提高合同檔案借閱效率

申報單位：銷售商務QC小組提高合同檔案借閱效率申報單位：銷售商務QC小組1目錄

一、選題理由

三、確定目標

五、要因確定

四、原因分析

八、效果檢查

六、制定對策

七、對策實施

十、今后打算

九、鞏固措施

二、現狀調查目一、選題理由三、確定目標五、要因確定四、原因2企業名稱注冊時間小組名稱銷售商務QC小組完成時間活動類型管理型QC小組QC課題提高合同檔案借閱效率QC小組成員名單姓名性別學歷職務、職稱小組分工組長、組織策劃組員,調查統計組員，計劃實施組員，效果驗證組員，監督評價QC小組簡介企業名稱注冊時間小組名稱銷售商務QC小組完成時間活3現狀：合同資料包括自1998年以來的中標通知書、合同、出貨單、發貨回執單、產品運行報告、開票資料、催款記錄等，均以紙質版形式存檔。僅2010年簽訂合同474份，其他相關檔案1016份。而銷售內勤中2名兼職檔案管理，工作量大，責任重大。目標：希望通過QC活動尋找合同檔案管理新模式，找到“提高合同檔案借閱效率”的方法。

解決問題與達到目標一、選題理由現狀：合同資料包括自1998年以來的中標通知解決問題與達到目4確定課題提高合同檔案借閱效率

1、資料越來越多，借閱反復，經常出現需要時資料不齊、資料破損等現象；2、資料借閱涉及范圍廣，且公司辦公場地分開，借閱時間長、不方便；綜上所述，借閱的現狀是借閱范圍較廣，整理、歸檔的工作量較大，但是借閱時間長、效率低。

公司要求

商務組需提升管理水平，系統地建設合同資料的建檔工作，以管理促工作，遵守高效、低耗的原則開展工作。借閱現狀確定課題確定課題提高合同檔案借閱5活動計劃表計劃實際項目內容實施進度(日期)5.1-5.316.1-6.307.1-7.318.1-8.319.1-9.3010.1-11.3012.1-12.1512.16-至今選題現狀調查確定目標原因分析要因確認制定對策對策實施效果檢查鞏固措施今后打算為了讓本次活動有步驟、有計劃的開展，小組結合公司實際情況，制定了活動計劃的進度表：活動計劃表計劃實際項目內容實施進度(日期)5.1-56檔案借閱情況統計表二、現狀調查序號名稱類型存檔數量1-5月借閱次數借閱率1中標通知書542444%2合同147430293%3技術協議151152101%4運行報告562850%5其他資料997071%累計

507704139%檔案借閱情況統計表二、現狀調查序號名稱類型存檔數量1-5月借722%技術協議3%中標通知書檔案資料借閱率餅分圖62%合同紙質版9%其他資料4%運行報告3%22%技術協議3%中標通知書檔案資料借閱率餅分圖62%合同紙8明確要求及編號，70+12=82秒辦理借閱或記錄所需內容，50秒到檔案室找到合同，50秒完成查閱工作，共需222秒確定目標要求查閱結果舉例1：銷售部發貨管理員辦理合同發貨，其查看或借閱合同所需步驟：查閱調查查找原件查看合同內容確定目標是否在到檔案室核實是否在檔，40秒明確要求及編號，70+12=82秒辦理借閱或記錄所需內容，59721銷售內勤查找原件樂清開車20分鐘到工業區銷售部辦理借閱手續3456資料要求，如合同名稱、合同編號等向銷售內勤核實是否符合要求確定資料編號排除已被借閱可能，確認合同在檔

