第八章文書處理學習目標主要內容本章小結思考練習知識結構圖123理解和掌握文書處理程序及其各環節的要求；能夠運用所學的文書處理程序的要求分析案例；掌握文書立卷的分類法和組合方式。主要內容第一節概述第二節收文處理第三節發文處理第四節立卷第五節歸檔、清退和銷毀第一節概述一、公務文書處理的概念二、公務文書處理的特點一、公務文書處理的概念

公務文書處理指國家機關或企事業單位收文、發文、立卷、歸檔等一系列活動。二、公務文書處理的特點

公務文書的處理具有以下兩個特點：程序性公務文書的處理具有程序性，它表現在文書處理活動的各個環節是有序的，體現出公務文書生成、運轉和社會組織管理實踐活動的客觀規律。規范性公務文書的處理具有規范性，這是由于為了保證文書工作正常進行，各單位必須制訂相應的工作制度，文書的撰寫和存檔編目等具有嚴格的形式規范。12第二節收文處理一、收文二、收文的辦理

一、收文收文的過程，見圖8－1。圖8－1

收文的過程

二、收文的辦理（一）擬辦

即由綜合辦公部門或業務部門負責人及有關工作人員，對部分收文的辦理提出建議性意見，供有關領導者批辦時參考的活動，見圖8－2。圖8－2擬辦的工作要求

即由組織的領導人或部門負責人對公文辦理提出批示意見的決策性活動。（二）批辦批辦的原則統一負責，合理分工；實行分層(縱向)負責的原則；努力提高批辦的效率；注意檢查批辦的效果。1234

即通過對公務文書的閱讀、貫徹執行與辦復，具體辦理和解決其內容所針對的事務和問題的活動。

1.承辦的工作范圍，見圖8－3。（三）承辦圖8－3承辦的工作范圍2.承辦的方式領導明確批示要本單位綜合辦公室自辦的公文，由辦公室直接承擔辦理。這類自辦文件的承辦，分為不需回復和需要回復兩種。領導批示不再辦理的公文，由秘書注明辦結情況，作為辦畢文書處置。需要轉交有關部門辦理的公文，要及時登記轉出，即轉辦。123轉辦的方式具體內容原文轉辦

即將領導人的批示意見填入《領導批示事項轉辦單》，連同原文一起轉給承辦單位（有領導人批辦手跡的《文件處理單》不應轉出）面告轉辦

對特別機密的批辦意見，一般不要原文轉出，以免多環節運轉造成泄密。電話轉辦

對于密級不高的一般文書和內部事項，可以利用電話、加密傳真轉告承辦單位，通話雙方都應做好記錄以備查3.承辦的工作要求

承辦的三點工作要求，見圖8－4。圖8－4承辦的工作要求（四）催辦

即根據承辦時限和內容要求對部分公文的承辦情況進行督促檢查，以防積壓的活動。催辦是文書處理程序中具有監督、反饋功能的環節。1.催辦的種類催辦的種類具體內容對內催辦

指由本單位的文書部門或人員對各承辦部門（人員）公文承辦過程所實施的督促檢查，即對收文的催辦對外催辦指由發文機關內承辦公文的部門或人員，對于自身發文在有關收文機關具體辦理情況所進行的了解、催詢和檢查督促，即對發文的催辦2.催辦的方式催辦的方式主要有四種，見圖8－5。圖8－5催辦的4種方式3.催辦工作的要求催辦工作的三點要求，見圖8－6。圖8－6催辦工作的要求4.催辦檢查的文件范圍

序號文件范圍1上級機關發來需要機關、本部門貫徹執行或辦理的文件2同級、不相隸屬機關要求答復與辦理的事項3下級機關（部門）報送的請示4重要事故、事件、人物等專案的處理5人民群眾來信來訪要求答復與處理的重要事項6各種需要傳閱的文件7會議決議中需要辦理落實的重要事項（五）注辦

