1、檔案管理制度PAGE 1PAGE 43廣州珠江工程建設監理公司檔案管理制度目錄檔案管理制度 1檔案綜合管理分類方案30檔案綜合管理實施細則34附則42為加強監理公司的檔案管理工作，更好地為監理公司生產經營工作服務，根據中華人民共和國檔案法、企業檔案管理規定及廣州市企業檔案工作業務建設規范，特制定本制度。第一章檔案管理制度第一節 工程檔案管理制度依據【建設工程文件歸檔整理規范】（GB/T50328-2001）和項目管理/監理信息管理要求，制定本制度。一、工程項目管理公司的檔案管理工作由工程項目管理公司負責人主管，并由一名專職或兼職的檔案員負責工程檔案的收集整理。二、工程項目管理公司的文件和圖紙以

2、工程項目為單位，由檔案員統一登記和發放。三、工程項目管理公司的工程項目監理文件的歸檔范圍：（一）、需長期保存的文件（標注表示強制性歸檔工程資料，未標注表示一般性歸檔工程資料）：1、房建監理工程(1)項目監理招標文件、監理投標文件、中標通知書、監理合同、補充協議書(2)工程項目監理機構及負責人名單、總監任命書、總監代表委托書(3)開工報告(4)監理月報 (5)項目監理協調會議紀要、專題會議紀要(6)工程開工/復工報審表GD2202001(7)監理工程師通知回復單GD2202006(8)監理工程師通知單GD2202011(9)監理工作聯系單GD2202017(10)地基與基礎分部驗收記錄及紀要GD

3、25002(11)樁基礎分部驗收記錄及紀要GD25002(12)地下結構分部驗收記錄及紀要GD25002(13)主體分部驗收記錄及紀要GD25002(14)鋼結構分部驗收記錄及紀要GD25002(15)建筑屋面分部驗收記錄及紀要GD25002(16)幕墻分部驗收記錄及紀要GD25002(17)建筑裝飾裝修分部驗收記錄及紀要GD25002(18)給排水分部驗收記錄及紀要GD25002(19)建筑電氣分部驗收記錄及紀要GD25002(20)通風空調分部驗收記錄及紀要GD25002(21)建筑智能分部驗收記錄及紀要GD25002(22)電梯分部驗收記錄及紀要GD25002(23)單位(子單位)工程驗

4、收記錄及紀要（GD3014）(24)質量評估報告GD3004、市政監-26(25)安全評價書(26)竣工驗收報告（GD3015）(27)工程項目監理工作總結報告(28)竣工驗收備案表（GD3017）(29)建設工程施工質量驗收監督意見書(30)工程竣工結算書匯總表（提供經第三方審核的結果）(31)監理業務手冊（工程竣工后由項目項目管理公司交業主填寫監理工作評價，交檔案室保管）(32)施工許可證(33)施工合同（包含建筑面積、高度、基坑深度、鋼結構工程用鋼量、幕墻面積及幕墻高度內容的施工合同）(34)施工單位中標通知書（鋼結構工程及幕墻工程）(35)工程量清單（鋼結構工程用鋼量）(36)圖紙（包

5、含建筑面積、高度、基坑深度、鋼結構工程用鋼量、鋼結構跨度、懸臂長度、幕墻面積及幕墻高度內容的圖紙）2、市政監理工程：(1)項目監理招標文件、監理投標文件、中標通知書、監理合同、補充協議書(2)工程項目監理機構及負責人名單、總監任命書、總監代表委托書(3)開工報告(4)監理月報 (5)項目監理協調會議紀要、專題會議紀要(6)工程開工/復工報審表市政監-1(7)監理工程師通知回復單市政監-6(8)監理工程師通知單市政監-11(9)監理工作聯系單市政監-17(10)地基與基礎分部驗收記錄及紀要GD25002(11)樁基礎分部驗收記錄及紀要GD25002(12)軟基處理分部驗收記錄及紀要GD25002

6、(13)單位(子單位)工程驗收記錄及紀要（GD3014）(14)工程質量評估報告（含質量等級評定附表）市政監-26(15)安全評價書(16)交工證書(17)竣工報告（含質量等級評定附表）市政施管-4(18)工程竣工驗收報告市政備-1(19)工程項目監理工作總結報告(20)竣工驗收備案表市政備-3(21)建設工程施工質量驗收監督意見書(22)建筑工程驗收意見書(23)竣工結算審核意見書（提供經第三方審核的結果）市政監25(24) 監理業務手冊（工程竣工后由項目項目管理公司交業主填寫監理工作評價，交檔案室保管）(25)施工許可證（二）、短期保存的文件1、監理規劃2、監理實施細則3、監理工作運行記錄

7、四、工程項目管理公司的工程項目管理文件的歸檔范圍：1、房建代建工程（長期）(1)立項申請報告及批復(2)可行性研究報告（項目投資建議書）及批復(3)環境影響報告書或報告表或登記表(4)固定資產投資項目年度計劃(5)建設用地批準書(6)國有土地使用證及附圖(7)拆遷補償安置協議(8)建設用地規劃許可證(9)初步設計方案批復意見(10)施工圖審查合格證（及備案）(11)有關行政主管部門（人防、環保、消防、文物等）批準文件或協議(12)項目管理服務合同及中標通知書(13)勘察設計承包合同及中標通知書(14)施工承包合同及中標通知書(15)監理委托合同及中標通知書(16)建設工程規劃許可證(17)建設

