文件包制度在火電機組建設項目檔案管理中的應用策略,職稱論文內容摘要：隨著社會經濟的高速發展，各個領域對電力能源的需求越來越大，同時電力機組建設項目也在不斷增加，隨之所產生的電力建設工程相關文件資料就會越來越多，在高速發展的現代下，怎樣提高電力建設項目各種檔案信息文件資料的管理工作，提高工作效率，成為當下電力工程項目建設領域普遍關注的問題，本文就以火電機組建設項目為例來重點探究一下文件包制度在火電機組建設項目檔案管理中的重要性及其應用策略。本文關鍵詞語：文件包；火電機組；建設項目；重要性；目錄引言.................................................1一、文件包概念的提出及涵義.................................................21.文件包概念的提出.................................................32文件包的涵義.................................................3二、在火電機組建設項目檔案管理中執行文件包制度的重要性.................................................4三、及時制訂文件包制度，確保工程檔案收集齊全.................................................5四、強化文件包管理，確保工程檔案質量.................................................6結束語.................................................7以下為參考文獻.................................................8引言在社會經濟高速發展的推動下，電力能源的需求量在各個領域得到了較大的提升，火電機組建設項目也隨之不斷增加，同時也推動動了火電建設事業的快速發展。為了加快火電機組建設項目的施工進展速度，很多火電機組建設項目在進行核準工作的同時就已經開場進行基礎性的建設。工程從施工到完工跨度大，歷經時間長，檔案牽涉面廣，給工程檔案的收集整理及其管理工作帶來較大難度。因而，基建工程開場時，檔案工作就要參與，并且在整個施工經過中，都要適時做好檔案的收集、管理工作。文件包制度就是對此現在狀況進行優化管理的一種很好的選擇，因而，怎樣優質、高效地實現文件包制度在火電機組建設工程檔案管理工作中的貫徹施行成為一個關鍵問題。一、文件包概念的提出及涵義1.文件包概念的提出火電機組建設2002年前施工文件是以文件材料種類組卷，一個單位工程的資料分散到幾個甚至十幾個卷冊中，不便于利用。2002年開場以單位工程來組卷。為收齊并及時移交施工文件資料，提出文件包制度，以單位工程為單位收集資料，將每個單位工程牽涉的所有文件資料按一定的順序放在一起進行打包，保證單位工程結束后資料能及時組卷移交。2.文件包的涵義文件包制度主要運用在建設項目施工前的準備階段、開工之后的施工階段以及施工結束之后的完工驗收階段這三個關鍵時期。文件包的打包對象主要包括這三個階段中的各種施工材料、施工機械設備、施工所用到的各種產品的類別和合格證及其檢驗證書等，同時還包括建設工程項目中的各種施工技術文件、各個環節所牽涉到到施工數據記錄信息資料以及驗收簽證資料等。與建設項目相關的所有需要打包處理的資料文件都要根據嚴格的格式以及形式要求進行整理、分類，并裝入指定的文件盒當中，文件盒中的文件、資料必須符合檔案管理中文件的質量要求。文件包制度是工程建設領域適應社會經濟發展的一個必然產物。文件包是為了便于工程建設項目各項檔案資料信息進行科學、高效管理而專門量身定制的一種檔案管理工作形式。在工程建設項目施工前、施工中以及施工后的各個階段對各種檔案信息進行規范化、標準化、科學化管理的一種手段與方式方法。這種方式方法能夠有效避免以往傳統的建設項目檔案管理工作中檔案資料信息的疏漏與不齊全的弊端，有效保證了工程建設項目各種檔案信息資料的完好性、齊全性以及精準性等。同時還能夠實現各種施工經過中所使用到的施工技術文件知足高質量歸檔的要求，并在高質量標準的要求下進行妥善保管，實現工程建設項目完工之后檔案文件的及時整理與移交。基于文件包制度的建設項目施工檔案管理打破了傳統的建設項目施工檔案由生產部門進行分類收集、保管的管理形式。