統一安排餐飲的培訓及會務、各類交流學習僅核算出差往返當日的伙食補助。如需宴請客戶的，按照業務招待條款規定執行；每日發生兩次及以上的業務招待，當日不再報銷餐費。第二十條:以上費用，不同級別的員工一起出差,以同行較高級別員工的旅差費限額掌握，且每次出差所發生的住宿費、交通費應按次報銷。第二十一條:員工出差期間發生的其它費用，如資料打印費、復印費、傳真費等，憑票據實報銷。第二十二條：員工參加培訓或會議，需提供相應通知.如果食宿費已包含在培訓或會議費用中,不再另行報銷食宿費.第二十三條:員工因公出國，住宿費、餐飲費按照出國團組的統一安排憑票據實報銷，住宿費、餐飲費按照出訪國家的中等水平進行控制。其他雜費（如小費、零星消費等）以補助形式予以處理，出差地為北美、歐洲、日本，補助50美元/人/天，其他國家補助30美元/人/天。出國人員出差前，需按出國團組填寫“因公出國雜費補助申請表”。出國補助費用統一發放給出國團組指定負責人，負責人將其中50％補助直接發放給每位出國人員,用于支付個人雜費；其余50%補助由負責人統籌使用，用于支付出國團組公共雜費。第二十四條：出國人員如果在出差前兌換外幣，則在報銷時需提供銀行兌換單據,按照單據上記載匯率折算成人民幣金額進行報銷。否則，財務按照報銷當月集團財務部發布的匯率折算、報銷。出國費用不區分金額標準，全部需要CEO審批后方可報銷.第五章業務招待費第二十五條：業務招待費包含宴請客戶,向客戶贈送紀念品，安排客戶住宿等與業務招待相關的各類費用.第二十六條：業務招待費列入經理人個人年度費用預算及各部門年度預算,并對年度預算完成情況進行考核.第二十七條：公司只對重要客戶以“節約、體面、不重復”為原則安排業務招待活動，與公司業務活動無關的，不予安排。經理人為項目公司出面協調業務發生的費用，由項目公司承擔。第二十八條：宴請僅限于業務總監級及以上員工發起，其他員工發起宴請，須事先征得部門負責人同意，經批準后方可實施。第二十九條：接待同一批客戶，原則上最多安排兩次正式宴請，抵達及離開各一次；其余時間需要安排就餐的,以“簡單、特色、經濟、實惠”為原則。第三十條：宴請重要的涉外接待活動或重大項目投資、推進洽談活動，人均不超過500元;與重要合作伙伴的商務會談等活動,人均不超過400元;外部交流、一般性接待活動，人均不超過300元;其他公務接待活動，人均不超過200元。以上標準均包含酒水、飲料.第三十一條：嚴格控制接待活動參加人數，非相關人員不得參加接待活動。商務和外事活動中,陪餐人數不得超過接待人數的50％；其他公務接待活動,接待10人以內的，陪餐人數不得超過3人；接待10人以上的，陪餐人數不得超過接待人數的1/3。第三十二條：宴請報銷內容應與招待活動內容一致,報銷票據應列明招待類型、招待對象、招待內容、出席人數、費用總額、人均費用等不得將業務招待費用以會議、培訓、調研等費用的名義虛列、隱匿.第三十三條:贈送紀念品，應當符合有關法律法規要求,以宣傳公司形象、文化為主要內容,嚴禁贈送現金和購物卡、消費卡和商業預付卡等各種有價證券、支付憑證以及貴重物品等.贈送紀念品，重要的涉外接待活動或重大項目投資、推進洽談活動,人均不超過500元；與重要合作伙伴的商務會談等活動，人均不超過400元；外部交流、一般性接待活動，人均不超過300元；其他接待活動不贈送紀念品。第六章通訊費第三十四條：通訊費包含移動通訊費、固定電話費、數據通訊服務費、網絡費等。員工需要使用移動數據通訊服務，需另行填寫《數據通訊業務申請表》。第三十五條：各級員工具體報銷標準參見《XX公司薪酬福利管理制度》相關條款。數據通訊服務費用標準與通訊費報銷標準合并控制，業務總監及以上級別按照與通訊費合并額度上浮150元；其他員工合并報銷額度不超過通訊費報銷額度。