8、工程報建審核書(18)建設工程施工許可證(19)工程質量、安全監督登記表(20)各責任主體及分包單位資質文件(21)電梯安裝工程監督登記表(22)工程質量驗收申請表(23)工程質量評估報告(24)勘察文件質量檢查報告(25)設計文件質量檢查報告(26)單位工程施工安全評價書(27)電梯安裝分部質量驗收登記表(28)消防驗收文件或準許認可使用文件(29)燃氣工程驗收文件(30)房屋建筑工程質量保修書(31)商品住宅住宅質量保證書和住宅使用說明書(32)單位（子單位）工程質量驗收記錄、紀要(33)建設工程質量監督驗收意見書(34)建設工程規劃驗收認可文件(35)環保驗收文件或準許認可使用文件(36

9、)建設工程竣工驗收檔案認可書(37)建設工程竣工驗收報告(38)房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案表(39)匯總目錄2、市政代建工程（長期）(1)立項申請報告及批復(2)可行性研究報告（項目投資建議書）及批復(3)環境質量報告及批復(4)建設用地批準書(5)國有土地使用證及附圖(6) 拆遷補償安置協議(7)建設用地規劃許可證及附圖(8)有關行政主管部門（人防、環保、消防、文物等）批準文件或協議(9)初步設計方案批復意見(10)施工圖審查合格證（及備案）(11)項目管理服務合同及中標通知書(12)勘察設計承包合同及中標通知書(13)施工承包合同及中標通知書(14)監理委托合同及中標通知書

10、(15)建設工程規劃許可證(16)建設工程報建審核書(17)建設工程施工許可證(18)工程質量安全監督登記表(19)工程項目管理機構及負責人名單(20)工程項目監理機構及負責人名單(21)工程項目施工管理機構及負責人名單(22)竣工報告（含質量等級評定附表）(23)工程質量評估報告（含質量等級評定附表）(24)勘察文件質量檢查報告(25)設計文件質量檢查報告(26)市政基礎設施的有關質量檢測和功能性試驗資料(27)質量保修書(28)單位工程施工安全評價書(29)工程竣工驗收報告(30)建設工程施工質量驗收意見書(31)建設工程規劃驗收合格證(32) 環保驗收文件(33) 建設工程竣工驗收檔案認

11、可書(34) 竣工驗收備案表(35) 匯總目錄3、具體內容按市檔案館【廣州市建筑檔案編制指南（試行）】及【廣州市市政基礎設施工程檔案編制指南(試行) 】進行立卷裝訂。4、工程投資超過1.8億元、住宅建筑面積超過8萬平方米以上的項目按公司檔案收集范圍收集整理，其它項目由設計技術部統計工程項目名目表，根據公司資質申報、年檢和經營這幾方面確定該類項目哪些項目需要進一步收集，并返回綜合檔案室執行。五、歸檔工程文件的質量要求1、歸檔的工程文件應為原件，不可以在原件上進行涂改；2、工程文件的內容及其深度必須符合國家的技術規范、標準和規程；3、工程文件的內容必須真實、準確；4、工程文件應采用耐久性強的書寫材

12、料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅絲墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、傳真紙、鉛筆等。5、工程文件應文字清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。竣工資料（分部工程驗收記錄及紀要、單位工程竣工驗收記錄及紀要、竣工驗收報告）要提交原件，竣工驗收備案表沒有原件的必須加蓋甲方紅章予以確認，安全評價書可以提交復印件。6、工程文件的文字材料幅面尺寸規格為A4幅面，圖紙采用國家標準圖幅。7、工程文件的立卷、文件的排列、案卷的編目和裝訂按城建檔案館和 【建設工程文件歸檔整理規范】的規定辦法執行。六、文件歸檔的時間和份數項目管理/監理部各專業人員在工程完工后或調離本項目前應將所管轄的專業

13、技術文件收集整理后交檔案員，一般不超過一個月，文件為一式一份。七、項目管理/工程監理文件整理、移交歸檔在工程竣工后三個月內，由工程項目管理公司檔案員將全部工程項目管理/工程監理文件收集后按城建檔案館的有關要求進行分類整理、立卷，并列出移交文件清單，經工程項目管理公司負責人審核簽認，并辦理移交、簽收手續，由檔案室歸檔。在工程竣工后半年內，應歸檔的強制性工程資料因某種原因未收集齊，須繳納一定的保證金（從部門當季度提成工資總額中扣除），最高不超過2萬元，最低不超過5千元。一般性工程資料，由負責該工程資料的項目管理公司以書面形式將原因闡明報分管領導，分管領導審批送總經理，經總經理批準后方可交綜合檔案室

