《企業檔案工作規范》

——DA/T42-2009《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的規定》——（國家檔案局10號令，12年12）《重慶市企事業單位檔案工作目標管理辦法》——渝檔發[2008]64號當前1頁，總共46頁。《企業檔案管理規定》（檔發[2002]5號，國家檔案局、國家經貿委、國家計委）《國有企業資產與產權變動檔案處置辦法》（檔發字[1998]6號國家檔案局、國家經濟體制改革委員會、國家經貿委、國家國有資產管理局）當前2頁，總共46頁。一、企業檔案和企業檔案工作（一）企業檔案的定義及構成。檔案：是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。——《檔案法》當前3頁，總共46頁。企業檔案是企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。——《企業檔案工作規范》如何理解企業檔案？企業檔案是企業活動整體的反映和記錄；企業檔案是直接記錄企業活動的一種信息材料——原始記錄（區別圖書）；企業檔案是由企業活動中形成的企業文件材料有條件地轉化而來的；企業檔案具有相對性、孤本性。當前4頁，總共46頁。企業檔案構成特殊載體檔案企業檔案文書檔案科技檔案專門檔案當前5頁，總共46頁。（二）企業檔案工作的定義及原則企業檔案工作——企業履行檔案管理職責的行為。收集、整理、保管、鑒定、統計、利用六個基本環節。收是基礎，管是手段，用是目的。檔案工作的基本原則——統一領導、分級管理，維護檔案的完整與安全，便于各方利用。當前6頁，總共46頁。二、企業檔案規范管理基本要求有機構、有人員、有制度有庫房、有檔案當前7頁，總共46頁。《企業檔案工作規范》對企業檔案工作的基本要求企業檔案與企業檔案工作的性質與作用——企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分。企業檔案工作是企業研發、生產、經營和管理活動的基礎性管理工作。企業檔案工作的管理體制——企業檔案工作應以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理、統一制度、統一標準。當前8頁，總共46頁。企業檔案工作任務與目標——企業檔案工作應以滿足企業各項活動在證據、責任和信息等方面的需求為導向，運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發，為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務。企業依法管理檔案的責任要求——企業應維護檔案的完整、準確、系統與安全。當前9頁，總共46頁。1、有機構——企業要根據規模和管理模式設置檔案管理機構，或指定負責檔案工作的機構。

職責：統籌規劃企業檔案工作，制定企業文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統計、利用、移交等有關規章制度。負責企業檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作。指導企業各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。監督、指導、檢查企業所屬單位(包括派出機構和投資的全資、控股企業)的檔案工作。依照有關規定向國家檔案館或有關單位移交檔案。

當前10頁，總共46頁。2、有人員領導：企業應確定檔案工作的分管領導，確定各部門、各項目部檔案工作的負責人，確定檔案部門負責人。工作人員：企業應配備與企業研發、生產、經營和管理相適應的專兼職檔案人員；各部門、各項目應配備專職或兼職檔案人員。當前11頁，總共46頁。檔案人員崗位職責1、徹執行有關檔案工作法律、法規和業務規范；2、制定本單位的檔案工作計劃和長遠規劃，起草本單位各項檔案管理制度；3、做好本單位檔案的收集、整理、保管、統計、利用等工作，保管本單位各種門類和載體的檔案，并對下屬單位的檔案工作進行監督、指導；4、主動做好檔案信息的開發利用，為本單位生產、經營、管理提供利用工作；5、保守秘密，杜絕檔案材料丟失、毀損和其他意外事件發生。當前12頁，總共46頁。建立網絡、明確職責當前13頁，總共46頁。企業職責為檔案工作持續發展提供保障；將檔案管理的有關工作納入崗位責任制進行考核；采取必要的措施確保檔案的完整、準確、系統和安全；在產權發生變動時做好檔案的處置；對檔案管理獎成績、懲損失。