傳統的建設項目檔案管理形式其各個階段和環節的檔案資料收集方式比擬分散，并且各種檔案資料信息之間的關聯性被打破。再加上傳統的檔案管理人員的專業性比擬欠缺，不少都不是專業對口的檔案管理人員，因而，在進行各種檔案信息資料的組卷經過當中很容易出現大流水的不良現象。文件包檔案資料信息的收集是根據單位工程來進行分類的，各種檔案信息資料的收集與建設項目的進展程度時刻保持同步，各種檔案信息文件資料之間時刻保持著密切的關聯，確保所有重要的檔案信息資料都能夠實現毫無疏漏，萬無一失。每一個獨立的建設工程項目資料從項目的申請階段到施工階段、再到項目完工的驗收階段的收集、整理，最終都歸檔到一個文件包當中。每一個文件包都布置專人進行負責管理，每一個施工技術人員既要負責施工技術管理，同時還要負責施工技術檔案的管理工作，確保每一個建設項目工程完工以后，整個工程項目的全部檔案資料信息都能夠跟隨文件包同時移交到檔案資料室。文件包在向檔案資料室移交的經過當中，必須嚴格根據已經規定好的目錄格式、扉頁和隔頁紙等進行統一整理，然后再提交到質量科進行檢驗對檔案信息資料的完好性、齊全性以及真實性等進行嚴格的檢驗，再由檔案資料審核人員對檔案信息資料的歸檔要求進行嚴格審核，符合歸檔要求的文件包就由檔案室保存為工程完工檔案。文件包是建設工程項目完工檔案的基礎，這種文件包大大提高了建設項目工程施工檔案管理的便利性、完好性以及全面性等。對于電力機組工程建設項目來講，在組卷的經過當中能夠有效確保文件包資料信息的齊全性、規范性、完好性以及分類的精準性等，能夠有效根據電力機組建設項目的施工要求進行組卷與分類歸檔及管理，在文件包檔案資料中隔頁紙之間的檔案資料能夠進行直接組卷。基于文件包制度下的建設項目工程檔案管理以單獨的單位工程檔案信息資料作文件包作為基礎完工檔案資料進行組卷，檔案檀卷的題目清楚明晰、簡潔、明了，和傳統的建設項目檔案管理工作相比在組卷方面節省了大量的時間，而且有效避免了以往檔案資料的追蹤、補充造成的時間浪費，真正做到了項目檔案管理四同步.二、在火電機組建設項目檔案管理中執行文件包制度的重要性1.火電機組項目施工文件不僅僅是建設項目各項工作的重要根據和項目建設經過中各種檢查的重要內容，也是保證工程質量和各單位承當相應責任的根據，同時，它能真實反映完工后電廠運行、設備維護和改擴建的需要，是設備檢修的重要參考根據。所以施工文件要齊全、完好、準確，而嚴格執行文件包制度是到達這個要求的必要保障。2.建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、生產準備、監理及完工驗收全經過中構成大量的文字、圖表、聲像等形式文件，立項、審批、招投標、勘察、設計、生產準備及完工驗收由建設單位負責收集、整理，構成的文件按階段、種類組卷，每種材料所含的文件有限，容易及時收集和移交。而施工文件和有關監理文件是由施工單位負責收集、整理、移交，從開場建設到完工后移交，牽涉內容信息量大，構成的檔案材料種類和數量繁多，牽涉到多個單位工程，每個單位工程又包含若干分部、分項工程，牽涉開完工審批、各項驗收、措施方案及交底、材料質保書、變更單、各項施工記錄等大量文件材料。檔案材料構成單位多，跨度大，時間長，有的歷經多年，如不執行文件包制度，不僅文件材料極易流失，而且工程完工時大量的檔案材料無法分類歸到對應的單位工程。3.火電機組建設單位工程項目劃分的原則不是以參建單位劃分，而是基本以具有獨立生產〔使用〕功能或獨立施工條件的建筑物或構筑物進行劃分的。一個單位工程往往有多個施工單位，也就構成了各自的文件材料。如不執行文件包制度，各自保管自個構成的材料，在施工經過中就無法檢查文件材料的完好性，完工文件材料組卷時會出現檀卷題名不清楚明晰、不明確，投產后查找檔案只能按單位工程查找，而不是按參建單位查找，這樣很不利于檔案的利用。只要執行文件包制度，才能保證每個單位工程參建單位在單位工程文件包卷內目錄中列出單位工程的具體材料清單，其他單位施工構成的材料目錄中也相應注明，這樣在工程進行經過中，隨時能檢查到所有內容，并且核驗單位工程文件材料能否齊全、完好，發現問題，及時整改，保證到完工時能及時、完好地匯總整理出單位工程完工文件。4.火電機組項目從開場施工到完工，整個工程時間長、跨度大，施工單位專業人員流動大，施工經過中人員經常變化，如不執行文件包制度，各人保管各人的資料，人員調走時又不經過資料移交審核，就會造成施工文件遺失、不完全、無法找到原件等不利情況。