乙方供應材料管理制度一、總則（一）目的為加強公司對乙方供應材料的管理，確保材料質量符合要求，按時供應，滿足公司生產經營需要，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于與公司簽訂材料供應合同的所有乙方供應商，涵蓋公司生產經營所需的各類原材料、零部件、輔助材料等的供應管理。（三）基本原則1.質量第一原則：乙方供應的材料必須符合國家相關標準、行業標準以及公司規定的質量要求，確保公司產品質量穩定可靠。2.按時供應原則：乙方應按照合同約定的時間和數量及時供應材料，保障公司生產經營活動的順利進行，避免因材料短缺導致生產延誤。3.成本效益原則：在保證材料質量和供應及時性的前提下，通過合理的采購策略和供應商管理，降低材料采購成本，提高公司經濟效益。4.合作共贏原則：加強與乙方供應商的溝通與合作，建立長期穩定的合作關系，實現互利共贏、共同發展。二、供應商選擇與評估（一）供應商選擇1.供應商篩選采購部門應根據公司生產經營需求，通過多種渠道收集潛在供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商信息進行初步篩選，建立供應商信息庫，內容包括供應商基本情況、經營范圍、生產能力、質量控制體系、價格水平、售后服務等。2.供應商考察對于進入候選名單的供應商，采購部門應組織相關人員進行實地考察。考察內容包括供應商的生產場地、設備設施、工藝流程、質量管理、人員配備等方面。考察結束后，考察人員應撰寫考察報告，對供應商的綜合實力進行評估，提出是否選擇該供應商的建議。3.供應商選定根據考察報告和公司采購決策流程，確定最終的供應商。采購部門應與選定的供應商簽訂材料供應合同，明確雙方的權利和義務。（二）供應商評估1.定期評估采購部門應定期（每年至少一次）對乙方供應商進行評估。評估內容包括材料質量、供應及時性、價格合理性、售后服務等方面。評估方式可采用問卷調查、實地走訪、數據分析等多種形式，收集相關信息和數據。2.動態評估在日常合作過程中，如發現乙方供應商出現質量問題、供應延誤、價格異常等情況，采購部門應及時進行動態評估，分析問題原因，采取相應措施。3.評估結果應用根據供應商評估結果，對表現優秀的供應商給予獎勵，如增加采購份額、優先付款等；對表現不佳的供應商進行警告、限期整改，如仍無改善，可考慮終止合作。三、材料采購合同管理（一）合同簽訂1.合同起草采購部門應根據與乙方供應商協商確定的條款，起草材料采購合同。合同內容應包括合同雙方基本信息、材料名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。2.合同審核采購合同起草完成后，應提交公司法務部門、財務部門等相關部門進行審核。審核內容包括合同條款的合法性、合規性、完整性、風險防范等方面。各審核部門應提出審核意見，采購部門根據審核意見對合同進行修改完善，確保合同質量。3.合同簽訂經審核通過的采購合同，由公司法定代表人或其授權代表與乙方供應商簽訂。簽訂后的合同應加蓋雙方公章，并妥善保管。（二）合同執行1.乙方通知采購部門應及時將簽訂的材料采購合同副本發送給乙方供應商，并要求乙方按照合同約定組織生產和供應。在合同執行過程中，如因公司生產計劃調整、設計變更等原因需要變更合同條款，采購部門應及時與乙方供應商溝通協商，簽訂補充協議。2.交貨跟蹤采購部門應建立合同執行跟蹤臺賬，對乙方供應商的交貨情況進行實時跟蹤。提前通知乙方預計交貨時間，提醒乙方按時交貨。在交貨前，采購部門應與乙方供應商確認貨物的準備情況，確保貨物按時、按質、按量交付。3.驗收管理材料到貨后，采購部門應組織相關部門按照合同約定的質量標準和驗收方式進行驗收。驗收內容包括材料的數量、規格型號、外觀質量、質量證明文件等方面。驗收合格的材料，采購部門應辦理入庫手續；驗收不合格的材料，采購部門應及時通知乙方供應商，要求其限期更換或處理，并承擔相應的違約責任。（三）合同變更與終止1.合同變更在合同執行過程中，如因不可抗力、政策法規調整、市場變化等原因需要變更合同條款，采購部門應及時與乙方供應商協商一致，并簽訂書面補充協議。