14、存放。其他情況經分管領導審批報總經理。欠缺資料的工程在檔案室存放一年內能補齊資料的，可退還保證金。如超過一年尚未補齊資料的，公司除沒收保證金外，并按績效考核有關規定執行，報總經理批示。八、凡上級對工程質量評定等級證書以及獎狀，有關項目管理公司應及時辦理證書及獎狀領取手續，證書及獎狀領回后移交綜合檔案室歸檔，工程獲獎證書作為工程質量統計憑證。九、上述各項材料的收集整理應與工程進度同步進行，分階段及時完成。項目管理公司檔案員每季度進行檢查。十、對工程項目管理/監理機構需向市城建檔案館及建設單位提交的工程項目管理/監理文件資料，由工程項目管理公司資料員按【建設工程文件歸檔整理規范】（GB/T5032

15、8-2001）、市城建檔案館【廣州市建筑檔案編制指南（試行）】及【廣州市市政基礎設施工程檔案編制指南(試行) 】的規定和要求整理、裝訂及匯總，向市城建檔案館和建設單位移交。第二節 文書檔案管理制度為了加強我公司文書檔案的科學管理，適應企業的改革、開放和搞活經濟的需要，更好地為我公司各項工作服務，特制訂本辦法。一、文書檔案管理職能：1、黨政工團檔案是我公司黨、政、工、團部門，在企業的政治、行政、經營工作活動中形成的有保存價值的文件材料。它包括我公司的行政管理工作、經營管理、黨工團管理工作。2、文書檔案工作的主要任務是：對公司的行政、經營、黨、團檔案材料的收集、整理、保管、鑒定和統計，為企業各項活

16、動提供利用。二、文書檔案的歸檔范圍：1、行政管理(1)監理公司工作安排、總結；(2)機構設置、人員任免、福利待遇、調動、退休；(3)管理制度、規定；(4)公司資質年審、工商年檢；(5)大事記；(6)會議紀要；(7)評先材料；(8)職工名冊、合同考核、晉升工資；(9)職工技術職稱；(10)職工工傷、養老、待業保險；(11)防火安全檢查報告、總結。2、經營管理(1)公司計劃、統計材料；(2)公司工作量完成情況；(3)工程質量統計表、工程竣工驗收表；(4)公司在建工程情況；(5)財務季報表、年報表；(6)工程預、結算、招標、投標材料。3、黨群工作(1)黨務工作：向上級黨委的請示報告和上級的批復;黨總

17、支部改選的請示報告與批復，選舉結果與批復。評選先進黨支部、優秀黨員材料；領導班子調整和黨的干部任免報告、批復、通知。黨代會會議紀要、工作報告等相關文件。(2)工、團工作：工會年度計劃、總結材料；各項競賽、評比、活動安排、方案、總結和上報材料、開展文體活動文件；評選先進集體、先進工作者、先進團支部、團員材料。工會委員會改選的請示報告與批復，選舉結果與批復。工會和員工代表大會會議紀要、討論文件、工作報告等相關文件。三、文書檔案的歸檔要求：1、凡以公司或公司黨支部名義打印行文及上報的材料，均由公司行政人事部專人負責做好平時收集、積累、經初步分類整理，于次年四月份向綜合檔案室移交歸檔。2、移交檔案時必

18、須填寫移交清單一式二份，經核對清楚后，雙方在清單上簽字,各留一份存查。3、打印的文件紙張必須優良，文字清晰，禁止用圓珠筆、鉛筆起草和批改文件。4、歸檔的文件應符合辦文程序（擬稿、簽發、印章等齊全）。5、文件和附件材料（原件與復印件、報告與批復、正文和附件）一并歸檔。四、文書檔案的管理：1、按檔案綜合管理有關規定，公司黨、政、工、團的檔案材料，應由公司綜合檔案室集中統一管理，不得由個人分散存放。2、文書檔案的整理分類，由檔案室按年度統一編號。五、文書檔案的鑒定：1、按國家檔案局關于機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定（國家檔案局令第8號）的規定，結合公司實際情況，制訂公司檔案保管期限表，經

19、公司領導批準后， 成為檔案鑒定依據。2、對確無保存價值和已超過保管期限的檔案，要進行登記造冊一式三份清單，經公司領導批準后，送到指定地方進行銷毀。六、檔案的利用：1、建立檔案借閱、利用制度，借閱檔案時，嚴格審批手續。2、根據公司工作和業務的需要，編制各種索引以便查找和利用。3、凡借閱檔案者必須愛護檔案，不得隨意在檔案上劃圈、涂改、折疊、剪折卷，確保檔案完整無損。4、對庫存檔案情況，檔案人員要心中有數，主動了解企業各項工作對檔案的需要，積極做好提供利用工作。5、加強檔案利用統計工作，對利用檔案有效益的，要及時收集其效果，并按時統計上報和反映情況，及時交流利用經驗。第三節 會計檔案管理制度 為加強

20、會計檔案的管理，使會計檔案在搞好企業經濟核算、提高企業經濟效益中充分發揮作用。按照財政部、國家檔案局財會字【1998】32號及廣州市財政局、檔案局財會【1998】843號文件規定，會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計資料，應按照國家有關規定，建立會計檔案，妥善保管。結合監理公司實際情況，特制定本辦法。一、會計檔案的管理 監理公司財務會計檔案由監理公司檔案室統一管理，在業務上受財務部指導。二、會計檔案的歸檔范圍1、會計報表：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。2、會計賬簿：總帳，明細賬，日記賬，輔助賬簿，其他會計帳簿，固定資產卡片。3、會計憑證：原始憑證