借閱成功舉例2：市場部借“陜西省局”合同投標用，其辦理借閱合同所需步驟借閱調查12秒50秒50秒20秒40秒50秒查找原件需222秒，車程20分鐘，故單份借閱需1422秒，折合23.7分鐘。如一次找6份合同，則需222秒/份*6份+1200秒=2532秒，折合42.2分鐘。721銷售內勤查找原件樂清開車20分鐘到工業區銷售部辦理借閱10舉例3：內部人員核對合同WORD版，相互間查閱合同所需步驟：查閱電子資料調查在相關人員電腦內搜索40秒查詢所需合同WORD版在誰的電腦內30秒查閱或復制所需資料30秒共需100秒舉例3：內部人員核對合同WORD版，相互間查閱合同所需步驟：11序號1-5月借查內容每份效率所需時間折合時間1財務部借閱中標通知書24份222秒/份5328秒1.48小時2銷售部其他組借閱合同、運行報告428份222秒/份95460秒26.52小時3市場部借閱合同、運行報告30份（五次）2754秒/次12660秒3.52小時4商務組內部查看借閱技術協議等152份222秒/份33744秒9.37小時5其他資料60次100秒/次7000秒1.94小時合計共704份平均222秒154192秒42.83小時

為了調查合同借閱效率，我們于5月中下旬對1-5月借閱704份合同檔案，將借閱所需時間進經匯總、分析，得出下表：檔案借閱調查匯總表

檔案借閱工作所需的時間是比較久的，如果要提高合同借閱效率，就要降低單份資料的借閱時間。序號1-5月借查內容每份效率所需時間折合時間1財務部借閱中標12三、確定目標提高借閱效率總設想

將紙質版資料電子化后，工作人員只需在自己電腦中打開共享文件夾，點擊數據鏈接就能找到所需資料，在借閱時減少雙方溝通時間。特別是銷售部內部人員，在發貨、開票、催款等工作時，經常需借閱資料核實合同信息，如有電子資料，很多流程上就不再需要找合同檔案原件了。

將以上時間合并、加權平均后，預計每份資料的借閱時間可以減少37秒鐘。三、確定目標提高借閱效率總設想將紙質版資料電子13每份資料借閱時間減少37秒鐘。。。222秒185秒70秒55秒12秒10秒50秒45秒50秒35秒每份資料借閱時間減少37秒鐘。。。222秒185秒70秒5514必要性

建立電子檔案室，響應了公司的無紙化辦公號召，符合國家節能減耗政策。可行性QC小組成員都具備多年行政管理工作經驗和較強的工作能力，是小組達到預定目標的保證。

設置電子化檔案后，查閱可在自己電腦上進行、借用的時間也壓縮，提高了借閱率。減少一名負責檔案的銷售內勤負責其他事務，減少了人力資源成本。

小小的一個改進，可以提升工作效率，實現工作質的飛躍！結論目標論證分析必要性建立電子檔案室，響應了公司的無紙化辦公號156月10日，針對現狀調查的結果，小組成員運用“頭腦風暴法”和“樹圖”，找出以下幾個末端因素：合同檔案借閱效率低人員1、缺少專職管理員2、管理員業務能力不足管理3、管理不夠完善4、缺乏有效的激勵機制環境5、檔案室環境狀況差四、原因分析方法6、檔案查找的方法落后7、檔案標識不清6月10日，針對現狀調查的結果，小組成員運用“頭腦16確認方法確認情況人員完成時間結論現場驗證通過現場檢查，有《合同檔案管理規定》，不是要因。2011.6.28非要因確認3：管理制度不夠完善

根據樹圖分析，我們一共得出了7個末端原因，經小組人員分工論證，進行了要因確認，結果見下表：五、要因確認確認方法確認情況人員完成時間結論查看《崗位分工》現場分析檔案管理的工作由二名銷售內勤兼職，工作中有交叉作業、重復工作現象，是要因。2011.7.2要因確認1：缺少檔案管理專職人員確認2：管理員業務能力不足確認方法確認情況人員完成時間結論查看培訓記錄核對績效成績公司檔案培訓工作正常，有相關記錄；管理員在績效考核中成績優良，已具備一定的業務能力。不是要因。2011.7.10非要因確認方法確認情況人員完成時間結論現場驗證通過現場檢查，有《合17確認4：缺乏有效的激勵機制確認方法確認情況人員完成時間結論核對績效考核分析論證銷售內勤的有績效考核中檔案管理條款，激勵機制不能改變現狀，不是要因。2011.7.10非要因確認6：檔案管理的方法落后確認方法確認情況人員完成時間結論分析論證紙質版檔案查找方法落后；若實物被借走，影響其他一環節工作，是要因。2011.7.15要因確認方法確認情況人員完成時間結論現場驗證通過現場檢查，雖然檔案室密閉、避光,空氣流動性差，但相關人員對閱覽室經常打掃、維護，衛生環境良好，且不影響檔案借閱效率，不是要因。2011.7.1非要因確認5：檔案室環境狀況差確認7：檔案標識不清確認方法確認情況人員完成時間結論現場驗證通過現場檢查，因內勤工作任務重，個別檔案柜、檔案上標識脫落，但內勤對資料很熟悉不影響查找。不是要因。2011.7.2非要因確認4：缺乏有效的激勵機制確認方法確認情況人員完成時間結論核18缺少專職管理員檔案查找的方法落后找到原因方法人員要因確認缺少專職管理員檔案查找的方法落后找到方法人員要因確認19六、制定對策要因對策目標措施負責人完成時間缺少檔案管理專職人員確定專職檔案管理員減少工作交叉和重復將兩名銷售內勤工作重新分工，有一名確定為專職檔案管理員。7月20日檔案管理