當前14頁，總共46頁。企業部門職責

企業各職能部門及項目負責人應對本部門或項目歸檔文件的完整和系統負責。

企業各職能或承辦部門及項目文件形成者應負責積累文件，并對歸檔文件的齊全、準確和形成質量負責。

專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，對歸檔文件的整理質量負責。

當前15頁，總共46頁。3、有制度規章有：企業檔案管理辦法、責任追究制度、應急預案基本制度有7：文件歸檔制度、檔案保管制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統計制度、檔案利用制度、檔案保密制度、檔案人員崗位責任制業務規范有：分類及檔號編制方案、歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規范以正式文件下發部門及下屬單位貫徹執行。當前16頁，總共46頁。基本制度之三：檔案鑒定與銷毀制度。應明確鑒定、銷毀工作的組織、職責、原則、方法和時間等要求。成立鑒定工作領導小組：企業領導、有關職能部門負責人及業務、科技人員、檔案人員參加。明確鑒定小組職責：編制和修訂企業文件材料歸檔范圍和保管期限表；確定鑒定的原則和方法；定期對到期檔案進行鑒定；提出無保存價值檔案的目錄；寫出鑒定報告報分管領導審批。鑒定工作程序：制訂工作方案，組織鑒定工作實施，形成鑒定報告，經企業法定代表人批準后進行監督銷毀，組織鑒定銷毀（監銷并簽字），銷毀清冊永久保存。當前17頁，總共46頁。當前18頁，總共46頁。4、有庫房——4.1對庫房的要求

位置：應設置在遠離易燃、易爆物品和水、火等存在安全隱患的場所，一般不宜設置在地下或頂層。承重：檔案庫房樓層地面應滿足檔案及其裝具的承重要求。密集架（均布貨載800-1200公斤/米2）、鐵皮柜（500公斤/米2）面積：檔案庫房面積應滿足檔案工作發展的需要，留有存儲空間。

窗、電源、緩沖間當前19頁，總共46頁。4.2對檔案工作用房要求

一般要求做到三室分開；也可兩分開。有條件的企業可設置檔案接收、整理、裱糊、消毒、復印、數字化及安全監控等用房。當前20頁，總共46頁。4.3庫房設施設備要求

柜架滿足工作需要：數量充足，滿足不同載體存放需求。裝具符合標準要求。配備相應設施設備滿足“八防”要求：八防：防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防蟲、防鼠檔案庫房的溫濕度要求：14℃-24℃；45%-60%當前21頁，總共46頁。4.4庫房管理庫房內不能堆放雜物相關標識醒目庫房柜架編號（獨立）檔案上架排列檔案存放示意圖定期檢查(設備)定期施放防蟲藥物定期清理核對檔案堅持溫濕度記錄、控制當前22頁，總共46頁。當前23頁，總共46頁。5、有檔案5.1開展收集工作，制訂歸檔制度歸檔范圍（結合10號令）歸檔時間歸檔要求歸檔份數歸檔手續當前24頁，總共46頁。歸檔范圍：（一）制訂歸檔范圍的依據：企業管理類檔案——國家檔案局10號令項目檔案——國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范、企業檔案工作規范產品檔案、設備檔案——企業檔案工作規范會計檔案——會計檔案管理辦法……（二）處理好10號令與企業檔案工作規范的關系當前25頁，總共46頁。（三）10號令的條文解讀（四）如何編制企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的規定從程序上講：成立領導小組草擬歸檔范圍征求部門意見匯總上報領導召開會議通過當前26頁，總共46頁。體例格式：文字說明+附表附表中歸檔文件材料的排列可按機構或類別為主線進行排列當前27頁，總共46頁。以機構為主線：一般包括如下內容：本機構制訂的業務工作的規章、制度；本機構工作的中長期規劃、計劃、總結；本機構組織召開的會議文件材料；本機構業務工作形成的文件材料；其他文件材料。以職能為主線一般包括如下內容：該項職能工作的規章、制度；該項職能工作的中長期規劃、計劃、總結；該項職能工作的會議文件材料；該項職能工作具體事務的文件材料；其他文件材料。當前28頁，總共46頁。當前29頁，總共46頁。錯誤編寫法當前30頁，總共46頁。（五）報審及修訂送預審（電子版、附機構設置和主要業務范圍）修改完善正式上報（函或請示、規定、附表、職能職責）——檔案行政管理部門、企業集團（六）印發執行（七）適時修訂資本結構或生產經營規模發生重大變化；主營業務范圍發生重大變化；歸檔范圍和檔案保管期限表制訂或修訂滿5年當前31頁，總共46頁。歸檔時間：