21、，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。4、工資表類：單位人員工資名冊。5、其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，其他應當保存的會計核算專業材料。三、會計檔案的歸檔要求1、歸檔的會計文件材料必須保證齊全、完整、真實、準確。2、歸檔的會計文件材料由會計人員進行整理、組卷。3、自制的原始憑證，應保持記賬憑證和規格表本一致，折疊整齊、裝訂牢固。4、裝訂時，應注意調節成冊的厚薄，以利保管和查閱，每冊封面書寫工整，按規定填寫字號加蓋經辦人及主管人印章。5、會計檔案移交時，由財務填列交接清冊一式兩份，主管領導簽字蓋章后，向

22、綜合檔案室移交，交接交接雙方對移交清冊核對清楚，以明確責任履行簽字的手續。四、會計檔案的整理要求1、會計報表封面上的內容要填寫完整，要標明財務報表的年度、總頁數、檔號、保管期限。案卷封面上的保管期限則為“永久”保管。工資表是反映一個單位人員的變動情況，可單獨裝訂存15年。2、會計賬簿采用盒封式封面，多欄帳也可參照使用。采取編大流水號，即自設置會計帳簿之年起至現在編一個順序號，排列方法：總賬、明細賬、日記帳（現金出納帳、銀行存款賬、輔助帳），每年排列都應一致。3、會計憑證裝訂前要拆除金屬物，檢查憑證編號號碼，防止顛倒號碼或缺號，檢查記帳憑證中應該附的原始憑證或文件是否齊全。 4、會計檔案移交時間

23、當年的會計檔案，在會計年度終了后，由財務部整理、組卷登記并保管二年后向，由財務部編制移交清冊，移交綜合檔案室統一保管。五、會計檔案的保管1、要設有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵等設施的檔案庫房。2、檔案人員要定期檢查，對破損或變質的檔案，應及時修補、復制。3、做好會計檔案統計，對檔案的收進移出、整理、鑒定保管和利用情況進行基本數量的統計。六、會計檔案的借閱和利用1、公司內查閱會計檔案的由財務部派人進行查閱；外單位來閱時，要持介紹信，并經公司領導和財務部負責人批準后，由財務部派人進行查閱。2、查閱檔案，人員只限在規定地點查看，要愛護檔案，嚴禁拆卷頁，涂改、勾畫、損壞，對違反會計檔案管理制度，

24、情節嚴重者，應報告有關領導嚴肅處理。3、對查閱會計檔案應做好利用效果登記。七、會計檔案的鑒定與銷毀1、會計檔案的保管期限，應按照國家規定的會計檔案保管期限表劃分為永久、定期（25年、15年、10年、5年、3年）兩類，保管期限的計算，從會計年度終了后的第一天算起。2、會計檔案保管期限期滿，需要銷毀時，由檔案室會同財務部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，由公司負責人、財務部和行政人事部領導組成鑒定領導小組，進行鑒定簽署銷毀意見，并簽字蓋章，報上級主管部門批準。3、對涉及重要的固定資產（包括征地、拆遷、基建、房地產交易、購置重大設備等）的原始憑證，應單獨抽出裝訂立卷，待該項固定資產報廢清理后再保管

25、5年。4、鑒定后需要銷毀的檔案，由綜合檔案室、財務部一同派員送指定地點銷毀。第四節 聲像檔案管理制度 為加監理公司聲像檔案的科學管理，充分發揮聲像檔案的作用，特制定以下辦法。一、聲像檔案歸檔范圍1、監理公司重要外事活動、會議等方面。2、市級以上領導到監理公司檢查指導工作等重大活動形成的聲像材料。3、工程整體竣工照片。二、聲像材料的歸檔要求1、聲像材料必須詳細記錄時間、地點、人物、攝錄人。2、歸檔的聲像材料必須是原版、正件。3、歸檔的聲像材料要清晰、完整。4、聲像材料歸檔時要填寫移交清單一式二份，交接雙方各留一份。三、聲像檔案的管理。1、聲像檔案是指各職能部門行使職責，經濟活動或從事社會活動中形

26、成的，具有保存價值的照片、幻燈片、錄像帶等載體的材料。2、聲像檔案由綜合檔案室統一管理。3、聲像檔案管理的主要任務是收集、整理、鑒定、保管和統計、開發利用。4、聲像檔案的整理按監理公司檔案分類編號標準，按不同種類載體進行組卷，編目排列有效。5、定期檢查聲像檔案的保管情況。6、歸檔保存的聲像檔案，未經鑒定和批準，任何人不得私自銷毀、復制、涂改。7、聲像檔案的鑒定，要定期對聲像檔案的保管期限進行鑒定，要銷毀的聲像檔案，必須登記并經領導批準后方能銷毀。四、聲像檔案的利用1、編制聲像檔案目錄、帳簿等檢索工具，為查找提供方便。2、建立聲像檔案借閱利用制度。3、聲像檔案借用完畢后，要及時歸還，不得轉借。4