方法落后建立電子檔案室減少檔案查找時間掃描相關合同資料，建立數據庫并設置鏈接。9月25日六、制定對策要因對策目標措施負責人完成時間缺少檔案管理專職人20我們根據對策表具體實施以下工作:1、購買掃描儀，將合同資料掃描存為電子檔；2、建立電子檔案框架，按檔案類型分設文件夾；3、故將原兩名負責檔案管理的銷售內勤重新分工，7月份確定其中一名為專職檔案管理員；4、對電子資料通過網絡實現資源共享，并做好相應的權限管理，開始電子化管理

。七、對策實施我們根據對策表具體實施以下工作:七、對策實施21電子檔案室的建設簡介商務組資料包括中標通知書、合同、投標報價資料、往來文件函件、合同執行單據、運行報告等資料。將從上資料的紙質文件綜合運用計算機、網絡、光盤儲存等技術，積累、歸檔、管理檔案，以實現檔案電子化和網絡化的工作體系。電子檔案室的管理要求有相適應的管理制度、軟硬件配套設施及信息資源共享。電子檔案室的建設簡介商務組資料包括中標通知書、合同、投標報價22電子檔案室的建設內容軟硬件平臺建設借助成套服務器：“大型文件資料區”的網絡工作平臺，滿足電子檔案管理所需的大容量存儲、共享服務、海量查詢需求。終端管理計算機。掃描儀：用戶紙質檔案的電子化。光盤：存儲備份設備。電子檔案資源建設配備檔案管理員網絡保密設置：由股份辦公室網絡管理員設備檔案室進入權限管理，文件設置打開密碼。制度建設重新修訂《合同檔案管理規定》明確《合同檔案電子版共享權限》電子檔案室的建設內容軟硬件平臺建設23接收資料檔案電子化的處理流程資料掃描圖像處理目錄設置設置鏈接數據存儲數據驗收成品管理電子檔案室于9月底建成接收資料檔案電子化的處理流程資料掃描圖像處理目錄設置設置鏈接24檔案打開和修改保密檔案打開和修改保密25制度建設將檔案管理專職人員與銷售內勤的工作重新分工，明確合同資料的收集、目錄設置、數據鏈接進行分工，按要求進行歸檔管理。歸檔時參照《2011年合同檔案管理。制度建設26八、效果檢查8-10月檔案借閱/查閱情況統計表序號類型名稱類型存檔數借閱/查閱次數借閱率比重1借閱中標通知書918200%32.1%2合同92223242%3運行報告918200%小計2594查閱中標通知書99100%67.9%5合同92217235%6技術協議89316355%7其他資料12650%小計548累計

202807399%100%八、效果檢查8-10月檔案借閱/查閱情況統計表序號類型名稱類27

為檢查活動后的效果，我們將單份資料的活動前、后借閱或查看合同檔案所需時間進行分析，結果對比如下表：單位：秒序號流程類型QC活動前目標時間QC活動后借閱合同查閱合同1確定目標資料要求705550502核實是否符合要求404040353確定資料編號12101054提供編號、查找原件50454005辦理借閱5035350合計

