會議服務制度管理制度一、總則（一）目的為了規范公司會議服務流程，提高會議服務質量和效率，確保各類會議的順利召開，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部組織召開的各類會議，包括但不限于董事會、股東會、管理層會議、部門例會、專題研討會等。（三）基本原則1.高效服務原則：以滿足會議需求為出發點，提供快速、準確、周到的服務，確保會議順利進行。2.專業規范原則：會議服務人員應具備專業的業務知識和技能，嚴格按照規范流程操作。3.保密原則：對會議涉及的機密信息嚴格保密，不得泄露。4.成本控制原則：在保證服務質量的前提下，合理控制會議服務成本。二、會議服務流程（一）會議籌備階段1.會議申請會議主辦部門或個人需提前填寫《會議申請表》，詳細注明會議名稱、時間、地點、參會人員、會議議程、特殊要求等信息。將《會議申請表》提交至會議管理部門進行審核。2.場地安排會議管理部門根據會議規模和需求，選擇合適的會議場地。提前與場地管理方溝通協調，確保場地設施設備完好、環境整潔，并按照會議要求進行布置。3.設備準備根據會議需要，準備投影儀、音響設備、麥克風、白板、筆、紙等會議設備。提前對設備進行調試，確保正常運行。4.資料準備根據會議議程，準備相關會議資料，如會議文件、報告、發言稿等。將資料整理裝訂成冊，并在會議前發放至參會人員手中。5.人員安排確定會議服務人員，包括會議主持人、記錄員、茶水服務員等。對服務人員進行培訓，明確其職責和工作流程。（二）會議進行階段1.簽到服務會議服務人員提前到達會議場地，在入口處設置簽到臺。引導參會人員簽到，發放會議資料，并安排就座。2.茶水服務在會議開始前15分鐘，為參會人員提供茶水服務。會議期間，及時為參會人員續水，保持桌面整潔。3.設備保障安排專人負責會議設備的操作和維護，確保設備正常運行。如遇設備故障，及時進行維修或更換，確保會議不受影響。4.會議記錄記錄員認真記錄會議內容，包括會議發言、討論要點、決議等。會議結束后，及時整理會議記錄，并提交至會議管理部門。5.會議秩序維護服務人員注意觀察會議現場情況，維護會議秩序。對違反會議紀律的行為及時進行勸阻和制止。（三）會議結束階段1.資料回收會議結束后，及時回收會議資料，進行整理歸檔。2.設備清理關閉會議設備電源，清理設備表面灰塵，將設備歸位。3.場地清理組織人員清理會議場地，打掃衛生，恢復場地原狀。4.會議總結會議管理部門對會議服務情況進行總結評估，收集參會人員的反饋意見。針對存在的問題，提出改進措施，不斷提高會議服務質量。三、會議服務人員職責（一）會議主持人職責1.負責會議的組織和主持工作，確保會議按照議程順利進行。2.引導參會人員圍繞會議主題進行發言和討論，控制會議節奏和時間。3.對會議討論的問題進行總結和歸納，形成會議決議。（二）會議記錄員職責1.認真記錄會議內容，確保記錄準確、完整。2.對會議發言進行整理和編輯，形成會議記錄初稿。3.將會議記錄初稿提交給會議主持人審核，根據審核意見進行修改完善。4.會議結束后，及時將會議記錄整理歸檔，并按照規定進行保存和查閱。（三）茶水服務員職責1.提前做好會議茶水準備工作，確保茶水質量和供應充足。2.在會議期間，及時為參會人員提供茶水服務，保持桌面整潔。3.注意觀察參會人員的需求，及時提供其他必要的服務。（四）設備維護人員職責1.負責會議設備的安裝、調試和維護工作，確保設備正常運行。2.在會議期間，隨時關注設備運行情況，及時處理設備故障。3.定期對會議設備進行檢查和保養，延長設備使用壽命。四、會議服務質量考核（一）考核標準1.服務態度：包括服務人員的禮貌用語、熱情程度、響應速度等。2.服務質量：如簽到服務的準確性、茶水服務的及時性、設備保障的有效性等。3.會議記錄：記錄內容的完整性、準確性、規范性。4.問題處理：對會議中出現的問題能否及時、有效地進行處理。（二）考核方式1.自我評價：服務人員在每次會議結束后，對自己的服務表現進行自我評價。2.上級評價：由會議服務主管對服務人員的工作進行評價。3.客戶評價：收集參會人員對會議服務的反饋意見，作為考核的重要依據。（三）考核結果應用1.考核結果與服務人員的績效獎金掛鉤，對表現優秀的服務人員給予獎勵。2.對考核不達標或多次出現問題的服務人員進行培訓、警告或調整崗位。五、會議服務費用管理（一）費用預算1.會議管理部門根據會議計劃和需求，編制會議服務費用預算。2.預算內容包括場地租賃費用、設備租賃費用、資料印刷費用、茶水飲品費用、服務人員勞務費用等。（二）費用審批1.會議服務費用預算需經相關部門審核后，報公司領導審批。2.費用報銷時，需提供相關發票和審批單，按照公司財務制度進行報銷。（三）費用控制1.嚴格按照預算控制會議服務費用支出，不得超支。2.如因特殊情況需要增加費用，需提前辦理審批手續。六、會議服務安全管理（一）消防安全1.會議場地應配備必要的消防設施和器材，并保持完好有效。2.服務人員應熟悉消防設施的使用方法，掌握基本的消防安全知識。3.會議期間，嚴禁在場地內吸煙和使用明火，確保消防安全。（二）信息安全1.對會議涉及的機密信息進行嚴格保密，采取加密存儲、限制訪問等措施。2.服務人員不得擅自泄露會議信息，不得將會議資料帶出場地。3.對會議設備和存儲介質進行定期檢查和維護，防止信息泄露。（三）人員安全1.確保會議場地的通道暢通，無障礙物。2.對會議設備進行合理布置，避免造成人員絆倒等安全