27、、做好聲像檔案庫存基本數字和利用情況的統計，并做好記錄工作。第五節 設備檔案管理制度為加強監理公司設備檔案的管理，充分發揮設備檔案的作用，特制訂以下管理辦法。一、監理公司的設備指辦公用的復印機、電腦、汽車、相機、傳真機。二、設備檔案是指以上各種設備的操作、維修、保養的說明書。三、設備檔案的管理：1、監理公司的設備檔案由綜合檔案室統一管理。2、設備檔案的歸檔要求： 歸檔的設備檔案必須是原件，并且要完整、清晰。3、設備檔案的利用：（1）凡使用設備檔案，必須辦理登記手續。（2）設備檔案使用完畢，由經辦人將設備檔案交回檔案室。（3）凡使用設備檔案，必須小心愛護。第六節 檔案庫房管理制度一、檔案庫房必須

28、門窗堅固、有防盜設施。除檔案保管人員外，其他人不得隨意進入庫房。二、庫房要有滅火器材（干粉、滅火器），并定期檢查，庫房內嚴禁吸煙。不準堆放雜物。三、庫房內設置空調機、抽濕機、濕度計和溫度計，定時測量、記錄， 并采取相應措施，要求庫房經常保持溫度為1424。C、相對濕度為50%65%的范圍內。四、檔案柜、密集架內必須放有防蟲劑。五、庫房要保持清潔衛生，要有遮陽設施。第七節 檔案管理制度為了貫徹檔案法，搞好公司檔案管理工作，維護企業經濟利益及其他合法權益和歷史真實面貌，結合公司的實際情況，特制定本制度。一、公司檔案是本公司在各項活動中形成的全部檔案的總和。結合公司情況，劃分為行政檔案、工程檔案和財

29、務檔案三大類。1、行政檔案、工程檔案由行政人事部統一管理，財務檔案由財務部管理。2、歸檔范圍及要求3、黨政工團檔案。由辦公室負責收集、整理、歸檔，其歸檔要求參照集團公司相應的規定。二、工程檔案。由項目管理公司負責收集、分類、整理、立卷，由綜合檔案室對檔案進行審定后裝訂成冊，移交給綜合檔案室存檔。其歸檔要求執行按市檔案館【廣州市建筑檔案編制指南（試行）】及【廣州市市政基礎設施工程檔案編制指南(試行) 】。三、會計檔案。由財務部負責收集、整理、歸檔和保管，其要求參照集團公司相應的規定。四、收集檔案時，必須辦理檔案交接手續，查閱檔案資料也必須辦理登記，原則上不能開檔案室。五、案庫房要做到七防：即防盜

30、、防光、防火、防潮、防塵、防有害生物和防污染。第八節 檔案歸檔制度 凡屬監理公司在各項工作和工程項目監理活動中形成的各種材料(圖紙、圖表、文字資料、錄像、計算機、磁帶等)、各種門類載體的檔案都由綜合檔案室統一管理。一、歸檔范圍0.工程檔案；1.設備檔案；4.黨政工團檔案；7.聲像檔案；9.會計檔案；10.實物檔案；二、歸檔要求 各項工程監理工作中形成的文件材料，按其業務范圍，由監理公司所屬各部門的兼職檔案員負責收集、積累、整理歸檔。1、必須準確地反映監理公司工程監理、經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程。2、必須層次分明，符合其形成規律。3、必須符合文件格式及書寫標準，禁用圓珠筆及鉛筆起草和

31、批改。三、歸檔時間1、工程檔案，應在工程竣工后三個月內，由項目管理公司兼職或專職檔案員將應歸檔的文字材料進行收集、分類、整理、立卷，由綜合檔案室對檔案進行審定后裝訂成冊，移交給綜合檔案室。2、集團承接的代建工程檔案，應在工程竣工后三個月內，由項目管理公司兼職或專職檔案員將應歸檔的文字材料進行收集、分類、整理、立卷，由綜合檔案室對檔案進行審定后裝訂成冊，移交給集團公司綜合檔案室。3、文書檔案應在第二年四月前，將應歸檔的文字材料組成保管單位，由各部門的負責人審定后，向本公司綜合檔案室移交。4、監理公司重大會議、評獎材料，應在會議結束及評獎后七天內，由專人整理好向公司綜合檔案室移交歸檔。5、設備檔案

32、在購買設備及安裝使用后，將設備說明等技術資料向公司綜合檔案室移交。6、會計檔案由財務部裝訂成冊保存二年，期滿后指定專人編寫移交清單并向檔案室移交。7、聲像材料應在各項活動結束后，由主辦部門整理好相片并附上文字說明，移交檔案室歸檔。工程聲像材料在工程竣工后一個月內，由承辦部門整理好并附上文字說明交檔案室。歸檔份數1、工程檔案，一式一份交本公司綜合檔案室。2、集團承接的代建工程檔案，一式一份交集團公司綜合檔案室。3、文書檔案一般歸檔一式二份（連同原稿），另交一份檔案目錄給集團公司綜合檔案室。4、設備檔案一式一份交本公司綜合檔案室。五、移交手續 各部、項目管理公司移交文件或檔案要辦理移交手續，移交材

