采買管理制度一、擬訂目的：為規范企業采買流程，降低采買成本，提升采買工作效率，特擬訂該管理制度。二、合用范圍：合用于各企業各樣采買管理。三、基本職責區分：企業采買職能由采買部詳細負責，主要由保存員依據企業各部門的物質領用計劃、庫房庫存狀況，聯合實質經營狀況，擬訂采買計劃（書面形式），提交企業總監審批后交由采購部履行采買工作，由財務部主要負責對采買部的采買過程進行控制與監察。四、詳細內容（一）采買物質分類1、依據物件市場品種分類：該分類方式為采買部履行采買職能時對供給商的選定供給依照。1.1物質采買包含：沐足易耗品，水吧用品，各種五金類配件工具、易損件，廚房設備，糧油，作業勞保用品，辦公用品等其余各種低值易耗品等。1.2辦公用品采買包含：辦公耗材、電腦及配件、其余零星物質等。1.3生活用品采買包含：生活日用品、環境衛生潔凈物件、食堂用品、營業設備及易耗品等。2、依據企業實質使用狀況和申購方式分類：該分類方式為各部門物質申購時的申購方式供給依照。主要包含：計劃內物件領用類，計劃外物件領用類，部門專用類和加急請購類四種。（二）物質采買申請方式及詳細流程：1、各部門經過填寫采買計劃申請。該申請合用于各部門物質計劃請購。詳細流程以下：1.1各科室聯合物質實質需討狀況，擬訂采買計劃申請單，要求對需求物質的需求原由和需求時間進行說明并由有關部門負責人審批署名，擬訂好后上交指定部門處。1.2指定部門要求聯合各部門的申請，進行需討狀況的把關和檢查，達成對各部門的采買計劃的整合、同意并報總監審批。1.3總監將同意的“采買計劃”交采買部。采買部聯合物質的需討狀況，對物質申購的合理性進行再把關和初步的市場認識和購置時間確立，并進行采買工作。2、財務科經過填寫“加急采買計劃”申請；該申請方式為月內加急請購。詳細申購流程以下：2.1對月內有部門急需領用的物質庫房無作請購計劃又無庫存或數目不足或暫時增補庫存所需的，可填寫“加急采買計劃”進行加急采買。2.2各部門依照“加急采買計劃”的填寫要求，寫明質量要求、申購原由等，由部門負責人署名同意后，交給總監署名審批。2.3總監審批后交財務部。財務部聯合物質的需討狀況，對物質進行初步的市場認識和購置時間確立，安排采買工作。3、計劃內物件領用類，計劃外物件領用類，部門專用類采買流程參照第一條履行物質采買申請方式基本流程圖1