即承辦人在公文辦理完畢之后，簡要簽注承辦經過和結果以備查考的活動。注辦標志著收文辦理過程結束。注辦后，該收文應歸入辦畢文書。注辦的內容有五方面，見圖8－7。圖8－7注辦的內容第三節發文處理一、發文文稿的生成二、發文制作三、發文的傳遞、

公布與督促一、發文文稿的生成（一）擬稿

即撰寫文稿的活動。擬稿是發文工作的第一個環節，公文質量主要取決于文稿的質量，所以，擬稿要做到三方面，見圖8－8。圖8－8擬稿的要求

即當文書內容涉及其他不相隸屬（含同級）組織或部門的職權范圍時，發文機關應依法同其協商，只有在征得同意后，才能發文，若協商未果，則不能行文。（二）會商

亦稱審核，指公文草稿在簽發之前由部門負責人或秘書人員進行全面核查與修正的活動。核稿包括文書的內容、形式和處理程序。重點是把好以下三關，見圖8－9。（三）核稿圖8－9核稿的三關內容

即由對公務文書負有法定責任的領導人對經審核后的文稿進行終審的活動。除按有關規定由會議批準的公文外，簽發是絕大多數公文生效的法定程序，公文草稿一經簽發即成定稿，具備正式公文的效用。簽發是各級領導人履行自身職責的重要工作環節，必須依法、依職進行。（四）簽發1.簽發的類型簽發的類型具體內容正簽指簽發人在自身法定職權范圍內簽發公文代簽指根據授權，代他人簽發公文核簽又稱加簽，指部門或下級單位的重要發文請上級領導人簽發會簽

指聯合行文時，由各機關的領導人共同簽發；或指由一個部門起草，內容涉及其他單位或部門的文稿，送到有關部門去會商、簽發2.簽發的權限簽發不能越權，各單位應根據各位領導人的職權范圍規定其簽發權限，建立分層簽發制。

3.“先核后簽”原則為確保公務文書的有效性，一般應先核稿，后簽發，簽發后的定稿未經原簽發人同意，一般不能再作改動。

4.簽發規范簽發時，簽發人應在“發文稿紙”相應欄目內，批注同意發出的意見，并署職務、姓名和日期。二、發文制作（一）注發

即在簽發之后由文書人員在定稿上批注繕印制發要求的活動。序號注發的內容1明確具體發文范圍；明確閱讀范圍的級別限制；標注或審核發文的緊急程度與保密等級；確定印發份數、印制和發出的時間2明確繕印方式與發送方式3賦予發文字號4進行版式或繕寫格式設計5向催辦部門或人員銷辦6注發過程中還可對文稿再作一次技術性審核，即復核繕印即根據定稿繕寫、印制公文正本的活動。（二）繕印

內容公務文書的排版字號與字體的要求發文機關標識推薦使用小標宋字體，字號以美觀醒目為原則酌定，但應小22mm×15mm密級秘密等級、保密期限用3號黑體字發文字號用3號仿宋體字正文一律用3號仿宋體字，一般每面22行，每行28個字文書的印刷一般份數較少的文件，采用復印和輕印刷，多者采用膠印或鉛印方式紙張一律使用國際標準A4型號

即以定稿和格式設計要求為基準，對繕印的文書校樣或印本進行全面核對檢查，發現并糾正錯漏的活動。通常對文稿至少校對三次。（三）校對

用印即在公務文書上加蓋發文機關印章證實其法定效力的活動。簽署即由簽發公文的正職領導人在正本落款處簽署其職務、姓名以證實其法定效力的活動。其中用印的要求，見圖8－10。（四）用印與簽署圖8－10用印的要求三、發文的傳遞、公布與督促

（一）分裝即按照有關規定和要求，揀配和分裝文書，進行發文登記和裝封，準備對外發出的活動。其工作步驟有三步。（二）發出（傳遞）將分裝后的文件，交給外收發人員，要求接收時清點數量，檢查封裝質量、辦理簽收手續。（三）公布公文公布的意義有三方面，見圖8－11。圖8－11公文公布的意義（四）查辦