22218517590借閱：8-10月份借259份，占所有資料的32.1%，每份減少222-175=47秒查閱：8-10月份查548份，占所有資料的67.9%，每份減少222-90=132秒為檢查活動后的效果，我們將單份資料的活動前、后28借閱效果對比柱形圖

減少10秒共減少47秒050100150200250QC活動前目標QC活動后單份合同借閱時間單位：秒222秒185秒175秒減少37秒借閱效果對比柱形圖減少10秒共減少47秒0501001502912451110879312222秒>185秒>90秒查閱合同效果對比圖QC活動前目標QC活動后每份借閱時間減少132秒，按8-10月份查閱548份計算，共20小時。12451110879312222秒>185秒>90秒查閱合30節能增效結果統計

為了肯定本次QC小組活動成果，小組于2011年12月30日組織對活動所取得的經濟及無形效益等指標進行了討論分析。一、前期投入序號類型計算方法及具體情況金額1采購設備購買掃描儀，花費1900元。1900.002人力成本電子檔案室基礎建設花費2個月，按一個人3萬元/年的薪資計算，人工工資需5000元5000.00合計

6900.00節能增效結果統計為了肯定本次QC小組活動成果，31二、經濟效益：99266-6900=92366.00元序號類型具體情況及計算方法金額1車輛費用設置電子化檔案后，查閱不需親自跑跑資料室，特別是營銷中心的同事不需要開車兩地奔波，節省了車輛費用和人工費用，預計2000元。2000.002復印費用工作中需將合同資料作附件，普通復印0.7元/頁，彩復2元/頁，現在只需提交電子版資料即可。按每年復印800頁普通、20頁彩色計算，可節省600元。600.003銀行利息及時提供資料并開具收據、發票催款，按銀行8‰平均利率計算，減少延期辦理所產生的利息約3萬元。30000.004人力成本8-10月數據借閱259份資料，每份節省時間47秒。刨去春節假期一個月后，一年可節省時間為：47×（259÷3×11）=44634秒。折合每天工作8個小時，QC小組把問題解決程度定為90%，總節約時間為44634÷60÷8×90%=83天。如按一個人3萬元/年的薪資計算，全年工作時間261天，可減少人力資源成本：30000÷261×83天=9540元9540.008-10月查閱資料548份，按以上計算方式計算，全年可省：30000÷261×497天=57126元。57126.00合計99266.00二、經濟效益：99266-6900=92366.032九、鞏固措施鞏固措施二起草《電子文件歸檔與管理規范》、《電子文檔管理暫行辦法》，規范檔案操作流程，對所有工作進行標準化管理。

鞏固措施一網絡管理員設置“查看對檔案建立、登陸、修改”記錄，保證電子檔案保密性。鞏固措施三核對資料是否齊全，逐步將2010年、2009年資料掃描，保證常用三年資料電子化。九、鞏固措施鞏固措施二起草《電子文件歸檔與管理規范》、《電子33十、體會及今后打算

通過本次的QC活動策劃，實現合同電子檔案管理的安全化、規范化、電子化、網絡化目標。在活動中，小組成員團結協作，齊心協力，為實現目標積極出謀獻策，不僅鍛煉了小組成員的工作能力，提高自身素質；更發揮成員的主觀能動性，提高小組的凝聚力。今后，我們將繼續立足于工作需要，扎實開展QC活動，運用PDCA循環的科學方法，解決各種難題，為公司生產經營工作服務。十、體會及今后打算通過本次的QC活動策劃，實34