33、料清單一式二份雙方簽字后各保存一份存查。第九節 檔案室保密制度一、嚴格遵守黨和國家有關保密工作的規定、制度，遵紀守法，保守黨和國家的機密。二、嚴格按照檔案文件密級劃分范圍，采取保密措施。對不同密級的檔案采取相應的保管措施和借閱制度。三、對檔案內容不該說的絕對不說，不該泄露的絕不泄露，不該復印和復制的絕對不借。四、在公共場所、私人信件、普通電話、家屬、子女親友中不談論機密檔案內容。五、凡查閱檔案資料，只能在檔案室內，不得帶出外。六、發現泄露機密文件的情況，應及時報告領導和有關單位，查明情況嚴肅處理。第十節 檔案室借閱制度一、凡借閱檔案材料，必須登記。本公司職工一律經部門負責人批準，按規定辦理登記

34、手續，才能借閱。二、檔案原則上不向外借出，只限在室內查閱。如工作需要借出，經行政人事部領導同意，并辦理有關手續，借閱不得超過七天，歸還時要點清和檢查。如發現遺失和損壞，要及時報告和處理。三、查閱或借閱檔案材料，不得在檔案材料上劃圈、涂改、更不得拆散、折疊損壞檔案，違者追究責任或賠償。四、借閱檔案的人員調職、批準出國、離退休前，必須將借閱的檔案如數還給檔案室，并辦理注銷手續。五、凡需要復制、復印的檔案材料，需經行政人事部領導批準。第十一節 檔案的鑒定與銷毀制度 檔案的鑒定工作是為了使有價值的檔案更好地保存下來，達到既精練又完整，以維護黨和國家歷史真實面貌的目的。對已經超過保管期限的檔案文件材料進

35、行鑒定和銷毀是一項必要的工作。一、鑒定的組織形式 監理公司檔案的鑒定工作應在行政人事部領導的主持下，由檔案室和各業務部門共同組成鑒定小組。二、鑒定的方法 應對檔案材料進行逐卷、逐張地進行審查鑒定，決定檔案文件材料的保管期限升、降或銷毀，以及文件的密級降級或解密等。三、鑒定的依據 應參照國家檔案部門頒發的“黨政工團檔案”、“基建檔案”、“會計檔案”的保管期限表，及集團公司的有關各類檔案保管期限的規定執行。凡介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。鑒定工作結束后，應將檔案的鑒定內容數量變化以及必要的情況如實記載，以備存查。四、檔案銷毀工作 需銷毀的檔案材料，應登記造冊，由鑒定小組提出有關檔

36、案銷毀報告和銷毀清單，經鑒定小組、組長（經理或總工程師）審核批準后交檔案室執行，銷毀清單由檔案室存檔一份，檔案銷毀清冊保管期限為二十五年。第十二節 檔案工作“三納入”、“四參加”的制度 根據國營企業檔案暫行規定的精神，為維護企業檔案的安全與完整，使之更好地為企業經濟效益服務, 對檔案工作的“三納入”、“四參加”作如下規定：一、將公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入公司管理制度；納入公司工作計劃；納入公司有關部門的職責范圍和有關人員崗位責任制。二、工程竣工驗收、科研成果鑒定，應有專或兼職檔案員參加，檔案材料不完整、不準確、不系統的，檔案部門可提出不能進行鑒定、驗收；待各類材料符合歸檔要求后，

37、再進行鑒定、驗收工作。三、工程創優、科研成果評獎，歸檔的文件材料是否完整、準確、系統，要作為一項考核內容，檔案部門不簽署意見的不得申報成果。四、公司購置重要設備儀器和引進項目的文件材料在到貨開箱驗收時，有關部門應通知檔案部門檢查驗收隨機的文件材料，并及時歸檔。第十三節 綜合檔案室的職責綜合檔案室是負責監理公司檔案管理的職能部門，其職責如下：一、認真貫徹實施檔案法和上級有關檔案工作的方針、政策和規定，堅持以法治檔，認真開展檔案的開發利用工作。二、擬定監理公司檔案工作計劃、總結和各項規章制度、管理辦法，積極完成上級和領導交辦有關檔案工作。三、集中統一管理監理公司各部和項目管理公司的全部檔案。四、負

38、責對監理公司各種門類（包括工程、設備、文書、會計、聲像、實物等資料）載體檔案的整理、分類、鑒定、立卷、裝訂、入庫、移交、統計、利用和編研工作。五、負責建立相關工作臺帳，做好每季度提交檔案資料備份工作。六、按規定向市檔案局、集團公司移交有關檔案。七、負責收集、保管與本單位經營管理、生產工作有關的信息資料，及時提供利用。八、負責對監理公司各部、項目管理公司的檔案工作人員進行指導和檢查督促。九、對文件和資料以及質量記錄進行控制，并對其控制程序的實施情況進行檢查。第十四節 檔案管理員職責一、負責監理公司的綜合檔案室管理，做好各門類文件材料的整理、分類、鑒定、立卷、裝訂、入庫、移交工作、統計、辦理檔案的