合同變更涉及價格調整的，應按照公司價格管理規定辦理相關審批手續。2.合同終止合同期滿或雙方協商一致同意終止合同的，采購部門應及時通知乙方供應商辦理合同終止手續。合同終止后，雙方應按照合同約定進行結算和清理，確保雙方權利義務的履行完畢。四、材料質量管理（一）質量標準1.明確標準采購部門應在材料采購合同中明確規定材料的質量標準，包括國家標準、行業標準、企業標準等。如無相關標準，應雙方協商確定具體的質量要求。質量標準應詳細、具體，涵蓋材料的物理性能、化學性能、外觀質量、尺寸精度等方面，確保雙方對質量要求的理解一致。2.標準更新隨著行業技術的發展和市場需求的變化，采購部門應及時關注相關質量標準的更新情況，如有必要，應與乙方供應商協商調整合同中的質量標準。（二）質量檢驗1.檢驗計劃采購部門應根據材料的性質、用途、批量等因素，制定質量檢驗計劃。檢驗計劃應明確檢驗項目、檢驗方法、檢驗頻次、檢驗人員等內容。對于重要材料或關鍵工序所需材料，應增加檢驗頻次和檢驗項目，確保材料質量符合要求。2.檢驗實施質量檢驗人員應按照檢驗計劃對乙方供應的材料進行檢驗。檢驗過程中應嚴格按照規定的檢驗方法和標準進行操作，確保檢驗結果的準確性和可靠性。檢驗人員應做好檢驗記錄，包括檢驗時間、檢驗項目、檢驗結果、檢驗人員等信息，檢驗記錄應妥善保存，以備追溯。（三）不合格處理1.標識隔離經檢驗不合格的材料，質量檢驗人員應及時進行標識和隔離，防止不合格材料混入合格產品中。標識應清晰明確，注明不合格原因、批次等信息。2.通知整改采購部門應及時通知乙方供應商，告知其材料不合格的情況，并要求乙方供應商在規定時間內分析原因，采取整改措施，重新提供合格材料。乙方供應商應將整改情況及時反饋給采購部門，采購部門應對整改情況進行跟蹤檢查。3.處理方式對于一般不合格材料，乙方供應商可采取返工、返修等方式進行處理，經重新檢驗合格后可繼續使用。對于嚴重不合格材料，乙方供應商應予以更換或退貨處理，并承擔相應的損失。五、材料供應管理（一）供應計劃1.需求預測采購部門應定期收集公司各部門的材料需求信息，結合公司生產經營計劃、銷售訂單等情況，對材料需求進行預測。需求預測應考慮到季節性因素、市場波動等因素，盡量提高預測的準確性。2.供應計劃制定根據材料需求預測結果，采購部門制定材料供應計劃。供應計劃應明確材料的品種、規格型號、數量、交貨時間等信息。供應計劃應提前與乙方供應商溝通協調，確保乙方供應商有足夠的時間組織生產和供應。（二）交貨管理1.交貨通知采購部門應在材料交貨前[X]天向乙方供應商發出交貨通知，明確交貨時間、交貨地點、交貨方式等信息。交貨通知應確保乙方供應商能夠準確理解，如有疑問，應及時溝通確認。2.交貨方式雙方應在合同中明確規定交貨方式，如乙方送貨上門、甲方自提等。交貨方式的選擇應綜合考慮運輸成本、貨物安全等因素。如采用乙方送貨上門方式，乙方應負責將貨物運輸至合同約定的交貨地點，并承擔運輸過程中的一切費用和風險。3.交貨驗收材料到貨后，采購部門應按照合同約定的驗收方式進行驗收。驗收合格的，采購部門應辦理入庫手續；驗收不合格的，按照不合格處理流程執行。（三）供應協調1.溝通機制采購部門與乙方供應商應建立定期溝通機制，如每周召開一次供應協調會議，及時解決供應過程中出現的問題。雙方應指定專人負責溝通協調工作，確保信息傳遞及時、準確。2.問題解決在供應過程中，如出現供應延誤、質量問題、價格波動等問題，采購部門應及時與乙方供應商溝通協商，分析問題原因，采取相應的解決措施。對于重大問題，應及時向上級領導匯報，共同研究解決方案，確保公司生產經營活動不受影響。六、材料價格管理（一）價格確定1.定價原則材料采購價格應遵循公平、公正、公開的原則，在保證質量的前提下，通過市場調研、招標采購、談判協商等方式，選擇合理的價格。采購價格應參考同類產品市場價格水平，結合公司采購成本控制目標和供應商成本情況，綜合確定。2.價格審批采購部門應根據公司價格管理規定，對擬簽訂的材料采購合同價格進行審批。審批內容包括價格的合理性、成本分析、價格比較等方面。對于金額較大的采購項目，應組織相關部門進行專題論證，確保價格決策的科學性和合理性。（二）價格調整1.