工程投產后，很多專業人員經常會被調到其他工程，現場往往只要少數人整理檔案，如未執行文件包，根本無法完成檔案資料的整理、移交工作。5.根據相關規定，火電機組建設項目檔案要求與工程同步，工程完工時檔案也要完成移交。每個單位工程完工后三個月內要完成編目、組卷、審核、裝訂、移交，而此時現場還有大量其他工程施工，專業人員離不開現場，沒有充足的時間整理已完成的單位工程項目檔案。假如平常嚴格執行文件包制度，此時只要匯總交給其別人或檔案人員整理，就能按時移交。根據規定，機組移交生產試運行45天內，施工單位、監理單位要將所有施工文件、監理文件按檔案要求編目、組卷，經審核符合要求后裝訂成冊移交建設單位。面對時間緊迫、人員缺乏的問題，要順利完成檔案文件移交的任務確實難度很大。假如此前一直嚴格執行文件包管理，在辦理移交時只要做好匯總、排列順序、按規則分冊和按檔案要求編目、整理，就能按時完成移交工作。如未執行文件包制度，在工程完工后要將分散在各部門的文件材料馬上收齊，將會困難重重，由于文件材料分散，有些遺失，很難按時和保證質量地完成移交。三、及時制訂文件包制度，確保工程檔案收集齊全由于火電機組項目建設時間長，跨度大，在工程開場時，根據國家能源局發布的(火電建設項目文件收集及檔案整理規范〕，制定文件包。制度中包含了構成的文件材料要求、內容、格式、表式；也包含指定哪些文件按種類組卷、哪些文件由構成部門組卷，以及在文件包中存放這些文件材料的登記表等內容。卷內目錄中列出文件包內容，技術人員只需按目錄將已構成的文件材料放入文件包中，不同內容之間用隔頁紙，方便材料的插入、查找以及完好性檢查，這樣不易缺少文件，并且保證放入的材料質量符合文件包制度要求，不符合的隨時整改。每個單位工程指定技術人員保管文件包，單位工程施工文件實行集中保管，保證文件材料不易遺失。進而做到除檔案人員管理檔案外，技術人員平常注意文件材料的收集。有些文件牽涉多個單位工程的，原件放一個單位工程，其它單位工程放復印件，并注明原件在哪個單位工程。原材料、成品混凝土質保書、變更單、材料代用單、圖紙、計量器具等，按專業、種類組卷，由相關部門負責保管、組卷、移交，文件包中放這些材料的登記表，登記表在施工經過中及時登記，填好內容、編號、單位等登記表內容，保證單位工程牽涉的文件材料能追溯到，這樣也避免重復歸檔，避免不必要的浪費，節約用紙。四、強化文件包管理，確保工程檔案質量一是工程開場時檔案人員及時參與，及時制定文件包制度，全程介入，及時發現問題，及時整改。二是建設單位質監站人員應包括檔案人員。在工程每個階段檢查時，檔案人員要認真檢查施工單位文件包，核對文件包內容能否齊全，文件材料質量能否符合要求，登記表能否及時登記，專業人員檢查相關的驗收、試驗報告、施工記錄能否齊全、完好，變更內容能否在圖紙上標注，變更、聯絡單、整改單等已完成的內容需閉環的能否閉環，發現問題及時提出整改，以免工程結束時負責的技術人員已調離，無法彌補，進而在經過中保證文件材料的齊全、完好、準確，也提高了完工圖編制的進度和準確性。三是運用當代化手段管理文件包。文件包中構成的檔案材料信息及時登錄到檔案管理系統，同時將有關電子文件、照片掛到系統中，技術人員和檔案人員都能隨時把握到文件包的情況，在檢查中也能及時發現問題，及時整改，保證了文件材料質量符合要求。四是工程完工的同時檔案完成結束驗收。施工單位每個單位工程在完工時移交文件包，移交的文件包經過相關人員審核簽字后移交檔案室，最后由檔案人員裝訂移交建設單位。文件包不符合要求的工程不能完工。五是施工單位每個單位工程文件包要指定專人保管。及時補充，及時收集。由于施工、監理單位人員流動頻繁，在人員流動時將文件包移交到指定人員后方可調離，保證施工文件不丟失，保質保量移交。六是在工程施工經過以及各種檢查中，文件包材料查找頻繁，要做到隨時查閱、隨時歸到文件包中，保證材料不丟失。結束語綜上所述，文件包是火電機組建設項目檔案管理工作提早參與、全程跟蹤、及時完好地收集施工各門類檔案的有效方式方法，是項目施工檔案齊全、完好、準確的保障，也是工程完工后施工檔案及時移交建設單位的保證。同時，文件包也提高了項目建設經過中工作的效率，保證了工程進程中各項工作的順利開展。以下為參考文獻[1]羅英。在施工企業中推行文件包制度[J].檔案與建設，1994[2]秦金霞。火電總承包項目文件精細化管理討論[J].辦公室業務，2021[3]郝青，梁艷麗。火電建設項目檔案管控實踐研究--以新鄉中益2660