39、調閱利用等事宜。二、負責建立相關工作臺帳，做好每季度提交檔案資料備份工作。三、做好檔案資料的保管和保密工作，落實庫房的“七防”措施，保證檔案的安全、完整。四、在綜合檔案室負責人的指導下，草擬監理公司綜合檔案室的工作計劃、總結，完善檔案管理制度。五、參與監理公司檔案鑒定，按照規定做好檔案的審查、銷毀等清理工作。六、及時向領導請示報告，解決檔案工作的特殊問題并對監理公司各部門和屬下單位的檔案資料工作進行業務聯系和指導。七、辦理公司領導交辦的其他有關檔案業務工作。第十五節 項目管理公司檔案管理員職責技術檔案工作是一門專業性、技術性管理和服務性工作，檔案員應努力學習，積極宣傳和貫徹黨和國家以及上級檔案

40、部門有關基建檔案工作的方針、原則及規定。一、對項目管理公司收發文件、圖紙、科技圖書資料進行分類、登記和統計，再發放施工單位，或有關人員，或送領導審閱，用后及時收回整理、編目、歸檔，實行集中統一管理，主動提供利用。如工期較長的工程，其文件材料要每年年終進行整理歸檔。 二、對上級部門或總公司發給的其他文件，屬于文書方面的則按文書方面分類整理歸檔。三、對個人起草的文件材料（含公函等）需經項目管理公司領導審閱后，蓋章發出，并要連同草稿一并歸檔。四、對設計變更。應弄清并注明變更圖號，同時在圖上注明修改通知號，及時按單位工程分別登記。五、熟悉工程合同中關于工程分包和竣工時間，及時督促施工單位按上級檔案部門

41、規定和要求，編制竣工資料、竣工圖，發現問題及時向主管技術檔案工作的領導匯報。研究解決，督促施工單位補充或修改。六、工程竣工后，將工程全部的文件資料和圖紙收齊后，按市檔案館【廣州市建筑檔案編制指南（試行）】及【廣州市市政基礎設施工程檔案編制指南(試行) 】進行立卷裝訂。在項目竣工三個月后，交監理公司檔案室，并辦理移交、簽收手續。七、對文件、圖紙加強保管做好防火、防潮、防塵、防盜和保密工作。八、凡借出資料、圖紙要進行認真登記，外部借閱資料、圖紙必須經地盤經理批準，進行登記，并及時催還。第二章檔案綜合管理分類方案 本方案2007年后執行第 1 條 編制說明 根據市檔案局廣州市企業檔案綜合管理分類方案

42、，為加強監理公司檔案綜合管理，開發檔案信息資源，使檔案管理工作逐步走向規范化、標準化和現代化，結合監理公司機構設置和檔案形成情況，制定本分類方案。第 2 條 編制分類方案，按照檔案集中統一管理的原則，監理公司形成的全部檔案是一個全宗，全宗是由各種門類、各種載體檔案構成的。因此，編制分類方案是為了使檔案管理系統化、條理化，全面地反映和維護公司的歷史真實面貌。第 3 條 分類編號方法本分類方案設六大類：0.工程檔案；1.設備檔案；4.黨政工團檔案；7.聲像檔案；9.會計檔案；10.實物類.每個大類下分若干屬類和隸屬類,在此基礎上再分若干條款,各大類采用阿拉伯數字排列：一、檔案分類方案0. 工程檔案

43、0.1 監理工程檔案0.1.1 xxx工程監理檔案0.2 代建工程檔案0.2.1 XXX代建工程檔案1. 設備檔案4. 黨政工團檔案4.1 行政管理4.2 經營管理4.3 黨群工作7. 聲像檔案7.1 照片7.1.1底片7.1.2 正片7.1.2.1單位建設面貌7.1.2.2人物7.1.2.3 重要會議7.1.2.4 單位榮譽7.1.2.5工程照片9. 會計檔案9.1 報表9.1.1工程部 9.1.2監理公司 9.1.3 監理技協 9.1.4監理造價咨詢9.2 賬冊9.3 憑證9.4 工資9.5 其他類10. 榮譽實物類檔案 二、案卷的編制方法0.工程檔案0.1監理工程0.1.11 案卷排列順

44、序號 工程代號 監理工程檔案 工程檔案（大類代號）0.2代建工程0.2.11 案卷排列順序號 工程代號 代建工程檔案 工程檔案（大類代號）1.設備檔案 1 - 1 案卷順序號 設備檔案（大類代號）4.文書檔案 文書檔案，每年分黨務、行政、群團工作、再按保管期限分別編件號。2001年以后的文書檔案按新的文件立卷的方法分年度 保管期限 件號進行立卷。7.聲像檔案7.1.1 底片 7. 1. 1. 1 張號 案卷號(冊號) 二級屬類(底片) 一級屬類(照片)大類代號 7. 1. 2. 2 1 張號 案卷號(冊號) 三級屬類(人物類) 二級屬類(正片) 一級屬類(照片)大類代號9.會計檔案 9. 1.