調整因素在合同執行過程中，如因市場原材料價格波動、政策法規調整、供應商成本變化等原因需要調整材料價格，采購部門應及時與乙方供應商溝通協商。價格調整應根據實際情況進行合理評估，確保調整后的價格符合市場行情和公司利益。2.調整程序乙方供應商提出價格調整申請后，采購部門應進行審核評估。如確需調整價格，采購部門應按照公司價格調整審批流程辦理相關手續。價格調整申請經批準后，采購部門應與乙方供應商簽訂價格調整補充協議，并按照新的價格執行。（三）價格監督1.定期檢查采購部門應定期對材料采購價格進行檢查，與市場價格進行對比分析，評估價格的合理性。檢查內容包括采購合同價格、實際采購價格、市場價格走勢等方面，及時發現價格異常情況。2.違規處理如發現采購人員在價格管理過程中存在違規行為，如謀取私利、故意抬高或壓低價格等，公司將按照相關規定進行嚴肅處理，追究其責任。七、付款管理（一）付款方式1.約定方式采購部門應在材料采購合同中明確規定付款方式，如貨到付款、分期付款、銀行承兌匯票等。付款方式的選擇應綜合考慮公司資金狀況、供應商要求等因素。貨到付款是指在材料到貨驗收合格后，公司按照合同約定的時間和金額支付貨款；分期付款是指在合同執行過程中，按照約定的階段和比例支付貨款；銀行承兌匯票是指公司開具銀行承兌匯票支付貨款。2.特殊情況處理如因公司資金緊張等特殊情況需要變更付款方式，采購部門應與乙方供應商協商一致，并簽訂補充協議。（二）付款審批1.申請提交采購部門應在付款前按照公司財務審批流程提交付款申請，付款申請應包括合同編號、供應商名稱、付款金額、付款方式、付款理由等信息。付款申請應附上相關的發票、驗收報告、合同副本等證明文件，確保付款依據充分。2.審批流程付款申請提交后，依次經過采購部門負責人、財務部門負責人、分管領導、總經理等審批環節。各審批環節應嚴格審核付款申請的真實性、合法性、合理性，確保付款安全。（三）逾期付款處理1.違約責任如公司未按照合同約定的時間支付貨款，應按照合同約定承擔逾期付款違約責任，如支付逾期利息等。采購部門應及時與乙方供應商溝通協商，說明逾期付款原因，爭取供應商的理解。2.后續處理對于長期逾期付款的情況，采購部門應制定專項解決方案，盡快安排資金支付貨款，避免影響雙方合作關系。同時，應分析逾期付款原因，采取相應措施加以改進，加強公司資金管理和付款流程控制。八、信息管理（一）供應商信息管理1.信息收集采購部門負責收集乙方供應商的基本信息、資質證書、業績情況、產品質量等信息，并建立供應商信息檔案。供應商信息檔案應及時更新，確保信息的準確性和完整性。2.信息共享采購部門應將供應商信息檔案與公司內部相關部門共享，如生產部門、質量部門、財務部門等，以便各部門在工作中能夠及時查閱和參考。（二）合同信息管理1.合同臺賬建立采購部門應建立材料采購合同臺賬，對合同的簽訂、執行、變更、終止等情況進行詳細記錄。合同臺賬應包括合同編號、供應商名稱、合同名稱、簽訂時間、合同金額、交貨時間、付款方式、執行情況等信息。2.合同檔案管理采購部門應妥善保管材料采購合同檔案，包括合同文本、補充協議、往來函件、驗收報告、付款憑證等相關資料。合同檔案應按照檔案管理規定進行分類、編號、裝訂，便于查閱和追溯。（三）供應信息管理1.供應數據統計采購部門應定期對材料供應情況進行統計分析，包括供應數量、供應及時性、質量合格率等指標。供應數據統計應準確、及時，為公司決策提供有力支持。2.供應信息反饋采購部門應將材料供應情況及時反饋給公司內部相關部門，如生產部門、銷售部門等，以便各部門及時調整生產經營計劃。九、監督與考核（一）內部監督1.審計監督公司審計部門應定期對材料采購業務進行審計監督，檢查采購合同簽訂、執行、付款等環節是否符合公司規定和相關法律法規要求。審計部門應出具審計報告，對發現的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。2.部門自查采購部門應定期對本部門的材料采購業務進行自查，發現問題及時整改。自查內容包括采購流程執行情況、供應商管理、合同管理、質量控制等方面。（二）供應商考核1.考核指標采購部門應建立供應商考核指標體系，包括材料質量、供應及時性、價格合理性、售后服務等方面。考核指標