即核查重要公文的實際執行情況，督促并協助承辦單位全面落實文件精神，解決有關問題的控制性活動。與催辦的區別如下：區別從本質上看查辦查辦是以一些催辦解決不了的文書處理中的重大問題為對象，以專項查辦形式解決有關問題或辦理有關事項催辦催辦是以具體公文的運轉為對象，對其承辦過程進行監督控制，側重檢查某一份具體公文是否按“時”辦畢第四節立卷一、文書立卷的概念二、文書分類方法三、文書組卷方法四、平時歸卷五、組卷工作一、文書立卷的概念

將辦理完畢、具有查考和保存價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯系組成案卷稱為立卷。所謂案卷是一組經過鑒定、分類，各文件形成有機聯系的文件組合體。二、文書分類方法

（一）按照年度分類即根據文件形成和處理的年度將其劃分成若干類別，以每年1月1日至12月31日為一自然年度。其具體處理方法是：

本年度形成和辦畢的文書在本年度立卷。跨年度文書有9類方法處理。

此外，機關工作除了使用自然年度外，有時還使用專門年度。（二）按照組織機構分類類型

組織機構

具體做法1經黨委或黨組起草或討論決定以政府名義發布的方針政策、規章制度等文件，劃歸機關行政辦公廳立卷2業務部門起草而以機關名義發文的一般應歸入機關的綜合辦公部門。確有必要，也可歸入起草機構3本機關兩個或兩個以上機構聯合辦理的文件一般應歸入主辦單位4以機關名義召開的多個機構組織的綜合性會議形成的文件由綜合辦公室立卷以機關名義召開的專業性會議由與會議內容對口的專業部門立卷5各部門參加上級機關召開的會議帶回的文件全局性的由綜合辦公室立卷，業務性的由業務部門立卷6機關領導人身兼本機關或外機關的兩個或兩個以上的不同職務形成的文件應按其不同身份形成的不同業務內容分機關、分部門立卷（三）按照問題分類

即按照文件內容所反映的問題來劃分文件類別，習慣上也稱“事由分類”。諸如按照是否反映同一事件、同一案件、同一人物或同一業務的標準進行分類。（四）按照保管期限分類

是根據各類文件客觀存在的保存價值確定的。保管期限具體內容永久即凡是反映機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的文件材料皆應永久保管長期即反映本機關一般工作活動，在較長時間內對本機關工作有查考利用價值的文件材料應予長期保管，年限一般為16－50年短期在較短時間內對本機關有參考利用價值的文件材料應予短期保管，年限一般為15年以下三、文書組卷方法

（一）按作者特征組卷按作者特征組卷，即將同一作者制發的文件組合成案卷。（二）按問題特征組卷按問題特征組卷，即將反映同一事件、案件、人物、問題、業務活動和同一工作性質的文件集中組卷。（三）按時間特征組卷按時間特征組卷，就是將屬于同一年度或同一時期的文件組合成案卷。

（四）按名稱特征組卷就是將名稱相同或性質作用相同、相近的文件集中組卷。（五）按通訊者特征組卷按通訊者特征立卷，就是將本機關與某一機關之間就一定問題進行工作聯系而形成的來往文書集中整理立卷。（六）按地區特征組卷按地區特征組卷，就是將內容涉及同一地區的文件組成案卷。四、平時歸卷

（一）立卷類目

是指機關文書部門根據本單位工作活動的規律，按照立卷的原則要求和方法，制定的歸卷計劃。

1．立卷類目可分兩種，見圖8－12。

圖8－12立卷類目的種類2.立卷類目的結構結構具體內容類名即類別，是綜合概括歸卷文件材料的類屬名稱條款即條目，是類名之下按照立卷要求和方法概括出來的一組文件的總標題。條款是進行文件歸卷工作的依據，是立卷類目結構中最主要部分（二）平時歸卷工作

是指機關的公文立卷人員根據已經編好的立卷類目，將已經處理完畢的文件，隨時按類目上的有關條款歸入卷內。文件的平時歸卷，主要有以下幾個方面的工作，見圖8－13。圖8－13平時歸卷五個方面的工作五、組卷工作