預祝本次QC活動取得圓滿成功！家大謝謝預祝本次QC活動取得圓滿成功！家大謝謝35提高合同檔案借閱效率

申報單位：銷售商務QC小組提高合同檔案借閱效率申報單位：銷售商務QC小組36目錄

一、選題理由

三、確定目標

五、要因確定

四、原因分析

八、效果檢查

六、制定對策

七、對策實施

十、今后打算

九、鞏固措施

二、現狀調查目一、選題理由三、確定目標五、要因確定四、原因37企業名稱注冊時間小組名稱銷售商務QC小組完成時間活動類型管理型QC小組QC課題提高合同檔案借閱效率QC小組成員名單姓名性別學歷職務、職稱小組分工組長、組織策劃組員,調查統計組員，計劃實施組員，效果驗證組員，監督評價QC小組簡介企業名稱注冊時間小組名稱銷售商務QC小組完成時間活38現狀：合同資料包括自1998年以來的中標通知書、合同、出貨單、發貨回執單、產品運行報告、開票資料、催款記錄等，均以紙質版形式存檔。僅2010年簽訂合同474份，其他相關檔案1016份。而銷售內勤中2名兼職檔案管理，工作量大，責任重大。目標：希望通過QC活動尋找合同檔案管理新模式，找到“提高合同檔案借閱效率”的方法。

解決問題與達到目標一、選題理由現狀：合同資料包括自1998年以來的中標通知解決問題與達到目39確定課題提高合同檔案借閱效率

1、資料越來越多，借閱反復，經常出現需要時資料不齊、資料破損等現象；2、資料借閱涉及范圍廣，且公司辦公場地分開，借閱時間長、不方便；綜上所述，借閱的現狀是借閱范圍較廣，整理、歸檔的工作量較大，但是借閱時間長、效率低。

公司要求

商務組需提升管理水平，系統地建設合同資料的建檔工作，以管理促工作，遵守高效、低耗的原則開展工作。借閱現狀確定課題確定課題提高合同檔案借閱40活動計劃表計劃實際項目內容實施進度(日期)5.1-5.316.1-6.307.1-7.318.1-8.319.1-9.3010.1-11.3012.1-12.1512.16-至今選題現狀調查確定目標原因分析要因確認制定對策對策實施效果檢查鞏固措施今后打算為了讓本次活動有步驟、有計劃的開展，小組結合公司實際情況，制定了活動計劃的進度表：活動計劃表計劃實際項目內容實施進度(日期)5.1-541檔案借閱情況統計表二、現狀調查序號名稱類型存檔數量1-5月借閱次數借閱率1中標通知書542444%2合同147430293%3技術協議151152101%4運行報告562850%5其他資料997071%累計

507704139%檔案借閱情況統計表二、現狀調查序號名稱類型存檔數量1-5月借4222%技術協議3%中標通知書檔案資料借閱率餅分圖62%合同紙質版9%其他資料4%運行報告3%22%技術協議3%中標通知書檔案資料借閱率餅分圖62%合同紙43明確要求及編號，70+12=82秒辦理借閱或記錄所需內容，50秒到檔案室找到合同，50秒完成查閱工作，共需222秒確定目標要求查閱結果舉例1：銷售部發貨管理員辦理合同發貨，其查看或借閱合同所需步驟：查閱調查查找原件查看合同內容確定目標是否在到檔案室核實是否在檔，40秒明確要求及編號，70+12=82秒辦理借閱或記錄所需內容，544721銷售內勤查找原件樂清開車20分鐘到工業區銷售部辦理借閱手續3456資料要求，如合同名稱、合同編號等向銷售內勤核實是否符合要求確定資料編號排除已被借閱可能，確認合同在檔

借閱成功舉例2：市場部借“陜西省局”合同投標用，其辦理借閱合同所需步驟借閱調查12秒50秒50秒20秒40秒50秒查找原件需222秒，車程20分鐘，故單份借閱需1422秒，折合23.7分鐘。如一次找6份合同，則需222秒/份*6份+1200秒=2532秒，折合42.2分鐘。721銷售內勤查找原件樂清開車20分鐘到工業區銷售部辦理借閱45舉例3：內部人員核對合同WORD版，相互間查閱合同所需步驟：查閱電子資料調查在相關人員電腦內搜索40秒查詢所需合同WORD版在誰的電腦內30秒查閱或復制所需資料30秒共需100秒舉例3：內部人員核對合同WORD版，相互間查閱合同所需步驟：46序號1-5月借查內容每份效率所需時間折合時間1財務部借閱中標通知書24份222秒/份5328秒1.48小時2銷售部其他組借閱合同、運行報告428份222秒/份95460秒26.52小時3市場部借閱合同、運行報告30份（五次）2754秒/次12660秒3.52小時4商務組內部查看借閱技術協議等152份222秒/份33744秒9.37小時5其他資料60次100秒/次7000秒1.94小時合計共704份平均222秒154192秒42.83小時

