物業管理服務會議會務服務方案1、會議服務工作程序1.1會前準備按“會議通知”要求或參會人數進行會前準備工作，并視會議人數適當增加服務人員，為會議提供服務。1.1.1大型會議的準備：1.1.1.1擺放桌簽；1.1.1.2準備蓋杯，并于會前10分鐘倒水；1.1.1.3擺放會議文件資料；1.1.1.4懸掛橫幅；1.1.1.5整理桌椅；1.1.1.6提供一次性水杯，飲水機提前半小時通電煮水；1.1.1.7提前30分鐘開新風機或空調通風，調節室內溫度；1.1.1.8召開會議，打開新風機，進行室內通風；1.1.1.9按會議要求，擺放花卉；1.1.1.10將會議室燈、音像、話筒等設備調整就緒。1.1.2小型會議的準備：1.1.2.1擺放桌簽；1.1.2.2準備蓋杯，并于會前10分鐘倒水；1.1.2.3擺放會議文件資料；1.1.2.4懸掛橫幅；1.1.2.5按會議需要（如準備水果、擺放果盤）；1.1.2.6整理桌椅；1.1.2.7提前30分鐘開啟空調，調節溫度；1.1.2.8按會議要求，擺放花卉，將燈光、音像、話筒等設備調整就緒。1.1.3如有需要應提前聯系制作會議橫幅、桌簽，于會前一小時送交會議服務員，并對會議設備進行檢查，對燈光、音響狀況進行調試。1.1.4會議服務員于會議前10分鐘侍立會議室或接待室門前，迎候與會者第 1 頁共5頁的到來，如會議需要，可協助與會者簽到，分發會議資料等工作。1.1.5視頻會議服務1.1.5.1提前半天時間將視頻會議系統全部開通進行聯調。如果當中有異常情況及時與相關人員聯系，（視頻會議通訊錄），會前始終保持視頻會議系統暢通。1.1.5.2按會議要求布置會場，擺放桌簽、加鋪地毯、懸掛橫幅、擺放花卉。1.1.5.3會議之前提前擺放礦泉水、茶水、一次性紙杯。1.1.5.4會前半小時將飲水機通電，將空調打開，根據季節調試會議室溫度。1.1.5.5與會前十分鐘將會議室“屏蔽”打開，以保證會場秩序。1.1.5.6將會場全體檢查一邊，并與會前十分鐘站會迎接。1.2會中服務1.2.1按“會議通知單”要求斟倒飲品，會議期間每隔20分鐘為與會者斟倒一次，必要時可視情況增加或減少斟倒飲品頻次。1.2.2會議期間會議服務人員應隨時觀察室內情況，調節室內溫度，發現問題及時處理。1.3會后服務1.3.1會議服務員應對會議室進行全面的清潔與整理工作。1.3.1.1由會議服務員對會議室進行全面清掃、整理，將設備、桌椅擺放整齊，玻璃器皿進行清洗消毒，將會議室恢復原有狀態。1.3.1.2清潔工作就緒后，撤掉橫幅、關閉室內燈光、切斷電源，待一切處于正常狀態后將門鎖好，如有特殊情況及時向項目經理匯報，妥善處理并做好會議接待記錄。1.3.1.3會議結束后，應同時關閉音響，切斷電源。1.4會議物品的控制1.4.1會議服務員，根據會議需要填寫“出庫單”，經項目經理批準后到倉庫領取會議所需物品，并根據領用物品進行分類登記在《部位領料表》中，以便核查。1.4.2會議服務員根據會議實際消耗的物品或破損的玻璃器皿，應在《會議接待記錄》中詳細登記，由項目經理簽字確認后集中存放。并根據物品消耗情況第 2 頁共5頁及破損情況及時補充。1.4.3會議服務員，根據玻璃器皿的破損情況，每月集中填寫物品消耗《報損表》。進行統治并經項目經理審核、甲方審批后予以報損。1.4.4會議服務人員每日17：30離崗檢查所管轄范圍內衛生及門窗、新風機、空調、飲水機等是否關閉，并將區域內鑰匙送交中控室進行保管。