LUOYANG辦公自動化期末作業淺析我國辦公自動化發展院（系）名稱管理科學系專業名稱行政管理學生姓名向俊峰學號091424080指導教師劉奎汝老師完成時間2011年6月10日淺析我國辦公自動化發展向俊峰（管理科學系行政管理專業學號：091424080指導老師：劉奎汝老師）摘要：伴隨著信息時代的到來，我國電子政務建設尚在探索起步中。辦公自動化建設逐步完善，各種部門自動化辦公體系初步形成，辦公效率進一步提高。在此基礎上，從我國辦公自動化發展的實際情況出發，發現辦公自動化在發展中亟待解決的問題，并提出解決方法，對今后電子政務建設及辦公自動化發展有很重要的指導意義。關鍵詞：辦公自動化；OA系統；電子政務；數字化辦公隨著科學技術的快速發展，我國辦公自動化的普及程度也日益提高，電子政務建設也逐步完善，這對于我國的辦公自動化改革和信息化政府建設有著重要意義。但在其普及提高的過程中還存在一些亟待解決的不足和問題，其發展方向及對策都有著探討的必要。我們應該認清辦公自動化的發展和普及，積極思考其存在的不足和問題，并找出解決的方法和對策，使其向著正確、科學、長遠的方向發展，是人類社會的辦公工作提高到一個新的水平和層次，為我們的社會帶來更多的有效利益。一、我國辦公自動化的發展現狀及存在的問題（一）辦公自動化的發展現狀辦公自動化簡稱OA（OfficeAutomation），是現代信息社會的重要標志，它涉及系統工程學、行為科學、管理學、人機工程學、社會學等基本理論以及計算機通信自動化等支持技術，屬于復雜的大系統科學與工程，其目的就在于盡可能充分地利用現有信息資源，提高生產率工作效率和質量，輔助決策，求得更好的經濟效率，已達到既定的目標。我國的OA產業從20世紀80年代末發展至今，已從最初的提供面向單機的輔助辦公品，發展到面向企業界、公共行政管理界等企事業單位團體應用的大型協同工作軟件。到20世紀90年代中期以后，由于國內經濟的飛速發展引發市場競爭的日趨激烈，以及丈夫管理職能的擴大和優化，導致政府和企業對辦公自動化產品的需求快速增長。辦公自動化開始進入一個快速發展階段。國內專門從事軟件開發的公司也逐漸成長起來，并專門為政府和企業訂做辦公自動化系統。由于這些系統是根據用戶的具體需求開發的，所以需要功能比較完善，并能較好的滿足用戶的實際需要。但這是一個巨大而低效的OA市場。（二）辦公自動化發展存在的問題1.首先，從功能上看，具體表現在投資大、效果不明顯；水平低、重復建設多；硬件投入多、軟件投入少；模擬手工作業增加管理負擔等。這是因為開發商水平參差不齊，開發隊伍組隊模式不合理、缺乏開發辦公自動化產品的經驗、用戶缺乏對辦公自動化產品的認識等；部分軟件產品質量不高，不顧中國企業的運作特點照搬國外技術，使得實施困難；對OA的理解起點不高，導致OA系統與其他系統集成度差；用戶使用水平低，又不愿花太多的精力和金錢投入培訓；售后服務不到位等等。到最后，整個軟件的性能和可使用性都大大的降低，沒有耐性的企業索性廢棄掉，從而導致項目失敗。2.其次，從技術上看，普遍存在這些問題：（1）為用戶考慮的少，軟件的功能差。當前很多OA軟件過分強調了軟件之間功能的橫向比較，為用戶考慮的實際功能比較少，導致軟件巨大而且全面，但是真正能被用戶接受的功能卻很少。其次是軟件的更改比較復雜，用戶需要進行簡單的改善時，就需要開發商來解決，著嚴重影響了用戶的使用效率，對開發商也是一個負擔。（2）開發手段單一，平臺依賴性嚴重，很多OA系統的開發采用的是“群件平臺+適當定制”的模式，這就導致了開發商可利用的空間縮小，系統的很多功能難以實現。（3）技術含量低，創新設計少。目前大多數OA系統的設計還停留在原先的方式上，很少見到創新的設計，長期使用傳統的模式，會使得這一系統的開發滯后，嚴重影響辦公自動化的發展，同時也不利于電子政務的建設。