為了調查合同借閱效率，我們于5月中下旬對1-5月借閱704份合同檔案，將借閱所需時間進經匯總、分析，得出下表：檔案借閱調查匯總表

檔案借閱工作所需的時間是比較久的，如果要提高合同借閱效率，就要降低單份資料的借閱時間。序號1-5月借查內容每份效率所需時間折合時間1財務部借閱中標47三、確定目標提高借閱效率總設想

將紙質版資料電子化后，工作人員只需在自己電腦中打開共享文件夾，點擊數據鏈接就能找到所需資料，在借閱時減少雙方溝通時間。特別是銷售部內部人員，在發貨、開票、催款等工作時，經常需借閱資料核實合同信息，如有電子資料，很多流程上就不再需要找合同檔案原件了。

將以上時間合并、加權平均后，預計每份資料的借閱時間可以減少37秒鐘。三、確定目標提高借閱效率總設想將紙質版資料電子48每份資料借閱時間減少37秒鐘。。。222秒185秒70秒55秒12秒10秒50秒45秒50秒35秒每份資料借閱時間減少37秒鐘。。。222秒185秒70秒5549必要性

建立電子檔案室，響應了公司的無紙化辦公號召，符合國家節能減耗政策。可行性QC小組成員都具備多年行政管理工作經驗和較強的工作能力，是小組達到預定目標的保證。

設置電子化檔案后，查閱可在自己電腦上進行、借用的時間也壓縮，提高了借閱率。減少一名負責檔案的銷售內勤負責其他事務，減少了人力資源成本。

小小的一個改進，可以提升工作效率，實現工作質的飛躍！結論目標論證分析必要性建立電子檔案室，響應了公司的無紙化辦公號506月10日，針對現狀調查的結果，小組成員運用“頭腦風暴法”和“樹圖”，找出以下幾個末端因素：合同檔案借閱效率低人員1、缺少專職管理員2、管理員業務能力不足管理3、管理不夠完善4、缺乏有效的激勵機制環境5、檔案室環境狀況差四、原因分析方法6、檔案查找的方法落后7、檔案標識不清6月10日，針對現狀調查的結果，小組成員運用“頭腦51確認方法確認情況人員完成時間結論現場驗證通過現場檢查，有《合同檔案管理規定》，不是要因。2011.6.28非要因確認3：管理制度不夠完善

根據樹圖分析，我們一共得出了7個末端原因，經小組人員分工論證，進行了要因確認，結果見下表：五、要因確認確認方法確認情況人員完成時間結論查看《崗位分工》現場分析檔案管理的工作由二名銷售內勤兼職，工作中有交叉作業、重復工作現象，是要因。2011.7.2要因確認1：缺少檔案管理專職人員確認2：管理員業務能力不足確認方法確認情況人員完成時間結論查看培訓記錄核對績效成績公司檔案培訓工作正常，有相關記錄；管理員在績效考核中成績優良，已具備一定的業務能力。不是要因。2011.7.10非要因確認方法確認情況人員完成時間結論現場驗證通過現場檢查，有《合52確認4：缺乏有效的激勵機制確認方法確認情況人員完成時間結論核對績效考核分析論證銷售內勤的有績效考核中檔案管理條款，激勵機制不能改變現狀，不是要因。2011.7.10非要因確認6：檔案管理的方法落后確認方法確認情況人員完成時間結論分析論證紙質版檔案查找方法落后；若實物被借走，影響其他一環節工作，是要因。2011.7.15要因確認方法確認情況人員完成時間結論現場驗證通過現場檢查，雖然檔案室密閉、避光,空氣流動性差，但相關人員對閱覽室經常打掃、維護，衛生環境良好，且不影響檔案借閱效率，不是要因。2011.7.1非要因確認5：檔案室環境狀況差確認7：檔案標識不清確認方法確認情況人員完成時間結論現場驗證通過現場檢查，因內勤工作任務重，個別檔案柜、檔案上標識脫落，但內勤對資料很熟悉不影響查找。不是要因。2011.7.2非要因確認4：缺乏有效的激勵機制確認方法確認情況人員完成時間結論核53缺少專職管理員檔案查找的方法落后找到原因方法人員要因確認缺少專職管理員檔案查找的方法落后找到方法人員要因確認54六、制定對策要因對策目標措施負責人完成時間缺少檔案管理專職人員確定專職檔案管理員減少工作交叉和重復將兩名銷售內勤工作重新分工，有一名確定為專職檔案管理員。7月20日檔案管理