1.5茶杯擺放規程1.5.1茶杯置于托盤中，左手托盤，右手將杯墊擺正，用大拇指和食指、中指端起茶杯，放置杯墊上，杯把方向偏右45度角。1.5.2茶杯擺放位置為離內桌邊沿2公分，擺成一線。1.6飲品斟倒續水規程1.6.1行走速度適中。1.6.2玻璃器皿無異常碰撞聲。1.6.3以講話人或身份高者開始，按順時針方向斟倒。1.6.4左手的中指和無名指夾起杯蓋，大拇指和食指端起茶杯，退到業主身后向右轉、站直、腳腿自然并攏，背對業主斟倒水。1.6.5水倒八分滿，然后按原有位置放好，如有水滴灑在桌面，隨時用紙巾將水擦試干凈。1.7站會服務規程1.7.1根據會議要求，服務員需站會服務的，會議期間應站立于會議室內門的一側。1.7.2不需站會服務的，服務員應于服務臺待命，不得離開。1.8保潔服務標準1.8.1每次會議確保會議區域整潔，臺面、桌面無污漬、水漬。1.8.2玻璃器皿潔凈，用后消毒，消毒時間一般不低于20分鐘。1.8.3綠色植物無灰塵、盆內無雜物。1.9會議協助工作標準1.9.1每月二次全面檢查會議室電氣設備及燈光照明，保證設備使用及時、完好。1.9.2每月二次全面檢查音響設備、投影設備及視頻會議設備，保證設備使第 3 頁共5頁用及時、完好。1.9.3工作人員應了解設備的功能，能熟練操作設備。1.9.4根據會議通知單的要求，調整相應的設備及操作。2、領導層來訪接待工作程序2.1預約者接待工作程序2.1.1當接到門崗電話通知后，問清來訪者姓名、單位等，征求所找領導意見是否接待。如領導同意，立即通知前臺服務員，請來訪者上樓，（如領導不方便接待，應通知前臺服務員婉言謝絕來訪者或讓其擇日再約）并到電梯口做好迎賓來訪工作。2.1.2當來訪者到達樓層后，熱情接待，并對來訪者身份進行核對，確認其身份準確無誤后，按領導要求，引領來訪者到辦公室或接待室。2.1.3征求領導意見是否為來訪者上飲品，若需要按甲方要求為客人斟倒飲品，并在《來訪記錄》上，將來訪者來訪時間、姓名、單位等作好記錄。2.1.4來訪結束后，將來訪者送上電梯，揮手告別后，在《來訪記錄》記錄來訪者退出時間。2.1.5清潔、整理領導辦公室或接待室衛生。2.2未預約者接待工作程序2.2.1如未經門崗通知的來訪者，詢問找哪位領導，并問其有無事先預約，如無事先預約，服務員應引導來訪者到甲方辦公室進行接待。3、節假日、重要活動會議室布置3.1建議節假日時適當更改會議室慣用風格或顏色搭配，但不陷入俗套或是夸張，桌椅可以采用淺色色調，如黃色，淺綠等色調。3.2在室內擺放花卉盆景等清雅物品，增加會議室整體高雅、活潑、融洽氣氛，對促進會議效果有很好的幫助作用。3.3建議節假日或是重大節日室內鋪地毯，既可以增加假節日的隆重感，也可以有很好的吸聲效果，掩蓋噪聲增加會議的效果，還可以有效地避免女士高跟鞋的聲音。3.4會議室墻壁布置第 4 頁共5頁方案一：墻壁左邊粘貼最近期間員工集體活動的照片，墻壁右邊懸掛公司所得獎狀配備小燈點亮。方案二：會議室左側墻壁懸掛公司高管個人簡介以及成功語錄，右側粘貼活動照片。方案三：會議室左側會議室標語，右側懸掛員工自己所畫的數字油畫。3.5建議會議室內懸掛鐘表，避免與會人員開會時翻看手機影響會議效果。3.6建議在會議室前方投影左側設置發言臺，使參會者注意更加集中。3.7建議會議室內布置采用圓形會議桌以強化員工之間溝通交流，課桌可環繞圓桌擺放滿足全員開會需求。投影電腦等設備可擺放圓桌中間節省空