文書檔案：一般應在第二年的上半年即6月底前整理上架。

科技檔案：定期和及時項目檔案：施工單位在實體完工后3個月內向建設單位移交；科研檔案：按階段或鑒定后及時歸檔；設備檔案：設備安裝試運行后及時歸檔。

會計檔案：在會計年度終了后，由會計部門整理保存一年后向單位檔案部門移交。

特殊載體檔案：磁帶、照片、實物、光盤等應在工作結束后及時歸檔。隨時歸檔:機構變動、人員調動、離崗時留在部門和個人手中的材料；參加重大活動形成的文件材料。當前32頁，總共46頁。歸檔要求：（1）齊全、完整、準確齊全指按歸檔范圍的要求收齊；歸檔文件材料一般一式一份。完整指每份文件要齊全完整，不能缺張少頁。準確是指歸檔文件簽字簽章手續完備，圖樣清晰。具體要求：①歸檔文件材料應是原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。②非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。③具有永久保存保值的電子文件，必須形成一份紙質文件歸檔。④文件材料用紙符合國家規定格式，文件格式要統一規范，各類合同內容填寫完整，蓋章簽字手續完整。⑤歸檔文件應完整，不能缺張少頁（合同與備忘錄、合同與補充合同）。當前33頁，總共46頁。特殊載體歸檔文件說明照片文字說明包括:事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等電子文件文字說明包括:存儲文件的內容、運行的軟硬件環境、版本號、文件的完整性和準確性等當前34頁，總共46頁。歸檔要求：（２）符合檔案保管保護的要求用紙規格應符合要求。（A4、16開）載體和書寫材料符合要求。符合要求的材料——藍黑墨水、碳素墨水或黑色簽字筆；不符合要求的材料——禁用熱敏紙、鉛筆、彩色墨水、復寫紙、圓珠筆；打印機最好用激光的。檔案整理所用材料符合檔案保管保護要求。貼封面當前35頁，總共46頁。歸檔份數一般一式一份，重要的、使用頻繁的可以歸檔二份以上。歸檔手續（交接手續一定要清）各部門的專兼職檔案人員應清理核對、檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，整理完畢后向檔案部門移交。交接雙方應認真核對移交清冊，并履行歸檔手續，移交清冊各留一份以備查考。當前36頁，總共46頁。當前37頁，總共46頁。5.2檔案整理質量符合要求1、編制檔案分類及檔號編制方案2、明確檔案整理質量要求當前38頁，總共46頁。檔案分類及檔號編制方案。《檔號編制規則》——DA/T13-94檔案分類方案：應明確分類的依據、類別標識、類目范圍。并應保持相對穩定性和可擴充性。還應附有說明。企業檔案分類層次不宜過多。據分類方案編制檔號，檔號應指代單一，具唯一性。企業檔案檔號結構：全宗號—分類號(項目代號、目錄號)

—案卷號(件號、盤、張)阿拉伯數字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設定連寫時上、下位代碼之間用“—”短橫線相隔；不同級位的類別之間用間隔符“?”分開當前39頁，總共46頁。企業檔案分類層次不宜過多。每個企業都應制定本單位檔案的分類方案。《工業企業檔案分類試行規則》黨群工作類行政管理類生產技術管理類經營管理類產品檔案類科研檔案類基本建設檔案類設備檔案類會計檔案類職工檔案類當前40頁，總共46頁。當前41頁，總共46頁。當前42頁，總共46頁。檔案整理質量符合要求文書檔案(管理類檔案）----

《歸檔文件整理規則》DA/