工程部檔案管理制度 目錄第一章總則…………2第二章檔案歸檔……………………3第三章檔案整理……………………4第四章檔案保管……………………4第五章檔案借閱……………………4第六章附則…………5

檔案管理制度第一章總則第一條目的為加強公司工程部檔案管理工作，有效的保護及利用檔案，更好地為公司各項工作服務，特制定本制度。第二條釋義本制度所稱檔案包括公司對外簽訂的業(yè)主合同、材料合同、施工隊合同、經(jīng)營部中標項目的招標文件、投標文件、中標通知書、圖紙、各個項目竣工后的建設資料等。第三條管理原則（一）集中統(tǒng)一管理原則。（二）維護檔案完整與安全原則。（三）便于利用原則。第四條適用范圍：本制度適用于公司工程部的檔案管理。第五條管理職責1.及時做好各個項目資料文件的整理及歸檔工作；2.督促各個項目部移交相關資料；3.定期完成與經(jīng)營部的檔案移交工作；4檔案管理體系的建設與完善。第二章檔案歸檔第一條檔案歸檔范圍公司各個項目具有保存、利用價值的各種形式的文件資料合同均須歸檔。第二條歸檔時間招投標文件、圖紙、中標通知書等文件應在經(jīng)營部門接到中標通知后及時進行交接；業(yè)主、施工、材料合同應在合同簽訂后即刻歸檔存檔；基本建設類文件應在項目竣工后1個月內(nèi)歸檔；項目文件：連同配套照片、磁帶、光盤等，在工作結(jié)束后1個月內(nèi)歸檔。其他未特別說明的文件材料，應隨時歸檔。第三條歸檔要求（一）歸檔的文件資料必須完整、真實、準確。（二）歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準確；分類清楚、歸類準確。（三）歸檔時交接雙方根據(jù)移交清單清點核對歸檔文件，并在移交清冊上簽字確認。移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。第三章檔案整理具體見附件《檔案整理細則》。第四章檔案保管第一條檔案保管規(guī)定（一）各類檔案均須按制度向檔案管理負責人移交，集中保管。不得私自留存檔案。（二）具有永久保管價值的檔案原件須進行掃描備份，重要檔案須異地備份保存。（三）電子檔案應定期進行抽樣檢查，發(fā)觀問題應及時采取進行修復。（四）圖紙須平放在專用柜內(nèi)保存。（五）密級檔案須存放在加鎖檔案柜中保管。第五章檔案借閱（一）借閱檔案要認真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負責。（二）借閱檔案電子掃描件及原件需申請OA流程，待流程通過后掃描件由檔案管理員直接發(fā)送，原件可選擇直接借取或班車發(fā)送，借閱原件由檔案管理員填寫《檔案借出登記表》。（三）企業(yè)員工可直接查閱屬本部門業(yè)務工作范圍內(nèi)的檔案資料。密級檔案利用須填寫《密級檔案查借閱審批表》，經(jīng)檔案歸檔部門分管領導批準后方可查閱。絕密級與機密級檔案須在檔案閱覽室查閱，禁止復印或借出。（四）檔案借閱期限一般不得超過7個工作日，到期歸還。如需再借，須辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借最長期限不得超過30個工作日。（五）檔案使用者須按照檔案密級對檔案內(nèi)容保密，并對檔案安全、完整負責，不得標記、污損、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（六）檔案歸還時，經(jīng)檔案管理員核查無誤后，及時入庫。如發(fā)現(xiàn)有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時報告。（七）員工調(diào)動、離職時，須將所借閱的檔案全部歸還檔案室，方可辦理相應手續(xù)。第六章附則附件：附件1：檔案整理細則附件2：檔案整理流程附件3：檔案室管理規(guī)定附件4：檔案移交表附件5：檔案借閱登記表附件6：密級檔案查借閱審批表附件1:檔案整理細則檔案按內(nèi)容分為3個一級類目，即：經(jīng)營管理類、基本建設類、合同類。全宗內(nèi)檔案分類一般按“年度—類別”分類，即將一個全宗內(nèi)的檔案，先按年度分開，每個年度內(nèi)再按一級類目分類、排列。不同類別檔案的分類經(jīng)營管理類、合同類按內(nèi)容結(jié)合形成時間、重要程度進行分類；基本建設類檔案按工程項目分類。（三）須嚴格遵守分類規(guī)則，不得私自改動，以保證分類規(guī)則的一致性。附件2:檔案整理流程收藏有保存價值應歸檔資料收藏有保存價值應歸檔資料根據(jù)工程部根據(jù)工程部檔案整編規(guī)則擬定分類方案，劃分大類和小類分類分類案卷編目案卷排架案卷編目案卷排架將分類后的資料裝入卷盒案卷將分類后的資料裝入卷盒案卷組合按重要程度、時間或類別等對卷內(nèi)文件進行有序排列卷內(nèi)文件排列、編號按重要程度、時間或類別等對卷內(nèi)文件進行有序排列卷內(nèi)文件排列、編號編件、頁號編件、頁號填寫卷內(nèi)目錄、備考表，并在備考表上簽字蓋章填寫卷內(nèi)目錄、備考表，并在備考表上簽字蓋章擬寫案卷題名擬寫案卷題名 填寫案卷封面和脊背填寫案卷封面和脊背編制案卷目錄編制案卷目錄附件3：檔案室管理規(guī)定第一條檔案室實行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。如工作確實需要其他人員進入庫房時，必須有檔案管理員陪同并始終相伴。第二條保管檔案必須設置堅固適用的專用檔案室，配備專業(yè)檔案保管設備。庫房應做到“八防”即：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，保持檔案室內(nèi)清潔，每周至少全面清掃一次。第三條檔案室對接收的檔案應進行科學的分類、加工、整理、排列上架，并進行妥善的保管。第四條檔案室建立檔案登記、統(tǒng)計制度，設置登記本、統(tǒng)計薄，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。檔案管理員應認真完成檔案統(tǒng)計表填報任務。第五條在整理、搬移、上架和提供利用檔案過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔。認真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續(xù)。案卷歸還后，及時放回原處。第六條檔案管理人員須每年對庫藏檔案進行檢查核對，掌握檔案保管情況，做到帳物相符。對破損和變質(zhì)的檔案，要及時進行修補和復制。附件4：檔案移交表片區(qū)、部門：檔案移交表序號類別文件名稱密級保存期限移交形式份數(shù)每份頁數(shù)有無復印件（份數(shù)）移交人簽字：接收人簽字：移交日期：部門負責人簽字：附件5：檔案借閱登記表使用日期文件名稱歸檔號使用部門使用人資料份數(shù)每份頁數(shù)使用用途使用方式歸還時間確認簽字查閱、借閱、復印、調(diào)出附件6：密