1、 外部來(lái)函管理標(biāo)準(zhǔn)1 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了集團(tuán)公司來(lái)函管理工作的處置原則、責(zé)任分工、接收回復(fù)程序及要求以及違反本標(biāo)準(zhǔn)需要承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任。本標(biāo)準(zhǔn)適用于集團(tuán)公司所有外部來(lái)函的管理2 規(guī)范性引用文件及術(shù)語(yǔ)和定義2.1 規(guī)范性引用文件下列文件對(duì)于本標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標(biāo)準(zhǔn)。無(wú)。2.2 術(shù)語(yǔ)和定義 下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。2.2.1 來(lái)函本標(biāo)準(zhǔn)所稱來(lái)函，包括建設(shè)單位、分供單位、律師事務(wù)所、政府機(jī)關(guān)及其他單位針對(duì)合同履約等事宜發(fā)來(lái)的聯(lián)系函、催款函、律師函、公函等。2.2.2 小額純支付糾紛本

2、標(biāo)準(zhǔn)所稱小額純支付糾紛是指與分供單位已經(jīng)完成最終結(jié)算，除到期欠款外，雙方對(duì)于合同履行再無(wú)其他爭(zhēng)議，且欠款總額小于50萬(wàn)元的支付糾紛。3 職責(zé)3.1 集團(tuán)/二級(jí)單位各部門(mén)分工3.1.2 工程部負(fù)責(zé)處理以工程管理（在建工程管理、竣工工程維保等）為主要內(nèi)容的來(lái)函（包括律師函及其它形式來(lái)函），技術(shù)質(zhì)量部、安全環(huán)保部等部門(mén)進(jìn)行協(xié)助。3.1.3 安全環(huán)保部負(fù)責(zé)處理以工程安全責(zé)任事故為主要內(nèi)容的來(lái)函（包括律師函及其它形式來(lái)函），工程部、技術(shù)質(zhì)量部等部門(mén)進(jìn)行協(xié)助。3.1.4 經(jīng)濟(jì)管理部負(fù)責(zé)處理以結(jié)算及造價(jià)問(wèn)題為主要內(nèi)容的來(lái)函（包括律師函及其它形式來(lái)函），財(cái)務(wù)部、法律合規(guī)部、工程部等部門(mén)進(jìn)行協(xié)助。3.1.5 法

3、律合規(guī)部負(fù)責(zé)處理以催要欠款為主要內(nèi)容的律師函，財(cái)務(wù)部、經(jīng)濟(jì)管理部等部門(mén)進(jìn)行協(xié)助.3.1.6 以催要欠款為主要內(nèi)容的其它形式來(lái)函：a)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)處理已確權(quán)、債權(quán)債務(wù)明確的純支付糾紛，物資設(shè)備部、經(jīng)濟(jì)管理部等部門(mén)進(jìn)行協(xié)助；b)物資設(shè)備部負(fù)責(zé)處理未確權(quán)、我方對(duì)債務(wù)有爭(zhēng)議的物資租賃合同糾紛，財(cái)務(wù)部、法律合規(guī)部、經(jīng)濟(jì)管理部等部門(mén)進(jìn)行協(xié)助；c)經(jīng)濟(jì)管理部負(fù)責(zé)處理未確權(quán)、我方對(duì)債務(wù)有爭(zhēng)議的勞務(wù)分包、專業(yè)分包合同糾紛，財(cái)務(wù)部、法律合規(guī)部等部門(mén)進(jìn)行協(xié)助。3.1.7 其他來(lái)函由各業(yè)務(wù)主責(zé)部門(mén)依據(jù)來(lái)函所涉內(nèi)容負(fù)責(zé)處理。3.2 集團(tuán)/二級(jí)單位主責(zé)部門(mén)職責(zé)3.2.1 受理并向涉事單位、業(yè)務(wù)部門(mén)或其它分支機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)送來(lái)函，核

4、實(shí)來(lái)函內(nèi)容，及時(shí)回函并與對(duì)方溝通；3.2.2 協(xié)調(diào)其他部門(mén)處理來(lái)函事項(xiàng)，并對(duì)來(lái)函的處理結(jié)果進(jìn)行跟蹤；3.2.3 督促檢查來(lái)函事項(xiàng)的處理；3.2.4 研究、分析來(lái)函情況，開(kāi)展調(diào)查研究，及時(shí)提出改進(jìn)工作的建議；3.2.5 建立臺(tái)賬，填寫(xiě)外部來(lái)函臺(tái)帳（見(jiàn)附錄A），對(duì)來(lái)函的主要信息進(jìn)行登記，包括來(lái)函單位、來(lái)函時(shí)間、涉及項(xiàng)目、來(lái)函主要事項(xiàng)、函件處理結(jié)果等內(nèi)容；3.2.6 集團(tuán)公司應(yīng)對(duì)二級(jí)單位以及項(xiàng)目部的來(lái)函處理工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查。4 外部來(lái)函管理的目的與風(fēng)險(xiǎn)4.1 集團(tuán)公司外部來(lái)函管理的目的是防止小額純支付糾紛轉(zhuǎn)化為訴訟案件，促進(jìn)企業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定發(fā)展。4.2 集團(tuán)公司外部來(lái)函管理包括以下原則：分級(jí)負(fù)