（一）調整定卷調整定卷是指在平時歸卷的基礎上，詳細檢查每類文件的材料，進行適當的調整，并且最后確定組合案卷的一項工作。調整定卷應注意兩方面內容，見圖8－14。圖8－14調整定卷應注意的問題卷內文件的完整性調整定卷卷內文件的聯系性（二）具體組卷1.排列卷內文件文書按特征組卷后，還需要給卷內文件排序，使之前后具有聯系。通常可按文書的時序排列。如往來文書，自然來文在前，復文在后。

2.編頁（件）號卷內文書排序后，應按排定順序依次編寫頁（或件）號。頁號統一編寫在每頁文件的正面的右上角，凡有圖文的頁面均需編寫頁號（空白頁不編頁號）。編寫頁（件）號時要避免漏頁或重頁。3.填寫卷內文件目錄類型文件目錄的內容1順序號，即文件在卷內的順序號2發文字號3作者4文件標題5日期，即文件的形成時間6頁號，指卷內文件所在頁的編號7備注，留待對卷內文件變化時作說明用4.填寫卷內備考表

卷內備考表置于卷內文件之后，用以注明卷內文件及其立卷的狀況，以備檔案人員和利用者日后查考。卷內備考表包括4方面的內容，見圖8－15。圖8－15卷內備考表的內容5.填寫案卷封面

項目具體內容單位名稱必須使用全稱或規范化簡稱部門名稱單位二級組織機構名稱，如“組織部”、“干部處”文書類別如以“問題”來劃分的，就寫“問題”類名稱：“信息管理類”、“基建類”案卷標題標題填寫在案卷封面的中間位置，一般由立卷人擬制、填寫時間指卷內文件的起止年月，用阿拉伯數字表示保管期限即立卷時劃定的案卷的保管期限，一般由立卷人填寫。分為永久、長期、短期三種6.案卷標題的寫法

（1）案卷標題的結構

作者（責任者）－內容（問題）－名稱（文種）（2）案卷標題的表達要求結構案卷標題的表達要求作者必須用全稱或規范化簡稱內容即事由，要全面概括卷內文件內容名稱即文種。有些案卷題名的名稱部分可以按規定使用“文件”、“材料”、“來往文書”、“案卷”等專用術語來表達7.裝訂案卷

裝訂案卷是為了使卷內文件避免散失和損壞，對文件起到固定和保護作用。文件裝訂有按卷裝訂的，也有按件裝訂的，同一機關內應規定文件裝訂的形式。第五節歸檔、清退和銷毀一、歸檔的概念二、歸檔制度三、歸檔應注意的問題四、清退和銷毀一、歸檔的概念

指將組成的案卷定期向機關檔案室移交的活動。二、歸檔制度

（一）歸檔范圍

指需要轉化為檔案的文件的范圍，即能夠轉化為檔案，作為長期和永久保存的文件范圍（二）歸檔時間指文書處理部門向檔案部門移交應歸檔案卷的時間。根據《機關檔案工作業務建設規范》的規定，文書部門或業務部門一般應在次年6月底以前向檔案部門移交案卷。一些專門文件或個別業務單位、駐地分散的單位可另行規定切合實際的歸檔時間。（三）歸檔要求

根據國家檔案法的有關規定，文書處理部門或業務部門向檔案部門移交案卷時必須遵循如下規定，見圖8－16。圖8－16歸檔的要求三、歸檔應注意的問題歸檔應注意以下三個問題，見圖8－17。圖8－17歸檔應注意的問題四、清退和銷毀

（一）清退指根據有關規定和要求，將部分辦畢文書經過清理，定期或不定期地退還原發文機關或由其指定的專門部門的活動。序號文書清退的范圍1上級組織下發的絕密文件2在公文草擬、審批過程中形成的，僅供在一定時間、一定范圍、一定級別的單位內使用并要求予以退還的未定稿、討論稿、送審稿或征求意見稿3未經本人審閱的領導人的內部講話稿4有重大錯誤的文書5上級組織或本單位制發的供內部傳閱并要求退還的文書資料6規