數據通訊業務發票與移動電話發票應按月匹配粘貼，便于控制每月標準。報銷標準按照逐月控制,超過規定標準者，原則上超額部分自負。由于工作原因，員工出現當月通訊費超標的，員工可填寫“因公通訊費超標審批單”。第三十六條：員工只能報銷印有本人姓名的發票，不得報銷定額發票等其他形式的發票。通訊費季度累計報銷，以提升各環節工作效率。第三十七條:部門行政助理或部門專員登記備案，控制費用標準，統計員工話費。第七章會議費第三十八條：會議費包含因召開和參加會議所發生的費用支出，包括會議室租金、食宿費、交通費、辦公用品費、文件印刷費及其他雜費等。第三十九條:會議費實行“統籌規劃、預算管理"的原則，納入部門預算統籌管理.具體發生時，各部門召開的臨時性會議且費用在3萬元以下，或月度例行會議，報銷時需要提交會議通知、消費清單等證明材料；費用在3萬元以上的非月度例行會議,會議承辦部門按會議天數、人數、地點等情況，編制預算清單，簽報CEO審批，報銷時需要提供會議簽報、會議通知、消費清單等證明材料。第四十條：員工因公外出參加會議發生的交通費、住宿費等，如果有正式的會議通知，按照會議費處理；如果沒有正式的會議通知，按照差旅費處理.會議住宿標準參照差旅費相關條款執行。第八章辦公費及其他營運費第四十一條:辦公費包含購買文具、打印機耗材、電話機等費用。由行政部負責管理，按月核查并及時提出購置計劃。各部門對辦公用品有特殊需求的,部門行政助理需提前通知行政部。第五十條：其他營運費包含寫字樓及宿舍租金、物業管理費、水電費、車輛費用、辦公區設施維護費等.該類費用由行政部統籌控制，在預算范圍內列支.第四十二條：車輛費用含公務用車的保養和維修費用，以及燃油費、停車費、路橋費、保險費、年檢費、車船稅等費用，在年度預算范圍內列支。車輛費用實行單車核算，行政部負責維護單車費用臺賬，財務每年年末根據臺賬在核算系統內分攤記賬。第九章工資福利費第四十三條:工資福利費包含工資、獎金、社會保險及員工誤餐費、員工活動等各項福利等。人力資源部負責工資、獎金、社會保險等費用支出。第四十四條：人力資源專員填寫付款單據，將人力資源總監審批后的工資支付單提交財務部審核后以銀行代發形式支付。第四十五條:經批準以個人名義參加各類培訓所發生的培訓費用需要附上經批準的“XX公司員工派遣培訓申請表"和主辦單位培訓通知；對于部門發生的培訓費用參照會議費相關內容報銷。經理人參加各種學歷教育、為取得學位而參加的在職教育,以及個人自行參加的其他培訓,費用一律由個人承擔，不得由單位經費報銷，不得接受企業利益相關方機構或個人的資助或變相資助，不得向公司轉嫁培訓費用。第四十六條:員工因公誤餐或節假日加班用餐，按照120元/人/天或50元/人/頓的標準控制，憑票報銷，列入福利費。第十章專項支出第四十七條:專項支出包含軟件及固定資產購置、專業機構費、廣告宣傳費、辦公室裝修等.第四十八條：電腦類資產按照《XX電公司辦公電腦管理規定》及其《辦公電腦采購流程》進行審批;其他單件在5000元以下的資產購置，由需求部門填寫“固定資產購置申請表”,經需求部門負責人審批，提交行政部負責人審批，報CEO審批后，方可購置。第四十九條:除電腦類資產外，其他單件5000元以上的資產購置，除按照前款要求審批外,還需要由需求部門以簽報形式報總裁批準后，方可購置。第五十條：資產采購并驗收無誤后,經辦人辦理驗收手續后按規定填寫報銷付款單據，并附審批文件、采購合同和“固定資產領用表”等辦理付款。第五十一條：信息部負責臺式電腦、筆記本電腦、服務器、顯示器、視頻會議系統等IT類資產的實物管理；行政部負責其他資產的實物管理。實物管理部門負責定期清點核對資產，張貼資產標簽,出具盤點報告等實物管理工作。第十一章其他事項第五十二條:財務