5、責(zé)的原則。縱向上，根據(jù)函件所涉二級(jí)單位及具體項(xiàng)目部實(shí)施分級(jí)負(fù)責(zé)制，項(xiàng)目部對(duì)涉及項(xiàng)目部的來(lái)函負(fù)責(zé)，并將來(lái)函處置結(jié)果向二級(jí)單位匯報(bào)并對(duì)二級(jí)單位負(fù)責(zé)，二級(jí)單位對(duì)涉及二級(jí)單位的來(lái)函負(fù)責(zé)，并將來(lái)函處置結(jié)果向集團(tuán)年公司匯報(bào)并對(duì)集團(tuán)公司負(fù)責(zé)；歸口管理的原則，即誰(shuí)主管誰(shuí)負(fù)責(zé)。橫向上，根據(jù)同級(jí)職能部門(mén)歸口管理。堅(jiān)持誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)，以盡快解決來(lái)函中涉及的具體問(wèn)題。4.3 集團(tuán)公司外部來(lái)函管理的關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)包括：來(lái)函臺(tái)賬記錄完整性；來(lái)函處置及時(shí)性。4.4 集團(tuán)公司外部來(lái)函管理需應(yīng)對(duì)的主要風(fēng)險(xiǎn)包括：部門(mén)間職責(zé)重疊或空白導(dǎo)致來(lái)函不能得到及時(shí)有效的處理。5 外部來(lái)函管理內(nèi)容5.1 來(lái)函的接收及轉(zhuǎn)送5.1.1 各二級(jí)單位和

6、項(xiàng)目部收到來(lái)函之后，應(yīng)在2日內(nèi)將來(lái)函轉(zhuǎn)交至二級(jí)單位主責(zé)部門(mén)，由主責(zé)部門(mén)組織相關(guān)人員與來(lái)函單位接洽協(xié)商、解決問(wèn)題、及時(shí)回函，并將來(lái)函的基本信息及處理結(jié)果上報(bào)至集團(tuán)公司主責(zé)部門(mén)。5.1.2 集團(tuán)公司收到來(lái)函之后，應(yīng)在收函當(dāng)日將來(lái)函轉(zhuǎn)交集團(tuán)公司主責(zé)部門(mén)，由主責(zé)部門(mén)登記后，根據(jù)來(lái)函涉及工程，轉(zhuǎn)發(fā)至各二級(jí)單位的主責(zé)部門(mén)接洽協(xié)商、解決問(wèn)題、及時(shí)回函，并跟蹤、登記處理過(guò)程及結(jié)果。5.2 催款類律師函管理5.2.1 回復(fù)及跟蹤5.2.1.1 集團(tuán)公司各部門(mén)、二級(jí)單位各部門(mén)或項(xiàng)目部在收到催款類的律師函后，應(yīng)立即轉(zhuǎn)交本單位法務(wù)部門(mén)及集團(tuán)公司法律合規(guī)部，二級(jí)單位法務(wù)部門(mén)應(yīng)在明確相關(guān)債權(quán)債務(wù)關(guān)系基礎(chǔ)上、核實(shí)來(lái)函中的基

7、本事實(shí)、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)，并及時(shí)回函。對(duì)于核實(shí)無(wú)誤的，應(yīng)在回函中說(shuō)明欠款形成原因，得到來(lái)函單位的充分諒解；對(duì)于來(lái)函中記載錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)、事項(xiàng)，應(yīng)在回函中進(jìn)行說(shuō)明。集團(tuán)公司法律合規(guī)部對(duì)來(lái)函的處理過(guò)程及結(jié)果進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督。5.2.1.2 回函應(yīng)在來(lái)函規(guī)定的時(shí)限內(nèi)進(jìn)行，來(lái)函中未提及回函時(shí)間或者要求的回函時(shí)間不合理的，應(yīng)在收到來(lái)函5日內(nèi)回函。5.2.1.3 二級(jí)單位法務(wù)部應(yīng)對(duì)回函內(nèi)容進(jìn)行審核，審核之后方可申請(qǐng)用印。回函需加蓋二級(jí)單位或集團(tuán)公司印章，不得加蓋項(xiàng)目部印章。5.2.1.4 送達(dá)回函時(shí)，需要取得有效簽收，簽收人應(yīng)具備相應(yīng)授權(quán)。對(duì)方拒絕簽收的，可采取郵寄方式送達(dá)，需清楚填寫(xiě)收件單位、收件人及職務(wù)、地址、聯(lián)系