45、 1 1 案卷順序號 下屬單位代號屬類代號（報表）會計檔案（大類代號）10.榮譽實物檔案第三章檔案綜合管理實施細則為貫徹檔案法和國家經委、國家檔案局企業檔案管理規定，進一步加強監理公司的檔案管理工作，更好地為監理公司各項工作服務，特制定本實施細則。第一節 總則第 1 條 企業檔案是本企業在各項活動中形成的全部檔案的總和。主要是工程檔案和行政管理檔案。包括監理業務、項目管理業務、招標代理業務、工程咨詢業務及黨政工團工作等方面的檔案。第 2 條 企業檔案工作是企業管理的重要組成部分，是維護企業經濟效益、合法權益 和歷史真實面貌的一項工作。第 3 條 企業檔案工作要堅持集中統一管理的原則。做到統一領

46、導、統一機構、統一管理、統一制度、統一做法。第二節 檔案管理體制第 4 條 監理公司設立綜合檔案室，配備專職干部，統一管理檔案。綜合檔案由監理公司經理和總工程師分工領導。日常工作由行政人事部主管，業務上受集團公司綜合檔案室監督和指導。綜合檔案室的任務是：1、認真貫徹、執行檔案法和集團公司關于檔案工作方針、政策、制度和規定。2、草擬監理公司檔案工作計劃、總結、規定和規章制度。3、負責每年的文書立卷歸檔工作。4、負責監理公司綜合檔案的管理，做好各門類文件材料的整理、分類、鑒定、立卷、裝訂、保管、統計、利用和編研工作。5、按規定向集團公司綜合檔案室移交應交檔案，接收監理公司下屬各部門、項目管理公司的

47、檔案。6、對監理公司各部、項目管理公司的有關檔案管理工作進行監督和指導。7、負責整理與監理公司業務有關的資料。8、負責建立相關工作臺帳，做好每季度提交檔案資料備份工作。9、辦理公司領導交辦的其他有關檔案業務工作。第 5 條 監理公司下屬各部、項目管理公司應由部門領導分管檔案工作，各部門配備兼職檔案員，并保持相對穩定，業務上受監理公司綜合檔案室監督和指導。其主要任務是：1、負責所在部門（部、項目管理公司）在工程項目及與工程項目有關業務等活動中形成的各種文件材料的收集、分類整理和保管工作。2、按監理公司各類檔案管理要求，確保各類文件材料完整、準確、及時地進行整理、分類、編排成冊，并向公司綜合檔案室

48、移交。3、對所在部門形成的各類文件資料要嚴格按本實施細則的歸檔基本要求實施。第 6 條 檔案管理人員的素質要求。1、綜合檔案室應配備專職人員。2、檔案人員應選調懂技術能管理，有一定檔案管理知識和經驗，熱心于檔案事業的管理人員。3、監理公司檔案部門負責人應具備大專以上文化程度，并具有檔案中級專業技術職稱。4、應按國家規定，檔案管理人員享受專業技術管理人員待遇及崗位補貼，可按檔案技術職務聘任。5、對監理公司檔案提供開發利用有成績的檔案人員應給予適當的獎勵。第三節 檔案管理范圍第 7 條 檔案綜合管理范圍：凡屬監理公司各項工作、活動中形成的各種文件材料（圖紙、圖表、文件、資料、照片、圖書、榮譽實物）

49、各種門類載體的檔案都由綜合檔案室統一管理。包括：1、工程檔案(1)監理工程檔案(2)代建工程檔案2、設備檔案3、黨政工團檔案4、聲像檔案5、會計檔案6、榮譽實物檔案第 8 條 文件材料歸檔要求：各項工程監理、項目管理工作中形成的文件材料，按其業務范圍，由監理公司所屬各部門的兼職檔案員負責收集、積累、整理、分類、編排成冊歸檔。1、必須準確地反映監理公司工程監理、項目管理、經營管理等各項活動的真實內容和歷史過程。2、必須層次分明，符合其形成規律。3、必須符合文件格式及書寫標準，禁用圓珠筆及鉛筆起草和批改。第 9 條 歸檔程序和時間。1、工程檔案，應在工程竣工后三個月內，由項目管理公司兼職或專職檔案

50、員將應歸檔的文字材料進行收集、分類、整理、立卷，由綜合檔案室對檔案進行審定后裝訂成冊，移交給綜合檔案室。2、集團承接的代建工程檔案，應在工程竣工后三個月內，由項目管理公司兼職或專職檔案員將應歸檔的文字材料進行收集、分類、整理、立卷，由綜合檔案室對檔案進行審定后裝訂成冊，移交給集團公司綜合檔案室。3、黨政工團檔案（文書），應在第二年四月前，將應歸檔的文字材料組成保管單位由專人整理好，向本公司綜合檔案室移交。4、設備檔案在購買設備及安裝調試使用后，將設備說明等技術資料向公司綜合檔案室移交。5、聲像材料應在各項活動結束后，由主辦部門整理好相片并附上文字說明，移交檔案室歸檔。工程聲像材料在工程竣工后一個月內，由承辦部門整理好并附上文字說明交檔案室。6、會計檔案由財務部裝訂成冊保存二年，期滿后編寫移交清單向檔案室移交。7、榮譽實物檔案應在領獎后七天內，由專人整理好并拍照，向公司綜合檔案室移交歸檔。不可折疊實物檔案（如：獎杯、獎牌）在歸檔編號后放榮譽室陳列。第 10 條 歸檔份數。1、工程檔案，一式一份交本公司綜合檔案室。2、以集團名義接的代建工程檔案，一式二份，交集團公司綜合檔案室及監理公司綜合檔案室各一份。3、文書檔案一般歸檔一式二份（連同原稿）； 4、設備檔案，一式一份交本公司綜合檔案室。第四節 檔案的管理監理公司各類檔案應分別制