2

3

4

5各部門填寫計劃外采買計劃

采買部聯合領用的庫存狀況填寫采買計劃

部門專用采購計劃

各部門填寫專用資暫時采買計劃

物

各部門填寫加急采買計部門負責人

總監審批

總監審批

總監審批

總監審批初審整合總監審查采買部執采買部執采買部執采買部執行采買行采買行采買行采買采買部履行采買（三）物質采買方式及詳細流程：采買部在接到企業下達的物質計劃采買、各加急請購的任務后，剖析物件的市場品種，確立采買方式。主要包含現付采買方式、月結付款采買方式和簽署合約采買方式三種。1、現付采買方式：即采買物質時現場付款并獲得付款發票、收條作為物質入庫、報賬的依照。該方式主要用于對低值零星物質的采買。如潔凈器具、耗費品、零星工程用料、五金工具及配件等。詳細采買流程以下：1.1詢價、比價、議價：采買部在確立物質為現付采買方式后，對已掌握供給信息的物質，進行電話詢價；對一些比較少用未掌握供給信息的物質，則到市場中找尋，現場詢價。依照質量第一、價錢第二和貨比三家的原則，追求物美價廉的目標。由采買部進行詢價、比價統計。1.2請款方式：物質采買請款方式主要有兩種：一是進行計劃預付，主要合用于采買計劃；二是依照借錢規定借錢采買，主要合用于月內加急請購物質，企業對借錢權限作了明確規定，購置物質借錢超出1000元的，需提交給總部審批。1.3選定、采買：供給部經過議價后，選定采買供給商，請款工作達成后，安排出車采買。在采買物件的同時需現場獲得款額發票或收條，作為物件入庫辦理的依照。1.4入庫辦理：采買部將物質采買回企業后，伴同相應物質的發票或收條一同拿到財務庫房辦理入庫，倉管員聯合采買計劃申請表進行查對能否有該項物質的申購，并對物件的質量、數目、規格型號等進行檢查，確認無誤后填寫入庫單，入庫單需倉管員、送貨人署名確認，手續達成后，存根聯、財務聯由財務部保存，對賬聯交供給部報銷用。1.5報銷程序：采買部達成入庫辦理工作后，在3天內，填寫并粘貼相應的單據，依照企業的規定填寫進行賬務報銷。1.6采買統計管理：采買部履行企業全部物質的采買職能，需保證采買工作的有序、高效地進行，采買部對每一項物質采買的達成狀況進行統計、跟進和匯總。2、月結付款采買方式：企業與相應物質的供給商成立長久合作的方式，采買的物質到月底時進行對賬、開具發票、付款結算。該方式主要用于對企業生產經營常用、易耗、數目大物質的采買。如易耗品、五金備件、勞護用品、辦公耗材、電腦及配件等。詳細采買流程以下：2.1詢價、比價、議價：供給部在平時的采買工作中，要經常剖析供給商的產品價錢、質量、供貨能力、銷售業績、售后服務等狀況，選定長久合作的月結付款采買供給商。接到采買任務，在確立物質為月結付款采買方式后，選用相應的月結付款供給商，進行電話詢價；依照質量第一、價錢第二和貨比三家的原則，追求物美價廉的目標。由采買部進行詢價、比價統計。2.2選定、采買：采買部經過議價后，選定采買供給商，按計劃安排出車采買。在采買物件的同時需現場獲得對賬單（對賬單需采買經手人署名確認），作為物件入庫辦理的依照。2.3入庫辦理：采買部將物質采買回企業后，伴同相應物質對賬單調同拿到財務庫房辦理入庫，倉管員聯合請購計劃申請表（財務聯）進行查對能否有該項物質的申購，并對物件的質量、數目、規格型號等進行檢查，確認無誤后填寫入庫單，入庫單需倉管員、送貨人署名確認，手續達成后，存根聯、財務聯由財務部保存，對賬聯交采買部統計做賬。2.4賬目統計管理：供給部需將月結付款采買的物質進行賬目統計和分類匯總，并分類整理好對賬單、入庫單，交財務部月底與供給商對賬結算用。3、簽署合同采買方式：即與供給商以簽署合同的方式進行物質購置。該方式主要用于質量要求高、價值高的物質的采買。如大型生產設備、原資料、高額財產等。詳細采買流程以下：3.1詢價、比價、議價：采買部在確立物質為簽署合同采買方式后，經過查問過去購銷合同、網上查問、人際關系網認識等方式找尋供給商。依照質量第一、價錢第二和貨比三家的原則，追求物美價廉的目標。往常由采買部、副經理以上一同找尋供給商，進行詢價、比價和議價，并起擬產品購銷合同，合同需明確產品規格、質量標準、保修限期、付款方式、糾葛辦理等問題。達成后提交總監審批、打印和簽署，合同簽署好后遞交復印件給采買部和財務部，作為采買和付款的依照。3.2請款方式：依照合同商定的支付方式，由采買部填寫支付證明單交給財務部，而后交總監審批，再交給財務部付款。3.3入庫辦理：供給部將物質采買回企業后，伴同相應物質的發票一同拿到財務庫房辦理入庫，倉管員聯合請購計劃申請表（財務聯）進行查對能否有該項物質的申購，確認無誤后填寫入庫單，入庫單需倉管員、送貨人署名確認，手續達成后，存根聯、財務聯由財務科保存，對賬聯交供給部統計做賬。3.4采買統計管理：采買部履行企業全部物質的采買職能，需保證采買工作的有序、高效地進行，采買部對每一項物