方法落后建立電子檔案室減少檔案查找時間掃描相關合同資料，建立數據庫并設置鏈接。9月25日六、制定對策要因對策目標措施負責人完成時間缺少檔案管理專職人55我們根據對策表具體實施以下工作:1、購買掃描儀，將合同資料掃描存為電子檔；2、建立電子檔案框架，按檔案類型分設文件夾；3、故將原兩名負責檔案管理的銷售內勤重新分工，7月份確定其中一名為專職檔案管理員；4、對電子資料通過網絡實現資源共享，并做好相應的權限管理，開始電子化管理

。七、對策實施我們根據對策表具體實施以下工作:七、對策實施56電子檔案室的建設簡介商務組資料包括中標通知書、合同、投標報價資料、往來文件函件、合同執行單據、運行報告等資料。將從上資料的紙質文件綜合運用計算機、網絡、光盤儲存等技術，積累、歸檔、管理檔案，以實現檔案電子化和網絡化的工作體系。電子檔案室的管理要求有相適應的管理制度、軟硬件配套設施及信息資源共享。電子檔案室的建設簡介商務組資料包括中標通知書、合同、投標報價57電子檔案室的建設內容軟硬件平臺建設借助成套服務器：“大型文件資料區”的網絡工作平臺，滿足電子檔案管理所需的大容量存儲、共享服務、海量查詢需求。終端管理計算機。掃描儀：用戶紙質檔案的電子化。光盤：存儲備份設備。電子檔案資源建設配備檔案管理員網絡保密設置：由股份辦公室網絡管理員設備檔案室進入權限管理，文件設置打開密碼。制度建設重新修訂《合同檔案管理規定》明確《合同檔案電子版共享權限》電子檔案室的建設內容軟硬件平臺建設58接收資料檔案電子化的處理流程資料掃描圖像處理目錄設置設置鏈接數據存儲數據驗收成品管理電子檔案室于9月底建成接收資料檔案電子化的處理流程資料掃描圖像處理目錄設置設置鏈接59檔案打開和修改保密檔案打開和修改保密60制度建設將檔案管理專職人員與銷售內勤的工作重新分工，明確合同資料的收集、目錄設置、數據鏈接進行分工，按要求進行歸檔管理。歸檔時參照《2011年合同檔案管理。制度建設61八、效果檢查8-10月檔案借閱/查閱情況統計表序號類型名稱類型存檔數借閱/查閱次數借閱率比重1借閱中標通知書918200%32.1%2合同92223242%3運行報告918200%小計2594查閱中標通知書99100%67.9%5合同92217235%6技術協議89316355%7其他資料12650%小計548累計

202807399%100%八、效果檢查8-10月檔案借閱/查閱情況統計表序號類型名稱類62

為檢查活動后的效果，我們將單份資料的活動前、后借閱或查看合同檔案所需時間進行分析，結果對比如下表：單位：秒序號流程類型QC活動前目標時間QC活動后借閱合同查閱合同1確定目標資料要求705550502核實是否符合要求404040353確定資料編號12101054提供編號、查找原件50454005辦理借閱5035350合計

22218517590借閱：8-10月份借259份，占所有資料的32.1%，每份減少222-175=47秒查閱：8-10月份查548份，占所有資料的67.9%，每份減少222-90=132秒為檢查活動后的效果，我們將單份資料的活動前、后63借閱效果對比柱形圖

減少10秒共減少47秒050100150200250QC活動前目標QC活動后單份合同借閱時間單位：秒222秒185秒175秒減少37秒借閱效果對比柱形圖減少10秒共減少47秒0501001506412451110879312222秒>185秒>90秒查閱合同效果對比圖QC活動前