8、電話，并妥善保存郵寄底單。重要函件須采取公證送達(dá)方式。5.2.1.5 法務(wù)部門(mén)應(yīng)持續(xù)跟蹤來(lái)函處理全部過(guò)程，記錄重要事件、時(shí)間或節(jié)點(diǎn)，直至來(lái)函反映問(wèn)題全部解決完畢并登記最終結(jié)果。5.2.1.6 二級(jí)單位法務(wù)部應(yīng)在處理來(lái)函完畢后2日內(nèi)以書(shū)面形式向集團(tuán)公司法律合規(guī)部上報(bào)來(lái)函背景情況、發(fā)函原因、處理過(guò)程、處理結(jié)果等。由集團(tuán)公司轉(zhuǎn)交二級(jí)單位法務(wù)部處理的來(lái)函，二級(jí)單位法務(wù)部應(yīng)在5日內(nèi)或集團(tuán)公司規(guī)定的時(shí)限內(nèi)，以書(shū)面形式上報(bào)來(lái)函背景情況、發(fā)函原因、處理過(guò)程、處理結(jié)果等。5.2.2 保存及整理5.2.2.1 來(lái)函的原件原則上由二級(jí)單位法務(wù)部門(mén)妥善保管，同時(shí)，處理來(lái)函過(guò)程中形成的以及結(jié)果性文件均應(yīng)歸檔保存。5.2

9、.2.2 集團(tuán)公司及二級(jí)單位法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本級(jí)范圍內(nèi)來(lái)函的收集、整理、匯總和歸檔。法務(wù)部門(mén)應(yīng)建立臺(tái)賬，填寫(xiě)外部來(lái)函臺(tái)帳（見(jiàn)附錄A），對(duì)來(lái)函的主要信息進(jìn)行登記，包括來(lái)函單位、來(lái)函時(shí)間、涉及項(xiàng)目、來(lái)函主要事項(xiàng)、函件處理結(jié)果等內(nèi)容。5.3 其他類來(lái)函管理其他類來(lái)函按本標(biāo)準(zhǔn)3規(guī)定的部門(mén)分工及部分職責(zé)，由業(yè)務(wù)主責(zé)部門(mén)按已有標(biāo)準(zhǔn)處理。沒(méi)有明確標(biāo)準(zhǔn)或已有標(biāo)準(zhǔn)與本標(biāo)準(zhǔn)不一致的，應(yīng)按照本標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容進(jìn)行管理。5.4 責(zé)任追究5.4.1 有以下情形之一的，對(duì)直接責(zé)任人、主要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任人進(jìn)行警示約談、通報(bào)批評(píng)：a)雖已建立臺(tái)賬但更新不及時(shí)或登記內(nèi)容不完整的；b)來(lái)函原件或相關(guān)處理資料未歸檔的；c)未及時(shí)上報(bào)來(lái)函處理結(jié)果的；

10、d)其他輕微違反本辦法行為。5.4.2 有以下情形之一的，對(duì)直接責(zé)任人給予通報(bào)批評(píng)、經(jīng)濟(jì)處罰10002000元，情節(jié)嚴(yán)重的可并處降職、調(diào)離工作崗位。主要領(lǐng)導(dǎo)、重要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任人給予警示約談、通報(bào)批評(píng)、經(jīng)濟(jì)處罰5001000元：a)未建立臺(tái)賬的；b)未及時(shí)回函、未及時(shí)與對(duì)方溝通處理導(dǎo)致事態(tài)擴(kuò)大的；c)對(duì)于來(lái)函接收、處理，上推下卸、互相推諉的；d)其他違反本辦法行為。5.4.3 有下列情形之一的，對(duì)直接責(zé)任人給予通報(bào)批評(píng)、經(jīng)濟(jì)處罰20003000元、根據(jù)情節(jié)并處降職、免職、調(diào)離工作崗位。主要領(lǐng)導(dǎo)、重要領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任人給予警示約談、通報(bào)批評(píng)、經(jīng)濟(jì)處罰10002000元：a)處理來(lái)函不當(dāng)或不及時(shí)，導(dǎo)致法律糾紛案

11、件發(fā)生的或?qū)е滦☆~純支付糾紛轉(zhuǎn)化為訴訟或仲裁案件的；b)對(duì)于業(yè)務(wù)主管部門(mén)制定的解決方案拒不執(zhí)行，導(dǎo)致法律糾紛案件發(fā)生的；c)其他嚴(yán)重違反本辦法行為。5.4.4 除以上責(zé)任追究外，集團(tuán)公司及下屬各單位人員因玩忽職守或?yàn)E用職權(quán)，未按照規(guī)定程序處臵來(lái)函，給集團(tuán)公司造成損失的，依照事件的性質(zhì)、造成損失和影響的大小，根據(jù)法律事務(wù)責(zé)任追究管理標(biāo)準(zhǔn)，追究其相應(yīng)責(zé)任。5.4.5 對(duì)違反國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的，除對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任追究外，還應(yīng)當(dāng)依法承擔(dān)法律責(zé)任，涉嫌犯罪的，移送司法機(jī)關(guān)處理。5.4.5 各二級(jí)單位應(yīng)建立來(lái)函管理細(xì)則，項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)建立自查和檢查制度，對(duì)涉及欠款糾紛、債權(quán)債務(wù)糾紛來(lái)函管理工作進(jìn)行定期或者不定期的自查和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)缺陷并予以改進(jìn)。6 報(bào)告和記錄及支持性文件6.1