二、新時期辦公自動化的內涵和外延在新的時期，基于多年辦公自動化建設的經驗和互聯網技術的發展，我們對辦公自動化的認識越來越清晰，從網絡的性質來看，辦公自動化應定位于內部網，從辦公性質來看，辦公自動化應定位于數字化辦公，從信息化建設來看，辦公自動化應是信息建設的基礎。辦公自動化建設的本質是提高決策效能為目的的。通過實現辦公自動化，或者是實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公的能力，強化決策的一致性，最后實現提高決策效能的目的。辦公自動化的基礎是對管理的理解和對信息的積累。技術只是辦公自動化的手段。只有對管理及管理業務有著深刻的理解，才會使辦公自動化有用武之地，只有將辦公過程中生成的信息進行有序積累、沉淀，辦公自動化才能發揮作用。辦公自動化的靈魂是軟件，硬件只是實現辦公自動化的環境保障。數字化辦公的兩個明顯特征是授權和開放，通過授權確保信息的安全和分層使用，使得數字化辦公系統有可以啟用的前提，通過開放，使得信息共享的實現。三、我國辦公自動化的發展方向及對策（一）我國辦公自動化的發展方向我國辦公自動化的發展方向應該是數字化辦公，所謂數字化辦公即幾乎所有的辦公業務都在網絡環境下實現。從技術層面上看，特別是互聯網技術的發展，安全技術的發展和軟件理論的發展，實現數字化辦公是可能的。從管理體制和工作習慣層面上看，全面的數字化辦公還有一定的距離，首先數字化辦公必然沖擊現有的管理體制，而使現有的管理體制發生變革有一個過程。另外管理人員的工作習慣、工作方式等有很強的慣性，短時間內發生改變還需要一定的時間。盡管如此，全面實現數字化辦公是辦公自動化發展的必然趨勢。（二）辦公自動化發展的對策為順應這種趨勢以保證OA系統的良好擴展，我們應該立足于現有的先進技術和思想理論，采用先進的開發方式，開發出更加先進實用的OA系統，讓辦公自動化向更加廣闊的方向發展，也使其更加安全可靠，使之成為實現電子政務的墊腳石。我們應該從這些方面著手改善：1.在技術選向方面，選擇與世界發展潮流相吻合的先進技術。技術的標準化要高，開放程度要好。關鍵是要自主開發，發展民族產業，開發出獨立的辦公自動化系統，不再依賴國外的技術支撐。2.在技術結構方面，要盡快從傳統的技術結構想著新興的先進技術結構轉變。采用標準的三層結構體系，那樣使使用戶界面統一為瀏覽器，應用系統全部在服務器端，因為系統負載輕，開放性好，系統維護方便。3.在系統設計方法上，要考慮我國辦公自動化的現狀，在已有產品的基礎上，開發出更新更高級別的產品。在設計思想上，從傳統的面向業務設計轉為面向用戶設計，將設計的著眼點放在用戶身上，重視用戶的需求，在此基礎上考慮業務需要。4.在實現方法方面，從傳統的結構化設計轉向采用復雜使用系統理論進行實現，即從一般的業務需求中抽出關鍵的復雜適應系統。該系統能夠適應環境變化，系統使用越久，積累的有價值的信息就越多。5.在外部因素支持方面，辦公自動化能否成功實現，與領導的重視程度以及全體員工的協作有很大的關系。現代辦公自動化是一個系統工程，尤其需要上層領導的重視和支持，需要在組織機構上有所保障，還需要專項的資金和技術人員作為支撐。要全面進行辦公自動化建設，需要各方面的轉變和提高，辦公人員需要有相當高的綜合素質，尤其是互聯網和計算機知識等與數字化辦公相關聯的知識。要實現全社會的辦公自動化還需要很長的時間。我們已經切身感受到了電子政務和辦公自動化的發展給我們帶來的便利和有效利益，我們國家也切實需要加快電子政務和辦公自動化的建設，以積極應對不斷進步的社會和來自世界各種敵對國家和勢力的威脅和挑戰。所以建設辦公自動化迫在眉睫，我們應當全力支持政府和企業以及社會各界進行辦公自動化建設。參考文獻：［1］宋建橋.我國辦公自動化的發展策略探討［J］.計算機技術與自動，20